為國家立法、決策服務是國家圖書館的重要職責。更好地履行這一職責和實現這一服務愿望,始終是我們探索和追求的目標。
近年來,國家圖書館以為國家立法、決策服務為中心,大力加強人才的培養和技術力量的引進,加大服務力度,暢通服務渠道,探求新的服務模式,為國家立法、決策提供了大量的文獻支持。應該說較好地發揮了國家圖書館為中央黨政軍服務的職能,取得了階段性成果。據統計,近三年完成咨詢服務情況為:1998年72件,1999年249件,2000年305件,呈逐年上升趨勢。這種趨勢說明了兩方面的問題:從服務者方面說,主動服務、滿意服務,愈來愈得到認可;從被服務者方面說,對國家圖書館的認同意識和依靠利用意識愈來愈加強。兩者的合力將是我們國家圖書館更好實現為國家立法、決策服務職能的原動力。
當然,隨著國家立法決策工作規范化、科學化的進程,也必將對我們的咨詢服務工作提出更高的要求。為了順應這一趨勢,現就咨詢服務中存在的問題及對策談幾點想法:
一、加大宣傳力度,擴大國家圖書館為中央國家機關服務的網絡
客觀地說,目前,中央國家機關利用國家圖書館文獻資源為本部門服務的意識仍然處在初始階段。從這些部門獲取信息的途徑來看,一是依靠本單位的信息服務系統;二是通過行政手段下發公文的形式從下屬單位或相關部委獲取;三是采取考察和實際調研的方式。其信息利用和傳遞方式呈封閉式特點,在文獻掌握和占有上也有很大的局限性。而國家圖書館的文獻資源優勢和多年形成的參考咨詢服務力量正可以彌補上述不足。但是,由于種種原因,中央國家機關對圖書館深層的文獻咨詢服務卻不甚了了,利用信息資源的急切程度也極不均衡。究其原因,筆者認為主要還是國家圖書館對自身職能的宣傳力度不夠;主動聯系、建立并維持工作網絡的意識不強。這是造成上述狀況諸多原因中的重要一點。因此,國家圖書館應走進國家機關,了解其信息服務部門的現狀及對信息服務的需求,通過各種途徑宣傳自己的服務內容,展現自己的服務能力和質量,并依據各機構不同的狀況與需求,采取形式多樣的服務方式,擴大服務面,拓展服務領域,提供積極、主動的服務。如向國家機關開展用戶培訓,講述怎樣利用圖書館、如何使用網絡資源等等。使他們了解圖書館,了解如何利用圖書館并逐漸提高其利用圖書館資源的意識。這種做法既可體現尋求服務對象的主動精神,也實踐了/為書找人0的圖書館基本服務精神和職業道德準則。
二、變《兩會》咨詢的階段性服務為超前性、常規性服務
每年3月全國人大和全國政協會議召開期間,國家圖書館均集中為“兩會”代表參政議政、討論國是提供參考咨詢服務。從1999年起還專門設立了《兩會咨詢服務處》,開通了《兩會》咨詢熱線,,確定了:服務用語規范化、工作程序制度化、咨詢件件有著落、答復咨詢不過夜、咨詢結果送上門的原則,為“兩會”提供24小時咨詢服務。1999-2001年為“兩會”代表完成咨詢課題152件,其中2001年40件咨詢,2000年47件,1999年65件,取得了良好的效果。但也存在著一些問題,即主動性、預見性不夠,并只限于會議召開期間的服務等。筆者認為,要做到真正意義上的為“兩會”代表提案議案服務,還需積極探索和研究“兩會”服務的規律,進一步增強服務的預見性、超前性,將“兩會”服務變成為常規性的服務,發揮國圖文獻優勢,主動融入到國家立法決策工作中去,成為其工作程序中不可或缺的一步。為此,一是要將服務工作開始于會前對省、市一級”兩會”重點討論問題的跟蹤上,提前對該年討論的熱點、焦點問題進行排隊分析,及時進行各專題的文獻搜集和整理準備。例如,在“兩會”召開前經過調查,設想、確定本次會議可能會涉及到的議題和問題,然后圍繞這些論題和問題進行文獻搜集,整理出各種主題的”資料包”(INFOPACKAGE),客觀地編寫出問題摘要(ISSUEBRIEF),以備使用;二是要與全國政協、全國人大建立緊密的合作關系,提前獲取信息,提高服務的主動性、針對性;三是與“兩會”代表們建立常年的聯系,為其提案議案提供文獻參考,為其研究項目提供跟蹤服務。此外,還可通過”兩會”代表,將國家圖書館的服務觸角伸向省市機關及領導,方便其利用文獻信息資料,為其決策服務。
三、從單純的文獻提供過渡到深層次的信息服務
目前為各部委提供的咨詢服務內容絕大部分還是原文提供或編制專題目錄等一次、二次文獻。而將一次、二次文獻提煉、加工成三次文獻,提供專題綜述研究、定題跟蹤服務仍處在萌芽階段,尚未形成規模。服務工作還停留在淺層次上,有待于進一步提高深化。為此,筆者認為應開展如下幾方面工作:
1.圍繞國家重大立法、決策以及熱點、焦點問題,進行定題跟蹤服務
一方面可以主動跟蹤全國人大、國務院各部委立法計劃,為其立法調研、立法參考服務,充分發揮國家圖書館在國家法制化建設中應有的作用。另一方面,跟蹤時事熱點問題,進行分析整理,為下一步的決策提供參考。2001年年初為全國大人及國家宗教事務局完成的咨詢課題《國外宗教管理政策、法律》、《我國歷代對宗教的管理》和《不同的伊斯蘭國家對古蘭經的不同解釋》等課題,就是為我國下一步宗教立法提供文獻查考和依據所進行的前期工作;1999年4月為國務院提供的《外國反邪教運動及立法情況綜述和參考資料》,為日后中央將《法輪功》定為邪教提供了有力的文獻參考。由此可見,我們應該盡量把類似的工作制度化、規模化,從而為立法決策提供深層的文獻支持。
2.承擔信息開發項目
中央國家機關各部委因其自身信息資源有限和技術力量不足,依靠本部門的力量完成信息項目有一定困難。而國家圖書館依靠豐富的文獻信息資源和資深的咨詢研究人員,可進行開發、制作、完成專題信息項目,為其提供數據庫等成品,使他們既節省人力物力,又可保證數據的質量和規范。根據我們的調研,目前可以開展的合作項目有國務院辦公廳《國際組織綜合信息數據庫》、《二十世紀世界重大歷史事件概覽數據庫》等,我們應該發揮主動性、能動性,爭取承擔類似的信息開發項目。
3.合作進行專題研究,直接參與國家大政方針決策的前期調研工作
國家圖書館有著豐富的館藏資源和網絡資源,有著不同專業的信息咨詢人員,如果能加入到中央國家機關各部委的課題研究項目中去,合作完成某一領域的專題研究,既有利于提高國家圖書館服務的主動性,使國家圖書館職能的發揮更加到位,又有利于提高立法、決策的科學性,從而推動國家各項事業健康發展。目前一些部委已表示愿意將研究計劃提供給國家圖書館,以確定可以共同開展的研究課題。筆者認為要真正發揮國家圖書館在國家立法決策中的作用,與各部委合作完成與國家大政方針有關的課題研究是一種較理想的做法。
4.網絡信息服務
“政府上網工程”雖已啟動幾年,但有些部委仍處在傳統工作模式上,即便上了網,數字化程度也較低,可檢索的內容少之又少。因此建立國圖局域網與中央國家機關局域網的聯網,共享國家圖書館網上資源,共同進行文獻數字化工作,應用數字圖書館模式為中央國家機關提供方便快捷的服務,是今后國家圖書館與中央國家機關合作的重要方式。另外,如有可能的話,可以以國家圖書館站點為中心,鏈接各部委網站,實現部委之間的資源共享。這樣不僅有利于打破固有的信息壁壘,加強部委之間的交流,更有利于減少片面性和重復性,做到情況全面掌握,步調統籌協調,決策相互一致,從而提高政府決策的水準。
四、依據國家各部委不同的需求及具體的情況,采取靈活多樣的合作模式
近幾年,國家圖書館在為國家機關立法、決策提供服務的過程中,努力探索合作方式并逐步建立了分館模式。國家圖書館分館模式是國家圖書館為國家立法決策服務職能的延伸和具體化,體現了國家圖書館為中央國家機關更為有效的服務,體現了相互之間更為密切的交流與合作;是一種新的服務模式、新的合作方式和新的體制的探索;是落實李嵐清副總理“發揮文獻資源作用,實現資源共享”指示精神的有效舉措之一。合作雙方以“資源共享、優勢互補、互惠互利、共同發展”為原則,在最大限度上實現雙方文獻資源及人力資源的共建共享,使國家圖書館為國家立法決策服務變得更為直接、及時和有效。
目前,國家圖書館已與人事部、國家計委宏觀經濟院、勞動社會保障部合作,建立了三所分館。分館模式是國家圖書館與中央國家機關合作的一種有效方式,但在與各部委聯系的過程中筆者也覺察出一些問題:因各部委情況不同,對建立分館這一模式看法也不同。
一是有些部委有著較強的信息自供能力,具備較完善的自我服務信息系統,擁有自己的科研院所、信息中心、圖書館等,無需別人為其服務。有些部委雖具備信息服務系統,但文獻量不足,尚需一定外援。還有一些部委基本不具備信息保障系統,又不太清楚找誰支援。更有些機關部委因其理解上的差異及部門的保密性強,對”分館”這一名稱有些顧慮。針對上述種種情況,我們的合作重點,似應放在尚需信息外援和不清楚找誰給予信息支援的部委,要不厭其煩多次登門,反復闡明服務誠意及履行國家圖書館服務職責的意愿。形式上不一定非是分館模式,可采取靈活多樣,雙方較適宜的方式,就多項或單項服務進行合作。如國家宗教事務局希望與國家圖書館建立合作關系,為其提供宗教問題的專題咨詢,但其合作內容只涉及咨詢提供一項。又如,證監會了解到國家圖書館在部委建立分館的消息后,也表示愿與國家圖書館合作,希望得到國家館豐厚的文獻支持。但因其既沒有圖書館,也沒有專門的信息部門和研究人員,所以對建立“分館”感到很渺茫。
對上述情形,我們可以采取靈活合作方式,就其所需提供服務,不應限于一種模式。精誠所至,金石為開,只要工作到位,就一定會有收獲。國家圖書館為國家立法、決策服務是一項長期的任務。目前雖然仍處在初級階段,但千里之行始于足下。只要我們堅持不懈,不斷探索,就能使之逐步走向成熟和完善。