院系資料室是高校教育信息資源的重要組成部分，“是根據教學科研的需要而設置的專業資料室，是直接為教學、科研服務的文獻信息資源供應機構，承擔著為本系的教學和科研工作提供信息服務的任務。在信息資源高度社會化的時代背景下，科學文化事業越來越呈現出日新月異的發展態勢，這給高校的教育事業帶來了新的機遇和挑戰，對于高校教育信息資源重要組成部分的高校院系資料室來說，建立起適應時代要求的特色化信息資源體系，是院系資料室能夠在新的信息社會的條件下充分發揮其信息服務功能的重要途徑。由于院系資料室的信息資源建設是對應于本院系的教學、科研信息需求而進行的，從其文獻信息資源的設立開始的整個發展過程中，逐漸形成了關于專業學科領域的比較完備的文獻信息資源體系，因而在建設本院系專業學科領域的信息資源方面有著明顯的優勢，這些優勢的形成，與院系資料室的歷史發展、本院系的師資人才資源、教學科研工作，甚至是院系所特有的人文環境等方面都有著密不可分的關系。
一、院系資料室的歷史發展優勢
院系資料室是基于院系教育的需要而產生的，是直接為本院系的教學和科研工作提供信息資料支持的信息供應機構，其信息資源建設是在與本院系的教學、科研工作的交流互動中發展起來的，專業性和學術性是其明顯的特征。而一種獨特的信息環境的約定成形，并不是在短時間內能夠完成的，總是在長年累月的專業性學科發展和建設的歷史過程中，經過不斷的調整、改進而逐漸積淀，其專業優勢進一步完善和加強，形成特色格局并日益顯出，“院系專業資料室的專業文獻資料經過多年的搜集和積累，收藏內容更加專、深、全面、系統”。從而，院系資料整形成了濃厚的專業文化特色信息資源環境。因此，在高校信息工作的特色化建設中，院系資料室有著顯著的歷史發展優勢，這一優勢與院系資料室的設立、工作目的、資金來源等密切相關：
院系資料室是基于院系教學、科研的信息需要而設立的，是院系教學和科研工作的一個重要組成部分，“其功能的基本定位是緊扣本院(系)學科建設和專業建設岫，其發展長期依俯于本院系的教學、科研工作，因而，院系資料室的文獻信息資源總是建立在本院系信息需求的基礎之上，有針對性地收集具有專業學科特色的、實用性強的文獻信息資料，形成了一種以專業性、系統性和針對性為顯征的文獻信息資源收藏體系。
院系資料室工作的根本目的是為本院系的教學和科研活動提供豐富、可靠的文獻信息資源，其文獻信息資源的收集、整理工作緊緊圍繞著本院系的學科發展、專業設置、課程建設和科學研究的需要，從本院系的課程建設或科研需要出發，收集有關本系學科專業的最新信息資料，以滿足本院系的專業信息需求為特征，明確的目的性是院系資料室特色化信息資源建設的立足點。院系資料室的活動資金來源于所屬的院系，由于考慮到節約資源、物盡其用，以及院系發展的資金均衡配置等一系列問題，資料室的文獻信息資源總是盡量做到專而精的程度，適用性和精辟性是院系資料室文獻信息資料收集的另一重要特征，通過有限的物力和財力來獲取最大的收益是院系資料室進行文獻信息資料收集的立足點。
院系領導在確定購進圖書等文獻信息資料時，必定是根據本院系的學科發展、專業設置、課程建設和科研需要出發，從專業范圍、學科知識等方面進行合理的思考和組織，在信息源日益繁富而經費有限的情況下，堅決避免由于盲目訂購造成的浪費。
二、院系資料室信息資源建設的人才資源優勢
人才資源優勢在資料室信息資源特色化建設中是極為明顯的。特色化的文獻信息資源的開發與利用，總是離不開高素質人才隊伍的參與，院系資料室的設立形成了資料室對院系的依附存在關系，也為本院系教學科研人員的信息獲取提供了一個方便場所，這同時也決定了資料室的信息資源特色化建設中滲入了本院系教師的參與。高校院系中擁有專業知識雄厚的師資和科研人員，這支貼近教學第一線的人才隊伍具有豐富的教學、科研工作經驗，有著豐富的專業知識和專業信息敏感性，掌握著大量的情報信息，能夠把院系重點學科及有關科研工作的信息需求及時反饋到資料室的信息建設工作中去。因此，院系資料室的信息建設，更能夠緊跟學科前沿課題的需要，不失時機地收集與本專業有關的最新信息，以保證信息資料收集的專業性、前沿性和可靠性。其具體體現在院系老師對資料室文獻信息收集的指導性作用及其與資料室信息建設的互動作用兩個方面。
資料室與院系的隸屬關系決定了資料室的信息資料建設必須定位于本院系老師的信息需求，院系老師不僅對本院系資料室的文獻收藏、信息資料取向等狀況有著比較深刻的了解，也更了解本院的教學安排、專業課程的設置以及科研課題的設置等狀況，從而，也更了解與本專業有關的信息資源，以及所從事的教學、科研工作方面的信息需要，反映到資料室的信息收集工作上，就是能夠幫助資料室更加及時地收集本專業的最新文獻信息，不管是與教學工作相關的教學參考資料，還是支持本院系科研工作的文獻信息資源，本院系的老師都會給資料室的信息建設工作提供準確的引導和定位，因而相對于綜合性的圖書館，院系資料室所擁有的專業信息資料更直接、更集中、更精深，具有很強的專業性、系統性、指導性等特點。
院系老師不僅對院系資料室的信息資源特色化建設有著極大的指導性作用，而且，院系資料室為相同或相近專業的老師們提供了一個合適的學術信息交流平臺，大量的專業性期刊、書籍等為教師的學術交流創造了極好的交流條件，成為院系的學術交流中心，人們在從資料室中獲取到最有效用的教學和科研的信息資料，來促進教學科研的進步和學科發展的同時，也能夠為院系資料室信息資源的專業性和特色化建設提出更加合理的建議，這種互動關系在資料室的信息資源與利用者之間形成一種橋梁，以更好地實現院系資料室文獻信息資源專而精的實用功能，院系資料室可以看作是院系發展的一個小窗口，其實是在本院系全體老師的共同參與下的教學、科研信息基地。
三、院系資料室與院系教學科研的密切關聯優勢
與院系資料室的歷史發展優勢、本院系的師資人才資源優勢緊密相關的，也是資料室的信息資源特色化建設中最為突出的優勢是：與本院系教學、科研工作的密切關聯。眾所周知，教學和科研是高校院系工作的兩個重要組成部分，而“教學和科研離不開信息和文獻資料，面要獲得信息和文獻資源就必須要建設一個具有學科優勢和專業特色的資料室”，這是院系教學科研工作的必然要求，院系資料室作為高校教學、科研工作的重要輔助性機構，在院系的教學、科研等方面都發揮著重要作用，是院系“教學和科研工作賴以存在和發展的基礎。加強資料室的建設，是提高教學質量和加快科研進程的重要物質保障一，其主要職能進行收集、整理、加工與本院系有關的專業文獻資料，向本院系的教學、科研工作提供文獻信息支持。由于擔負著為本院系教學、科研提供信息服務的重任，其文獻信息資源的配置必須無條件地支持本院系的教學、科研需求，因需要而買進，在文獻資料和信息資源的收集中，進購的文獻資料必須緊扣學科發展以及教學和科研的需要，一直是院系資料室文獻信息資源收集的宗旨。在這一宗旨的要求下，必然要保證做到文獻信息的收集與院系教學科研工作的一致性、文獻信息的時效性以及鮮明的專業特色。
院系資料室的信息收集與本院系專業課教師和科研人員的相關信息需求有著更密切的關系，“資料收集的內容和形式取決于教師和科研人員的需求，將教師和科研人員的需求作為文獻信息資源建設的出發點和歸宿“，資料室的信息收集工作直接與院系的科研和教學工作關聯在一起，以院系重點學科的基本理論、教學、科研、學科發展方向為根本導向，更貼近本院系的教學和科研活動，也就更能夠及時有效地收集最新的相關文獻信息資料。院系資料室的工作人員在與教師的交流互動中，既可直接從教師手里獲取各種專業信息資料，也便于追蹤各科教學及科研人員的信息資料需求，通過動態跟蹤教師、科研人員的教學、科研活動的整個過程，使院系資料室所藏文獻與本院系的學科設置、科研方向等所設定的規則相一致，并且滲透到教學活動的整個教學過程，或者是科研人員的整個科研活動中去。
信息時代的社會環境下，某些經典著作的時效性可能會較長一些，而其它類別的文獻資源或許就有極強的時效性，而對于院系的教學和科研工作，尤其是對于科研工作來說，信息資源的時效性是一個極為重要的方面，院系教學科研人員所從事研究的課題需要的信息資料，大都是關于這個方面的科研前沿信息，他們希望用最快的速度，在最短的時問內獲去國內外關于這類科研問題的最新的科研信息，這類信息的價值就在于其時效性。從一定程度上來看，離開了時間，這類信息資源就失去了它的現實價值。院系資料室與教師的密切互動，可以幫助資料室迅速了解到關于學科研究的重要前沿性文獻信息，可以做到有針對性地去收集關于學術動態、科研成果等方面的最新信息資料。
高校教育對信息資料的系統化、專業化和前沿化要求越來越高，是信息社會對高等教育的必然要求，院系資料室的信息資源建設應該，也必須以本院系的學科建設和專業發展為中心，緊緊圍繞著本院系的重點學科、優質課程以及碩士點建設等，把文獻信息資源建設和院系的專業特色有機結合起來，有的放矢地進行獨具特色的文獻信息資源建設，并且，在信息資源的建設中，使院系資料室的文獻資源體現出重點學科文獻資源建設的特色，從而形成鮮明的專業性和學術性特征。
四、院系資料室信息資源特色化建設中的人文環境優勢
所謂人文環境，“定義為一定社會系統內外文化變量的函數，文化變量包括共同體的態度、觀念、信仰系統、認知環境等。人文環境是社會本體中隱藏的無形環境，是一種潛移默化的民族靈魂”。人文環境是指在人類生產活動的參與下而產生的周圍環境，具有人為性和社會性的特征。由于院系資料室隸屬于院系，又服務于院系，其開放的范圍小，閱覽對象相對單純，而這相對固定的讀者群體，長期以來對于相同專業或相近專業的研究，彼此之間進行信息溝通和學術交流，在共同的教學探討或是課題研究的過程中形成相對固定的學術群體和極具專業特色的學術氛圍，這種共同的心理趨向和信息敏感度，在院系資料室的信息特色化建設的人文環境方面，有著綜合性的高校圖書館所不可比擬的優勢：再者，一般情況下，由于資料室工作與院系教師的密切關聯，院系資料室的硬件環境建設本著“一切服從于教學，一切服務于科研”的宗旨，是在本院系教師的合理化建議下開放進行的，院系老師不僅共同參與并最終形成了具有本資料室特色的文獻信息資源軟環境體系，而且共同創造了幽雅、和諧、融洽的借閱、學習、交流環境。
在當前的社會狀況下，隨著學科建設在高校教育中戰略性作用的日益突出，“院系的學科建設水平，標志著本院系的教學科研水平，對院系的發展起著決定性的作用”高校資料室的信息資源特色化建設正足立足于本院系學科建設的發展要求以及自身的館藏文獻信息基礎，建立的具有專業特色的信息資源體系，從而使本院系資料室因為擁有其他資料室或綜合性圖書館所沒有的信息資源而功能獨具，這是關系到院系專業長遠發展的信息資源保障，也是信息社會化背景下高校信息情報工作發展的必然結果。
原載《法制與社會》 2008(33)