圖書館資源建設發(fā)展的策略定位是建設印刷型資源、電子資源、網(wǎng)絡資源、OA 資源互補的、結構合理的信息資源體系。在我國, 高校館藏資源建設發(fā)展的重任幾乎都是由采訪部來承擔, 而采訪部館員人數(shù)有限, 面對整個學校所設專業(yè)的文獻采訪工作, 可以想象, 確保館藏質量達到一定的評估標準, 其難度系數(shù)之大了, 因此, 我們應該在傳統(tǒng)的館藏發(fā)展模式基礎上建立適應現(xiàn)今館藏發(fā)展目標的新模式。但遺憾的是, 似乎未見有專文就此進行過深入探討與研究。筆者近日對中國學術期刊網(wǎng)上相關論文的檢索結果進行分析發(fā)現(xiàn), 論文均以論述館藏建設及質量評估為主, 沒有對組織結構設置的合理性、對確保圖書館館藏發(fā)展質量及其專業(yè)平衡性的重大作用進行討論。筆者認為,高校圖書館應該或必須建立制度化、結構化的館藏發(fā)展模式, 以確保館藏發(fā)展質量。
組織結構是表明組織各部分排列順序、空間位置、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式以及各要素之間相互關系的一種模式,是整個管理系統(tǒng)的“框架” 。依據(jù)該定義并借鑒美國高校圖書館館藏發(fā)展組織結構模式, 筆者認為, 我國高校圖書館應增設 “館藏發(fā)展委員會”, 來協(xié)調、監(jiān)督、管理、調配整個館藏發(fā)展, 成為館藏發(fā)展的管理中心。
筆者首先就高校館藏發(fā)展在側重點上所經(jīng)歷的三個階段變化為鋪墊, 來解釋館藏發(fā)展涉及到的工作內容, 并以其作為館藏發(fā)展委員會協(xié)調、監(jiān)督、管理、調配等的依據(jù)。
1． 高校圖書館館藏發(fā)展階段
第一階段: 20 世紀80 年代前, 館藏發(fā)展注重館藏建設與深度和廣度、文獻篩選、采訪。
第二階段: 20 世紀80 年代至20 世紀末, 圖書館擁有了更全面的館藏管理模型, 包括館藏發(fā)展政策理論與實踐、預算分配、文獻篩選、館藏分析、館藏利用、用戶研究、參與館藏發(fā)展的館員教育與培訓、館藏發(fā)展部門與其他部門的合作等。
第三階段: 21 世紀初至今, 該階段因網(wǎng)絡的迅速發(fā)展,不僅促進了電子資源的迅猛發(fā)展, 同時也使人與人之間的學術交流變得更加便捷、直觀與及時。圖書館也因此由”館藏管理” 向” 知識管理” 過渡。在這個階段, 讀者對圖書館的服務要求不再停留在紙質文獻的提供上, 而是要求圖書館能在網(wǎng)上提供文獻資源與服務, 整合通過多種途徑獲得的數(shù)字資源, 將紙質館藏管理與數(shù)字化管理方式結合起來, 提供多種形式的文獻服務內容, 對各種信息與知識載體進行維護與保存等。
2． 現(xiàn)今館藏發(fā)展應包括的工作內容
隨著館藏發(fā)展階段的更替, 館藏發(fā)展工作內容越來越充實, 發(fā)展至今, 主要包括: 資源篩選、預算、規(guī)劃與組織、交流與匯報、知識管理和培訓。
( 1) 資源篩選。主要包括篩選文獻、初審書籍推薦廣告、書目等, 對已選中的文獻進行分類與評價。針對電子資源, 篩選還包括對電子產(chǎn)品如數(shù)據(jù)庫的試用、評估和許可證評審等。
( 2) 預算。管理館藏發(fā)展預算如: 監(jiān)督采訪資金的運用與分配、起草預算資金使用要求等。
( 3) 規(guī)劃與組織。即起草、實施和修改館藏發(fā)展政策;搭建整個圖書館的構架和組織形式; 根據(jù)現(xiàn)實的需求變化對已有的規(guī)劃加以修訂等。
( 4) 交流與匯報。館藏發(fā)展是否能最大程度地滿足讀者的信息需求, 溝通交流是最大的影響因素。交流分為館內交流、與校內其他部門交流、與校外單位交流等。
館內交流: 參與館藏發(fā)展的館員幾乎都是來自不同部門的業(yè)務負責人, 他們的首要任務是處理好本部門的工作,館藏發(fā)展建設只是他們的參與性工作內容, 因此, 促使館藏發(fā)展得以順利進行的保證是加強他們之間常規(guī)性、密切性的互動與交流。一般由館藏發(fā)展委員會指派一個專人負責各部門的聯(lián)系與交流工作。
與校內其他部門交流: 館藏發(fā)展所涉及的大部分內容如文獻篩選、館藏利用等等都要與圖書館外的讀者, 包括教師和學生, 進行不斷的互動, 以獲取他們文獻需求信息,從而不斷修改館藏發(fā)展政策與規(guī)劃, 最大限度地為讀者提供滿意的信息服務。因此, 館藏發(fā)展委員會不僅要了解各學院、各系為學生開設的各種專業(yè)課程、當下學生感興趣的、借閱最多的書籍, 而且還要與學校的教師進行密切聯(lián)系, 包括: 咨詢教師對館藏發(fā)展的意見、教師新的研究興趣點以及教師最近研究的科研項目等。
與校外交流: 與銷售商會見和談判; 參觀兄弟院校交流、吸取寶貴經(jīng)驗等。匯報包括: 寫統(tǒng)計報告, 年度報告, 公布新的采訪列表等。
( 5) 知識管理。由于網(wǎng)絡的發(fā)展, 電子資源成為館藏發(fā)展的重要部分之一。館藏發(fā)展不僅要對其質量進行評估,還要創(chuàng)建存取它的多種訪問路徑, 且要解決在獲取這些資源時所遇到的問題。例如: 開放存取( OA) 是現(xiàn)今高校圖書館面臨的亟待要完善的一項知識管理任務。教師尚未正式發(fā)表的文章、教案、演示材料等等這些灰色文獻, 將成為館藏發(fā)展的一部分。
( 6) 培訓。參與館藏發(fā)展的館員都應該接受統(tǒng)一的培訓。
①文獻篩選要求館員必須具備同一評價標準; ②不同部門的館員在館藏發(fā)展方面的經(jīng)驗參差不齊, 甚至是新手,因此需要一定的培訓才能快速進入工作角色; ③ 因館藏發(fā)展政策是隨著現(xiàn)實需求不斷變更的。政策的變動勢必要引起館藏發(fā)展內容在一定程度上的變更, 因此, 需要對館員提供相應的培訓。
館藏發(fā)展工作內容的實現(xiàn)是依托于其組織結構的劃分,館藏發(fā)展組織結構設置是否合理, 勢必影響到館藏發(fā)展的效率與質量。上述的工作內容都應在館藏發(fā)展委員會統(tǒng)一指導與分配下完成。它的存在消除了館員間交流障礙與不便、緊密了與校內部門、出版商之間的合作與協(xié)調、使館藏發(fā)展目標更為明確化、館內活動更為有組織、有目標。
單一的館藏發(fā)展組織結構形式采訪部, 已不太適應現(xiàn)今館藏發(fā)展目標。在高校規(guī)模不斷擴大的情況下, 它越來越不能滿足讀者的文獻信息需求, 因此必須重新設置館藏發(fā)展組織結構, 設立一個對整個館藏發(fā)展起協(xié)調、監(jiān)督、管理、調配等作用的管理中心即館藏發(fā)展委員會, 因為它能為所有參與館藏發(fā)展的人員如: 采訪員、編目員、參考咨詢員、流通館員、教師、學生等提供一個交流平臺由館長或副館長召集相關人員并主持會議, 對所有可能的資源進行評價或按照不同的學科領域進行文獻篩選或提供各種文獻書目和資源以供參考等, 對在篩選中遇到的具體問題進行討論, 制定相關的文獻篩選規(guī)則, 制定館藏發(fā)展政策與規(guī)劃和采購計劃等。該委員會可以每個月舉行一次常規(guī)會議, 共同就文獻采訪結果進行評估、文獻篩選結果的最終決定、館藏發(fā)展目標、制度等的制定與修改、館員培訓工作的開展等。
3． 兩種館藏發(fā)展組織結構形式的比較
3．1． 集中式組織結構模式( 傳統(tǒng)的館藏發(fā)展結構形式)
在此模式當中, 館藏發(fā)展主要是由采訪部館員全權負責; 館藏評估、文獻篩選結果的評價以及最終決策由采訪部主任和更高一級的領導如館長、副館長共同完成。
( 1) 模式特點。① 館員職責明確。采訪部主任根據(jù)采訪員的特點分配不同的館藏發(fā)展任務, 如: 一部分人從事館藏文獻追溯建設、一部分人從事新書的采購工作、一部分人負責數(shù)字資源的收集、整理等等。溝通便利、快速統(tǒng)一步驟、采訪速度快等是該模式主要特色。② 館長或副館長負責館藏評價和決策。投身于館藏建設發(fā)展的采訪員很多, 而不同的館員在看待問題時, 所處的角度和運用的方法不可避免地存在著差異, 這使得文獻篩選工作很難依據(jù)統(tǒng)一的篩選標準進行。為了避免偏離館藏發(fā)展目標, 采取館長或副館長負責最后結果的評價和決策, 起到對不同觀點的平衡作用。③集中化管理�？梢源_保資金按照一定的規(guī)則使用, 避免了集中性、一次性消費, 并能更加科學、合理地分配預算資金。圖書館面臨的預算資金緊張是有目共睹的, 采訪資金幾乎占用了80%的預算。合理地分配館藏發(fā)展的預算, 是館藏發(fā)展的一項工作重點, 例如: 紙質文獻與電子文獻的采購比例、向上級主管部門申請多少資金等。
( 2) 該組織結構模式不足。①它較適用于規(guī)模較小且專業(yè)性較強的圖書館, 如: 法律圖書館、經(jīng)濟圖書館等等。② 隨著圖書出版發(fā)行市場的發(fā)展, 高校圖書館的館藏建設發(fā)生了很大變化, 面對品種繁多、類型復雜的圖書文獻,采訪員因受個人學科知識等因素的制約, 要求他們很準確地為所有專業(yè)師生訂購到令他們都很滿意的圖書是不切實際的, 并且也不可能對所有專業(yè)的藏書做到適當?shù)纳疃扰c廣度。③在沒有技術部館員的幫助下, 單靠采訪員的力量是無法運用豐富的OA 資源以多重館藏發(fā)展模式規(guī)劃數(shù)字資源, 能讓圖書館在有限的預算之下, 建立最適當?shù)臄?shù)字館藏, 利用OA 資源建立和優(yōu)化合理的館藏體系。
3．2． 分散式組織結構模式( 筆者建議的館藏發(fā)展結構形式)
在此種結構模式下, 館藏發(fā)展工作不只是依靠采訪部的館員來實現(xiàn), 而是要求所有部門的館員、教師和學生都加入到館藏發(fā)展委員會中來, 由館長主持會議, 對文獻篩選工作、相關政策的制定以及最終資源采購等進行共同決定。該模式克服了傳統(tǒng)組織結構模式中僅靠采訪員負責館藏發(fā)展所引起的缺憾, 如: 采訪員工作時間有限、個人專業(yè)背景知識存在局限性、易導致館藏發(fā)展不平衡等。
( 1) 模式特點。 ① 館內其他部門館員的參與。這是為了充分發(fā)揮不同館員的專業(yè)背景, 從而避免館藏發(fā)展的不平衡性。例如: 流通部門館員可以根據(jù)其所熟悉的學生借書情況來判斷哪類書籍是深受學生喜愛的, 利用其在借、還書過程中與讀者面對面交流的機會, 獲取讀者的需求信息, 此類信息最直接、真實, 從而促進館藏工作與現(xiàn)實需求緊密聯(lián)系起來; 技術部館員利用計算機技能實現(xiàn)館藏發(fā)展中電子資源的維護與OA 資源的整理、存取與傳播; 參考咨詢員、學科館員在圖書館中與讀者的聯(lián)系最緊密, 他們的服務內容不僅包括為學生提供咨詢, 了解他們的學習課程與興趣愛好, 而且還包括與教師建立緊密的聯(lián)系, 成為他們得力的研究助理, 積極參與到教師們所主持的各項科研活動中去。正是依賴于參考咨詢員、學科館員的服務特點, 從而才能確保館藏質量大幅提高, 使館藏更具科學性和合理性。 ②吸引教師的加入。 因為教師長期從事教學科研工作, 只有他們自己才是最了解哪些文獻是他們所需的, 對專業(yè)性較強的學術著作的學術價值具有較全面的了解與很好的甄別能力, 因此, 他們能全面、系統(tǒng)地推薦自己所在學科領域的專業(yè)文獻。③學生的加入。 是為了更好實現(xiàn)“讀者至上” 的理念。圖書館不僅服務于科研, 更多的是服務于教育, 是高校培養(yǎng)各類復合型人才的重要陣地,因此, 館藏建設不僅要考慮學術價值還要考慮普及教育價值。他們的加入正是對后者的強有力的支持。
作為高校圖書館的讀者----教師與學生, 讓他們參與文獻采訪工作, 為他們提供參與文獻資源建設的平臺, 有助于彌補采訪人員學科專業(yè)知識的不足, 增強采訪工作的針對性, 促進館藏趨于專業(yè)化和合理化, 從而為高校的各項主體工作提供強有力的文獻保障。162 雖然很多高校早已實施了教師和學生推薦書目、選書的活動, 但由于沒有形成一種固定機制, 因此, 實施效果不佳。如果將各學科的教師、學生代表融入到館藏發(fā)展委員會, 他們的積極性、歸屬感、責任感就有了很大的提高。
( 2) 模式優(yōu)勢。 ①文獻篩選結果能充分滿足現(xiàn)實需求。不同部門館員的參與, 為他們提供了相互交流的機會, 從而能匯總各自所掌握的讀者需求信息; 充分理解館藏發(fā)展地目標及館藏特色, 從而能最大程度地滿足讀者的需求和館藏需求。②可以集中來自不同專業(yè)背景的館員一起開展館藏發(fā)展工作�，F(xiàn)今的圖書館對館員的個人素質要求隨著館藏目標的變化也越來越高。充分發(fā)揮館員所擁有的不同專業(yè)背景知識, 一是避免館藏發(fā)展失衡; 二是能實現(xiàn)不同讀者的信息需求。③共享有關教師科研興趣點和學生作業(yè)等信息。 除了參考咨詢員與教師和學生的聯(lián)系較密切以外, 流通部的館員通過借、還書與讀者互動, 了解讀者現(xiàn)今所關注的領域與研究方向等信息; 信息技術部的館員主要是針對電子資源類的館藏, 特別是現(xiàn)今在OA 環(huán)境下,越來越多的免費資源的獲取與利用, 也能從側面了解滿足用戶需求還缺少哪些資源, 這些資源是否可通過訂購印本書刊和商業(yè)性數(shù)據(jù)庫之外的渠道獲得等信息。而這些信息正是在這種分散式組織結構中能最大化地實現(xiàn)共享。④對新來的館員提供館藏發(fā)展政策和各種程序的培訓。圖書館的發(fā)展離不開所有館員的努力, 只有讓館員了解圖書館的宗旨與目標、相關的政策, 才能勁往一處使。采取該組織結構形式為不同部門的館員提供各種培訓, 一方面是為了促進館藏發(fā)展工作的順利進行; 另一方面, 筆者認為也為館員業(yè)務面拓展提供了一個很好的平臺。⑤對經(jīng)驗不足的館員進行指導。在經(jīng)驗豐富的老館員帶領下, 新進的或缺乏經(jīng)驗的館員能快速的適應工作環(huán)境, 熟悉業(yè)務。館藏發(fā)展委員會不光為他們提供了熟悉本部門業(yè)務的機會, 同時也為他們開辟了了解其他部門業(yè)務特別是館藏發(fā)展業(yè)務內容的機會。⑥大大提高了文獻篩選工作的質量。該結構模式相對于集中式模式而言, 要開放很多。它能一直不斷地將具有各種專業(yè)背景的館員、具有豐富館藏知識的館員和與用戶有著密切聯(lián)系的館員吸納到該組織當中來, 因而,大大提高了文獻篩選工作的質量。
( 3) 模式不足。 因參與的人員較多, 不僅增加了來自不同部門館員的工作責任, 而且延長了文獻篩選工作時間,較之傳統(tǒng)的組織結構而言, 效率相對而言要低一些。
4． 分析與結論
沒有任何一種模式能完全符合館藏發(fā)展的所有要求,各個學校因各自的情況不同, 采用的組織結構形式也存在或多或少的差異, 但筆者認為, 萬變不離其中, 應盡可能的將各部門及讀者納入到這個體系中來, 充分實現(xiàn)館藏發(fā)展的宗旨: “一切以讀者為中心” 、” 讀者至上” 。
館藏發(fā)展委員會的存在, 就是明確每個館員在館藏發(fā)展中的具體職責, 主持各類與館藏發(fā)展相關的工作培訓，部門負責人在館藏發(fā)展中除了協(xié)調、決策、評價、培訓等工作內容外, 還要對館員的工作過程進行監(jiān)督與指導。