高校院系資料室作為校圖書資料情報系統的重要組成部分，是為全校教學和科研服務的學術性職能機構。健全和完善現代化的院系資料室管理與建設體系，能大大地推進學校教學質量和科研水平的提高，有效促進學校的全面發展。隨著網絡信息時代的到來，高教事業的迅速發展和教育體制改革的日益深入，圖書資料工作的概念、性質和地位也發生了深刻的變化。從目前高校的院系資料室建設現狀來看，在重視程度、現代管理進程和從業人員素質等方面已不適應當前形勢發展的需要，加快改革勢在必行。
一、高校院系資料室的現狀
1.管理上各自為政，文獻采購重復嚴重
有些高校院系資料室獨立于圖書館之外，校圖書館對其無約束力，文獻購置及組織利用全由教學院系決定，管理人員也由教學單位安排和管理，這實際上就是一校多館，圖書館與院系資料室各自為政。各院系資料室隸屬院系領導，圖書館與資料室因隸屬關系不同，相互之間基本處于封閉、孤立的狀態，同在一所校園內卻聯系很少，更談不上工作中的相互協調，文獻采集隨意性大，重復率高，造成文獻品種少，利用率低，以及人力、物力、財力的嚴重浪費。
2.服務意識不夠
有的資料室長期只有一人，從圖書、期刊的訂購以及資料的收集、整理加工到借閱等一系列工作均由一人管理、完成，還兼有其他工作，沒有充足的時間和精力開展深層次的情報資料服務工作和情報研究工作，無法改變情報資料工作落后于本院系的教學和科研狀態。資料人員只能做些收集資料、借借還還的服務性工作，未能在圖書資料和信息咨詢方面提供較高層次的服務。有些領導只把圖書資料室看成“圖書資料儲藏室”，是借書還書的場所，只滿足于圖書期刊等文獻資料的收藏，資料室的建設與發展成了被遺忘的角落。另一方面，因為文獻資料少，不對外，因而造成文獻資料、藏書開發利用不夠。
3.經費嚴重短缺
長期以來，作為教學、科研服務的公益性機構，經費由學校安排。由于認識上的偏差，再加上資料大幅度漲價，更顯得資金短缺，這樣勢必影響資料的數量和質量。而藏書量又是資料室賴以生存的物質基礎，資料入藏量的逐年遞減和資料陳舊率越來越高，使得資料室要滿足讀者的需要越來越困難。資金短缺，也影響相關設備購置的數量和質量，制約著資料室實現自動化管理的進程，也就影響著信息服務質量和工作效率的提高。
二、發展與管理思路
1.院系資料室歸屬圖書館全面領導
建立一個以圖書館為主體的信息網絡中心，制訂一套完善的管理體系，資料室只作為圖書館領導下的一個專業書庫來管理，實行圖書館統一領導、統一布置；制定出校圖書館的發展規劃，確定中長期建設目標，同時制定出與之配套的文獻資源建設及現代化管理有關的規章制度，打破圖書館與資料室分散管理的格局，統一使用經費，統一管理文獻資源，從而更好地實現文獻資源共享。
2.加強橫向聯合
資料室建立橫向聯合是非常必要的，不僅資料人員可以進行廣泛的業務交流，相互吸取先進的工作經驗，各院系資料室在書刊資料的收集方面，也可以起到互補的作用，減輕經費不足的困難。通過橫向聯合，開展室際互查、互借活動，及時為教師提供文獻信息和情報資料，發揮各資料室的優勢和特長。資料室的橫向聯合可從以下兩個方面進行。①校內各資料室的聯合。高校各院系都有資料室，應打破“閉關自守，各自為政”的局面，聯合起來成立高校資料室工作研究會，定期開展業務活動，開展室際互查、互借，在書刊資料的采購和開發利用方面，也可提高資料利用率。②校際間資料室的聯合。建立校際間資料室的聯合，特別是同類學校、同學科為主的資料室聯合，對聯合各方都能起積極作用。目前，許多學校已實現了館際互借，很受師生歡迎，起到了資源共享的作用，如果我們將院系資料室再聯合起來，其作用可想而知。
3.要突出專業性、系統性
資料室收集信息資料首先應突出專業特點，有針對性地把從各種渠道涌現出來的大量與本學科相關的資料收集起來，再根據教學科研的需要，對資料室文獻資料進行必要的加工整理，編制出教學科研需要的專題書目、題錄、索引。對圖書資料的收集還要有系統性，對專業書刊全面系統收藏，與專業有關的書刊資料重點收藏，一般書刊適當收藏。根據本院系的中長期發展目標及專業設置，明確資料室收藏范圍和重點，在全校范圍內形成一個既聯合又合理分工的協作信息網絡系統，不僅能合理利用經費，又能滿足不同類型、不同級次讀者的文獻需要。各資料室的服務對象大多數是具有高層次學術水平的教師和科研人員，藏書結構必須做到突出專業特色，訂購、搜集“精”、“新”的文獻資料。資料人員要緊緊跟蹤學科前沿課題，圍繞教學和科研課題系統搜集、整理資料；積極主動配合教師，開展定題服務和定題跟蹤工作；將收集、整理好的教學、科研等方面的文獻資料，編制成具有學科特色的專題數據庫；資料室還可以收集本院系每年各科的試題，通過對試卷的數據分析，向教師們提供第一手資料。多年的文獻工作收集實踐證明，只有把收集文獻作為院系資料室的長遠目標，才能堅持長期積累，逐漸形成有規模、資料豐富的資料室，為教學科研提供方便。
三、現代化資料室的建立
1.采用先進的技術設備
截至2004年12月底，內地上網用戶總數為9400萬，其中使用寬帶上網的人數達到4280萬；截至2005年6月30日，中國上網計算機數達到4560萬臺，中國上網用戶總數達到1.03億人。中國上網人數和寬帶上網人數僅次于美國，位居世界第二。預計，到2010年時，全球互聯網用戶將達22億。可以看出，人們對互聯網的使用越來越頻繁，從最初的電子郵箱、查詢新聞，到現在如此豐富的網絡應用服務，互聯網對人們日常生活的滲透性也越來越強。有人說：“21世紀是互聯網的世紀。”面對互聯網的迅速發展，如果資料室仍停留在傳統手工操作模式階段，就不可能為高校的教學和科研起到推進作用了。因此，各級領導要從長遠的戰略高度來認識這個問題的重要性，既要從實際工作出發，又要有超前意識，大力支持和推動這項工作的開展，使先進的技術設備能真正地落到實處。
2.增強資料管理人員的素質
資料室的現代化建設，不僅需要有現代化技術設備，同時更需要有現代化管理技能的復合型人才，這是實現其現代化的關鍵。隨著資料室現代化建設的逐步展開，資料管理人員要進一步提高現代信息管理水平，就要不斷地自我學習、自我完善。在實際工作中，除了要努力掌握各種網絡軟件工具的使用方法與技能外，還要注重對新知識的學習并不斷了解在網絡環境下信息的產生、分布、傳遞及檢索的相關知識，以便使自己在眾多的瞬息萬變的信息源中，能為用戶提供更多的資訊和更加完善的服務。
3.制定切實可行的工作計劃和目標
認真細致地規劃，明確每一步工作流程并嚴格按照計劃內容實施是保證其建設工作順利進行的有效措施，它能避免大量人力物力的浪費和無謂的消耗，從而使建設工作能達到預期的目標并取得成效。這樣就可以有效地保證資金有計劃地投入使用，使工作能有步驟有重點地穩步進行。例如，建立完整配套的工具書刊體系，由于參考咨詢服務也是資料室工作的一項主要內容，參考咨詢服務的水平，很大程度上取決于資料室對工具書配套是否完整，因為解答讀者咨詢的主要途徑是通過查閱參考工具書或通過檢索工具查找有關信息，所以工具書刊不但要配備，而且要完整。隨著電子出版物的增多，越來越多的電子版圖書和檢索刊物以光盤作為載體出版，高校院系資料室還可以建立自己的光盤網絡，并使它與校園網互聯，這樣就可以為高校教學、科研工作帶來極大方便。
4.建設具有資料室特色的數據庫
資料室要想在激烈的競爭中占有一席之地，就應該利用自己擁有豐富的信息資源、具有快速進行信息加工能力的優勢，利用網絡環境對電子資源進行深度分析與重組，樹立精品意識，突出資料室特色，開發有特色的數據庫。資料室可根據本專業的教學科研計劃，承擔相應的專業課題，對此進行專業化的搜集、整理和加工，建立專題數據庫，并作出目錄清晰、結構合理、內容新穎、具有本專業特色的網頁，設立網址，通過網絡發布自己的信息，根據網絡信息的變化，定期對數據庫的內容進行更新，保證為教學、科研提供源源不斷的最新信息。院系資料室信息化建設應突出其鮮明而濃厚的專業化的特點，以自己的特色數據庫作為網上生存和發展的基礎，以發揮自己專業資料室的作用。
院系資料室加快圖書書目數據庫和期刊篇名或全文數據庫的建設顯得十分迫切。院系資料室可適當引進有關軟件，再根據本學科特點進行必要修改，從而為院系教學科研工作盡可能創造良好的條件。資料室比圖書館更貼近本院系專業的教學科研活動，更了解本專業有關的信息源及教師科研人員和研究生的需求，搜集時更注意程度高、針對性強的資料，對資料文獻進行深層次的加工，并加強與各學科科研帶頭人的聯系，建立有關專題的文獻信息庫。圖書館在掌握各資料室搜集情況的同時，可綜觀全局，作出必要的調配與補充。這不僅有利于建設各具特色的院系資料室，也使作為各院系資料室中心的校圖書館擁有全面完整的文獻資料和各專業最前沿的信息資料。這樣，可形成一個既有分工，又有合作的文獻資源保障實體，實現優勢互補，共同搞好全校的文獻資源建設。