訴訟檔案是在人民法院的審判業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，是某一案件從立案到結(jié)案以至申訴的全過(guò)程的真實(shí)的歷史記錄，因此具有特定的法律效力。訴訟檔案的這一特殊屬性一開(kāi)始便使訴訟檔案的利用工作打上了與眾不同的烙印。
訴訟檔案的利用分為對(duì)內(nèi)、對(duì)外利用兩個(gè)方面。對(duì)內(nèi)利用指人民法院內(nèi)部的各庭、室、隊(duì)在各項(xiàng)工作特別是在審判工作中對(duì)訴訟檔案的利用，如案件復(fù)查、受理申訴或申請(qǐng)?jiān)賹彛l(fā)現(xiàn)錯(cuò)判提起再審等。對(duì)外利用指上級(jí)人民法院、公安機(jī)關(guān)、檢察院、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、受委托的律師、社會(huì)各界人士等對(duì)檔案的利用。訴訟檔案的對(duì)外利用主要用于對(duì)法院的審判活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督、維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益、協(xié)助相關(guān)案件的偵查、起訴和審理、學(xué)術(shù)研究、文藝創(chuàng)作等。
一、訴訟檔案的利用方式
開(kāi)辟訴訟檔案閱覽室。這種方式具有便于利用者系統(tǒng)地利用訴訟檔案，有效地保守訴訟檔案機(jī)密和維護(hù)訴訟檔案完整與安全等優(yōu)點(diǎn)，是利用工作最主要、最基本的方法。開(kāi)辟閱覽室提供服務(wù)需要制定嚴(yán)格的閱覽規(guī)則和批準(zhǔn)手續(xù)；閱覽室管理人員的任務(wù)是積極對(duì)利用者利用檔案提供服務(wù)。訴訟檔案的外借服務(wù)。訴訟檔案多為“孤本”，為保證其完整安全，除本單位外，本系統(tǒng)因處理案件和其他業(yè)務(wù)需要，經(jīng)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以外借，一般單位不準(zhǔn)借出使用。外單位借閱檔案應(yīng)出示借閱信函，填寫(xiě)借卷單。借卷單是出借訴訟檔案的憑證，應(yīng)妥為保管。它反映訴訟檔案的出借情況和去向，對(duì)辨別借閱人和催還工作起著重要作用。提供訴訟檔案證明。訴訟檔案具有特定的法律憑證作用，一般實(shí)際工作利用訴訟檔案，其結(jié)果都是索取一定情況的證明材料。它的對(duì)象一般是不能直接閱讀訴訟檔案的公民，例如，由于年代久遠(yuǎn)或其他原因，將本人或直系親屬的有關(guān)勞動(dòng)、財(cái)產(chǎn)權(quán)利或婚姻關(guān)系等的法律文書(shū)丟失，為維護(hù)其合法權(quán)益來(lái)人或來(lái)函要求補(bǔ)發(fā)，就屬于這種情況。提供訴訟檔案證明需要申請(qǐng)人提供一定身份證明，經(jīng)審核無(wú)誤后方可提供，且一般提供訴訟檔案復(fù)印件，加蓋檔案材料章。
二、訴訟檔案的社會(huì)價(jià)值
訴訟檔案具有廣泛的社會(huì)利用價(jià)值。訴訟檔案由于其記載了社會(huì)生活的不同側(cè)面，內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)、政治、文化等各個(gè)領(lǐng)域，蘊(yùn)涵了豐富的為廣大群眾所關(guān)心的信息，容易引起人們的關(guān)注和興趣，因此具有多方面的社會(huì)價(jià)值：
1、訴訟檔案是法制宣傳、教育的好素材。當(dāng)前，在人們法律意識(shí)普遍不高的情況下，加大法制教育、普法宣傳的力度是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。很顯然，生硬的說(shuō)教很難達(dá)到理想的效果，而訴訟檔案中大量的案例正是法制教育的生動(dòng)素材。
2、訴訟檔案可以為立法工作提供服務(wù)。人民法院審理案件必須依照法律，因此，人民法院的審判過(guò)程，最能反映出法律、法規(guī)、地方性規(guī)章的公正性、可操作性。因此，國(guó)家立法工作需要有大批案例的考證，而人民法院的訴訟檔案在此則擔(dān)當(dāng)著不可替代的角色。
3、訴訟檔案為科學(xué)研究工作提供服務(wù)。學(xué)術(shù)利用者主要是專(zhuān)家、學(xué)者、從事各種學(xué)術(shù)研究的人員和教學(xué)人員。學(xué)術(shù)研究人員需要圍繞某一專(zhuān)題搜集系統(tǒng)全面而又具有典型性的材料。訴訟檔案為學(xué)術(shù)研究提供了大量豐富而生動(dòng)的基礎(chǔ)素材。
三、影響訴訟檔案利用效果的制約因素
訴訟檔案利用范圍的廣泛決定了它的高利用率。特別是在審判監(jiān)督活動(dòng)中，某一案卷常常會(huì)被反復(fù)利用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，為進(jìn)行審判監(jiān)督而調(diào)閱檔案的數(shù)量約占總調(diào)閱量的70%。
從總體來(lái)看，訴訟檔案與其他類(lèi)型的檔案相比，在利用范圍、深度和效果上還存在著一定差距，主要表現(xiàn)在：利用群體相對(duì)固定，服務(wù)于審判工作之外的社會(huì)價(jià)值潛力尚待進(jìn)一步發(fā)掘，查全率、查準(zhǔn)率較低等。
抑制、影響法院訴訟檔案利用效果的制約因素主要有：訴訟檔案種類(lèi)繁多、數(shù)量浩大，依靠傳統(tǒng)的檢索工具很難在短時(shí)間內(nèi)將利用者所需相關(guān)檔案全部調(diào)出；訴訟檔案的保密思想在人們心目中根深蒂固，加之訴訟檔案部門(mén)對(duì)訴訟檔案的開(kāi)放工作長(zhǎng)期停滯不前，使廣大群眾對(duì)訴訟檔案缺乏了解，更談不上利用檔案的意識(shí)；體制、制度上的制約因素，人民法院系統(tǒng)在國(guó)家機(jī)構(gòu)中是從屬于人民代表大會(huì)的獨(dú)立國(guó)家機(jī)關(guān)體系，從屬于這個(gè)體系的訴訟檔案工作，有其內(nèi)在的特殊性和特殊地位，使它在依法接受?chē)?guó)家機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)時(shí)自然產(chǎn)生一定的困難。
四、加強(qiáng)訴訟檔案利用的有效手段
訴訟檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，它的有效開(kāi)展需要做好以下工作：
首先，加強(qiáng)訴訟檔案利用者需求特點(diǎn)與心理研究，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)訴訟檔案信息。任何利用工作都不是盲目進(jìn)行的，每一類(lèi)利用者對(duì)訴訟檔案的信息需求都各有其特點(diǎn)。如，審判活動(dòng)中對(duì)訴訟檔案的利用一般為原件；統(tǒng)計(jì)調(diào)研人員一般利用根據(jù)原始訴訟檔案編纂的二次文獻(xiàn)等。檔案人員有必要根據(jù)各類(lèi)利用者的利用特點(diǎn)、利用頻率、以往利用需求被滿足的情況等開(kāi)展預(yù)測(cè)分析，從而為組織有效的檔案信息開(kāi)發(fā)工作提供科學(xué)的參考性信息。
其次，在訴訟檔案提供利用工作中要正確處理好開(kāi)發(fā)與保密、利用與保護(hù)、被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)的關(guān)系。訴訟檔案信息的開(kāi)發(fā)利用與保密是對(duì)立統(tǒng)一的。在一定條件下和隨著時(shí)間的推移，訴訟檔案的密級(jí)是不斷變化的。在利用中，要嚴(yán)格根據(jù)各項(xiàng)規(guī)定確定利用范圍，凡屬須在一定范圍內(nèi)限制利用的，就應(yīng)嚴(yán)格保密，凡屬可以開(kāi)放的訴訟檔案信息，均應(yīng)積極大膽地提供利用。
利用與保護(hù)，是檔案工作中一對(duì)突出的矛盾，這一問(wèn)題的解決在于檔案利用工作的科學(xué)化、制度化，在保護(hù)檔案的前提下，讓檔案充分地發(fā)揮作用。同時(shí)，既不能因過(guò)分強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)而否定傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式，也不能固守于傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式而不積極、主動(dòng)地提供服務(wù)，應(yīng)做到被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉。
再次，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，加速開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。“廣、快、精、準(zhǔn)”是信息化社會(huì)人們對(duì)信息需求的基本特點(diǎn)。為滿足這一需求特點(diǎn)，最根本的方法是借助于現(xiàn)代化的技術(shù)手段，建立科學(xué)的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檢索工具越科學(xué)、精密，對(duì)檔案信息的揭示就會(huì)越全面、準(zhǔn)確，訴訟檔案信息資源也就開(kāi)發(fā)得越充分、迅速。訴訟檔案管理部門(mén)只有編制出一系列實(shí)用、系統(tǒng)、多功能、多角度的檢索工具，建立科學(xué)的檢索體系，才能改變目前這種訴訟檔案數(shù)量浩大與開(kāi)發(fā)利用遲緩的落后狀態(tài)，使訴訟檔案信息資源得到更充分、更有效的開(kāi)發(fā)利用。