1、陜西省圖書館服務“兩會”實踐
陜西省圖書館作為西北地區最大的一級公共圖書館,為“兩會”服務已有六年。2015年陜西省在“兩會”召開時,該館委派服務小組入駐“兩會”代表駐地,在省人大、省政協各設一個服務區,為“兩會”提供的服務主要有兩大類:一是文獻借閱服務,如紙質書刊借閱、開通館藏數據庫訪問權限、利用手機等移動設備訪問館藏數據庫、提供觸摸屏讀報機在線瀏覽電子報刊。二是參考咨詢服務,現場為參會人員提供課題檢索服務、制作專題資料匯編、為代表、委員參政議政提供文獻保障、為代表、委員查詢資料,共計242篇電子文獻,5篇資料匯編。為代表、委員調配圖書20冊、為代表、委員錄入電子版提案4份、打印資料17份、142頁、先后為與會的67位代表、委員填寫了研究方向調查單,獲取了43位代表、委員的有效聯系郵箱。通過郵箱為代表、委員推送專題資料共計600多篇,為20位代表、委員打印、復印資料243頁,發放兩會專題資料1,200余冊,發放190冊陜西省文化廳印制出版的《首屆絲綢之路國際藝術節》畫冊,發放180份《陜西日報》和《各界導報》,專版刊登的2014年陜西省文化廳十大工作亮點、新聞報道。此次“兩會”服務得到與會代表、委員以及廣大媒體的一致好評,取得了良好的社會效益。
2、精心籌劃,做好前期準備
為了更好地體現省級公共圖書館服務地方政府立法決策工作的重要作用,陜西省圖書館在2015年“兩會”召開前夕,服務小組和省人大\省政協進行多次溝通,通過不懈的努力,最終贏得了省人大、省政協對該館服務工作的理解和支持,取得兩會服務許可,及早著手準備服務“兩會”內容。
該館服務“兩會”小組成員在全面分析社會熱點問題的基礎上,圍繞十八屆四中全會重要改革內容編輯制作了專題資料,包括“依法治國”“文化建設”,詞說熱點“新常態下經濟可持續發展”四冊專題資料匯編。
3、優質、高效的現場服務
3.1常規性服務
2015年是陜西省圖書館服務“兩會”的第六個年頭,越來越多的代表委員已經熟悉這項工作內容該館為“兩會”服務的方式靈活多樣,在“兩會”駐地開展現場咨詢、書刊借閱、課題資料查詢等服務;還設立網絡平臺(EmailQQ、微博、鏈接館內數據庫)等場外服務方式,彌補現場服務的不足。例如:有代表提出要查閱養生方面、陜北民俗文化、飲食文化、革命史、環境保護、氣候變化、生態補償相關內容,現場咨詢人員迅速登記、查詢、及時發送給代表、委員。如若所需信息專業性強、信息量大,信息組就聯系館內同事,前方與后方配合、數字手段與傳統資源結合,全力滿足每一位代表、委員的信息需求。
3.2精心籌劃千余冊圖書搬進兩會駐地
2015年為了更好地服務兩會,參考咨詢部全體工作人員在會前做了大量的精心準備工作。在采編部、文獻借閱部和典藏報刊部的大力支持和協助下,圖書館為“兩會”精心挑選了2,100余冊圖書和期刊,包括人文、社科、傳記、政治、文化、醫藥保健等,還特意設置了“陜西作家專題文獻”和“絲綢之路專題文獻”兩大專題,希望為代表委員們提供全方位的服務。
3.3微書房《移動圖書館》受關注
為了讓代表委員第一時間體驗到新技術在圖書館領域的應用,2015年該館將移動閱讀平臺帶到“兩會”現場,在移動閱讀體驗區,來訪者通過二維碼即可下載和在線閱讀、聽書,同時還可以了解陜圖新聞活動公告、陜西講壇、新聞報紙和下載電子圖書。
2015年陜西省圖書館“兩會”服務中,中文在線、閱讀平臺引來了多位參會者和大會工作人員的關注,在館工作人員精心推介與耐心指導下,與會代表對“微書房”和“超星移動圖書館”有了更多的了解,華商網專題報道、掌上“陜西兩會”新式武器悉數登場,三秦網專題報道、兩會花絮。省圖入駐兩會,設立服務平臺,《陜西傳媒網》千余冊圖書搬進“兩會”駐地,古漢臺網、陜西省圖書館兩千余冊書籍進兩會,供代表委員借閱,多家主流媒體紛紛轉載,一時間引起眾多記者關注。
4、思考
4.1延伸兩會服務,開展館際合作
省級公共圖書館應做好“兩會”服務之后的延伸服務工作。會前服務是整個會議服務的基礎,會中服務是關鍵,會后服務是全程服務的延續與深化。三者有機統一,缺一不可。[3]代表、委員們提出的疑難問題,會議期間如果沒有得到很好地回答,應做好相應記錄并在會后查找和及時反饋。針對有特殊信息需求的“兩會”代表或委員們,可以在“兩會”閉幕后繼續開展延伸跟蹤服務,竭力滿足他們的信息需求。
目前,大部分省級公共圖書館都開展了立法決策服務和“兩會”服務工作。首先,通過開展館際合作來提升服務水平,包括建立同行的內部交流平臺。比如,全國省級公共圖書館決策咨詢服務協作網就是通過共享與協作方式,共同開展面向各級政府機構的服務,全面提升公共圖書館的立法決策服務水平。[4]為各成員館“兩會”服務工作人員提供了交流、分享工作經驗、思路的平臺。其次,應舉辦兩會服務相關的培訓班,召開服務“兩會”研討會等,培訓內容包括提升工作人員素質,了解、熟悉和掌握兩會、概況、服務流程、禮儀、規范以及疑難問題處理辦法等。最后,編輯“兩會”專題資料,通過館際合作的辦法,各館相互借鑒,共同提升決策咨詢的服務質量和服務水平。[5]
4.2規范“兩會”服務內容
為了保證“兩會”服務質量,應該建立一套科學有效的工作規范。筆者認為省級公共圖書館的“兩會”服務工作規范應包括以下幾方面:工作人員應具備職業素質,在“兩會”信息服務中,要深層次理解代表、委員們的信息需求,提供專業、高質的服務,需要具備良好的服務意識和信息素養,與人大、政協建立聯絡、反饋機制,根據人大、政協的工作特點,制定相應的工作程序。領導重視、全館集中精力,服務“兩會”,領導重視,全館統一部署,多部門協作,制定“兩會”服務工作流程、建立保障機制。經費來源是制約公共圖書館“兩會”服務的一個難題,省級公共圖書館屬于公益性事業單位,經費相對緊缺,經費問題已成為影響“兩會”服務質量的關鍵因素。[6]要改善這種局面,省級公共圖書館應聯合其他單位共同服務“兩會”,減少成本的支出,還可與人大、政協充分溝通、協調,提高他們對圖書館“兩會”服務工作的重視和支持,在資源、設施及專項服務經費上提供支持與援助。[7]
4.3充分利用全國省級公共圖書館決策咨詢服務平臺
2014年,全國省級公共圖書館決策咨詢服務平臺成員館子平臺建設啟動,實現各級圖書館間的資源共建與共享,強化全國省級公共圖書館在決策咨詢服務領域的合作,提升業界決策咨詢服務的整體水平該平臺具有內容采編、文本數據發布、全文檢索、虛擬參考咨詢等功能。平臺還包括了“兩會專報”,自主開發的二、三次文獻(如兩會專題資料、兩會報道)實時報刊、電子書庫專題資源、政府信息公開資源(包括國內外法規條例)和會議指南(兩會參會人員名單、提案目錄、會議報道)等。為人大、政協委員們度身定制的信息內容,該平臺為其他省級公共圖書館參考咨詢館員開展立法決策服務、提供了解業界動態、交流業務經驗、提升業務技能、協調業務發展的作用。本文原載《河南圖書館學刊》2015(10)。