決策參考咨詢服務是參考咨詢工作的核心業務工作之一,是公共圖書館服務職能的最好體現美國參考咨詢專家IGMudge認為:圖書館不論規模大小,都會遇到讀者提出這樣或那樣的問題,而這些問題都必須盡圖書館的資源所達到的程度予以解答。圖書館在社會中的聲譽,將在很大程度上取決于它成功地處理它的參考問題。[1]從2010年11月國家圖書館面向全國省級圖書館(包括直轄市公共圖書館)展開的問卷調查結果看,參與調查的30家公共圖書館中,有26家公共圖書館開展了決策參考咨詢服務工作,占到省級公共圖書館的86.7%;有14家圖書館制作了相關的信息產品。[2]公共圖書館政府決策服務的開展產生了一定的社會影響。決策參考咨詢的主要服務形式之一是為政府決策提供決策參考專刊,筆者從長期的工作實踐中,發現和掌握了文獻規律,通過把模塊化設計思路應用于政府決策服務之中,可以為政府決策提供關于信息、資源和知識的利用服務。
1、圖書館決策參考咨詢服務的模塊化設計
11模塊化設計的必要性
在新時期,領導決策發生了重大的變化,只有不斷創新,才能確保決策適應時代的需要。圖書館員為決策者提供的信息服務是否符合實際的需求,主要是從決策解決問題的角度看,如果用戶接受了圖書館員提供的信息服務,那么服務就是有效的。為了使決策參考咨詢服務真正發揮效力,應該從決策服務過程一開始,就考慮好如何使決策咨詢服務最后被接受。這就需要決策參考咨詢服務人員善于思考,發現規律,應用規律。
為政府決策提供決策參考專刊,需要參考咨詢館員以關聯協同的理念,在一定的主題下,分析設計出一系列信息服務模塊,通過模塊的選擇和組合完成信息加工、文獻整序,從而實現為政府決策服務的目的,這與模塊化設計存在著共同之處。模塊化設計是指在對一定范圍內的不同功能或相同功能不同性能不同規格的產品進行功能分析的基礎上,劃分并設計出一系列功能模塊,通過模塊的選擇和組合可以構成不同的產品,以滿足市場不同需求的設計方法。[3]模塊化設計是通過滿足不同的需求來設計模塊,包括產品調研、產品分析、產品設計、產品服務等活動,是以市場需求為起點、以市場需求為終點的過程。為政府決策提供決策參考?峭ㄟ^滿足政府決策需要來實現政府決策科學化,是以政府信息需求為起點、以政府信息需求為終點的活動;其同樣離不開信息需求的調研和分析,以及在此基礎上查找資源、觀測信息、挖掘和發現隱性知識,并抽取其中有價值的元素進行信息開發、設計以及信息反饋的全過程。圖書館參考咨詢館員只有將信息服務建立在充分的用戶信息需求調研、分析基礎上,才能真正開發出貼合政府領導需要的、對政府決策能起到啟發作用的、有利用價值的信息產品。
1.2模塊化設計的原則
(1)使用導航標簽,揭示重點內容、導航標簽一般設置在封頁上醒目位置,在視覺效果上比較突出,比較容易吸引到決策者的眼球。從館員與客戶的互動交流上來看,能夠提示當期決策參考咨詢的熱點所在。
(2)設計多個固定模塊,不同模塊的內容不需要互相參照多個模塊組合到一起整體揭示一個主題,圍繞一個主題展開。
(3)相關模塊設計,是在一定主題下、在固定模塊之外,揭示與主題內容相近、相關聯的參考資料。它可以使一個主題下的內容更具聯系性,更加豐滿。
(4)動態模塊設計,與當前主題無關,所揭示內容不被任何一個固定模塊所涵蓋。在這個模塊區域內顯示的是當前其他熱點,或者是以前主題未揭示出來的內容,在整體內容上不相近,文章相對較短、精煉、時效性強,具有很強的適讀性。
1.3模塊化設計的組織方式
決策參考咨詢服務的模塊化設計有兩種典型的組織方式:
1.31平面并聯組織
平面并聯組織就是?O計的不同功能模塊主要在水平方向上并聯組織。每個模塊即是一個分區,在每個分區內,根據模塊設計主題的不同,決定選取信息的信息量、篇幅大小,以實現最大的靈活性。平面并聯組織的最大優勢在于漸進的完成形態,有益于替換和調整文章信息。
1.32垂直串聯組織
垂直串聯組織就是將各功能模塊按一定的脈絡組織安排在不同的層級上,在?恼w組織上有線索可循。一本專刊就是揭示某種主題,按一定脈絡組織起來的參考資料,這種組織方式的優勢是內容緊湊,中心突出。
2、圖書館決策參考?⻊盏哪K化設計
2.1主題設計
以信息服務為主導的決策參考?⻊盏闹黝}設計要突出服務特點,貼近決策者的決策需要,結合決策者的工作實際,圍繞決策者的中心工作、關注的熱點和難點問題以及突發事件、社會熱點、民生問題等主題展開。
2.2固定模塊設計
2.21領導講話模塊
領導講話往往提出了許多新思想、新觀點、新論斷、新要求,作為當前和今后一個時期工作的指導思想、戰略舉措和總體目標,政府決策要貼近領導關注點,在深刻領會、準確把握的基礎上,結合本地區發展實際開展工作,指導決策行動。
2.22政策信息模塊
及時關注、了解國家、地區、行業等最新出臺的政策是擺在決策者面前的重要問題。政策信息模塊的設計特點是及時、準確、翔實、明確、精練,其點明了最新的政策法規信息以及政策的突破點、難辦點、空白點,并進行深度政策解讀,以便于決策者更好地制定決策、修訂決策、完善決策和指導工作。
2.23權威解讀模塊
“權威”在《新華字典》里意為最有威望、最有支配作用的力量。權威是在實踐活動中逐漸形成的。權威解讀模塊在模塊化設計中占有很大的比重,其設計特點是側重專家從多個層面的分析、剖解,在一定意義上來講很有前瞻的意味,便于決策者在決策前更加縝密地思考、權衡。
2.24經驗借鑒模塊
信息服務的個性化、專業性、針對性、完整性、系統化的要求,需要經驗借鑒模塊。該模塊包括許多涉及經濟、社會和資源環境、民生等方面影響深遠的區域開發及發展模式,便于決策者以人為鏡、吸取經驗或教訓、取長補短,以“有本有則”借鑒“揚棄為原則,以壯大自身”創新發展為目標。
2.25數據模塊
利用公開發表的數據和資訊,進行深度的挖掘分析,生成有價值的數據情報,這是數據模塊真正的價值和魅力所在,可以使決策者從繁雜的數據中抽象出原則和原理,并實現對未來的前瞻性預測。
3、長春圖書館政府決策服務模塊化設計的實踐
筆者以2013年度長春圖書館為政府決策服務制作的?瘺Q策參考信息、以及2013年為長春市“兩會”信息服務制作的信息服務?毒劢2013年熱點信息參考》為例,揭示政府決策參考咨詢服務模塊化設計的應用實踐(見表1)
從表1可知,2013年度長春圖書館制作的政府決策服務專刊、決策參考信息,全年制作專刊23期,選取服務主題12個,分別為中國共產黨第十八次全國代表大會、全國兩會、民營經濟、城市文化生態建設、黨的群眾路線教育實踐活動、營改增、生態城市建設、智慧城市、城市危機管理、中國共產黨十八屆三中全會、社會主義經濟建設、經濟體制改革。全年設計信息服務模塊71個,其中,領導講話模塊所占比例為7.0﹪,政策信息模塊為2.8﹪,權威解讀模塊為18.3﹪,經驗借鑒模塊為15.5﹪,相關模塊為18.3﹪,動態模塊為7.0﹪,其他模塊為31.1﹪。
“兩會”信息服務?x取中國共產黨十八屆三中全會、經濟轉型、民營經濟、營改增、農村改革、反腐倡廉、公共文化服務建設、教育改革、醫療改革、養老問題、住房保障、食品安全、城市交通、城市管理、環境保護等15個熱點內容作為信息服務主題,設計信息服務模塊71個,其中,領導講話模塊設置了5個,政策信息模塊設置了7個,權威解讀模塊設置了1個,經驗借鑒模塊設置了20個,數據報告設置了12個;相關模塊設置了1個,其他模塊設置了25個。
長春圖書館利用服務模塊為政府提供決策服務,獲得了良好的社會效益,長春的主要媒體如:吉林日報、城市晚報、分別報道了長春圖書館的信息服務,文中說:長春圖書館的信息服務獲得了與會代表、委員的充分肯定和高度贊揚。代表和委員們紛紛表示,長春圖書館的“兩會”信息服務對提升議案、提案水平和提高會議決策水平發揮了積極作用。
結語
通過研究決策參考咨詢服務的規律,不僅可以為各級領導提供專業有效的決策參考服務,還可以充分發揮公共圖書館作為信息支撐和知識保障平臺的作用,履行其公共文化服務職能,實現服務價值的最大化。同時,公共圖書館應將參考信息的前瞻性作為工作的重點和難點,構建一個靈活、高效的信息服務保障體系,從而加強領導干部決策的科學性,提高領導干部的決策水平;通過不斷創新服務載體,提高信息服務的針對性、實用性和有效性,使之贏得主動,把握先機,創新思路,從容應對各種復雜局面。(本文原載《科技情報開發與經濟》2014年第21期)