檔案是人類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生的第一文獻(xiàn)，檔案館的存史功能被形象比喻為“社會(huì)記憶”。司法檔案是人民法院在審判執(zhí)行工作和司法政務(wù)、司法事務(wù)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有“再現(xiàn)歷史、服務(wù)當(dāng)代、對(duì)未來(lái)負(fù)責(zé)”的功能，可以說(shuō)是人民法院歷史的社會(huì)記憶。
作為“社會(huì)記憶”，司法檔案真實(shí)記錄了人民法院各項(xiàng)工作和活動(dòng)內(nèi)容，還原了人民法院的歷史原貌，體現(xiàn)出其證據(jù)價(jià)值，美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格稱(chēng)之為“第一價(jià)值”，這種證據(jù)價(jià)值中隱含著管理功能。從審判執(zhí)行環(huán)節(jié)來(lái)看，司法檔案處于管理最末端，在實(shí)行審判執(zhí)行流程管理的人民法院中，已經(jīng)將“歸檔”節(jié)點(diǎn)設(shè)定為其中一個(gè)環(huán)節(jié)。一個(gè)案件，只有檔案部門(mén)接收檔案后，由檔案人員在流程管理中點(diǎn)擊“歸檔”才算流程結(jié)束，此案才能報(bào)結(jié)。以浙江省高級(jí)人民法院為例，該院從2010年底開(kāi)始在全省范圍內(nèi)推行“先歸檔后報(bào)結(jié)”制度，從而確保了司法檔案的“社會(huì)記憶”作用發(fā)揮。這一制度的實(shí)施，看似是歸檔形式的變化，其管理功能卻不可小視，可以有效解決可能存在的報(bào)結(jié)不實(shí)、結(jié)案后續(xù)事項(xiàng)失控和案卷材料散失等問(wèn)題，甚至堵住不廉不公的空間。承辦人手上的案卷長(zhǎng)期不歸檔，就會(huì)讓人鉆空子，諸如陰陽(yáng)判決書(shū)、謊報(bào)結(jié)案、故意滅失重要材料等，都是鉆了歸檔管理松散的空子。
同時(shí)，司法檔案作為“社會(huì)記憶”，具有監(jiān)督功能。檔案證據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)到一定階段，形成機(jī)關(guān)對(duì)它的需要逐漸減弱，其作為公共產(chǎn)品的屬性逐漸凸顯，面向社會(huì)公開(kāi)，構(gòu)成社會(huì)信息系統(tǒng)的組成部分。這時(shí)，檔案價(jià)值過(guò)渡到“第二價(jià)值”--情報(bào)價(jià)值。司法檔案作為國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案，亦不例外。對(duì)于國(guó)家和社會(huì)而言，法官審判執(zhí)行行為公正與否、質(zhì)效如何，其他工作人員司法管理行為效果如何，都可以在司法檔案中真實(shí)地體現(xiàn)，從而發(fā)揮司法檔案的監(jiān)督功能，確保司法權(quán)正確行使。
那么，如何留住司法檔案的“社會(huì)記憶”？
司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發(fā)揮的基礎(chǔ)。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發(fā)揮。確保司法檔案的完整，必須規(guī)范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案歸檔的范圍、期限、檢查驗(yàn)收和落實(shí)考核等方面的內(nèi)容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。物理安全要求實(shí)物檔案的保管方面，應(yīng)當(dāng)按年度、類(lèi)別、審級(jí)、案號(hào)順序在庫(kù)房架上分門(mén)別類(lèi)有序排列，方便檔案管理人員準(zhǔn)確查找和掌握庫(kù)存檔案情況，并能夠快速、準(zhǔn)確地查找每一檔案的借出和歸還情況；對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制破損或變質(zhì)的檔案。同時(shí)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管條件，采取防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠等）、防盜和防火等措施，控制檔案的溫濕度。司法檔案的秘密安全，則要求涉密檔案應(yīng)根據(jù)不同密級(jí)采取有效措施，并指定專(zhuān)人、配備專(zhuān)柜保管；對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和可能造成不良影響、后果的檔案，要嚴(yán)格限制利用范圍。司法檔案信息化是其功能充分發(fā)揮的條件。科技已成為支撐、引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人類(lèi)進(jìn)步的主要?jiǎng)恿Α?1世紀(jì)是信息時(shí)代，現(xiàn)代技術(shù)特別是數(shù)碼技術(shù)一體化綜合運(yùn)用于訴訟，英國(guó)、美國(guó)、澳大利亞等許多國(guó)家已經(jīng)制訂了電子法院的發(fā)展規(guī)劃。隨著“科技強(qiáng)院”戰(zhàn)略的實(shí)施，我國(guó)人民法院管理工作信息化程度不斷提高，司法檔案信息化也是必然趨勢(shì)。首先，審判管理網(wǎng)絡(luò)化、庭審活動(dòng)科技化、行政管理智能化、人事管理信息化、機(jī)關(guān)辦公無(wú)紙化的審判和辦公新模式，催生了司法檔案的收集、存貯信息內(nèi)容的多元化及電子文件的大量產(chǎn)生。電子文件所具有的非實(shí)體性和不穩(wěn)定性特點(diǎn)，要求人民法院必須加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的歸檔和管理，通過(guò)對(duì)電子文件的形成處理、收集整理、歸檔保管利用的全程監(jiān)控，保障電子信息內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、安全性，防止有價(jià)值的電子文件被損壞。其次，紙質(zhì)檔案要數(shù)字化，不僅實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有館藏中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，也要對(duì)新產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案即時(shí)進(jìn)行數(shù)字化加工。再次，檔案信息化還要求實(shí)現(xiàn)檔案管理和服務(wù)手段的數(shù)字化，充分運(yùn)用審判執(zhí)行流程管理系統(tǒng)，將歸檔環(huán)節(jié)納入流程管理，直接從系統(tǒng)中提取歸檔的檔案數(shù)及案號(hào)和自動(dòng)生成司法檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化；建立檔案網(wǎng)上借閱系統(tǒng)，不僅法院內(nèi)部、各法院之間檔案借閱數(shù)字化，也向異地當(dāng)事人、律師實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開(kāi)放借閱，提高法院檔案工作服務(wù)于審判、服務(wù)于社會(huì)的水平。
司法檔案的開(kāi)放和編研是其功能充分發(fā)揮的方式。法國(guó)大革命帶來(lái)了檔案觀念的第一次革命，其思想精髓之一就是提出了檔案向公眾開(kāi)放的思想，要求所有公民都具有檢索國(guó)家文獻(xiàn)的權(quán)利。開(kāi)放司法檔案，充分利用司法檔案為審判管理服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，是司法檔案工作的長(zhǎng)期任務(wù)，也是衡量司法檔案工作水平的重要標(biāo)志。長(zhǎng)期以來(lái)，各級(jí)人民法院的檔案部門(mén)主要依靠完善歸檔制度來(lái)保證檔案實(shí)體的收集，普遍存在著歸檔后原封不動(dòng)、“重藏輕用”的現(xiàn)象，一般只開(kāi)展借閱業(yè)務(wù)，而開(kāi)發(fā)、編研等工作幾乎為空白。司法檔案的開(kāi)放，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的現(xiàn)場(chǎng)借閱外，工作重心應(yīng)當(dāng)是在信息化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)開(kāi)放手段的數(shù)字化，為各方面使用司法檔案提供便利。司法檔案的編研，要對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，編寫(xiě)全宗介紹、組織沿革、大事記、年鑒、專(zhuān)題文件匯編、分析報(bào)告等文獻(xiàn)資料，主動(dòng)地、系統(tǒng)地、廣泛地提供融資料性、研究性和服務(wù)性于一體的高質(zhì)量編研材料，提高對(duì)檔案信息的加工提煉程度，擴(kuò)大司法檔案信息資源的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值力。