一、引言
灰色文獻（GrayLiterature）的定義在1997年的國際灰色文獻會議上得到共識：是不為營利出版者所控制，而由政府、學術機構、產業界等所產出的各種電子形式和印刷方式的資料。灰色文獻含有正式出版物中難以獲得的最新信息以及社會各領域的最新研究成果和動態趨向，具有內容豐富、信息量大、形式多樣、出版靈活、權威實用等特點，是國內外圖書情報界公認的重要情報源。公安院校的灰色文獻涉及政府工作、社會穩定、警察培養等多個方面，理解其鮮明特征、掌握收集之道、關注利用開發具有重要的意義。
二、公安院校灰色文獻特點
1.高校本質的特性
高校灰色文獻的范疇包括：（1）教學管理文獻，如教學大綱、課程建設方案、自編教材、教案與課件等；（2）科研管理文獻，如科研工作規劃、立項結題資料、講座與調查資料、學位論文與未公開成果等；（3）行政管理文獻，如通知、規章及各種政策性文件；（4）其他文獻，主要包括社團刊物、學習心得、考試考證資料、個人作品及收藏、校園網內資源等。它們的特性是：（1）主要在高校內部流通決定其局部性和隱蔽性；（2）發布部門和文獻類型的繁多決定其非集中性和非系統性；（3）潛在的學術成果和時效特點決定其高價值性和可開發性；（4）圖書館的社會教育和情報傳遞職能決定其必須具備一定的公開性。
2.公安行業的特性
公安灰色文獻對教學、科研、管理有一定的促進和補充作用，其特性包括：（1）機密性。紅頭文件、情報資料、案情信息等往往需要對社會保密一定時間甚至永久保密。（2）風險性。公安的文獻中有涉及到反偵察、偵破手段、敵情動態等方面內容，信息泄露將造成嚴重后果。（3）敏感性。公安系統的工作關系到社會秩序的穩定，其文獻信息具有典型的政治導向性，諸如藏獨、東突、法輪功等信息具有高度敏感性。
3.數字網絡化特征
隨著信息技術和網絡技術的發展，灰色文獻在承載形式上得到拓展，在獲取和利用手段上得到延伸，灰色文獻具有了類型更多、范圍更大、時效更強、傳播更快等優點。
三、公安院校灰色文獻的收集
1.樹立情報意識，強化系統收集
大勢所趨之下，圖書館必須做到：（1）牢固的樹立情報意識，認識并宣傳灰色文獻在決策服務、情報導向、預測和反饋等方面起到的積極作用，動員全體館員關注灰色文獻的資源信息，勇于承擔責任，積極提供線索；（3）建立學校層面的收集系統，通過有機的組織，協調多方的關系，達到目標明確、分工合理、責任分明、操作有序、獎懲有度的和諧局面。
2.把握工作原則，規范收集工作
灰色文獻種類多、隱蔽性強的特點要求圖書館必須把握一些原則，以鼓勵、規范、約束灰色文獻收集。（1）主動性。圖書館以必須主動出擊，積極探求灰色文獻源。（2）針對性。高校圖書館必須有針對性的收集一定范圍內灰色文獻，避免全盤化的偏激做法。（3）持續性。圖書館必須把收集灰色文獻做為一項常規性工作，保持收集工作的連續性。（4）真實性。圖書館應充分注意灰色文獻的真實性，即要注重客觀性，減少主觀性，在內容上不做人為修改。（5）制度性。灰色文獻的收集必須有工作程序和管理制度的保障，如灰色文獻的呈繳制度、灰色文獻的密級認定、灰色文獻共享政策等等。
3.借助多種渠道，拓寬收集途徑
對于通常的灰色文獻，可參照徐立華的建議做適當調整：通過積極參加各種會議、保持專家和同行間的聯系與交流、與國內外的兄弟單位定期交換資料等方式搜集最新動態的情報信息，或者設立專門機構專門人員，注意搜集與本單位有關聯的內部資料、地方政府報告、商業小冊子等。
四、灰色文獻的開發與利用
1.切實開展主動服務，發揮圖書館主體地位
“收而不藏、藏而不用”都不能發揮灰色文獻的積極作用。因而，圖書館應當充分發揮高等院校文獻信息中心的作用，積極組織管理灰色文獻資源，在灰色文獻的開發利用中發揮主動服務的作用，這包括：（1）主動了解用戶需求及其特征和變化規律，充分利用傳統和網絡化的現代手段，把實用性和時效性強的文獻主動提供給用戶；（2）建立反饋機制，及時把握用戶對灰色文獻使用的評價，追蹤用戶對未來文獻服務工作的需求，適時調整提供文獻的廣度和深度；（3）組織專題調查，把握學科領域的最新動態、科研進展及科研成果，構建專題灰色文獻服務體系，主動的按時、按量、按質提供用戶需求的灰色文獻。
2.充分利用成熟產品，迅速增加館藏數量
圖書館可以借鑒成熟的灰色文獻產品迅速增加的館藏量，利用其成熟的數字化技術和檢索平臺為提用戶提供完善的灰色文獻服務。這些產品類型包括：（1）會議論文庫，如中國學術會議論文全文數據庫、中國醫學學術會議論文庫、中國知網的中國重要會議論文全文數據庫、電子信息科技文獻數據庫會議論文庫；（2）學位論文庫，如CALIS的中國學位論文庫、CNKI的中國優秀博碩士學位論文全文數據庫、萬方的中國學位論文全文數據庫。（3）研究報告，如國務院發展研究中心調查報告網絡版、中國商業報告庫等；（4）電子預印本資源，主要有中國科技論文在線、奇跡論文、中國預印本系統等。
3.把握網絡傳播特點，構建特色文獻系統
在灰色文獻開發領域，公安院校圖書館一定要深刻把握灰色文獻數字化、網絡化的特征，積極的利用先進的信息技術手段來建設具有自主特色和行業特色的灰色文獻數據系統。（1）嘗試使用網絡爬蟲技術將各分散文獻的每一頁都抓到服務器中，實現集中服務，如國內卓源科技的局域網搜索引擎系統或各種互聯網爬蟲程序。（2）利用數據庫建設工具積極的建設本特色灰色文獻系統，如清華同方TPI數據庫制作平臺、北京拓爾思的TRS平臺。如果技術實力雄厚可借助SQLServer等DBMS系統自行開發，但必須遵循統一規劃、統一管理、集中力量、分工協作、避免重復、形成特色的原則。
4.注重灰色文獻加工，保證多層次的服務
灰色文獻不屬于正規出版物，本身又具有量大、序亂的特征，為了提供更好的用戶服務，圖書館必須對其進行內容無損性的加工。（1）利用《中圖分類法》進行分類整序，使雜亂無序的灰色文獻變成有序的文獻集合體，使其條理化、明晰化、標準化。（2）結合計算機和網絡，編制目錄、索引、摘要等二三次文獻，讓用戶簡單快捷的了解灰色文獻中所描述的政策、觀點、技術、方法等。（3）根據教學、科研和生產的需要，先確定專題，再篩選出有關內容，進行報道或匯編等工作。（4）發展個性化服務，通過定制、篩選、過濾、推送等手段，深化服務層次，照顧到用戶需求的多樣性。
5.積極加強對外交流，提倡共建共享之路
合作化是灰色文獻的開發利用的重要手段，如歐盟灰色文獻開發協會（EAGLE）可協調歐盟各國的灰色文獻，美國的NDLTD計劃能收集并共享各成員國的灰色文獻。對于單獨的公安院校來說，人力和財力都有限，可通過對外交流、共建共享的道路補充自身不足。
（1）與相關高校建立灰色文獻的聯合體，統一載體標準和服務準則，協調開發服務系統，達到組織協調、布局合理、分工合作的局面，避免重復勞動和資源浪費。（2）加強與公安機關的合作，既作為提供資源的服務者，又作為特色文獻的獲益者，在灰色文獻的開發利用方面與一線單位形成相得益彰、互相補充、相輔相成的關系，充分挖掘行業灰色文獻的潛力。
五、灰色文獻利用需注意的問題
1.堅持文獻的價值評判
圖書館沒有必要對灰色文獻全盤接受，針對性需要一定的價值評判標準來衡量，才能從龐雜的灰色文獻中選取對自己有利的信息。國際上流行的是選擇性收集策略和專題性策略，著名的有澳大利亞《保存網上出版物的選擇方針》、英國的Britainontheweb項目、美國MINERVA項目等。由于我國的這方面工作比較滯后，因此對圖書館情報工作人員提出的更高的要求，必須實事求是、去偽存真、舍棄荒謬，努力為高校教學、科研和管理提供有質量的灰色文獻服務。
2.注意文獻的版權保護
灰色文獻不是文獻部門版權保護的重點，公安院校圖書館可從以下幾個方面嘗試對灰色文獻版權進行保護：（1）采用公示制度，提高灰色文獻可見度，這既有助于發現和揭露抄襲、剽竊、“移花接木”、“改頭換面”等侵權行為，而且有助于增加灰色文獻版權交易的機會。（2）控制灰色文獻的使用范圍，盡力保證在《中華人民共和國著作權法》第4章第22條規定的12條合理使用范圍內。（3）加強用戶的版權意識，規范用戶的使用習慣，要標明出處、指明作者、寫清作品名稱等相應的信息。
3.保證公安信息的安全
公安院校的灰色文獻服務既要有所公開又要有所保密，既要全面又要保證安全。（1）樹立請示授權意識。公安行業的文獻有一定的密級標準，圖書情報人員應養成向上請示、授權服務的習慣。（2）貫徹隱蔽保密方針。公安文獻涉及到政府工作、敵情偵緝、案件進展、刑事技術、敏感政治問題等，圖書館必須把握尺度，控制信息過濾，保持內部使用的隱蔽性和敏感信息的保密性。（3）培養合格的公安圖情隊伍。公安圖情工作人員不僅要具備良好的圖書館業務知識，還應具備較高的政策水平和政治素質，嚴格遵守保密工作守則，以防止不必要的泄密現象發生。
六、結語
整體而言，我國對灰色文獻的認識及利用率普遍偏低，針對公安院校的灰色文獻管理與服務也鮮有文章提及。在西方發達國家不斷的進行學術研討、建立專門機構、大舉利用灰色文獻之際，國內圖書館界必須意識到灰色文獻管理與服務的急迫性，像公安院校這類的行業性院校圖書館更有責任組織收集、開發利用灰色文獻，為行業的科學研究、前沿發展、學科進步提供具有時效性和實用性的重要文獻。