新中國成立以來，國家圖書館一直履行著為中央和國家機關立法與決策提供文獻信息服務的職責，多次承擔并圓滿完成了黨和國家領導人、中央和國家機關的立法決策咨詢任務，成為國家圖書館一項特色鮮明的服務。伴隨著服務的蓬勃發展，國家圖書館積累豐富的服務檔案，這些檔案記錄著不同時期立法決策服務工作的開展情況，是國家圖書館特色服務檔案的重要組成部分。但這些檔案以不同實存形態、零散保存于國家圖書館的不同機構和個人手里，缺乏全面性和系統性的編研整理。基于上述認識，國家圖書館著手對存藏的既往歷史檔案進行全面摸底、調研、征集和整理，并有針對性地開展專題索引的編制，以推動國家圖書館立法決策服務工作的開展。
一、編研意義
國家圖書館立法決策服務檔案是國家圖書館立法決策服務工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，而利用這些檔案資料分門別類、綜合加工而成的系統性資料即是編研成果。因此，國家圖書館立法決策服務檔案編研工作對于了解和研究國家圖書館立法決策服務的意義重大。
第一，特定社會環境下圖書館具體工作的演進發展構成了圖書館整體事業闊步前行的基石［1］。全面、系統的檔案編研工作，是對國家圖書館立法決策服務進行歷史研究的重要途徑，對于重現立法決策服務發展歷史、豐富重要事件的細節具有重要意義，有助于發現立法決策服務的發展規律，梳理業務脈絡，清晰地展現服務變遷過程。
第二，國家圖書館立法決策服務檔案數量繁多、內容豐富，而新資料的發現和利用的過程，就是圖書館史研究深化的過程［2］，有助于把握服務要素和精髓，推進國家圖書館立法決策服務工作的深入開展，并為我國公共圖書館界面向各級黨委、人大政協及政府開展立法與決策服務提供經驗借鑒，使圖書館在我國立法的民主化和科學化進程中發揮更重要的作用。
第三，圖書館的歷史實質上是圖書館人的歷史［3］對國家圖書館立法決策服務檔案編研的過程，也是尋求國家圖書館人職業認同、價值認同的心靈之旅，可以培養館員愛崗敬業的情操，并藉此拓寬青年館員的知識視野。
二、編研過程
檔案資料的范圍和數量緊密相關。因此，編研工作首先對國家圖書館立法決策服務的歷史資料進行了窮盡式、全面的征集和整理，接著借助現代信息技術，將不同實存形態的檔案進行數字化轉化及錄入工作，然后根據檔案資料的內容進行分類和編目，最后在檔案匯編和檔案目錄匯編的基礎上開展檔案研究。
（一） 征集篩選
立法決策服務歷史檔案征集和篩選工作首先需要明確兩個問題，一是確定檔案整理所涉的歷史時期，二是界定檔案整理的收錄范圍。
1. 檔案收錄時間界定
《中華人民共和國檔案法》中“檔 案”的定義為： 檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄［4］2。從這個闡述中可以看出，“檔案”的本質特征即是其“直接形成”“歷史記錄”和“保存價值”。因此，國家圖書館開展立法決策服務以來形成的有價值的原始工作資料皆應收集在內。基于此，國家圖書館立法決策服務檔案收錄時間定為起于 1949 年中華人民共和國成立，止于 2016 年 12 月 31 日。但是，國家圖書館的發展是我國社會、政治、經濟特別是文化發展的組成部分，受到歷史發展過程的影響，歷次政治運動對中國文化發展所產生的負面影響也表現在對作為國家圖書館發展歷史記錄的我館立法決策服務工作相關史料完整保存的影響。加之國家圖書館內部機構調整和變遷，也導致一些相關檔案資料保存不完整、缺乏延續性等，檔案實際收錄的最早時間為 1960 年，并有 1968 年、1969年、1971 年等年代檔案的缺失。
2. 檔案收錄范圍界定
檔案實存形態是指檔案的具體存在形式。國家圖書館立法決策服務經過多年的工作積累，保存了豐富的文書資料，此外還有錄音、照片、視頻乃至印章、獎狀、胸牌等非文書類的信息記錄物。凡是對歷史事物其有清晰、明確的原始記錄作的東西均是檔案的實存形態，均可成為檔案［5］。這些不同實存形態的檔案，均具有原始記錄價值。為此，國家圖書館立法決策服務工作史檔案收錄范圍界定為，國家圖書館立法決策服務工作在不同時期發展過程中，直接形成的、對國家圖書館和參考工作管理與服務機構具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3. 檔案征集來源
根據收錄時間和收錄范圍，對 1949 年以來的國家圖書館立法決策服務工作相關的各類歷史資料進行了征集挑選。按照資料來源劃分，包括與國家圖書館所藏立法決策服務工作相關資料、部處所藏檔案資料、公開發表研究資料和對國家圖書館立法決策服務工作的建立及發展做出過重大貢獻、有重大社會影響的人物資料，包括這些人物自身的手稿、學術成果、往來信札，以及他人對這些人物研究的成果資料等。
4. 檔案資料篩選
征集而來的檔案原件狀態紛繁復雜，情況多種多樣，主要有以下幾種情況： 一是部分檔案紙張發黃、老化、破損，不堪多次翻檢； 二是相當一部分檔案資料是手寫而成，字跡模糊難以辨認； 三是部分檔案資料內容沒有標題揭示，不利于日后利用研究； 四是不同檔案資料內容交叉、類別歸屬模糊甚或多次重復； 五是部分檔案包含個人收入、名譽等隱私內容。檔案編研過程中從初期對檔案調研摸底到對各種類型檔案情況具體分析，以盡可能保存檔案原貌為原則，以有助于研究者方便使用為目標，逐漸明晰并確定了包括檔案登記、檔案數字化掃描、檔案公開與不易公開等篩選標準，并將篩選后的檔案資料進行數字化加工。數字化加工后，能較快地實現檔案資料的原版數字圖像閱覽，使檔案原件退出利用，有利于檔案的保護，以及檔案的后續分類和編排。
（二） 分類和編排
對檔案進行分類和編排等整理工作，是認識和了解檔案的基礎。通過整理改變檔案零散、雜亂的自然狀態，賦予其有序性和系統性，有利于提高管理質量和查閱效率，及時、準確、全面地為檔案用戶提供所需的檔案信息材料，進一步挖掘檔案中蘊藏的價值信息。
1.分類和編排原則
為充分發揮每一份檔案文件的價值，編研過程中在分類和編排檔案文件時盡量做到不重不漏，保持文件的整體性，加強檔案分類的準確性與科學性，以提高檔案文件利用的便利性。
第一，整體性。在同一社會實踐活動中形成的全部檔案文件之間存在著緊密的聯系，是不可分割性。因此，對于同一主題內容，雖然時間跨年但又連續完整的檔案，為方便使用，檔案編排時統一另立專類保存，不再按照時間維度進行拆分歸檔。如備存于 2010 年“2010 年立法決策服務部 － 2010 年國家圖書館部委分館”類目下的“20101228 － 歷年部委分館協議書（ 歷年匯總） ”是國家圖書館截止到 2010年所建立部委分館的所有合作協議記錄。第二，準確性。檔案分類和編排最終是為了檔案能得到良好的利用，因此在整理分類的過程中應充分考慮檔案在保存、管理時的準確性和科學性。根據國家圖書館立法決策服務工作的發展現狀，以國家圖書館 1998 年全面改革為分界點，信息技術應用愈加普及廣泛，電子檔案數量逐漸豐富，內容保存更加完備。因此，實際編研過程中采取數字化加工文件與電子檔案結合的管理和保存行式，調整 1998年之后檔案的分類編排方法，豐富完善檔案的全面性，提高檔案的有效利用率。
2.對檔案標題的擬制
標題是每份檔案文件的名稱，便于閱讀者在閱讀文件之前就事先對文件內容、性質與作用及行文目的有個大概了解，方便隨時查找文件［6］219，241。因此，擬定文件標題是檔案匯編內文件分類排列和編制匯編目錄的基礎。編研中，遵循保持檔案文件原始記錄性的基本屬性要求，對檔案原標題的處理有如下三種情況： 一是使用原文件標題，二是對原文件標題稍加改動，三是給無標題文件擬制標題［7］。編者一般不會對檔案文件的題目進行較大的改動，有特殊情況出現時，如原文件標題有錯別字校勘，才會改變補充原標題。
3.按檔案形成的時間升序編排
將檔案按照一定的體例編排，是對選定的眾多檔案，固定各篇檔案位置，使它們成為系統化的有機聯系的整體［5］。一般而言，按檔案形成時間順序排列檔案是最基本的排列檔案方式，所以國家圖書館立法決策服務檔案編研工作最后會按照檔案形成時間對其進行升序排列。
三、編研成果
（一） 檔案概況
歷時 3 年，國家圖書館立法決策服務檔案編研工作從初期對檔案征集、調研、篩選到對各種類型檔案情況具體分析，逐漸明晰確定了檔案整理的編排務工作檔案的系統梳理、分類、數字化、保存，最終形成相關類別的資料索引和匯編，共整理編排國家圖書館立法決策服務工作檔案 8 997 件，其中 1960 至1997 年檔案數量為 1 550 件，1998 至 2016 年檔案數量為 7 447 件。
（二） 檔案特點
1. 檔案數量逐年增多
從圖 1 可以看出，檔案數量呈現出隨著時間的增加而增多的趨勢，主要有以下原因： 一是隨著立法決策服務工作的開展，管理層面對檔案重要性的認識增強，檔案收集、保存和管理工作逐漸常態化； 二是現代信息技術的發展為電子文檔的催生、保存、管理提供了極大便利，電子檔案數量逐漸增多。
2. 檔案體系比較完整
國家圖書館立法決策服務檔案編研按照不同分類整理編排檔案文件及目錄，加強了檔案文件之間的聯系，可以呈現不同歷史時期立法決策服務工作開展的狀態，比如規章制度文件 257 件、總結規劃類文件 453 件、“兩會”服務工作類文件 518 件，可以直觀了解立法決策服務不同時期開展時的規范要求、規劃部署，以及專項服務工作的發展脈絡，充分體現了檔案資料的系統性和體系性。
3. 方便利用
國家圖書館立法決策服務檔案編研工作編排的檔案文件皆采用掃描加工后的電子文件方式進行保存、標引、管理，減少了翻檢紙質資料的繁重，不僅利于原始檔案資料的保存，也便于使用者以檢索、聚類等方式準確定位檔案文件，查閱檔案內容，開展檔案
四、總結
國家圖書館立法決策服務檔案編研的過程是一了歷史歸屬感和繼承感。
第一，國家圖書館立法決策服務工作的發展與國家的發展息息相關。從另外一個角度看，國家的發展和社會的需要，是國家圖書館立法決策服務工作發展的第一推動力。如 1963 年 12 月，為配合中蘇論戰，為中辦提供《中蘇關系論文選目（ 西文） 》；為支持 1990 年北京亞運會舉辦，為亞運會組委會查找各界奧運會、亞運會舉辦國、城市的環境布置及城市氣氛烘托的形象資料，提供圖片 500 余幅，文字 40多萬，以及近年來編輯整理的《文獻為證釣魚島圖籍錄》（ 2015） 和《南海諸島圖籍錄》（ 2016） 等，都可以在檔案中看到詳實記錄。
第二，通過數量繁多的檔案整理，可以基本勾勒出國家圖書館立法決策服務工作發展的歷史圖景。如《1961 年涉外咨詢統計》（ 1961） 、《閱覽參考部有關舉辦慶祝長征勝利四十周年小型展覽的簡報》（ 1975） 、《北京圖書館咨詢條例》（ 1984） 、中南海網站 （ 2003 ） 和國家圖書館立法決策服務平臺（ 2008） 等系列檔案，成為我們了解國家圖書館立法決策服務工作機構設置、管理機制、業務制度、重要業務項目，以及伴隨著信息網絡技術的快速發展，新技術對工作發展影響的重要視點。
第三，作為國家圖書館歷史重要組成部分，立法決策服務檔案的編研在一定程度上豐富和完善了國家圖書館專門業務檔案的收藏，有些檔案還具有補白性的意義。如有關我國著名參考咨詢專家戚志芬先生的檔案，整理出《戚志芬日志》（ 1963―1994） 、《發揮館藏圖書資料潛力，為社會科學研究工作服務》（ 1963） 、《島國圖書傳友情》（ 1983） 、《〈圖書館的參考工作〉一書編纂計劃》（ 附： 田大畏批示，1983） 、《館領導為戚志芬同志在館工作 40 年寫的感謝信》（ 1986） 、《戚志芬 1986年上半年工作總結》（ 1986） 等多篇檔案，這些系列檔案，為深入研究戚志芬先生有關參考工作理論和咨詢實踐提供了重要的史料支撐。再如《一九九一年十月二十四日全國人大副委員長王漢斌同志約見任繼愈館長談話紀要》，詳實記錄了全國人大原副委員長王漢斌同志約見任繼愈館長具體商談北京圖書館如何為全國人大立法工作提供服務事宜，以及參考研究部藉此擬議成立“政策法規文獻室”上報時任館領導的請示和館領導的相關批示。
第四，國家圖書館立法決策服務檔案編研工作還圍繞立法決策服務工作發展過程中所發生的重大影響事件、重點工作以及重要服務對象開展專題整理和利用。對這些具體工作的分類研究，有助于我們梳理立法決策服務發展的脈絡框架、把握服務要素和精髓，推進國家圖書館立法決策服務工作的深入開展。比如梳理與全國人大信息中心的合作內容可以發現，自 1998 年國家圖書館首次開展“兩會”服務后即與全國人大信息中心逐漸達成合作關系，2003 年 7 月簽訂了《為全國人大常委會提供文獻信息服務備忘錄》，雙方的信息服務合作延續至今。以服務協議、合作備忘錄等形式確立與用戶的正式服務關系，約束雙方的責任與義務，保障了合作關系的長效運行，這樣的服務模式在很大程度上增加了服務的數量、深度和難度，但它使國家圖書館為中央和國家機關的服務在一定程度上被合作單位納入了其文獻信息服務保障體系當中，從而使國家圖書館的服務地位和作用得到鞏固和加強。
第五，通過對國家圖書館立法決策服務檔案的編研，檔案使用者可以更好的了解新中國成立以來，國家圖書館開展立法決策服務所取得的成績、揭示更多國家發展歷程中國圖人背后的默默付出，如二十世紀五十年代，為配合國家經濟建設，劉汝霖獨自主動開展的“文獻報礦”工作； 1976 年為興建毛主席紀念堂，戚志芬、彭竹等參考館員不畏辛苦，翻閱數百種書刊提供給有關部門參閱。回顧重溫這些典型服務案例，老一輩館員文獻研究與服務工作并重的工作方法，強烈的事業心和責任感，積極主動的服務意識，為青年館員樹立了積極榜樣。這對于培養館員愛崗敬業的工作情操，拓寬館員的知識視野，為營造積極的工作和文化氛圍奠定了良好基礎。原載《河南科技學院學報》2019 年 3 月