新中國成立以來，國家圖書館一直履行著為中央和國家機(jī)關(guān)立法與決策提供文獻(xiàn)信息服務(wù)的職責(zé)，多次承擔(dān)并圓滿完成了黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、中央和國家機(jī)關(guān)的立法決策咨詢?nèi)蝿?wù)，成為國家圖書館一項(xiàng)特色鮮明的服務(wù)。伴隨著服務(wù)的蓬勃發(fā)展，國家圖書館積累豐富的服務(wù)檔案，這些檔案記錄著不同時(shí)期立法決策服務(wù)工作的開展情況，是國家圖書館特色服務(wù)檔案的重要組成部分。但這些檔案以不同實(shí)存形態(tài)、零散保存于國家圖書館的不同機(jī)構(gòu)和個(gè)人手里，缺乏全面性和系統(tǒng)性的編研整理。基于上述認(rèn)識(shí)，國家圖書館著手對(duì)存藏的既往歷史檔案進(jìn)行全面摸底、調(diào)研、征集和整理，并有針對(duì)性地開展專題索引的編制，以推動(dòng)國家圖書館立法決策服務(wù)工作的開展。
一、編研意義
國家圖書館立法決策服務(wù)檔案是國家圖書館立法決策服務(wù)工作的原始記錄，是最真實(shí)可靠的信息，而利用這些檔案資料分門別類、綜合加工而成的系統(tǒng)性資料即是編研成果。因此，國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研工作對(duì)于了解和研究國家圖書館立法決策服務(wù)的意義重大。
第一，特定社會(huì)環(huán)境下圖書館具體工作的演進(jìn)發(fā)展構(gòu)成了圖書館整體事業(yè)闊步前行的基石［1］。全面、系統(tǒng)的檔案編研工作，是對(duì)國家圖書館立法決策服務(wù)進(jìn)行歷史研究的重要途徑，對(duì)于重現(xiàn)立法決策服務(wù)發(fā)展歷史、豐富重要事件的細(xì)節(jié)具有重要意義，有助于發(fā)現(xiàn)立法決策服務(wù)的發(fā)展規(guī)律，梳理業(yè)務(wù)脈絡(luò)，清晰地展現(xiàn)服務(wù)變遷過程。
第二，國家圖書館立法決策服務(wù)檔案數(shù)量繁多、內(nèi)容豐富，而新資料的發(fā)現(xiàn)和利用的過程，就是圖書館史研究深化的過程［2］，有助于把握服務(wù)要素和精髓，推進(jìn)國家圖書館立法決策服務(wù)工作的深入開展，并為我國公共圖書館界面向各級(jí)黨委、人大政協(xié)及政府開展立法與決策服務(wù)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，使圖書館在我國立法的民主化和科學(xué)化進(jìn)程中發(fā)揮更重要的作用。
第三，圖書館的歷史實(shí)質(zhì)上是圖書館人的歷史［3］對(duì)國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研的過程，也是尋求國家圖書館人職業(yè)認(rèn)同、價(jià)值認(rèn)同的心靈之旅，可以培養(yǎng)館員愛崗敬業(yè)的情操，并藉此拓寬青年館員的知識(shí)視野。
二、編研過程
檔案資料的范圍和數(shù)量緊密相關(guān)。因此，編研工作首先對(duì)國家圖書館立法決策服務(wù)的歷史資料進(jìn)行了窮盡式、全面的征集和整理，接著借助現(xiàn)代信息技術(shù)，將不同實(shí)存形態(tài)的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化及錄入工作，然后根據(jù)檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行分類和編目，最后在檔案匯編和檔案目錄匯編的基礎(chǔ)上開展檔案研究。
（一） 征集篩選
立法決策服務(wù)歷史檔案征集和篩選工作首先需要明確兩個(gè)問題，一是確定檔案整理所涉的歷史時(shí)期，二是界定檔案整理的收錄范圍。
1. 檔案收錄時(shí)間界定
《中華人民共和國檔案法》中“檔 案”的定義為： 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄［4］2。從這個(gè)闡述中可以看出，“檔案”的本質(zhì)特征即是其“直接形成”“歷史記錄”和“保存價(jià)值”。因此，國家圖書館開展立法決策服務(wù)以來形成的有價(jià)值的原始工作資料皆應(yīng)收集在內(nèi)。基于此，國家圖書館立法決策服務(wù)檔案收錄時(shí)間定為起于 1949 年中華人民共和國成立，止于 2016 年 12 月 31 日。但是，國家圖書館的發(fā)展是我國社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)特別是文化發(fā)展的組成部分，受到歷史發(fā)展過程的影響，歷次政治運(yùn)動(dòng)對(duì)中國文化發(fā)展所產(chǎn)生的負(fù)面影響也表現(xiàn)在對(duì)作為國家圖書館發(fā)展歷史記錄的我館立法決策服務(wù)工作相關(guān)史料完整保存的影響。加之國家圖書館內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整和變遷，也導(dǎo)致一些相關(guān)檔案資料保存不完整、缺乏延續(xù)性等，檔案實(shí)際收錄的最早時(shí)間為 1960 年，并有 1968 年、1969年、1971 年等年代檔案的缺失。
2. 檔案收錄范圍界定
檔案實(shí)存形態(tài)是指檔案的具體存在形式。國家圖書館立法決策服務(wù)經(jīng)過多年的工作積累，保存了豐富的文書資料，此外還有錄音、照片、視頻乃至印章、獎(jiǎng)狀、胸牌等非文書類的信息記錄物。凡是對(duì)歷史事物其有清晰、明確的原始記錄作的東西均是檔案的實(shí)存形態(tài)，均可成為檔案［5］。這些不同實(shí)存形態(tài)的檔案，均具有原始記錄價(jià)值。為此，國家圖書館立法決策服務(wù)工作史檔案收錄范圍界定為，國家圖書館立法決策服務(wù)工作在不同時(shí)期發(fā)展過程中，直接形成的、對(duì)國家圖書館和參考工作管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3. 檔案征集來源
根據(jù)收錄時(shí)間和收錄范圍，對(duì) 1949 年以來的國家圖書館立法決策服務(wù)工作相關(guān)的各類歷史資料進(jìn)行了征集挑選。按照資料來源劃分，包括與國家圖書館所藏立法決策服務(wù)工作相關(guān)資料、部處所藏檔案資料、公開發(fā)表研究資料和對(duì)國家圖書館立法決策服務(wù)工作的建立及發(fā)展做出過重大貢獻(xiàn)、有重大社會(huì)影響的人物資料，包括這些人物自身的手稿、學(xué)術(shù)成果、往來信札，以及他人對(duì)這些人物研究的成果資料等。
4. 檔案資料篩選
征集而來的檔案原件狀態(tài)紛繁復(fù)雜，情況多種多樣，主要有以下幾種情況： 一是部分檔案紙張發(fā)黃、老化、破損，不堪多次翻檢； 二是相當(dāng)一部分檔案資料是手寫而成，字跡模糊難以辨認(rèn)； 三是部分檔案資料內(nèi)容沒有標(biāo)題揭示，不利于日后利用研究； 四是不同檔案資料內(nèi)容交叉、類別歸屬模糊甚或多次重復(fù)； 五是部分檔案包含個(gè)人收入、名譽(yù)等隱私內(nèi)容。檔案編研過程中從初期對(duì)檔案調(diào)研摸底到對(duì)各種類型檔案情況具體分析，以盡可能保存檔案原貌為原則，以有助于研究者方便使用為目標(biāo)，逐漸明晰并確定了包括檔案登記、檔案數(shù)字化掃描、檔案公開與不易公開等篩選標(biāo)準(zhǔn)，并將篩選后的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工。數(shù)字化加工后，能較快地實(shí)現(xiàn)檔案資料的原版數(shù)字圖像閱覽，使檔案原件退出利用，有利于檔案的保護(hù)，以及檔案的后續(xù)分類和編排。
（二） 分類和編排
對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排等整理工作，是認(rèn)識(shí)和了解檔案的基礎(chǔ)。通過整理改變檔案零散、雜亂的自然狀態(tài)，賦予其有序性和系統(tǒng)性，有利于提高管理質(zhì)量和查閱效率，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為檔案用戶提供所需的檔案信息材料，進(jìn)一步挖掘檔案中蘊(yùn)藏的價(jià)值信息。
1.分類和編排原則
為充分發(fā)揮每一份檔案文件的價(jià)值，編研過程中在分類和編排檔案文件時(shí)盡量做到不重不漏，保持文件的整體性，加強(qiáng)檔案分類的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，以提高檔案文件利用的便利性。
第一，整體性。在同一社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的全部檔案文件之間存在著緊密的聯(lián)系，是不可分割性。因此，對(duì)于同一主題內(nèi)容，雖然時(shí)間跨年但又連續(xù)完整的檔案，為方便使用，檔案編排時(shí)統(tǒng)一另立專類保存，不再按照時(shí)間維度進(jìn)行拆分歸檔。如備存于 2010 年“2010 年立法決策服務(wù)部 － 2010 年國家圖書館部委分館”類目下的“20101228 － 歷年部委分館協(xié)議書（ 歷年匯總） ”是國家圖書館截止到 2010年所建立部委分館的所有合作協(xié)議記錄。第二，準(zhǔn)確性。檔案分類和編排最終是為了檔案能得到良好的利用，因此在整理分類的過程中應(yīng)充分考慮檔案在保存、管理時(shí)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。根據(jù)國家圖書館立法決策服務(wù)工作的發(fā)展現(xiàn)狀，以國家圖書館 1998 年全面改革為分界點(diǎn)，信息技術(shù)應(yīng)用愈加普及廣泛，電子檔案數(shù)量逐漸豐富，內(nèi)容保存更加完備。因此，實(shí)際編研過程中采取數(shù)字化加工文件與電子檔案結(jié)合的管理和保存行式，調(diào)整 1998年之后檔案的分類編排方法，豐富完善檔案的全面性，提高檔案的有效利用率。
2.對(duì)檔案標(biāo)題的擬制
標(biāo)題是每份檔案文件的名稱，便于閱讀者在閱讀文件之前就事先對(duì)文件內(nèi)容、性質(zhì)與作用及行文目的有個(gè)大概了解，方便隨時(shí)查找文件［6］219，241。因此，擬定文件標(biāo)題是檔案匯編內(nèi)文件分類排列和編制匯編目錄的基礎(chǔ)。編研中，遵循保持檔案文件原始記錄性的基本屬性要求，對(duì)檔案原標(biāo)題的處理有如下三種情況： 一是使用原文件標(biāo)題，二是對(duì)原文件標(biāo)題稍加改動(dòng)，三是給無標(biāo)題文件擬制標(biāo)題［7］。編者一般不會(huì)對(duì)檔案文件的題目進(jìn)行較大的改動(dòng)，有特殊情況出現(xiàn)時(shí)，如原文件標(biāo)題有錯(cuò)別字校勘，才會(huì)改變補(bǔ)充原標(biāo)題。
3.按檔案形成的時(shí)間升序編排
將檔案按照一定的體例編排，是對(duì)選定的眾多檔案，固定各篇檔案位置，使它們成為系統(tǒng)化的有機(jī)聯(lián)系的整體［5］。一般而言，按檔案形成時(shí)間順序排列檔案是最基本的排列檔案方式，所以國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研工作最后會(huì)按照檔案形成時(shí)間對(duì)其進(jìn)行升序排列。
三、編研成果
（一） 檔案概況
歷時(shí) 3 年，國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研工作從初期對(duì)檔案征集、調(diào)研、篩選到對(duì)各種類型檔案情況具體分析，逐漸明晰確定了檔案整理的編排務(wù)工作檔案的系統(tǒng)梳理、分類、數(shù)字化、保存，最終形成相關(guān)類別的資料索引和匯編，共整理編排國家圖書館立法決策服務(wù)工作檔案 8 997 件，其中 1960 至1997 年檔案數(shù)量為 1 550 件，1998 至 2016 年檔案數(shù)量為 7 447 件。
（二） 檔案特點(diǎn)
1. 檔案數(shù)量逐年增多
從圖 1 可以看出，檔案數(shù)量呈現(xiàn)出隨著時(shí)間的增加而增多的趨勢(shì)，主要有以下原因： 一是隨著立法決策服務(wù)工作的開展，管理層面對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)增強(qiáng)，檔案收集、保存和管理工作逐漸常態(tài)化； 二是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為電子文檔的催生、保存、管理提供了極大便利，電子檔案數(shù)量逐漸增多。
2. 檔案體系比較完整
國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研按照不同分類整理編排檔案文件及目錄，加強(qiáng)了檔案文件之間的聯(lián)系，可以呈現(xiàn)不同歷史時(shí)期立法決策服務(wù)工作開展的狀態(tài)，比如規(guī)章制度文件 257 件、總結(jié)規(guī)劃類文件 453 件、“兩會(huì)”服務(wù)工作類文件 518 件，可以直觀了解立法決策服務(wù)不同時(shí)期開展時(shí)的規(guī)范要求、規(guī)劃部署，以及專項(xiàng)服務(wù)工作的發(fā)展脈絡(luò)，充分體現(xiàn)了檔案資料的系統(tǒng)性和體系性。
3. 方便利用
國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研工作編排的檔案文件皆采用掃描加工后的電子文件方式進(jìn)行保存、標(biāo)引、管理，減少了翻檢紙質(zhì)資料的繁重，不僅利于原始檔案資料的保存，也便于使用者以檢索、聚類等方式準(zhǔn)確定位檔案文件，查閱檔案內(nèi)容，開展檔案
四、總結(jié)
國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研的過程是一了歷史歸屬感和繼承感。
第一，國家圖書館立法決策服務(wù)工作的發(fā)展與國家的發(fā)展息息相關(guān)。從另外一個(gè)角度看，國家的發(fā)展和社會(huì)的需要，是國家圖書館立法決策服務(wù)工作發(fā)展的第一推動(dòng)力。如 1963 年 12 月，為配合中蘇論戰(zhàn)，為中辦提供《中蘇關(guān)系論文選目（ 西文） 》；為支持 1990 年北京亞運(yùn)會(huì)舉辦，為亞運(yùn)會(huì)組委會(huì)查找各界奧運(yùn)會(huì)、亞運(yùn)會(huì)舉辦國、城市的環(huán)境布置及城市氣氛烘托的形象資料，提供圖片 500 余幅，文字 40多萬，以及近年來編輯整理的《文獻(xiàn)為證釣魚島圖籍錄》（ 2015） 和《南海諸島圖籍錄》（ 2016） 等，都可以在檔案中看到詳實(shí)記錄。
第二，通過數(shù)量繁多的檔案整理，可以基本勾勒出國家圖書館立法決策服務(wù)工作發(fā)展的歷史圖景。如《1961 年涉外咨詢統(tǒng)計(jì)》（ 1961） 、《閱覽參考部有關(guān)舉辦慶祝長征勝利四十周年小型展覽的簡報(bào)》（ 1975） 、《北京圖書館咨詢條例》（ 1984） 、中南海網(wǎng)站 （ 2003 ） 和國家圖書館立法決策服務(wù)平臺(tái)（ 2008） 等系列檔案，成為我們了解國家圖書館立法決策服務(wù)工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)制度、重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目，以及伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，新技術(shù)對(duì)工作發(fā)展影響的重要視點(diǎn)。
第三，作為國家圖書館歷史重要組成部分，立法決策服務(wù)檔案的編研在一定程度上豐富和完善了國家圖書館專門業(yè)務(wù)檔案的收藏，有些檔案還具有補(bǔ)白性的意義。如有關(guān)我國著名參考咨詢專家戚志芬先生的檔案，整理出《戚志芬日志》（ 1963―1994） 、《發(fā)揮館藏圖書資料潛力，為社會(huì)科學(xué)研究工作服務(wù)》（ 1963） 、《島國圖書傳友情》（ 1983） 、《〈圖書館的參考工作〉一書編纂計(jì)劃》（ 附： 田大畏批示，1983） 、《館領(lǐng)導(dǎo)為戚志芬同志在館工作 40 年寫的感謝信》（ 1986） 、《戚志芬 1986年上半年工作總結(jié)》（ 1986） 等多篇檔案，這些系列檔案，為深入研究戚志芬先生有關(guān)參考工作理論和咨詢實(shí)踐提供了重要的史料支撐。再如《一九九一年十月二十四日全國人大副委員長王漢斌同志約見任繼愈館長談話紀(jì)要》，詳實(shí)記錄了全國人大原副委員長王漢斌同志約見任繼愈館長具體商談北京圖書館如何為全國人大立法工作提供服務(wù)事宜，以及參考研究部藉此擬議成立“政策法規(guī)文獻(xiàn)室”上報(bào)時(shí)任館領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示和館領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)批示。
第四，國家圖書館立法決策服務(wù)檔案編研工作還圍繞立法決策服務(wù)工作發(fā)展過程中所發(fā)生的重大影響事件、重點(diǎn)工作以及重要服務(wù)對(duì)象開展專題整理和利用。對(duì)這些具體工作的分類研究，有助于我們梳理立法決策服務(wù)發(fā)展的脈絡(luò)框架、把握服務(wù)要素和精髓，推進(jìn)國家圖書館立法決策服務(wù)工作的深入開展。比如梳理與全國人大信息中心的合作內(nèi)容可以發(fā)現(xiàn)，自 1998 年國家圖書館首次開展“兩會(huì)”服務(wù)后即與全國人大信息中心逐漸達(dá)成合作關(guān)系，2003 年 7 月簽訂了《為全國人大常委會(huì)提供文獻(xiàn)信息服務(wù)備忘錄》，雙方的信息服務(wù)合作延續(xù)至今。以服務(wù)協(xié)議、合作備忘錄等形式確立與用戶的正式服務(wù)關(guān)系，約束雙方的責(zé)任與義務(wù)，保障了合作關(guān)系的長效運(yùn)行，這樣的服務(wù)模式在很大程度上增加了服務(wù)的數(shù)量、深度和難度，但它使國家圖書館為中央和國家機(jī)關(guān)的服務(wù)在一定程度上被合作單位納入了其文獻(xiàn)信息服務(wù)保障體系當(dāng)中，從而使國家圖書館的服務(wù)地位和作用得到鞏固和加強(qiáng)。
第五，通過對(duì)國家圖書館立法決策服務(wù)檔案的編研，檔案使用者可以更好的了解新中國成立以來，國家圖書館開展立法決策服務(wù)所取得的成績、揭示更多國家發(fā)展歷程中國圖人背后的默默付出，如二十世紀(jì)五十年代，為配合國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)，劉汝霖獨(dú)自主動(dòng)開展的“文獻(xiàn)報(bào)礦”工作； 1976 年為興建毛主席紀(jì)念堂，戚志芬、彭竹等參考館員不畏辛苦，翻閱數(shù)百種書刊提供給有關(guān)部門參閱。回顧重溫這些典型服務(wù)案例，老一輩館員文獻(xiàn)研究與服務(wù)工作并重的工作方法，強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，為青年館員樹立了積極榜樣。這對(duì)于培養(yǎng)館員愛崗敬業(yè)的工作情操，拓寬館員的知識(shí)視野，為營造積極的工作和文化氛圍奠定了良好基礎(chǔ)。原載《河南科技學(xué)院學(xué)報(bào)》2019 年 3 月