訴訟檔案價值鑒定工作是按照一定的原則、標準和方法,甄別和判定訴訟檔案的價值,并據以確定材料、案卷“生存”,劃定保管期限以及剔除喪失保存價值檔案的活動。檔案價值鑒定工作貫穿于整個訴訟檔案管理的全過程,目的在于準確把握訴訟材料立卷范圍、科學劃定訴訟檔案保管期限,使其玉石分明,更有效、更充分地發揮訴訟檔案的作用。沒有正常開展鑒定工作一直是法院檔案管理工作的缺陷,它一方面影響了訴訟檔案的庫藏質量,另一方面,大批無保存價值的案卷成為法院檔案管理一份沉重的負擔。
一、訴訟檔案價值鑒定的原則
訴訟檔案價值鑒定是一項涉及歷史、現實、未來、事關審判事業和社會人民的重要工作,具體工作中要遵循“三個面向”原則:
I.面向歷史。訴訟檔案是審判歷史的真實記錄,也是歷史的產物,是一部最真實、最生動的審判史。鑒定工作中,要把個案放在特定的歷史時代下分析其保存的價值。
2.面向全局。訴訟檔案涉及政治、社會、經濟發展的各個領域,體現國情民生狀況,要把個案放入全院乃至整個地區考慮,分析其影響力、代表性等,從而確定保存價值。
3.面向發展。法院的審判事業在不斷發展,在判定訴訟檔案的保存價值時,要有科學的預見性,把訴訟檔案的現實作用和潛在作用科學地統一起來。同時,要堅持兩個觀點:一是全面的觀點。即通過全面分析訴訟材料的各方面因素,綜合判定訴訟檔案的價值;全面把握訴訟檔案之間的聯系;全面預測社會對訴訟檔案的利用需要。二是效益的觀點。即鑒定訴訟檔案價值時考慮投入和產出比,做到經濟效益與社會效益并重。只有這樣,才能做到正確貫徹鑒定原則,準確判定訴訟檔案的保管期限。
二、訴訟檔案價值鑒定的內容及標準
訴訟檔案價值鑒定從狹義上僅指訴訟案卷保管期限的鑒定,從廣義上包涵三個方面的工作,即每份材料的判斷、新收案卷的分析、庫藏案卷的鑒別。
1.訴訟文書材料歸檔范圍的鑒定
訴訟文書材料歸檔范圍的鑒定是指在收集整理階段,審判員(書記員)對該案件的所有材料根據《訴訟文件材料歸檔范圍》規定進行逐一鑒定,剔除不需入卷的材料,形成案卷。這一鑒定主要看材料與案件是否有聯系,是否是審判過程的真實記錄,保證案卷內材料均具有保存價值。鑒定時應注意:對訴訟文書材料是否立卷有疑義,則不要匆忙下結論,一般應掌握“保存從寬,剔除從嚴;孤本從寬,復本從嚴;直接材料從寬,間接材料從嚴”的原則。
2.訴訟案卷保管期限的鑒定
訴訟案卷保管期限的鑒定是對每個卷宗保存價值的鑒定,給予合理的保管期限。筆者認為,訴訟案卷保管期限的鑒定應當采取承辦人員提出參考意見、檔案部門綜合考慮的方式。即:先由案卷審判員(書記員)分析案件的性質、社會影響、難易程度等信息,初定保管期限;然后由檔案部門對接收的案卷進行綜合的、全方位的考慮,確定保管期限。鑒定時應注意:對介于各類保管期限之間的案卷,應采取“就高不就低”的處理方法。
3.庫藏檔案的銷毀鑒定
庫藏檔案的銷毀鑒定是指對保管期限已經屆滿后的重新審查。法院檔案鑒定小組應定期對保管期限屆滿的訴訟檔案進行鑒定,對不宜銷毀的檔案應當重新劃定保管期限,經鑒定需要銷毀的組織銷毀。檔案銷毀鑒定,要本著對歷史、社會、國家負責的態度,嚴格把握好每一個案卷的“生死權”。既要“不急”,即絕不能使已到保管期限的案卷未經過重新鑒定(或草草鑒定)而“毀于一旦”;又要做到“不慢”,即絕不使無任何保存價值(已過保管期限)的案卷無限制地存放下去。
三、做好訴訟檔案價值鑒定工作的有效手段
1.明確責任,建立鑒定工作網絡
訴訟檔案的鑒定工作分三個不同的階段,所涉及的相關人員也較多。首先,審判人員、書記員在案件審結后進行整理裝訂時,就必須著手對材料進行鑒定,確定材料的“生死”,初步擬定案卷的保管期限;其次,檔案管理人員根據初定的保管期限,對案卷進行再鑒定,確定檔案的“生存期”;最后,訴訟檔案保管期限屆滿時,由法院檔案鑒定小組進行鑒定銷毀工作,確定案卷的“存亡”。因此,明確每一階段相關人員的鑒定責任,建立科學合理的鑒定工作網絡是做好鑒定工作的有效保障。
2.制定標準,規范鑒定工作管理
訴訟檔案鑒定工作,是一項決定檔案命運的工作,必須嚴格遵守鑒定制度,確實完善鑒定標準。法院檔案部門應參照上級規定,制定切實可性的《訴訟文書材料歸檔范圍》、《訴訟檔案保管期限表》、《訴訟檔案鑒定銷毀制度》。制定時要做到三個結合:一是結合本地區社會政治、經濟的發展。如根據當事人身份、按案件影響程序劃分時,應考慮在本地區范圍內身份地位或影響程度。二是結合各類案件數量的比例。如刑事案件中盜竊案件較多,可適當降低保管期限;破壞軍婚的案件較少,可適當提高。三是結合訴訟新型案件的變化。鑒于新的法律法規不斷修改完善,新類型案件層出不窮,應經常修改和補充。如浙江省民商事案件級別管轄新規定在2008 年2 月實施后,基層法院管轄的標的金額大幅度提高,在鑒定時應及時提高標的參照標準。
3.層層把關,確保訴訟檔案質量
訴訟檔案價值鑒定人員要層層把關,保證庫藏檔案的質量。檔案室在接收案卷時,要認真檢查卷宗內材料是否收集得當,發現有重份、與案件無關(或沒有保存價值)的材料,應退回立卷單位要求重新整理。檔案員對初定期限有不同意見的,應了解案情、綜合考慮,對把握不準的應請示相關領導。法院檔案鑒定小組應由相關領導、審判人員和檔案管理員組成,逐卷鑒定,嚴格銷毀程序。
總之,訴訟檔案的鑒定工作是訴訟檔案管理的重要方面,也是優化訴訟檔案結構、提高訴訟檔案管理效率的重要內容。