2008年5月1日《中華人民共和國政府信息公開條例》以下稱《條例》正式頒布。其第16條規定：各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。《條例》的頒布有力地推動了政府信息公開工作，在建設公開透明的政府、保障公眾知情權、監督權方面帶來一定的影響。到2009年5月1日正好是《條例》頒布一周年之際，為了了解公共檔案館與公共圖書館在政府信息公開中提供服務的情況，筆者以其網站為對象進行了一次調查。
1.調查方式及指標
筆者在4月20-30號之間采用瀏覽我國公共檔案館與公共圖書網站的方式進行了一次全面的調查。對象包括國家檔案館、各省、直轄市、級檔案館和國家圖書館，各省、直轄市級圖書館。調查指標①（1）提供經過整合的政府信息服務；（2）提供簡單的政府信息服務；（3）提供網站鏈接服務；（4）未提供政府信息服務。筆者希望通過這次調查能夠發現其中存在的問題；并且對其進行有針對性的分析，以期對公共檔案館與公共圖書館在今后的工作中如何更好地履行其職責提供借鑒與幫助，從而完善民眾知情權的實現形式，最終達到規范政府信息公開的目的。
2.調查結果及分析
經過調查發現這些網站在政府信息公開服務中主要以這幾種形式：（1）在網站上設置有“政府信息公開”欄目；（2）在網站上設置“現行文件”欄目；（3）在網站上只設置與政府信息公開網站的鏈接或政府門戶網站鏈接；（4）幾種形式都同時存在。
2.1提供經過整合的政府信息服務
提供經過整合的政府信息服務的公共檔案館與公共圖書館主要有：江西省檔案館、上海市檔案館、福建省檔案館、重慶市檔案館、湖南省檔案館安徽省檔案館、海南省檔案館、江蘇省檔案館、天津市檔案館、遼寧省檔案館、黑龍江檔案館、貴州省檔案館、國家圖書館、新疆維吾爾自治區圖書館、山東省圖書館、首都圖書館等。但筆者發現這些單位所進行的信息整合也僅是一種簡單的整合，如江西省檔案館按（事項）專題（工傷撫恤、拆遷、退休待遇、養老保險、征地與房屋拆遷補償、低保、稅務政策、創業）與按部門整合（省委各部門及有關各部門、省法院、檢察院、省政府各部門及各部門、人民團體新聞單位）上海市檔案館主要按信息實用性分類體系（分為綜合管理、公共服務、社會事業、城市管理經濟管理五大類）與政府信息公開單位級別分類（分為市級機和區縣級機關兩類，再按照事項分，如上海市教育委員會下分機構職能類政策法規類、規劃計劃類、業務類）以及國家圖書館對各部門的一些重要政府信息以時間為順序作為整合方式。
2.2提供簡單的政府信息服務
提供簡單的政府信息服務的公共檔案館與公共圖書館主要有：湖北省檔案館、廣西壯族自治區檔案館、河南省檔案館、吉林省檔案館、山東省檔案館、云南省檔案館、新疆維吾爾自治區檔案館、甘肅省檔案館、四川省檔案館等，這些單位所提供的政府信息服務一般都沒有經過整合，只是提供了一個檢索入口。如湖北省檔案館僅提供了“檢索號、組織機構、關鍵詞、地名、人物、文件編號、責任者、時間檢索條件”而且這些單位所提供的信息有的只是提供了文件目錄，有些提供的文件也不完整，所以筆者認為他們提供的這種服務只能算是提供了簡單的政府信息服務。
2.3提供網站鏈接服務
這里所指的網站鏈接服務是指：政府信息公開網站或政府門戶網站。提供了這類服務的公共檔案館與公共圖書館主要有：安徽省檔案館、福建省檔案館、浙江省檔案館、北京市檔案館、天津市檔案館、吉林省檔案館、江西省檔案館、湖南省檔案館、江蘇省檔案館、上海市檔案館、山東省檔案館、山西省檔案館、海南省檔案館、廣西壯族自治區檔案館、內蒙古自治區檔案館、新疆維吾爾自治區檔案館、甘肅省檔案館、四川省檔案館、云南省檔案館、貴州省檔案館、重慶市檔案館、吉林省檔案館、山西省圖書館、重慶市圖書館、青海省圖書館、海南省圖書館、寧夏圖書館、新疆維吾爾自治區圖書館、湖南圖書館、浙江圖書館等。通過調查發現，雖然大部分公共檔案館與公共圖書館都參與到了政府信息公開服務的工作中來，但是大部分都還只是停留在直接進行網站鏈接的層次，即提供最簡單的服務或者說只是提供了一個導航的作用，對于利用者來講起不到什么實際效果。
2.4未提供政府信息服務
在調查的所有公共檔案館與公共圖書館網站中有下列沒有提供政府信息服務：國家檔案館、西藏自治區檔案館、青海省檔案館（沒有網站）、陜西省檔案館、河北省檔案館、寧夏自治區檔案館（網站無法顯示）、上海市圖書館、山東省圖書館、貴州省圖書館等十幾家，既沒有提供整合服務；也沒有提供鏈接服務，可以這樣說他們完全游離于政府信息公開服務之外，特別讓人意外的是國家檔案館，雖然在網站上有“政府信息公開”欄目，但所公開的內容僅僅是國家檔案館本身在履行職責中的相關政務信息內容；而沒有任何其它國家級機關的在履行職責中的相關政務信息內容，甚至與政府信息公開網站或政府門戶網站的鏈接都沒有。
從上述的調查結果，我們可以看出：“不管是公共檔案館；還是公共圖書館在政府信息公開服務工作中都遠遠做得不夠”，從公開的數量上來看，大多數的公共檔案館與公共圖書館僅僅提供了少量的政府信息，而不是完整。從公開的方式來看，只有少數公共檔案館與公共圖書館提供全文服務功能，大部分都只提供目錄檢索服務。這種方式大大地限制了服務工作的開展。從信息服務的深度上來看，大多數公共檔案館與公共圖書館只是提供了一種淺顯的服務；即提供一種簡單的檢索服務，而沒有提供經過深層次加工與整合的系統信息服務。從公開的及時性來看，大多數所提供的政府信息都不及時，只有少數幾家所提供的政府信息為最新的；甚至有的停留“2004年信息服務”。可以這樣說這種服務水平與《條例》所賦予其的責任與權利完全不吻合。如果不及時加以糾正，勢必會影響到公共檔案館與公共圖書館在政府信息公開中的地位問題。不過值得慶幸的是國家圖書館在政府信息公開中相對來講還是做得相當不錯，值得大家學習與效仿。
3.政策啟示
目前，公共檔案館與公共圖書館在保障公眾知情權、監督權方面遠遠不夠，與溫家寶總理在十一屆全國人大二次會議上作政府工作報告時說的“讓人民群眾知道政府在想什么做什么”相距甚遠。更別提履行《條例》賦予他們的作為政府信息公開查閱場所的責任。因此，為了做好政府信息公開服務工作，相關的配套政策必須跟上；否則各公共檔案館與公共圖書館在開展該工作時只會流于形式，而無實質性效果。
3.1主體地位必須得到強化
《條例》在實施以前，公共檔案館雖然開展了現行文件服務工作，但僅僅是簡單的目錄檢索；而且文件的滯后性相當嚴重。該項服務工作只是流于一種形式；而公共圖書館根本就沒有參與到政府信息公開服務中來。從上述調查可以看出《條例》頒布以后，大部分公共檔案館與部分公共圖書館雖然都參與到了政府信息公開服務中來，但由于受工作慣性與傳統思維模式的影響，它們在政府信息公開服務中的主體地位并沒有得到確認。因為它們在資金來源、人事任免、話語權等方面與其它的政府權利部門存在著微妙的關系，正是這種關系的存在導致他們之間在國家機器中地位的不同。公共檔案館與公共圖書館在國家機器中的劣勢地位應該說是由來已久。所以長期以來，給老百姓的映象就是公共檔案館與公共圖書館就是一個養老的單位或者解決富余人員的機構，也正是這種問題的存在導致政府信息公開服務的主導權不是在公共檔案館與公共圖書館中；而是決定在其它的相關部門。就如首都圖書館李誠先生所說：圖書館恐怕更多的是被動接受信息的移送，政府送我們就接，不送我們也沒地方查。②雖然《條例》中規定：行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。并且第三十五條也規定：行政機關違反本條例的規定，有下列情形之一的，由監察機關、上一級行政機關責令改正，情節嚴重的，對行政機關直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。但是，條例并沒有具體說明如何整改？應該受什么樣的處分及如何處分？可以講處罰條款過于籠統，在實際落實中很難奏效。也正是因為這些問題的存在從而在很大程度上削弱了公共檔案館與公共圖書館在政府信息公開服務中的主體性地位的確立，但我們不能就此自甘墮落，不去作為。畢竟《條例》的頒布給公共檔案館與公共圖書館參與到政府信息公開服務中來提供了一個難得的機會。
雖然通過調查我們發現現在我國政府信息公開工作出現“政出多門、多頭共管”的現象不僅公共檔案館、公共圖書館在開展該項工作一些政府部門自己也在開展該項工作還有一些獨立的現行文件中心等部門也在開展，繁榮的背后是沒有一家做好出現了“三個和尚”沒水吃的窘境要想解決這個問題我認為道理其實十分簡單就是專人專管確立唯一行為主體因此我們應該迎難而上勇敢地爭取條例賦予的權利與應承擔的責任變被動為主動變不利為有利只有這樣我們才能做到有為有位到那時主體地位的確立也就是順理成章的事了
3.2信息提供必須做到及時
雖然《條例》中明確規定：行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。但是“及時”這種定性的用詞帶有很大的模糊性，多久才算是及時以及多久又算不及時呢？筆者在調查中發現只有上海市檔案館、浙江省檔案館等少數幾家檔案館所提供的信息中能查到2009年政府信息，絕大多數的檔案館所提供的信息都相當滯后。因此，筆者認為：在具體落實《條例》時很有必要細化監督制度，形成常態化的政府信息移交制度而不能僅憑個人喜好，高興就及時移交不高興時懶得移交。根據北京大學公眾參與研究與支持中心發布的關于（2008年度）政府信息公開的報告中顯示，在全國31個省級政府中，全國只有9個省份被認定及格。而且《政府信息公開條例》專家意見稿起草者，中國社科院法學所研究員周漢華說：一些省份的工作報告是應付，比如某省審計署，一年兩百多個工作日，政府信息公開只有100條。北大公眾參與研究與支持中心主任王錫鋅教授說：工作報告中套話多，有的報告除了機關名稱和數據不一樣，格式和版本都一樣。③這與我們所期待的政府信息公開有著很大的差距，如果得不到改善，公共檔案館與公共圖書館將會出現一種無米下鍋的窘境。因此，公共檔案館與公共圖書館應該積極監督和參與國家對政府信息公開的立法，對于在《條例》實施過程中出現的問題與不足，應該提出相應的建議，使《條例》逐步完善，從而保證在法律的層面使政府各部門及時地保質保量地向公共檔案館與公共圖書館提供相應的政府信息。
3.3配套制度必須形成體系
政府信息公開法律制度是通過法律確立的，是政府公開其所擁有的信息的制度。即由憲法、信息公開法及其他相關法律關于政府信息公開的法律規定構成制度④。其中憲法是政府信息公開法律制度的基礎，已經存在。而信息公開法是政府信息公開的專項法律，《條例》就是為了解決這個問題而出臺的專項法律，其他配套性法律制度正是我們需要解決的問題。雖然《行政處罰法》和《立法法》等法律也規定了政府在某些方面的信息公開義務等；但是在具體的操作層面還存在很多問題，導致目前政府信息公開不是以可訴求的獲得政府信息權為基礎，而是以政府的職權為基礎。這樣公開信息是以行政權力為主導的“公開”，是行政機關推動的，也正是這種相關配套制度的缺失，導致信息披露和信息發布機制從一開始就存在著先天不足，致使目前發布的信息不能確保公眾周知，公眾參與基本成為一句空話。為了解決這個問題，我們必須形成配套制度，如監督體系的構建、信息發布制度的規范、新聞發言制度、首席信息官制度的完善等，在這方面一些地方政府已走在了前列，如廣州擬建立政府首席信息官制度，目的是為了加大首席信息官在信息處置方面的權力，推動真實的電子政務。通過信息公開增強公眾對于政府行為的監督，從而相應地使政府工作人員提高公共服務水準，有利于建立公共服務型政府⑤。
3.4完善政府信息公開服務的評估機制
受傳統做派的影響，政府的工作始終保持著某種神秘性。政府信息公開條例要想摒棄這種暗箱行政，打造陽光政府。完善的評估機制將對其起到很好的推動作用。雖然，國家檔案局頒布實施的《市縣級國家綜合檔案館測評細則》的100分中與“信息公開”有關的指標有：配備了相應的信息公開場所所需的設施，設備計2分；設立黨委、政府信息公開場所并能滿足需要計3分；建立電子文件中心計1分；制定公開信息送交辦法計2分；同級黨委、政府的工作部門及時向檔案館送交主動公開的信息計3分⑥。這個《細則》對于檔案館而言可能有一定的約束力，但要想做好政府信息公開工作是遠遠不夠，必須要站在一個全局的角度形成一套完善的評估機制，指標包括：人員專業化、服務制度化、人員職業化、機構專門化、實體平臺和虛體平臺一體化等方面。讓政府信息公開與評估機制產生一種互動效應，敦促政府相關權利部門在該項工作中履行好各自的職責。就如中國人民大學憲政與行政法治研究中心執行主任莫于川所認為的：“政府不是要暗中管人，而是要大大方方服務于人”。④⑥
3.5提高工作人員作為意識
有人認為公共檔案館始終不可能成為政府信息公開服務的主角。認為公共檔案館開展政府信息公開服務是把兼職當成了主業，是一種本末倒置行為；也有人認為在政府信息公開問題上公共檔案館應該是起補充的作用，既不可能成為主要承擔者也不應該被視為是一種傀儡；更有人認為公共檔案館應該嚴格按照《檔案法》要求全面開放30年前的檔案才是公共檔案館應盡的職責；而且認為不僅不應該提倡開展政府信息公開服務，還應該禁止。認為公共檔案館開展政府信息公開行為是向百姓作秀，向政府邀寵的一種投機行為，對檔案事業的發展有百害而無一利，認為這是一種飲鴆止渴的行為。⑤⑦事實是不是這樣呢？我們應該給出否定的答案。大家都知道思想有歷史的沿襲性或慣性，這種不作為思想就是這種沿襲性的體現。因此我們應該突破這種思維定式，認識到公共檔案館與公共圖書館參與到政府信息公開服務中來是社會發展到一定階段時其社會職能的拓展，是其進一步融入社會的一種重要舉措。就如其發展的歷程由封閉到開放、由統治階級獨享到平民百姓共享的過程一樣而不應該看成是兼職甚至是不務正業的行為。《條例》作為一項制度已經存在，它作為人類行為的模式或規則，必然體現人的思想觀念和價值觀，制度與思想必須融合，制度化生存的制度是被執行的實踐著的制度，制度離開了思想，尤如靈魂出竅一般，再好的制度也會失去生命的活力。上述調查已經說明了這一問題。雖然《條例》頒布已一年，但公共檔案館與公共圖書館的實際行動卻是遲緩的，追究其原因的話恐怕公共檔案館與公共圖書館工作人員的主觀因素占有很大的份量。因此，如何來對館員進行引導與教育，使其樹立一種作為意識，讓他們從思想的根源上認識到制度執行的必要性，顯得尤為緊迫。因為，思想與制度的合一才有力量，制度的生命來源于思想的制度化和制度的思想化。⑥⑧
總之，隨著民主政治文化的發展，政府信息公開對于促進公眾參與國家管理、保障個人權利、促進經濟增長、防止腐敗以及提高行政效率等方面都有著非常重要的意義。它已成為一個現代民主法治國家的標志。因此，公共檔案館與公共圖書館工作人員應該責無旁貸地承擔起這項工作，為了自身的發展也是為了人們的需要⑦⑨。原載《檔案學通訊》2010年第1期。