議會圖書館指南[1]（Guidelines for Legislative Libraries，以下簡稱指南），是議會圖書館建設的規范性文件2012年7月，《指南》在已有阿拉伯語、法語、俄語譯本的基礎上，中文譯本在IFLA網站上正式刊發，作為議會圖書館建設的規范性文件，指南旨在總結發達國家議會圖書館發展的成功經驗，為議會圖書館建設與發展提供參考依據，以提高議會圖書館資源建設質量、服務與管理水平，從整體上促進議會圖書館的發展。美國國會圖書館歷史悠久，在為國會提供信息服務方面更是經驗豐富，它的很多做法都能夠體現出指南的要義。本文以美國國會圖書館立法決策服務為視角闡釋《指南》的要素和意義。
1.指南制定背景及主要內容
1.1指南的背景
本文所介紹的是《指南》的修訂版《指南》第一版于1993年發表，在當時，《指南》獲得了極大的肯定，對于議會圖書館的建設和信息服務的提供都有著重要的指導意義隨著時間的推移，世界范圍內信息環境的快速變化，尤其是議會圖書館的快速發展，第一版《指南》已經不能滿足需求，對于《指南》的修訂被提上日程。
作為第一版《指南》的編寫者，議會圖書館研究服務專業組（Library and Research Services for Par-liaments Section）[2]義不容辭地承擔起修訂的義務該專業組是國際圖聯中最活躍的專業組之一，它的既定目標之一是“開發和推廣為議會提供信息和知識的標準以及最佳做法”。
在2006年首爾舉行的國際圖聯議會圖書館研究服務專業組會議上，與會人員經過討論形成了對《指南》予以修訂的一致性意見。曾任國際圖聯議會圖書館研究服務專業組主席的基思·卡寧厄姆（KeithCuninghame），在其合作團隊的配合與支持下，對《指南》進行了修訂，并于2009年出版。
1.2指南的主要內容
《指南》共包括十七個章節。部分章節之間的內容有所交叉，縱覽全文，大致可以歸納為幾個方面：其一，議會圖書館為議會提供信息服務的要旨，重點突出了信息的民主、公正以及客觀等必然要素。其二，議會圖書館為議會提供服務的硬件基礎，包括館藏資源的建設、人才隊伍的建設和培養以及先進的信息通訊技術的學習和使用。其三，議會圖書館如何為議會提供服務。包括：服務內容、服務范圍、服務方式以及服務的質量界定。其四，議會圖書館服務的營銷、營銷的方式包括：通過掌握用戶的信息需求而制定信息服務產品、組織相應的用戶培訓，通過將制定出的詳實可靠的財務預算向主管部門和主管者進行自我營銷，從而獲得資金支持，通過為學校以及公眾服務，提高公眾對議會的關注度，以公眾能夠理解和接受的方式傳播議會相關知識。此外，《指南》還對于議會圖書館與議會其他部門的關系，議會圖書館之間的溝通和經驗分享進行了規范化的描述。
2《指南》要素解析
世界各國在政治事務，尤其是在國家立法和政策制定過程中，借助圖書館信息服務為其立法決策提供支撐已經歷史久遠，伴隨著信息服務資源和手段的日新月異，其服務水平和重要性都在穩步提升。《指南》的出版恰在這樣的國際環境下，就議會圖書館的館藏建設信息需求分析。財務、信息通訊技術服務質量等多個方面提出了指導性的意見和建議，指導各國議會圖書館的建設和發展。《指南》指出，歷史悠久的議會圖書館對于成功新建的圖書館有很多值得學習的經驗。美國國會圖書館建于1800年，是美國的四個官方國家圖書館之一，也是全球最重要的圖書館之一，是美國歷史最悠久的聯邦文化機構，是美國知識與民主的重要象征，在美國文化中占有重要地位。美國國會圖書館的建設在諸多方面都能夠體現出《指南》所要體現的指導方針。筆者重點關注了其中三個方面的內容：
2.1議會圖書館的職責
厄思斯特·科爾（ErnstKohl）（時任國際圖聯議會圖書館研究服務專業組主席），他在《指南》的前言中引用了沃爾特·巴吉特（WalterBaghot）所著的《1867年英國憲法》中的一句話：一個國家如果沒有一個討論型的政府，那么它就不是一個一流的國家。[1]而政府要想獲得成功和讓“討論型政府”有效工作，就需要有強有力的信息服務來做支撐。為議員及其工作人員提供正確、客觀的信息服務是議會圖書館的重要職責。這一職責也體現出，在新的時代，信息的民主、準確和公平客觀對于國家立法決策的重要意義。美國國會圖書館的職責是：支持國會完成其憲法責任，為了美國人民的利益，進一步促進知識發展及創造力提升，并將為國會提供權威性的信息服務作為其戰略目標之一。美國國會圖書館無論在館藏建設、人才隊伍建設、服務內容和服務方式維護和發展、服務市場營銷等方方面面體現出《指南》的正確性和實踐性
2.2議會圖書館的資源建設
2.2.1館藏資源建設
《指南》指出，議會圖書館館藏的范圍取決于議員和其他服務用戶的專業需要；同時，議會圖書館應根據自身的特點和實際情況，決定其選擇資料的原則，制定館藏資源的購買計劃。在獲得預算許可的前提下，議會圖書館應采購圖書、期刊、報紙、活頁文選、縮微品、數據庫以及國會議員及其工作人員在履行議會職責的過程中可能需要的其他資料或者圖書館和研究人員所需的為議員提供信息和研究服務的相關資料。《指南》同時指出，如果同樣的信息以紙質資源和數字資源兩種方式存在都可以使用，議會圖書館就需要考慮二者之間支出的平衡問題。《指南》甚至對于包括政治和公共政策在內的“灰色文獻”的收藏都有明確的表述。美國國會圖書館的法律圖書館非常重視館藏資源的建設，尤其重視館藏資源的全面性，該館的50%以上的法律不是英文的。在紙質資源和數字資源的平衡問題上，美國國會圖書館從館藏資源全面性的角度考慮，在收藏政策上，當紙質資源無法做到全面的情況下，加大了數字化資源的保存力度[3]。
2.2.2人才隊伍建設
做好信息服務工作要依靠豐富的信息資源、先進的信息技術，更離不開優秀的信息服務人員。《指南》指出，獨立性和政治中立是議會圖書館服務的核心精神。因此，議會圖書館的工作人員除了具有所需資質、技能和態度之外，還需要具備對政治進程的理解。《指南》還建議議會圖書館要通過議會制定的評估計劃或自行制定員工評估計劃對員工的工作進行評估，以激勵圖書館員努力工作。美國國會圖書館總人數是3312人，其中法律館86人。從事信息服務的圖書館員的平均年齡是49歲，為國會圖書館平均服務年限是16年，為聯邦政府平均服務年限是17年。他們的信息服務經驗以及對于政治進程的理解，無疑是非常豐富和準確的。人員隊伍的組成更是多樣化：包括議會圖書館館員、外部聘請的專家等等。他們為整個議會提供客觀問題研究、分析和信息咨詢服務[3]。
2.2.3信息通訊技術建設
技術是人類改變或控制客觀環境的手段或活動，隨著網絡技術、信息技術、計算機技術、通訊技術等的迅猛發展，圖書館信息服務格局呈現多元化趨勢，圖書館傳統的信息交流模式和信息服務環境受到了強烈沖擊。《指南》引入了“電子議會”的概念，并指出通過先進的信息通訊技術，議會資源得以高效率的使用，為服務對象和服務提供者提供了更多的雙向溝通的機會，同時令服務提供者能夠更為方便高效地提供服務。《指南》提出，根據各國議會聯盟的議會網站，《指南》設計出的界面友好的網站，可以使議員和公眾不受時間限制，并且無需提出申請就可獲取議會信息。美國國會圖書館的數字化服務主要是通過CRS建立的網站向用戶提供的，服務包括在線提供CRS的各種報告的檢索以及CRS的立法信息系統等[3]。
2.3議會圖書館的自我營銷
在很多人看來，與議會圖書館相關的營銷概念看起來有些異類，因為他們對于這一概念從商業領域轉到與之非常不同的議會圖書館感到很不理解指南。在諸多章節中都涉及到了營銷這一內容，它所指的營銷概念的根本意義是：了解用戶的需求、制定信息產品并確保產品滿足這些需求，為用戶提供相應的培訓。《指南》指出，議會圖書館的營銷方式包括：在掌握用戶信息需求的基礎上，制定信息服務產品、組織用戶培訓，通過將制定出的詳實可靠的財務預算成功向主管部門和主管者進行自我營銷，從而獲得資金支持，通過以公眾能夠理解和接受的方式傳播議會的相關知識，向公眾進行營銷。
2.3.1完善財務預算
議會作為一個整體預算部門，有一整套的財務操作流程，議會圖書館需要遵從該流程。《指南》指出，就財務程序而言，議會預算作為一個整體進行編制，但是對于議會圖書館來說，重要的是要了解哪個部門在整個財務程序中起關鍵作用，議會圖書館需要確保相關部門能夠理解和支持圖書館的需求。只有做到這些，才能獲得足以滿足自身建設的資金。美國國會圖書館在2013年度，獲得的財政撥款是6.3億美元，而其中國會研究服務獲得了1.07億的撥款，擁有充足的資金支持，是美國國會圖書館能夠穩定發展的重要保障。當然，這不僅僅是預算制定的準確，更離不開國家政策的大力支持[4]。
2.3.2制定信息服務產品
《指南》重點強調了了解用戶信息需求的重要意義。并在此基礎上，提出了信息產品的實用性以及內容和形式的重要性、實用性是確保需求得到滿足的關鍵因素。如果用戶不知道如何獲得或者選擇不獲得，優良的產品沒有任何意義。另一個關鍵因素是內容和形式所有的信息產品如果以用戶認為無用的形式出現，那么產品就沒有任何意義；同時，要抓住任何機會獲取國會議員對于信息服務產品的反饋信息。美國國會圖書館的國會研究服務部（CRS）[5]，對美國議會立法活動的相關資料進行摘要，并進行分類和匯編，制作出版物。從1935年起，這項工作已經成為CRS的法定義務。主要出版物有《公共法案與決議匯編》CRS還以研究報告和備忘錄的形式在國會會議期間向議員發放。此外，還通過面談、制作簡報等形式向用戶提供個性化的研究和信息服務。
2.3.3制定用戶培訓策略
《指南》在敘及議會圖書館的營銷策略時，還提出了用戶的培訓問題。可以通過制作圖書館服務的指南或者宣傳冊、組織新議員的入職培訓、制定參觀圖書館計劃，面向有興趣的國會議員或者黨團作報告等等。美國國會圖書館在日常工作中很重視用戶的培訓，并藉此與用戶進行互動和了解，讓用戶明確服務范圍。美國國會圖書館為國會議員及其工作人員舉辦專家研討會，專門就公共政策問題進行討論；同時，還以相對固定的周期，為新任議員履職所需的基礎知識為主要內容進行短期培訓。
2.3.4拓展服務對象
《指南》指出，圖書館是信息的知識庫，議會圖書館職員有義務以公眾能理解和接受的方式傳播知識。在傳統觀念上，議會圖書館的服務對象被認為只有議會、議員及相關工作人員，公眾不列為議會圖書館的服務對象。然而，由于公眾對于議會職能和工作缺乏了解以至于公眾對于國家的政治持有很高的懷疑態度，隨著時代的發展及公眾對于政府信息公開需求的提高，越來越多的國家議會圖書館開始向公眾開放。
《指南》指出，因為擔負著為公眾提供信息服務的職能，各國議會和議員均認為：為在校學生提供準確而適當的議會信息十分重要，這有助于提高其公民意識、議會的教育服務可以提供不同的服務項目，包括兒童議會訪問項目、教師議會訪問項目、專題展覽、拓展項目、青年議會等。美國國會圖書館原來是只供國會議員、立法委員會質詢參考所用，后改為對外開放。規定凡是年滿17歲的并持有照片的正式身份證明者，均可申請辦理閱覽證。[3]
美國國會圖書館的法律館也為公眾服務美國國會圖書館服務對象的拓展，表明了它的使命不僅保證其資源向國會及美國民眾開放，而且還保證他們從中受益。不僅要保持、維護館藏知識的豐富性，更重要的是要為美國未來各代儲備情報潛力。
3.《指南》啟示與思考
3.1制度化、規范化建設與業務發展
《指南》就館藏建設、服務方式、服務質量界定財務管理、機構設置、圖書館間交流與合作等方面提出了制度化、規范化的建議和意見。《指南》之外，國際圖聯的另一文件《政府圖書館指南》（Guidelines for Libraries of Government Departments）[6]于2008年出版發行《政府圖書館指南》就政府圖書館的類型、職能以及管理進行了介紹，并闡述了如何確定和滿足用戶需求。在政治環境工作的挑戰和機遇、館藏發展政策、圖書館員素質的培養以及政府圖書館和其他圖書館的合作等內容，綜合《議會圖書館指南》和《政府圖書館指南》的內容可見，二者關于制度化、規范化建設的規定，為提升和完善立法決策服務提供了借鑒和參考。
3.2服務能力的提升
提供優質服務的三個要素是：信息資源、提供信息服務的人員和信息技術手段。信息資源是提供信息服務的基礎，館藏建設是信息服務業務發展的保障。在制定館藏收藏策略時，不僅要保持資源的連續性，更要考慮資源與用戶信息需求的契合。從事立法決策信息服務的工作人員，首先要能夠深刻體會和具備獨立性和政治中立這一議會圖書館服務核心精神。在工作能力上，他們需要具備良好的研究和分析能力、口頭和書面溝通技巧、在時間緊迫的條件下完成工作任務的能力、團隊合作精神等諸多素質。人才隊伍建設要注重培養和評估兩個環節，前者讓信息服務人員充分地、系統地學習知識和技能，后者以規章制度來規范工作行為方式，激勵其潛能的發揮。信息技術手段日益更新，將其應用到立法決策信息服務中，能夠高效地整合信息服務和研究服務、拓展服務內容、豐富服務方式、而新媒體技術在立體化展示信息服務成果的同時，對于公眾更具有影響力和吸引力。
3.3服務的市場營銷
信息服務的質量再好，如果沒有人看到和了解，那么服務的效果也會大打折扣。對于服務進行成功的市場營銷是開發用戶、推廣服務的必經之路，只有真正了解用戶的信息需求，才能為用戶提供正確的服務，制定服務產品是為用戶提供個性化的信息服務，用戶培訓則是培養用戶的信息使用習慣并認識服務的邊界。從表面上看，了解用戶的需求、開發滿足需求的產品以及進行用戶培訓在概念上是分開的，但在實際制定策略和實施方面經常會交叉重疊。例如，當對信息服務用戶制定走訪計劃時，要考慮用戶需求、制定何種信息產品和如何對用戶進行培訓，所以不能以割裂的態度來看待他們之間的關系。在開展市場營銷上，要看到市場營銷應是連續性的行為，并以確保服務滿足用戶需求為開展營銷的指導思想。
3.4為公眾服務與教育功能的發揮
《指南》提出，議會越來越需要向公眾和學校提供信息，特別是有關議會的職能、業務和歷史記錄等方面的信息，據此，議會圖書館應基于其專業知識性，擔負公共信息服務的職能，向公眾提供服務。《指南》中所述及的議會圖書館“為公眾服務與教育功能”的發揮確值稱贊，如此議會圖書館沒有局限于自身的業務范疇和服務導向，而是擴展至公眾和學校，《指南》的前瞻性凸顯。