隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的數(shù)據(jù)庫建設(shè)也4i斷壯大起來，各高校圖書館也紛紛將自己館藏有特色的文獻(xiàn)資源數(shù)字化，并不斷地發(fā)揮著自己的優(yōu)勢(shì)。顯示了大力建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫已是大勢(shì)所趨，我們必須認(rèn)識(shí)其深刻的重要意義。
1．建立特色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的意義及其作用
特色文獻(xiàn)，有兩方面的含義：一是指一個(gè)圖書館中獨(dú)具特色的各類型的文獻(xiàn)資料；二是指一個(gè)圖書館館藏體系具有與眾不同的特點(diǎn)。通常情況下人們所指特色文獻(xiàn)就足只有自己館內(nèi)具備而別館不具備的獨(dú)特風(fēng)格的文獻(xiàn)資料。我們作為高校圖書館，最主要的任務(wù)就是為教學(xué)、科研服務(wù)和提供學(xué)術(shù)性文獻(xiàn)信息資料，并成為學(xué)校信息資料源開發(fā)的中心。目前之所以要?jiǎng)?chuàng)建有自己特色的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，其最終日地就是為學(xué)院發(fā)展建設(shè)、教學(xué)理論研究、領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)生撰寫畢業(yè)論文和為全國監(jiān)獄勞教機(jī)構(gòu)提供信息的必要手段，是提高監(jiān)獄勞教警官素質(zhì)和發(fā)展我國監(jiān)獄勞教事業(yè)所必需的一項(xiàng)基礎(chǔ)性和支撐性的工作。建立“監(jiān)獄勞教文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫”的作用在于：
1．1．有于提高本學(xué)院文獻(xiàn)的精品化
目前，各大學(xué)文獻(xiàn)信息量都不少，但具有專業(yè)性與特色性的文獻(xiàn)資料卻不多，形成你有我有，你無我無人家無的狀況。而對(duì)于文獻(xiàn)信息特色的認(rèn)識(shí)單一的從文獻(xiàn)的多少去考慮，沒有把側(cè)重點(diǎn)放在讀者的需求上，這嚴(yán)重地違背了文獻(xiàn)信息特色建設(shè)的初衷。大家知道，文獻(xiàn)信息量的多少和圖書館建設(shè)規(guī)模在當(dāng)今時(shí)代已不再是衡量圖書館辦學(xué)水平的絕對(duì)尺度，更多的重心是放在讀肯究竟從圖書館獲取了多少具有真實(shí)價(jià)值的特定文獻(xiàn)信息，這種特定的信息獲取很大程度上取決于館藏特色建設(shè)的規(guī)模上。我院圖書館目前的狀況是藏書少、文獻(xiàn)資源缺乏特色，專業(yè)文獻(xiàn)資料信息還沒有進(jìn)行充分的開發(fā)的利用．所以，我們必須加快改變目前的狀況，把有限的文獻(xiàn)信息資料進(jìn)行挖掘、開發(fā)和利用，建立具有我院特色的專業(yè)文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫，把少變?yōu)榫呻s變?yōu)閷＃嬲纬勺约旱奶厣?/FONT>
1．2．有利于提高文獻(xiàn)信息的使用效率
該數(shù)據(jù)庫的建立將會(huì)填補(bǔ)我國在監(jiān)獄勞教文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫方面的空白，并不斷地?cái)U(kuò)大該數(shù)據(jù)庫的影響，增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的社會(huì)效益，立足于信息為本學(xué)院、為全國監(jiān)獄勞教機(jī)構(gòu)提供情報(bào)信息和網(wǎng)絡(luò)檢索的使用，并為其提供全方位的信息服務(wù)，使讀者省時(shí)省力，快捷方便地獲取所需資料，從而提高文獻(xiàn)資源的使用效率。
2．建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫所必需的物質(zhì)基礎(chǔ)
2．1．建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫所需信息源的選擇范圍
首先我們應(yīng)該清楚，監(jiān)獄勞教文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是研究和記錄全國各監(jiān)獄和勞教機(jī)構(gòu)的基本情況，此數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量首先取決于信息源的質(zhì)量。所以我們?cè)谛畔碓瓷弦紤]文獻(xiàn)資源的全面性、準(zhǔn)確性和適應(yīng)性。否則從根本上失去了檢索的權(quán)威性。因此，我們?cè)谶x擇文獻(xiàn)資料時(shí)，必須選擇記錄與反映監(jiān)獄勞教機(jī)構(gòu)建設(shè)和發(fā)展的各類文獻(xiàn)信息，其內(nèi)容包括：(1)全國監(jiān)獄勞教系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展的方針、政策、法律法規(guī)等文獻(xiàn)資料；(2)反映警官教育訓(xùn)練、執(zhí)勤和處置獄內(nèi)突發(fā)事件等方面的文獻(xiàn)資料；(3)監(jiān)獄建筑、監(jiān)區(qū)建設(shè)和警用裝備方面的文獻(xiàn)資料：(4)國外監(jiān)獄借鑒與參考、外警嘹望、監(jiān)獄現(xiàn)代化管理方面的文獻(xiàn)資料；(5)新時(shí)期對(duì)罪犯改造方面的新經(jīng)驗(yàn)和新體會(huì)、全國監(jiān)獄和勞教方面的最新科研成果等。
2．2．文獻(xiàn)載體類型的選擇范圍
文獻(xiàn)資料的載體有以下兩種類型：
(1)紙質(zhì)出版物。其出版范圍廣，種類雜，并有不少非出版物、內(nèi)部出版物。它主要包括圖書、期刊、會(huì)議論文、學(xué)術(shù)學(xué)位論文、內(nèi)部資料、密級(jí)以上文件等。這里還必須強(qiáng)調(diào)一下“灰色文獻(xiàn)”，它是國內(nèi)外圖書情報(bào)界公認(rèn)的重要情報(bào)源。所謂灰色文獻(xiàn)，就是指那些內(nèi)容復(fù)雜、信息量大、形式多樣、出版迅速，通過正式渠道無法得到的文獻(xiàn)資料，是介乎于正式公開發(fā)行的白色文獻(xiàn)和未出版發(fā)行或末公開發(fā)行的黑色文獻(xiàn)之間，內(nèi)部發(fā)行或半公開發(fā)行或未公開出版發(fā)行的文獻(xiàn)信息集合。灰色文獻(xiàn)還具有以下幾點(diǎn)特性：首先，它具有可證性。既有一定的事實(shí)材料作為佐證，真實(shí)準(zhǔn)確反映客觀存在，有相當(dāng)?shù)目尚懦潭群褪褂脙r(jià)值。其次，它具有時(shí)效性。灰色文獻(xiàn)信息的時(shí)效性主要是指信息的存在價(jià)值具有時(shí)間性，只有在有效的時(shí)間內(nèi)發(fā)揮信息的價(jià)值才有意義。再其次，保密性。監(jiān)獄勞教文獻(xiàn)信息多是涉及國家政府指令、監(jiān)獄內(nèi)部事務(wù)動(dòng)態(tài)、在一定時(shí)期內(nèi)有機(jī)密性，不允許擴(kuò)散，個(gè)別甚至還需要永久保密。所以，我們應(yīng)及時(shí)獲取非出版信息，如網(wǎng)絡(luò)上大量的灰色文獻(xiàn)或邊緣文獻(xiàn)，包括監(jiān)獄系統(tǒng)內(nèi)部的公文來往、工作動(dòng)態(tài)、問題分析、情報(bào)資料交流等內(nèi)部信息和外部系統(tǒng)與監(jiān)獄機(jī)構(gòu)的公文往來所提供的內(nèi)情、社情及其他有關(guān)資料的外部信息。它們所反映的是原始數(shù)據(jù)或第一手資料，這些資料因?yàn)槠鋬?nèi)容太新或太專而未被納入正式文獻(xiàn)交流渠道。因此，我們要把握好灰色文獻(xiàn)服務(wù)的工作方略。首先，要變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。主動(dòng)了解讀者需求及其特征和變化規(guī)律，充分把實(shí)用性和實(shí)效性強(qiáng)的文獻(xiàn)主動(dòng)提供給讀者。其次，要跟蹤服務(wù)，注意信息反饋。
(2)非文字資料載體。隨著計(jì)算機(jī)在文獻(xiàn)處理中的廣泛應(yīng)用，非書非文字資料的數(shù)量和價(jià)值將會(huì)增大，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫軟件、縮微膠片、膠卷、錄音、錄像、磁帶、磁盤、光盤等類型的收集和利用。
(3)文獻(xiàn)資料覆蓋的語種。該數(shù)據(jù)庫將收集國外監(jiān)獄、外警訓(xùn)練、罪犯矯治有關(guān)方面的文獻(xiàn)和信息，以中文為主，逐步增加英、美、德、日、俄等專業(yè)文獻(xiàn)資料。
3．設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫需要的條件
數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)足計(jì)算機(jī)化的信息資源綜合處理系統(tǒng)，具有搜索、組織、存儲(chǔ)、檢索、輸出、傳遞、使用等強(qiáng)大功能，由硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫、用戶等組成。硬件主要包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和通訊系統(tǒng)，軟件主要包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，用戶就是計(jì)算機(jī)槍索和網(wǎng)絡(luò)的使用者。因此，要?jiǎng)?chuàng)建我院“監(jiān)獄勞教文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫”，首先要擁有先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備是數(shù)據(jù)庫存在的必需。數(shù)據(jù)庫是高科技產(chǎn)品，內(nèi)涵許多尖端技術(shù)，離開先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的支撐，數(shù)據(jù)庫就：“皮毛不存，毛將焉附”。這是講的技術(shù)，包括所有的與之相關(guān)的理論、知識(shí)，如邏輯設(shè)計(jì)技術(shù)，理論設(shè)計(jì)技術(shù)。設(shè)備包括與之相關(guān)的所有設(shè)備。
4．系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)思考
4．1．?dāng)?shù)據(jù)庫功能的結(jié)構(gòu)要合理
數(shù)據(jù)庫功能應(yīng)開辟多種不同的檢索途徑和檢索點(diǎn)，采用多功能互補(bǔ)的方式，手段力爭完備。主要采用分類號(hào)、主題詞、作者、提名作為檢索入口；用戶可自行鍵入任意字段、子字段，或?qū)⒆侄斡行У亟M合檢索，擴(kuò)大關(guān)鍵詞的檢索范圍。也可以按不同國家不同地區(qū)等多個(gè)檢索入口查閱每個(gè)國家和每個(gè)地區(qū)的相關(guān)資料。
4．2．?dāng)?shù)據(jù)庫形成
數(shù)據(jù)庫的形式將從書目、題錄、文摘、索引形式向全文體系發(fā)展，它包括科研成果數(shù)據(jù)庫、論文數(shù)據(jù)庫、人才數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫．因?yàn)榫推湔撐暮唾Y料文獻(xiàn)的數(shù)量和學(xué)術(shù)價(jià)值，特別適合建立全文數(shù)據(jù)庫。
5．建庫方法和實(shí)施步驟
5．1．建立專家咨詢和文獻(xiàn)課題研究組
監(jiān)獄和勞改文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要得到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和專家學(xué)者的大力支持，建立起一個(gè)有監(jiān)獄、勞教理論知識(shí)方面的專家教授和圖書館專業(yè)人員組成的研究資訊組，間就確定專業(yè)特色數(shù)據(jù)庫的整體框架，把我數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)資料范圍，對(duì)所收集的文獻(xiàn)資料進(jìn)行判斷、篩選、分類、歸納和進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)地編輯，并主動(dòng)與各項(xiàng)課題負(fù)責(zé)人聯(lián)系，承接科研課題，洽談?wù)n題研究和檢索各事宜，與文獻(xiàn)檢索工作人員共同承擔(dān)機(jī)檢手檢工作，隨時(shí)掌握課題進(jìn)展情況，負(fù)責(zé)跟蹤服務(wù)；在科研課題和圖書館之間起非常重要的中介作用，以確保數(shù)據(jù)庫的權(quán)威性。
5．2．聯(lián)合發(fā)展，協(xié)助建庫
建立高質(zhì)量的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫信息源的權(quán)威性。該庫除收錄監(jiān)獄勞教機(jī)構(gòu)公開的文獻(xiàn)源外，還需要匯集全國和各監(jiān)獄勞教機(jī)關(guān)內(nèi)部的刊物、本監(jiān)獄的史料、光盤、畫冊(cè)、音像、錄音等信息資料。因此，我們必須聯(lián)合全國各監(jiān)獄勞教機(jī)關(guān)、各法學(xué)會(huì)、各司法學(xué)校及其資料室，實(shí)行資源共享，協(xié)助建庫。
總之，特色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，必須確保高起點(diǎn)、高質(zhì)量的原則，朝數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化、功能齊全化的方向發(fā)展。