期刊是一種重要的信息資源。我國科研人員所需的信息70%來源于期刊，國家圖書館館藏中接近一半是期刊；美國國會圖書館館藏的75%是期刊春風。期刊資源是高校圖書館重要的組成部分，和圖書共同承擔著為教學科研服務的重任。公安院校圖書館要建成文化型圖書館、學習型圖書館、研究型圖書館，期刊管理水平亟待提高，期刊管理系統亟待完善。江蘇警官學院圖書館自主研發了一套適用于中小型圖書館的期刊管理系統。這套系統建立在期刊管理的核心問題是期刊價值管理這一理念上。期刊的價值管理和期刊的知識管理密不可分，知識創造價值。期刊的價值管理包括知識的獲取、知識的整理、知識的保存、知識的更新、知識的應用、知識的測評、知識的傳遞、知識的分享和知識的創新等內容。為實現期刊的價值管理，中小型圖書館期刊管理系統將期刊的管理通過9個模塊來實現。
一、系統管理模塊
系統管理模塊是整個系統存在的基礎，是根基，也是框架。各模塊中通用和統一的內容，都在系統管理模塊中統一規劃、統一規范處理。系統管理模塊主要解決六個問題。
1.登錄。每名工作人員有單獨的賬號和口令作為登錄標識，可以添加和修改密碼。
2.編碼結構和編碼規則。編碼結構包括分級編碼、單值集編碼、復合值集編碼、值集結構編碼和字段結構編碼；編碼規則指字段結構編碼和序列號編碼，在系統管理中制定規則。具體包括：前置符、段類型、段值、段長度、補位方式、補位字符、日期格式、流水依據段、流水起點等內容制定規則。
3.目錄樹設置。以目錄樹形式陳述軟件內容的上下級使用關系，使得系統干凈、簡潔、明了。
4.枚舉。枚舉是很小的數據集，供選擇使用，是最簡單的值集。所有枚舉集中在系統管理中，根據需要可以隨時調整和增減。此系統主要枚舉有：
（1）期刊類型。期刊分為報紙、中文期刊、外文期刊和內部資料等。
（2）期刊評價。將所有期刊設定為必訂、可訂和放棄。必訂期刊是館藏的重點刊物，無論經費多緊，必須訂購；可訂是指符合館藏需要，但重要程度不高，在經費允許的情況下訂購；放棄是指完全不符合本館閱覽和館藏需要的刊物，堅決不訂購。期刊評價在期刊管理的任何一個環節都可以進行。判定期刊等級（包括期刊價值評估和館藏約定）方法有三。一是通過訪問相關讀者進行判定。這些讀者有學院各學科帶頭人、來圖書館研究、閱讀頻率高的讀者。二是期刊管理者自行閱讀進行判定。期刊部工作人員盡可能多地了解和閱讀各種期刊，有的期刊期與期之間、年與年之間內容會發生較大變化，必須及時準確地掌握動態，及時準確地對期刊進行客觀評價。三是通過查閱主辦單位編輯能力進行判定。主辦單位的素質和檔次直接決定期刊的質量。一般各省、直轄市的科學院及文聯期刊質量有保證的主辦單位，一些在專業方面有特色的單位主辦的刊物也很優秀。
（3）期刊價值評估。期刊的價值評估是對期刊的性質進行設定，由期刊的內容來評估。其目的是為了在類別選擇的基礎上，拓寬選擇的寬容度（深度），提高期刊的可讀性，用性質設定為讀者提供臺階式的知識結構。經過慎重地分析和研究，我們把期刊分為四個價值類別，分別是學術研究、一般研究、知識新聞和生活休閑。針對不同的類別和不同的需要，在設定性質類別的基礎上進行選擇。四個類別的期刊缺一不可，必須防止發生過分學術或過分休閑的傾向，保證期刊的專業性、知識性、可讀性和休閑性合理平衡，讓期刊不僅僅滿足讀者的學習需求，還可以滿足讀者生活休閑等多方位的需求。
（4）館藏約定。從館藏的角度來講，所有期刊分為館藏、非館藏兩大部分。館藏約定和期刊評價的關系是這樣的：館藏期刊一定是必訂刊物，必訂刊物不一定是館藏刊物的，比如一些生活休閑類的刊物圖書館必須訂購，但并不一定需要館藏。期刊評價、期刊價值評估與館藏約定，形成了一個三維坐標，共同實現了管理軟件一體化，是軟件的亮點，對科學、優質訂購期刊起到關鍵作用。
（5）供方類別。有出版商和經銷商之分。有的雜志社自己直銷（多為內部刊物），大部分期刊由經銷商代售，出版商和經銷商都可以成為我們的供方。
（6）采購類型。分集中采購和零星采購，和供方類型掛鉤。通過經銷商訂購的屬集中采購，雜志__社直銷的屬零星采購。
（7）讀者身份。所有讀者按其所在單位的身份確認為教師、職工、研究生、本科生、專科生、進修生等，不同身份讀者享有不同的服務待遇和權限。
（8）館藏地。列出校內所有期刊館藏地供選擇使用。如，江蘇警官學院圖書館期刊館藏地有：安德門校區期刊部閱覽一室及閱覽二室、龍潭校區期刊閱覽室、浦口校區閱覽室等。
（9）載體類型。按照一般通用的載體類型劃分為：普通印刷本、精裝印刷本、古籍鉛印本、古籍線裝本、精裝印刷本等。
（10）獲得方式。有批量采購、零星采購、贈送交換、其他。
（11）書刊狀態。有可借、非可借、閱覽、業務用書、保留本、分館藏書等狀態，可根據書刊實際狀態的變化實時變動。
5.值集。值集是一個值的集合，一種數值的集合，該系統的主體就是各種數值的集合，所以值集是系統的根本內容。
6.參數。包括參數名稱、參數值和參數控制說明，其中參數值主要有勾選設置、枚舉設置和開窗設置等。
二、組織管理模塊
組織管理模塊主要解決四個問題。
1.建立組織基本檔。這里的組織指的是使用軟件單位的各個部門，分兩部分管理。組織基本情況建檔，包括組織ID、組織全稱、組織簡稱、助記碼、組織類別、通訊地址、銀行賬號等；組織聯系人建檔，包括聯系人所屬部門名稱、聯系人職務、姓名、聯系電話、傳真、E-mail、交互平臺等內容。
2.建立館藏地基本檔。包括館藏地ID、館藏地全稱、館藏地類型、館藏地聯系人等，其中館藏地聯系人所含內容與組織聯系人所含內容相同。
3.設立角色。角色是指進入該系統的工作人員是以何種角色身份進行操作的。
4.設立權限。權限與角色相匹配，不同角色身份的工作人員工作權限不同。
三、供方管理模塊
供方管理模塊主要是建立供方基本檔和對供方聯系人的管理。
1.建立供方基本檔。公安類期刊因其性質的特殊性，很多屬于內部資料，不公開發行，一般供應商較難收集，不便于批量訂購，多為零星訂購，因而造成有很多不同供方，這就需要建立詳細、規范的供方檔案，形成供方基本檔，進行規范管理。供方基本檔的主要內容包括：供方全稱、供方簡稱、助記碼、供方類別（是批量還是零星采購）、供方是否該刊物的主管單位、主辦單位或出版單位（這也是判斷刊物質量的一個依據）、供方通訊地址、供方開戶銀行、銀行賬號等。
2.供方聯系人建檔。供方聯系人的建檔內容與前述其他類型聯系人建檔項目內容一致。
四、書刊管理模塊
書刊管理模塊是整個軟件最核心的部分，因人力、物力所限，在圖書相關內容未建立的情況下，期刊基本檔是目前系統中最大、最核心的值集。
1.期刊基本檔。期刊基本檔包含了一個圖書館目前以及曾經訂購過的所有期刊的基本信息。任何一種期刊即使已經停止訂閱，它的基本信息都保留在期刊基本檔中，即只要訂購過的期刊就一定留有完整記錄，隨時可以調閱。期刊基本檔分為兩個部分。
（1）期刊基本信息。除包括主刊名、副刊名、曾用名、主辦單位、書刊備注、語種等常規信息外，期刊基本信息還有三個具有特色且其他軟件不具備的內容。一是期刊評價，除引用目前最為大眾接受的標準，注明是否科學引文索引（SCI）、工程索引（EI）、核心期刊外，還有我們自己的期刊評價：必定、可訂和放棄三個類型的標注。二是期刊價值類型評估：學術研究、一般研究、知識新聞和生活休閑四大類標注。三是館藏約定：館藏、非館藏的標注。
（2）期刊代碼。包括期刊ID、索書號、原索書號、大類號、分類號、種次號、現刊資產號、過刊資產號、現刊排架號、國際標準書號（ISBN）、國際標準刊號（ISSN）、國內統一刊號（CN）、郵發代號、條碼號等。
2.期刊出版基本檔。與出版項有關的期刊檔案，內容包括：期刊年號ID、期刊ID、主管單位、主辦單位、出版單位、出版頻率、年卷數、單價、年金額、語種、載體類型、附件和附件價格等。
3.資產基本檔。分現刊資產基本檔和過刊資產基本檔兩部分。現刊資產基本檔包括現刊資產ID、期刊ID、主刊名、副刊名、年號、刊期、單價、金額、供應商和出版商等。過刊資產基本檔是在現刊基本檔基礎上增加過刊資產ID、裝訂商、裝訂價格、金額合計（期刊金額與裝訂金額合計）、備注等。
五、采訪管理模塊
采訪管理指書刊的采購工作，目前只涉及期刊采購。采訪管理分為8 個小的管理模塊順序完成。
1.建立健全必訂目錄。必訂目錄是指等級為“必訂”的這部分期刊的目錄，包括必訂目錄明細、期刊信息、館藏地信息等內容，按年編碼，每一年的必訂目錄集中起來形成必訂匯總目錄，直接決定我們的期刊訂購工作。
2. 征訂目錄。此目錄大部分來自供方，按供方和年號排列，采購類別主要有批量訂購、零星訂購、贈送和交換等。
3.新增目錄。供應商提供的最新供應清單中，出現原有必訂目錄中沒有的、新增加的期刊目錄，需要整理查閱，及時給出期刊評價并作出是否訂購的決策。
4.采購方案。采購方案最主要的是選定供應商的問題。確定采購方案，選擇供應商，首先要制定針對供應商的評估方案。供應商的供應能力作為基數，價格折扣和供應服務是兩個系數，供應能力和價格折扣是有形的，服務是無形的。按照經濟學的原理，在經濟核算中，先計算有形的，后計算無形的，總分=能力基數*折扣系數+服務系數。根據這個評估方案，對每一家供應商進行評估和打分，最后綜合分析，選出最佳供應商，完成采購方案。
5.完成采購訂單。采購訂單中需包含以下項目：期刊ID、刊名、單價、出版頻率、期數、年價、數量合計、金額、單價折扣率、折扣后單價、折扣后金額等。
6.收貨驗收。有驗收單，顯示期刊驗收細目，包括行號、期刊ID、郵發代號、刊名、刊期、數量、單價、驗收、架號。驗收情況采用勾選的方式操作，可單種驗收也可批量驗收。
7.電子簽收。由于期刊基本檔非記錄了期刊的所有信息，在期刊簽收時有了更多的比對途徑，使得期刊簽收流程方便、快捷，期刊催缺程序也得到簡化。簽收時，可以逐本簽收，也可以批量簽收。批量簽收采用電子送貨清單倒入，倒入時遇有重復、未訂刊等錯誤可及時跳出提示。
六、支付管理模塊
支付管理嚴格遵循財務制度，分四個步驟完成。
1.館藏地預算。每個館藏地有一個預算計劃，包括期刊項目、去年采購種類、今年預算種類、種類增長率、去年采購金額、今年預算資金、金額增長率、說明等。
2.預算明細。集中每個館藏地的預算計劃內容，每個館藏地按年號順序排列。
3.發票記錄。按館藏地、年號、供方來管理發票。發票項目很完整：付款單位、金額、稅率、稅額、價格合計、開票日期、開票單位、地址、電話號碼、開戶行、賬號、開票人，所有項目一應俱全，在財務上不能有任何漏洞。
4.報銷記錄。報銷記錄、報銷明細的內容和發票記錄、發票明細應該完全一致。
七、現刊管理模塊
現刊管理有三個步驟。
1.現刊排架。首先給排架號，可以自動給，也可以根據需要手動給。如，公安類刊物有很多期刊可能就需要手動給號。給完架號形成一個現刊排架清單，顯示館藏地（閱覽室）、現刊排架號、分類號、刊名和期刊編碼等內容。
2.現刊上架。核實簽收表單進行現刊上架，表單顯示所在館藏地（閱覽室）、日期和所上期刊基本信息等。
3.現刊下架。根據各館具體規定的時間和方法，對上一年度（或更久）的過期期刊進行下架，期刊下架表單顯示內容同期刊上架表單，只是表單名稱為下架期刊。
八、裝訂管理模塊
裝訂管理流程有裝訂配置，裝訂出庫，裝訂入庫三步。
1.裝訂配置。期刊裝訂前，根據每種期刊的具體情況設定裝訂的規格要求。所有需要裝訂的期刊形成一張總的裝訂清單，內容包括裝訂期刊名、裝訂期刊編碼、裝訂冊數、資產號（裝訂完編目時給資產號回填至此、），附帶一個子表，內容包括現刊刊名（雖與裝訂期刊名相同，但體現子表的完整性和整個表單的嚴謹性，此刊名不省略）、現刊期刊編碼、期數、資產號（現刊一般沒有資產號，此資產號就是編目回填的資產號）。
2.裝訂出庫。期刊送裝前制作一張本次裝訂的裝訂清單，內容包括館藏地（原現刊館藏地）、供方（裝訂加工單位）、交付時間（送裝時間）、聯系人（裝訂單位聯系人）。
3.裝訂入庫。制作入庫表單，標明原送裝出庫表單編碼（需對應，起驗收作用）、入庫館藏地和入庫時間。
九、編目管理模塊
著期刊分類工作中，大的分類與《中圖法》保持一致，至于具體細節，各圖書館都可以根據自己的館藏特點和具體情況制定使用細則，各館只要前后保持一致即可。裝訂完成的過刊進行編目著錄，除參照圖書的著錄內容外，還有期刊ID、索書號、ISBN、ISSN、CN、郵發代號、原索書號、大類號、分類號、種次號、主刊名、副刊名、主管單位、主辦單位、價值類型、是否科學引文索引（SCI）（采用勾選方式）、是否工程索引（勾選）、是否核心期刊（勾選），書刊備注、語種（國際、國內多種語言供勾選）等。
1.在重要的類別要規范設定，分類較細。根據公安院校的培養目標、專業設置、學科特色，我們設定的重要類別有：C 類社會科學總論、D 類政治法律、F 類經濟、以及G 類科學、文化、教育、體育，這幾個類分類相對要細；而A 類馬克思列寧主義毛澤東思想、鄧小平理論、B 類哲學、K 類歷史、地理、O 類數理和地球科學、Z 類綜合性圖書等略次，分類也可以略粗。
2.在非重點的類別，期刊品種較少，相對分類較粗。如，E 類軍事、H 類語言、文字、I 類文學、J 類藝術、N 類自然科學總論、R 類醫學、S 類農業科學、T 類工業科學，這幾個類別多屬于知識、生活類，并非收藏的重點。
3.在添加復本的時候，需著錄索書號、財產號、館藏地、載體類型（枚舉選擇普通印刷本/精裝印刷本/古籍鉛印本/古籍線裝本等）、獲得方式（枚舉選擇批量采購/零星采購/贈送交換/其他）、書刊狀態（枚舉選擇可借/閱覽/業務用書/保留本/分館藏書等）、年代卷期、定價和備注等。
江蘇警院圖書館自行研發的期刊管理系統有三大亮點：一是管理軟件一體化，其包含了采訂的復雜工作、賬目管理、外圍前期工作的內容；二是突出書刊的價值管理；三是值集規范化使開發管理更簡單。其還有一大長處就是在期刊工作的任何一個環節可以隨時對期刊進行評價。經過采購階段參考供方介紹作出預評價，簽到過程中對每期期刊客觀評價，期刊下架時對每種期刊再進行總體分析評價，經過這樣多次評價，下架后的過刊都可以有一個比較全面的價值分析和評價，對提高館藏水平有很大幫助，這一點是其他管理系統所不具備的。由于經費、時間等原因，編程工作尚未完成，但系統設計具備完成編程的條件，技術上的每一個環節都經過仔細論證，編程全都可以實現。