基層人民法院訴訟檔案利用是人民法院系統乃至整個國家檔案利用的重要組成部分，對維護司法公正和當事人合法權益發揮著重要作用，特別是現代社會隨著公民權利意識不斷提高，對訴訟檔案利用提出了更高要求。在此，筆者擬就某基層人民法院訴訟檔案利用現狀，分析影響訴訟檔案利用的各種因素并提出相關建議，以期拋磚引玉，與同仁共勉。
一、訴訟檔案利用現狀
近年來，該法院訴訟檔案利用工作已呈現出利用主體多元化、利用方式多樣化、利用人次穩定增長等特點。僅2013年該院向上級法院、縣檢察院、縣公安局及各業務庭提供案卷借閱服務165人次，合計234卷，另有上千人次的內部即時性查閱和電話咨詢服務。向外單位及當事人提供案卷查閱377次，并按規定向相關單位及當事人提供所需材料。
二、推動訴訟檔案利用工作健康發展的積極因素
一是領導重視，機制健全。該院歷屆領導均高度重視訴訟檔案管理工作，設有專門檔案工作辦公室，不斷完善訴訟檔案利用機制，為訴訟檔案利用奠定了堅實的基礎。二是制度健全，流程完善。該院按照制度化的要求開展訴訟檔案利用工作，并本著司法為民的工作原則，在制度規定范圍內不斷簡化訴訟檔案利用流程，提高訴訟檔案利用效率。三是設施規范，技術進步。該院新建審判大樓為檔案室建設作了科學規劃，嚴格按照“三室分開、集中管理”的原則做好新檔案室的規劃建設，并配備完善的訴訟檔案保管、保護器材設備。四是當事人權利意識增強。隨著我國法治化水平不斷提高，公民權利意識正逐步增強，這為推動訴訟檔案利用工作提供了外在的動力。
三、制約訴訟檔案利用的現存因素
1. 部分訴訟案卷長期滯留業務庭室。按照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》規定，訴訟案卷應于案件審執結后一個季度內向檔案室移交歸檔，并根據相關規定提出保管期限建議。從該院去年歸檔情況看，超過歸檔期限的案卷較多，有的甚至是上世紀90年代的案卷，這無疑從源頭上影響到訴訟檔案的利用。
2. 訴訟案卷保管庫房分散，保管、保護措施不到位。該院現存檔案分散在11個不同庫房，影響利用過程中的調卷效率。加之，訴訟檔案保管措施不完備，存在不同程度的檔案蟲蝕、褪色、塵染等問題。
3. 案卷檢索方式單一落后，檢索效率不高。該院現存訴訟檔案近8萬卷，其中僅對1997年后的訴訟檔案進行了微機錄入，其余訴訟檔案只能通過手工查閱的方式進行利用。而按照《人民法院檔案工作考評定級辦法》要求，能否在5分鐘內為利用者調出所需案卷是評判檔案利用工作效率的硬性指標之一。
4. 訴訟檔案利用權責紊亂，利用程序不規范。一是外來單位存在調取函件不規范、缺乏必要審批程序及逾期不還的問題；二是部分內部庭室案卷借取沒有嚴格履行庭室負責人簽批程序，部分案卷未按期歸還。
5. 訴訟檔案利用方式單一。該院檔案室現主要向有關利用者提供訴訟檔案的咨詢、查閱、借（調）等服務，利用的方式相對消極被動，訴訟檔案的利用價值缺乏深入挖掘。
四、改進訴訟檔案利用的建議
1. 訴訟檔案利用制度化。要結合法院實際，總結經驗，進一步完善訴訟檔案利用制度，健全訴訟檔案利用工作機制，統一訴訟檔案提供利用權責，提升訴訟檔案管理水平。
2. 檔案工作人員專業化。要切實加強訴訟檔案管理工作人員專業技術培訓，更新檔案工作人員知識，提升檔案工作人員工作技能，為訴訟檔案利用工作水平的提高奠定堅實的人力資源基礎。
3. 訴訟檔案利用流程便捷化。要進一步規范訴訟檔案利用流程，簡化利用手續，以實際行動踐行“司法為民”理念。同時，檔案室應嚴格按照訴訟檔案管理規定，對外單位或各業務庭室借（調）到期的訴訟案卷，及時催還。
4. 基礎設施建設規范化。完善的基礎設施是做好檔案保管、保護的基礎，也是保障訴訟檔案高效利用的必要條件。新建檔案室應本著標準化、規范化、利用便捷化的要求，按照“集中統一、三室分開”的原則做好場地規劃，配置設備，做好庫存檔案的保管、保護工作。
5. 訴訟檔案利用方式多元化。針對各利用主體越來越強烈的訴訟檔案利用需求，檔案管理機構要切實創造條件，開展歷史舊存訴訟檔案的數字化加工工作，推動訴訟檔案利用方式多元化，特別是要充分利用內部網絡系統和互聯網系統，為院內或整個法院系統的訴訟檔案資源共享打下基礎。同時，要注重訴訟檔案利用價值深入挖掘，適當開展訴訟檔案編研工作，實現利用價值最大化。 原載《四川檔案》2014年第5期