法院訴訟檔案是國(guó)家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)、客觀記錄，是人民法院做好各項(xiàng)工作的必要基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著法院受理案件數(shù)量的不斷增加，法院訴訟檔案數(shù)量與利用率也在不斷增長(zhǎng)，這對(duì)法院訴訟檔案的管理工作提出了更高的要求。同時(shí)，在當(dāng)前檔案建設(shè)電子化、數(shù)字化的背景下，法院訴訟檔案的數(shù)字化是法院檔案工作的必然趨勢(shì)，也是法院工作現(xiàn)代化、信息化的重要組成部分。
一、法院訴訟檔案數(shù)字化的意義
1.使訴訟檔案有效保存，解決檔案庫(kù)房的不足
法院訴訟檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存后，所有訴訟檔案數(shù)據(jù)信息保存在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等介質(zhì)中。這些存儲(chǔ)介質(zhì)較紙質(zhì)檔案而言，對(duì)環(huán)境的要求較低，并且可以實(shí)現(xiàn)無(wú)限、永久保存同時(shí)，數(shù)字化訴訟檔案對(duì)庫(kù)房面積并無(wú)要求，可有效解決法院訴訟檔案庫(kù)房不足的問(wèn)題。
2.提高訴訟檔案利用效率，減少檔案工作人員工作量
目前，案件承辦人、律師或其他社會(huì)公眾借閱訴訟檔案的一般程序是：審批部門審批后，去檔案室借閱，使用完畢后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。在這些過(guò)程中，檔案工作人員重復(fù)勞動(dòng)，工作量大，效率低。訴訟檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，利用人員經(jīng)審批獲得授權(quán)后，可在任一電腦終端通過(guò)登錄查詢網(wǎng)站查閱訴訟檔案，可有效提高訴訟檔案利用效率，減少檔案工作人員工作量。
3.增加司法透明度，促進(jìn)中國(guó)司法現(xiàn)代化進(jìn)程
當(dāng)前，司法民主、司法公開(kāi)的呼聲愈來(lái)愈高，訴訟檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，除涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及其他不適宜公開(kāi)的訴訟檔案外，其他訴訟檔案尤其是其中的裁判文書，社會(huì)公眾可通過(guò)查詢網(wǎng)站進(jìn)行查閱，從而使司法判決處于社會(huì)公眾的監(jiān)督之下，可增加司法透明度，促進(jìn)中國(guó)司法現(xiàn)代化進(jìn)程。
二、法院訴訟檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容
法院訴訟檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容主要有：訴訟檔案的采集、分類整理、歸檔保存、檢索利用等，其核心是：檔案采集、檔案保存、檔案檢索利用。
1.法院訴訟檔案的采集
開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索等基本功能的檔案管理系統(tǒng)，建立訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等現(xiàn)代信息化設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有檔案室所藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，同時(shí)對(duì)新收結(jié)案紙質(zhì)卷宗檔案進(jìn)行同步數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
2.法院訴訟檔案的保存
法院訴訟檔案的傳統(tǒng)保存方式為“庫(kù)房式保存”，隨著訴訟檔案數(shù)量的上升，各法院都面臨著庫(kù)房緊張的問(wèn)題。訴訟檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可有效解決這一問(wèn)題法院只需配備一臺(tái)檔案工作專用服務(wù)器，通過(guò)訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)所有訴訟檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行硬盤、光盤等保存，既可以實(shí)現(xiàn)訴訟檔案信息數(shù)據(jù)的永久保存，又可有效減少檔案用房法院訴訟檔案的檢索利用依托訴訟檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，分別建立法院系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)查詢網(wǎng)站、公眾互聯(lián)網(wǎng)查詢網(wǎng)站，使之成為訴訟檔案信息數(shù)據(jù)查詢終端、案件承辦人、律師或其他社會(huì)公眾可通過(guò)登錄檔案信息系統(tǒng)查閱、下載檔案目錄和全文，快速便捷地檢索利用訴訟檔案。
三、法院訴訟檔案數(shù)字化需要解決的兩個(gè)問(wèn)題
1.人才問(wèn)題
毫無(wú)疑問(wèn)，法院訴訟檔案的數(shù)字化需要既掌握檔案專業(yè)知識(shí)又具有信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，法院訴訟檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化必須要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。一方面，可對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)；另一方面，可加快引進(jìn)信息化技術(shù)方面的高素質(zhì)人才，不斷充實(shí)法院檔案工作隊(duì)伍。
2.信息安全問(wèn)題
法院訴訟檔案中有些文件如合議庭筆錄審委會(huì)筆錄等存在保密的要求，法院訴訟檔案數(shù)字化在帶來(lái)諸多益處的同時(shí)，也使得這些具有保密要求的文件容易泄漏出去。因此，法院在對(duì)其訴訟檔案進(jìn)行數(shù)字化的同時(shí)，應(yīng)制定嚴(yán)格、有效的數(shù)字檔案查閱權(quán)限管理制度，防止涉密信息泄露。
四、結(jié)束語(yǔ)
法院訴訟檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并不能一蹴而就，但在當(dāng)前檔案建設(shè)數(shù)字化以及司法現(xiàn)代化的雙重背景下，法院訴訟檔案數(shù)字化是法院訴訟檔案工作的必然趨勢(shì)。這既是法院工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的必經(jīng)之路，又可大大增加司法透明度，有力促進(jìn)中國(guó)司法的現(xiàn)代化進(jìn)程。本文原載《科技檔案》2012年第3期