近一個世紀以來，計算機技術飛速發展并迅速席卷全球，以計算機為基礎的信息技術應用日益廣泛，一場全球范圍內的信息革命由此引發。信息技術的發展步伐不斷加緊、加快，一股國家信息化和企業信息化的熱潮亦隨之出現。在此背景下，人民法院檔案作為國家檔案的重要組成部分，其信息化已成為我國信息化建設工作的重要組成部分。
一、人民法院檔案信息化建設的概念與沿革
檔案是指“國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案，屬于國家重要的專業檔案，訴訟檔案是“人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。”訴訟檔案的管理工作與審判工作密不可分。數字化則是“將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理，這就是數字化的基本過程。”人民法院檔案信息化，就是指利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等現代化信息技術將傳統介質的紙質訴訟檔案，進行數字化處理，進而形成數字檔案信息資源并應用于實際的過程。
隨著計算機技術的發展興起，法院檔案信息化以此為基礎開始起步。70年代末80年代初，計算機剛剛引入，我國檔案界便開始嘗試運用計算機輔助檔案管理工作。到了90年代末，在信息化整體戰略的助推下，國家和地方政府對檔案信息化建設的投入大幅增加，檔案部門配置的信息化設備增多，檔案從業人員的計算機應用能力迅速提高，檔案信息化建設的相關法規也得到了進一步的完善，檔案信息化建設進入了快速發展時期。進入21世紀后，國家檔案局相繼頒發了《全國檔案信息化實施綱要》及《全國檔案事業發展“十二五”規劃》等文件，要求“建立與國家經濟和社會發展相適應的檔案工作體制與機制，充分發揮檔案和檔案工作服務各項建設事業、服務人民群眾的作用”，這標志著我國的檔案信息化事業進入了系統發展階段。
二、吳中區法院檔案信息化的具體實踐
2012年4月28日，江蘇省檔案局印發了《江蘇省檔案信息化“十二五”發展規劃》，要求各市檔案局、省級機關各單位，結合本地區、本單位實際貫徹執行。如今，江蘇省法院系統已全面邁入檔案數字化進程中，蘇州市吳中區人民法院亦緊跟步伐，持續走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號，并于2010年順利通過復查。
為更好發揮檔案資源服務審判、服務社會的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動檔案數字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進行數字化加工，建立數據庫以備連網。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對庫藏所有經濟、執行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進行了數字化掃描，順利完成當前檔案信息化建設的目標。另一方面對在辦案件實現“即收即掃”同步數字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進行信息化處理，以保證信息檔案的即時性，借查閱卷宗均實現電子化。
該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數字化工作，多次召開會議，聽取匯報，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經費偏緊的情況下，抽調人員充實檔案科力量，撥出專款，優先保障數字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經驗豐富、具有相應保密資質的公司負責具體掃描工作，并督促該公司嚴格按文件要求備案；及時安排工作場地，安裝現場監控系統，制定詳細工作方案，簽訂協議，細化任務，落實責任；工作過程中加強督促檢查，發現問題及時溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時有效，實體及電子檔案安全。三是齊心協力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時，強化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調檔、歸檔數百卷，并加派專員每日值班。法院網絡部門積極提供技術保障和支持，擴大數據庫容量，以保障檔案數據的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發展。
三、法院檔案信息化建設的優勢及存在的問題
相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優勢。
第一，提高查詢便捷度。檔案數字化，是實現檔案信息化的前提條件和基礎。數字化資源存儲于硬盤、光盤等數字儲存介質上，其優勢在于不易遺失損毀，復制、轉移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。
第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠實現資源高度共享，從而擴大檔案用率，提高全社會的檔案意識。
第三，降低空間占用率。現在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快，易操作。
但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。
首先。法院干警“重紙質輕數據”的思想仍然存在。一些法院干警對數字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統紙質檔案的工作模式已然習慣，對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質檔案，造成電子檔案的“有而無用”。
其次，檔案管理軟件本身開發尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發生。
再次，數據在不同系統中轉錄易出現差錯。法院的數字化檔案是在多個平臺上產生，以江蘇省法院采用的辦公系統為例，檔案數據由信息管理系統轉入檔案管理系統，或由辦公管理系統轉入檔案管理系統，需要二次加工，再次錄入難免出現一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。
最后，專業數字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關專業公司派駐員工進行數字化處理，這些員工精通數字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質訴訟檔案的形式及內容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。
四、完善人民法院信息化建設的建議
第一，加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面，根據信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對法院檔案部門人員進行培訓，另一方面，對外聘的數字化專業公司人員進行法院檔案基本內容、構成方面的培訓。此外，要抓好檔案的安全教育和維護教育工作，使檔案調用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全負責的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風險。
第二，建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術，照片修復技術，電子信息回復技術，計算機錄音處理技術等，為檔案安全提供技術支持。切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。
第三，加強財力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設總體規劃之中，從訴訟信息集成、服務審判一線的角度出發，統籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護，用以更新先進的檔案保密系統，增加檔案信息化軟、硬件設備。
人民法院檔案，真實記錄了人民法院的審判、執行與行政活動，反映了人民法院審判工作及歷史，是社會發展進程的寶貴積淀，是做好法院各項工作不可或缺的重要環節和條件。只有完成法院檔案的信息化建設，才能使檔案工作更好地為審判工作服務，更好地推動法院各項工作順利開展，因此，完成法院檔案的信息化建設是完全必要，也是必須的。法院系統要因地制宜地發展檔案信息化建設，努力學習、調研其他系統信息化建設的成功模式，積極探索與自身發展相吻合，與國家檔案信息化進程發展相協調，具有自身特點的法院檔案信息化建設新模式。原載《法制與社會》2015.3