推行實行訴訟檔案的電子化是一個不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，開放電子閱卷是踐行司法為民、貫徹“科技強院”方針的一項重要舉措。
據(jù)了解，目前全國已有上海市中級法院等16家法院實行了電子訴訟檔案。這些法院實行電子訴訟檔案后，檔案管理質(zhì)量顯著提高，處理當(dāng)事人投訴與信訪更為快捷；為內(nèi)部質(zhì)量評查及辦案質(zhì)量交流開辟了便捷通道；為上訴案件的網(wǎng)上閱卷奠定基礎(chǔ)。特別是由于各媒體的相關(guān)報道，使得法院司法為民形象得到了提升。
一、法院推行電子訴訟檔案的必要性
1、法院信息化建設(shè)的必然結(jié)果。隨著法院辦公自動化的完善，案件辦理等工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上開展，必然要求電子查閱工作在計算機上進行。推行電子訴訟檔案也是法院信息化建設(shè)的一大內(nèi)容。
2、堅持“人民利益至上”，踐行司法為民的必要措施。法院提供便捷高效的電子訴訟檔案查閱服務(wù)，符合檔案服務(wù)進一步面向社會、面向基層、面向廣大人民群眾的根本宗旨，也是堅持“人民利益至上”，踐行司法為民的必要措施。
3、為提高審判效率，改進審判方式奠定堅實的基礎(chǔ)。電子訴訟檔案服務(wù)平臺如能整合全省(市)法院的訴訟檔案資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對于律師界普遍關(guān)心的一些問題，如提高二審卷宗調(diào)卷時效等，提供了可能的電子訴訟程序探索方向。上海法院電子訴訟檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)審判方面顯示出巨大的優(yōu)勢：案件承辦人可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息，尤其是派出法庭的審判人員，利用電子檔案避免了往返奔波，提高了辦案效率和執(zhí)行效率。
4、延長檔案的壽命，提高檔案利用效率。采用電子檔案之后，可以避免對原始檔案的直接接觸，避免對紙質(zhì)訴訟檔案的人為破壞，從而保證了訴訟檔案的安全。院內(nèi)及院外人員查閱案卷，只要打開查詢系統(tǒng)，就能在幾分鐘內(nèi)完成相關(guān)法律文書的查閱和材料打印。查閱人員可在電腦上完成多人多批次閱檔、下載、打印等操作，查檔不再受時間、場所的限制，這樣也避免了一人借走檔案而其他人無法再看檔案，或一份檔案被借走很長時間不歸還的情況。電子訴訟檔案的共享利用也為審委會審理案件提供有效助力，因為多個用戶對檔案的訪問，不影響其他用戶對同一檔案的查詢。
二、法院推行電子訴訟檔案面臨的問題
1、對推行電子訴訟檔案的認(rèn)識不到位。一些法院領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)庭對推行電子訴訟檔案的必要性和重要性缺乏認(rèn)識，認(rèn)為推行這項工作增加了他們的工作量。
2、缺乏必要的掃描儀等硬件設(shè)施。目前很多法院特別是中級及中級以下法院，由于資金有限，缺乏必要的掃描儀等硬件設(shè)施。推行電子訴訟檔案最為關(guān)鍵的一步是對檔案進行掃描，如果掃描儀不夠的話，顯然無法進行接下來的一些工作。
3、缺乏訴訟檔案掃描等技術(shù)培訓(xùn)。目前，很多法院還沒有開展過一次針對電子訴訟檔案歸檔操作的培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)庭歸檔人員不會操作掃描儀，使形成的訴訟檔案電子文檔不規(guī)范。
三、電子訴訟檔案服務(wù)平臺的遠景規(guī)劃
依托信息化建設(shè)，法院應(yīng)在電子訴訟檔案服務(wù)平臺建設(shè)中高起點規(guī)劃、高層次應(yīng)用，著眼長遠，全方位部署，以求在電子訴訟檔案服務(wù)公眾理念和手段上進行創(chuàng)新突破。針對法院實際情況，我們認(rèn)為實行電子訴訟檔案服務(wù)平臺應(yīng)分步進行，具體分為以下三步：第一步，院內(nèi)案卷的借閱、查閱全部實行電子簽名授權(quán)。案卷的借閱、查閱通過局域網(wǎng)全部實行電子簽名授權(quán)，法院內(nèi)部借閱無需再到檔案室，不同職級的工作人員被賦予不同的權(quán)限，根據(jù)授權(quán)后只需在辦公電腦里輸入用戶名和密碼，就可以查看或打印所需的檔案材料。第二步，建立電子訴訟檔案閱覽室，對外實行電子查閱。外部查詢用戶如公安、檢察院、當(dāng)事人、律師等，只需辦理授權(quán)審批手續(xù)，就可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢及打印。建成后的電子閱覽室，不僅提供案件查閱服務(wù)，還提供法院檔案工作動態(tài)發(fā)布、檔案規(guī)章制度查詢、法院檔案卷宗介紹等服務(wù)。第三步，逐步形成一個縱貫三（二）級法院、橫跨全省（市）行政區(qū)劃的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)大平臺。今后，全省或全市法院的法官及其他工作人員經(jīng)過授權(quán)，均可通過局域網(wǎng)隨時調(diào)閱查詢電子案卷。
四、法院推行電子訴訟檔案掃描過程的建議
1、按案件辦理程序進行電子掃描。電子檔案的形成中主要有以下環(huán)節(jié)：一是立案掃描。立案庭就可以運用“立案管理系統(tǒng)”，在當(dāng)事人訴訟立案時，將原告提起訴訟的有關(guān)信息及原告、委托代理人、申請執(zhí)行人的身份信息全部錄入計算機，將相關(guān)的訴訟文書如起訴書、身份證明、證據(jù)材料等進行掃描，存入信息數(shù)據(jù)庫。二是系統(tǒng)生成。部分法律文書如開庭傳票、當(dāng)事人須知和案件在審理期間的各式筆錄、庭審記錄、裁判文書等，通過管理系統(tǒng)自動生成。三是結(jié)案掃描。案件審結(jié)后，由承辦部門對審理中形成的材料，如立案后當(dāng)事人提交的證據(jù)、案件鑒定材料、保全材料、裁判文書發(fā)文稿紙等掃描歸檔。
2、逐步實行電子訴訟檔案掃描，先對“三書”（判決書、調(diào)解書、裁定書）進行掃描。如綦江縣法院：一是明確電子訴訟檔案的范圍。現(xiàn)階段將各類案件的電子文本“三書”及“兩報告”（案件審理報告、請示報告），由各業(yè)務(wù)庭按年度匯總，刻錄保存，通過院網(wǎng)報檔案室；二是明確法律文書電子檔案的命名方式。法律文書電子檔案暫以“案件編號+判決書（裁定書、調(diào)解書）”或“案件編號+審理報告（請示報告）命名，以方便查閱及使用；三是明確法律文書電子檔案的歸檔時間要求。但是在目前硬件設(shè)施不夠，各業(yè)務(wù)庭人員緊張的情況下，這種做法只是權(quán)宜之計，對以后開展電子訴訟檔案的查詢可能會帶來一些不便。
3、由承辦業(yè)務(wù)庭對訴訟檔案實行全部掃描。在我們調(diào)查中，大多數(shù)法院采取由承辦業(yè)務(wù)庭對訴訟檔案實行全部掃描。例如黑龍江省青岡縣法院，對未進行電子掃描的不予歸檔，要求訴訟卷宗所有材料齊全打印并活頁裝訂成冊，再進行審查，經(jīng)審監(jiān)庭檢查案件質(zhì)量合格，向司法統(tǒng)計員報結(jié)后，進行電子掃描，掃描后才能將卷宗裝訂成冊歸檔。報結(jié)后案件的實物卷宗必須在一個月內(nèi)掃描成電子卷宗并歸檔。訴訟卷宗電子掃描時，應(yīng)填寫電子卷宗掃描五會審申請表，并經(jīng)庭長簽批后才能進行電子掃描。對掃描時卷宗證據(jù)粘貼也有嚴(yán)格要求：照片、書證用A4無靜電紙粘貼，不得重疊。實物卷宗歸入檔案室時，由檔案員對電子卷宗與實物卷宗進行對照檢查，電子卷宗與實物卷宗不一致的不能歸檔，退回重新電子掃描。