檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。檔案作為一種原生的信息資源，作為社會信息系統的一個重要組成部分，其信息化建設是檔案事業發展的戰略重點之一。
隨著現代社會信息化程度的提高，檔案管理信息化建設也成為檔案界普遍關注的問題。檔案信息化管理工作作為未來人民法院的管理性、服務性、基礎性工作，在人民法院的整體工作中發揮著重要作用。法院審判工作是中心，檔案信息化管理工作就是這個中心的堅強后盾。檔案管理信息化建設就是統籌規劃、統一標準、互聯互通、資源共享，以檔案信息資源建設為核心，以網絡運行為目標，以檔案信息化基礎設施和人才隊伍建設為保障，推動檔案工作管理手段和服務手段的全面現代化，提高工作效率和服務水平，為人民法院審判工作、國家法制建設和社會發展服務。
因此，如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。
一、法院檔案信息化的基本概念
隨著信息技術的發展，檔案管理需要存儲、處理和傳播的信息量、信息類型和形式已大大超出傳統檔案的范圍，計算機技術和網絡技術等信息技術的集成應用在其中扮演了非常重要的角色。檔案信息化是信息化在檔案領域的具體實現，其基本內涵與信息化的內涵是一致。檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關項目構成。檔案信息化包括了檔案信息化建設、檔案信息數據庫的建設，檔案信息資源的有序組織，檔案信息資源的開發利用，檔案人才的培養與用戶的培養，檔案信息化建設的相關政策、法規、制度和標準的制定與實施，信息技術的廣泛應用等。人民法院訴訟檔案信息化是指在訴訟檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個方面，推廣和應用以計算機網絡為中心的科學技術，構筑由計算網絡硬件和軟件實現的訴訟檔案信息資源共享優勢，利用信息技術傳播速度快、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優勢，實現以科技手段智能化輔助法官辦案的系統工程。
二、法院檔案信息化建設的必要性
在當今科學技術突飛猛進的信息時代，檔案面臨著知識經濟和信息時代的嚴峻考驗，檔案的信息化建設已成為歷史必然。
（一）是檔案實現科學化、現代化的重要手段
檔案工作的發展強烈要求實現檔案信息網絡化，實現檔案信息資源共享，標準化正是減少直至消除檔案信息化建設與運行過程中無序狀態與重復加工等現象以達到規范化、系列化與統一化，從而促進檔案信息的交流與共享。信息化建設在法院改革發展和現貨化建設中具有重要的地位和作用，作為信息化工作的一個重要組成部分，法院檔案信息化建設尤為關鍵。
（二）可改善檔案管理工作
通過充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發等工作，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，可以切實提高檔案管理質量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務，發揮檔案的社會和經濟價值。
（三）能夠極大地提高法院檔案的安全保密性
檔案信息化建設可以完全代替原紙制材料進行調閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護，避免紙質檔案損毀。電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題。同時，訴訟檔案的信息化建設可以對案卷進行密級管理，對查詢人員進行限制，特定檔案只對有權限用戶開放，設置安全級別，依權限分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠極大地提高法院檔案的安全保密性。
（四）能夠使檔案查閱方便、快捷
注意社會及利用人對檔案利用需求的變化，準確把握上級法院檔案管理部門的相關精神，既堅持檔案利用管理的原則，加快建設訴訟服務中心電子檔案查閱窗口，為檔案利用人提供周到的服務，在確保法院檔案完整安全的情況下，最大可能地發揮電子檔案的利用價值。
三、法院檔案管理信息化建設的現狀與不足
檔案信息化建設主要面對的是數字化的檔案信息， 這就需要從數字檔案信息的著錄、保護等方面入手， 制定新的標準來規范工作實踐。但就目前信息化發展如此迅速的今天，法院檔案信息化建設還有很多方面需要不斷建設和提高。
（一）檔案信息化建設觀念對落后
盡管檔案的重要性逐漸被人們認識，但在我國仍有相當一部分人檔案意識淡薄，認為檔案無足輕重，沒有多大用途，這就造成了在檔案信息化建設過程中的非積極投入及非規范行為，最終會造成檔案信息化建設的延緩，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息化建設目標的實現。
（二）檔案管理信息化認識不到位
國家檔案局制定的《全國檔案信息化建設實施綱要》（以下簡稱《綱要》）提出了全國檔案信息化建設的目標、要求和主要任務是：各級檔案館（室）逐步建成三網聯通的計算機網絡系統、建設檔案網站、應用計算機技術實施檔案管理以及支持計算機檔案管理的數據庫建設等。目前我院檔案信息化建設還處于應用計算機技術實施檔案管理以及支持計算機檔案管理的數據庫建設等，對《綱要》的檔案信息化建設有著狹隘的認識，未充分達到《綱要》的目標、要求。首先要認識檔案信息化主要有哪些內容，一是基礎設施建設。主要包括法院檔案庫房和計算機、交換機、服務器、存儲器、以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統；二是檔案信息資源建設。一方面是現在檔案的數字化建設；另一方面是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中；三是標準規范建設。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證等；四是人才隊伍建設。嚴格遵守執行最高法院關于檔案管理的規章制度，建設一支適應檔案信息化發展需要的人才隊伍。
（三）我院現存檔案情況
我院現存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案和聲相檔案。從1950年至2013年10月，新津法院檔案室共裝存各門類檔案70000卷左右。其中，刑、民、經、行、執等訴訟檔案約60000卷，文書檔案約800卷，會計檔案587冊，科技、照片檔案387案卷。從微機檔案管理系統顯示，我院已進入的微機系統的訴訟檔案從1996年至今共有案件2萬余件，其中已將案件材料掃描進入微機系統的從2009年4月至今共有1萬余件，比例僅為已存案件的14%，并且訴訟檔案的數量還在逐年增加。文書檔案和會計檔案未進入微機系統管理。
（四）我院檔案管理利用現狀
從檔案利用方面而言，隨著司法公開的不斷深入，審理案件的透明度不斷加強，百姓對涉及自身利益的民生類檔案關注度也越來越高，社會對訴訟檔案的需求也呈現出逐年遞增的趨勢。但是目前我院還未建立完善的查、借閱網上系統管理，檔案的利用都還處于手工處理階段，2005年以來，我院共向社會提供檔案利用約5000人（次），1萬余卷：2006年借查閱634人（次）；2007年借查閱642人（次）；2008年借查閱830人（次）；2009年借查閱586人（次）；2010年借查閱723人（次）；2011年借查閱741人（次）；2012年760人（次）。其中民事檔案占查閱總量的90%以上，這些數據都沒進入微機登記，一旦丟失損毀將無法再次統計，對檔案利用情況將一無所知。而且檔案查閱工作大部份都是靠人工查閱，沒有實現所有檔案的電子錄入。因此也增加的檔案工作人員在檔案利用和服務上的工作量。
同時，在檔案信息儲存和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化過程中，還有許多具體問題需要加以解決：一是法院管理信息化建設起步晚。直到2009年底，法院檔案管理才真正實現無紙化辦公，法院信息化建設才算真正完成。二是檔案管理人員的專業性水平偏低。根椐《人民法院檔案管理辦法》中的機構和職責的第五條規定，各基層法院相繼都設置了檔案機構，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。而目前現有的檔案管理人員專業知識水平、網絡技術應用能力、維護研發能力還較低，不能完全適應檔案管理信息化建設的需求。三是檔案管理信息化建設設備不完善。主要表現在硬件設備上，比如由于法院服務器內存不足，已造成2008年以前的電子卷宗掃描材料丟失。四是網絡安全防范機制差。檔案信息安全問題是法院檔案管理信息化建設不可忽視的一個重要方面。其安全隱患主要表現為：一是人為因素，檔案部門安全意識和保密意識不強，對外接設備管理和病毒防范缺乏保護意識；二是技術問題，當前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到嚴重威脅。
四、做好法院檔案管理信息化建設思考
（一）加大投入，完善設施
要加大投入，進一步優化檔案管理工作環境，努力加強檔案信息化硬件設施建設，嚴格按照標準要求配置設施，切實提高檔案信息化物質條件。同時充分發揮現代化設備的作用，實現照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數字化、信息化，逐步推廣電子文檔。要充分運用法院綜合信息系統和局域網站，加快檔案管理系統軟件開發運行，健全完善法院信息中心檔案管理網絡建設，使檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現目標化、信息化管理。
（二）依法制定檔案信息化建設的標準和制度
檔案信息化建設工作已引起國家有關部門的重視和關注，相關的法律法規正逐步健全和完善。在信息技術飛速發展的今天，檔案載體也呈現多樣性，法院應根據國家的有關法律法規，結合其實際情況，制定相關標準和制度，建立和完善檔案管理體系。首先，電子檔案的鑒定和原始屬性的確認及電子文件的形成、保管、利用都應制定相應的標準和辦法，使其規范化。其次，加強檔案信息開發的制度建設，隨著電子文件、電子檔案的出現，適時制定相應的標準規范體系，修訂檔案信息管理工作標準、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內涵，保障檔案信息化建設的實施。再次，加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設，保障檔案信息化的推行和相關制度的落實，促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。
（三）加強培養，提高素質
嚴格遵守執行最高法院關于檔案管理的規章制度，建設一支適應檔案信息化發展需要的人才隊伍。檔案人員不僅要具備檔案專業知識，還要具備法律知識、文史知識，熟練掌握運用計算機、縮微、電子檢索等信息技術。要培養檔案管理人員的創新意識，提高信息處理能力，發揮計算機管理優勢，以應對信息化時代對法院檔案管理工作的挑戰。在檔案工作重心上， 要實現從過去較多強調安全和保密（重于保管、積累史料） 向以用戶需求為主導的重心轉變， 要從用戶出發， 研究用戶的需求， 開展有針對性的服務。這就為檔案工作確定了操作性強的目標和主線， 也是轉變觀念的一個基點。
（四）加強管理，提高網絡安全
計算機網絡系統建設是現代信息資源建設的基礎條件，在硬件建設中，存儲設備和備份設備應采用服務分離、互為備用方式，一臺作數據庫服務器，一臺作為應用服務器。這樣，兩臺服務器不僅可以任務分擔，分別提供不同的服務，提高服務器的利用率，避免資源浪費；而且，服務器系統還可以互相監視，一旦發現對方出現故障，將接管故障服務器上的服務，保證系統的安全性、可靠性。要加強網絡安全管理，嚴格遵守操作規程和保密規章制度，使網絡運行處于行之有效、安全管理的狀態，確保不發生安全事故。
（五）加快訴訟服務中心電子檔案查閱窗口建設，提高檔案服務效率。
主動“走出去”參觀示范點建設，借鑒兄弟法院成功經驗，結合本院實際，制定和完善電子檔案查閱訴訟服務點建設方案和訴訟服務點布局。在嚴格按照市中院訴訟服務點標準化建設規范進行建設的同時，提前安裝訴訟服務軟件，結合基層法庭特點和法院實際及時開展測試，并啟動法院“社會公眾查閱電子訴訟檔案”服務平臺，開通面向社會公眾的電子訴訟檔案網絡化信息服務平臺，通過提供聯網查詢、異地借閱等各方面功能，服務于社會公眾。
五、未來檔案信息建設與應用前景展望
由于全國各級法院檔案信息化建設是在不同地區中分別進行的，缺乏統一的戰略規劃，又由于建設投入資金各不相同，各法院之間相互封閉，相當一部分已建成的法院檔案信息化網絡模式不統一，難以實現互聯互通，無法實現審判檔案信息資源共享（這里的共享不是指完全開放的共享，而是指可以通過各種口令或網上借閱，以達到檔案信息資源的共享。），大部分成為“檔案信息孤島”，大量的檔案信息資源不能充分發揮應有的作用。建立統一的法院系統檔案信息化資源庫，對分散的司法檔案信息資源進行整合和應用，是法院檔案信息化建設的最終目的。根據建立統一的法院系統檔案信息資源庫的要求，應當由最高院、中院對法院檔案信息化建設進行統一規劃和要求，制定統一的標準，使用統一的檔案管理軟件，建設一個上下法院聯通的計算通信網絡平臺，實現全市以及全國法院各單位內部網絡的互聯互通，保證高院、中院對全省、全市法院訴訟檔案資源的有效采集，真正實現由上到下的多級檔案信息管理體系。