人民法院的訴訟檔案（以下簡稱訴訟檔案） 是人民法院審判活動的直接的真實記錄, 是國家檔案全宗中特有的專業性極強的檔案之一。它不同于行政管理檔案和其他專業檔案, 除了它們的共性都是以一定的文字、聲像、符號表達內容和以一定的物質形態作載體等以外, 有著它自己特有的性質,這也決定了訴訟檔案的管理勢必有其特殊性。
人民法院是國家的審判機關, 行使國家的審判權, 人民法院的基本職能就是審理各種刑事、民事、經濟、行政等案件。圍繞這些基本職能活動, 形成了相應的刑事、民事、經濟、行政等訴訟檔案, 這就是人民法院訴訟檔案的幾個組成部分。訴訟檔案中刑、民、經、行政各類案件形成的訴訟文書材料內容不盡相同, 就是同一類案件由于審級的不同也不完全一樣, 但它們都有其共同的長點, 大致表現在以下幾個方面：
1． 訴訟檔案的形成, 相應地受訴訟程序法的制約。
我國現行的訴訟審級制度是“ 四級兩審制” , 四級是指我國法院的設置有四級, 即：最高人民法院、省（自治區、直轄市）高級人民法院、市（地區、自治州）中級人民法院、縣（市、區）人民法院共四級（另設專門法院）。兩審是指“兩審終審制”,就是一個案件經過兩級人民法院審理即宣告終結的審判制度。各級人民法院審理任何一個案件都必須嚴格依照法定的訴訟程序進行, 否則就是違法。如果縣級人民法院作為一審, 上訴或抗訴到中級人民法院就是二審, 如果中級人民法院作為一審, 上訴或抗訴到高級人民法院就是二審, 如果是高級人民法院作為一審, 上訴或抗訴到最高人民法院就是二審, 最高人民法院所作的一審判決和裁定是終審的判決和裁定, 這是特殊規定。訴訟程序法對訴訟檔案形成的制約性, 集中表現在收案編號、案卷形成的過程中。首先表現在收案時的立案編號上。例如, 中級法院在1987年第一個收到的一審刑事上訴案件, 收案編號就應該是,“1987年度刑事二審第1號” 。從立案開始就要準確地標定它的年度、審級、案號。這樣一個案件審結立卷歸檔以后, 就為人民法院審理案件形成的訴訟檔案的一個保管單位。其次, 還表現在案卷形成的過程中。既然人民法院審理案件必須要按照訴訟法進行, 它在審判過程中形成的各種訴訟文書, 也要求它符合訴訟程序。所以在一個案件審結以后所立成的案卷, 卷內訴訟文書材料必須按照訴訟程序的客觀進程形成文書的時間自然順序進行排列, 這使得訴訟檔案中卷內文書材料的排列有很大程度的規則性。
2． 具有完整性和成套性。
訴訟檔案是以當事人和案由為特征形成的審判案卷。一個案件從收案、審判到結案所形成的各種訴訟文書材料, 構成一個案件有連續性的整體, 不受跨年度的時間限制, 不允許按年度加以分割, 分別立卷。如果一個刑事案件是經公安機關預審, 檢察機關起訴, 最后由人民法院判決的一審案件, 那么, 公安機關的預審卷、檢察機關的檢察卷、人民法院的審判卷及有關此案的一切物證構成了成套的有機聯系的整體, 記錄和佐證了一個案件的犯罪分子進行犯罪的事實, 是人民法院依法定罪科刑的依據, 如果分割了它的有機聯系,就會使事實不清、證據不足。另外, 集團性重大刑事案件和涉及面廣具有群眾性的重大民事案件, 其中有屬于共同性的問題, 也有屬于個人責任的問題, 案件形成的材料較多, 有的達幾十卷, 這些材料都有互相印證、互相補充的作用, 在反映出全案基本面貌的基礎上, 屬于共同性的問題的材料只能組合在一起成為綜合卷, 屬于個人責任的問題分別單獨立卷, 絕不能任意按當事人或案由把它們分割開來。否則, 審判工作就很難,頂利進行, 還有礙于日后的查找利用。
3． 孤本多, 具有不可替代性。
人民法院審理的每個案件, 特別是第一審案件形成的訴訟文書材料, 大部分都是第一手的, 而且往往只有一份, 如閱卷、調查訊問、審判、證人證言、合議、宣判筆錄等都是手抄孤本, 特別是調查訊問筆錄、證人證言更是不可替代的, 否則, 就不能具有法律效力。因此, 訴訟檔案如果管理不善, 發生丟失或損毀, 就會給一個案件的審判工作和以后的利用工作造成無法彌補的損失。
4． 具有特定的法律效力。
國家法律是人民法院打擊敵人、懲罰犯罪和保護國家、集體、個人合法權益的依據, 它具有普遍性, 對全社會都有約束力。而人民法院審理各類案件, 是依照國家法律, 代表國家進行審判, 因而具有特殊性。例如審理刑事案件, 人民法院只能根據事實依法定罪量刑,它為審判某一案件制作的判決書, 援引刑法的條款, 只對觸犯刑律的被告人有法律的效力。同樣, 審理某一民事和經濟案件所制作的判決書、裁定書、調解書, 也只能對被起訴的個人或被告有法律效力。這也是區別于行政管理檔案和其他專業檔案的一個很大特點。
5． 數量大, 載體形式復雜。
人民法院的主要職能活動就是審判活動, 因此圍繞審判活動形成的訴訟檔案數量很大, 與同年度形成的文書檔案相比, 要多出幾十倍。當前, 隨著我國法制的逐步完備, 人民法院受理案件的種類與數量將會越來越多, 因此,訴訟檔案數量將會越來越大。以事實為依據、以法律為準繩, 重證據、不輕信口供是人民法院審判工作的基本準則。因此, 人民法院在審理一個案件過程中必然要形成大量的證據材料, 這些證據材料種類繁雜, 具有不特定性。任何能夠證明此案事實的文字、聲像、影片、照片等都是訴訟檔案的重要組成部分。在刑事犯罪案件中, 如殺人案的兇器、血衣, 盜竊案的贓物等都是不可缺少的物證, 可以說這些實物都是訴訟檔案中的罪證檔案。這也是訴訟檔案的一大特點。
6． 利用頻繁, 具有很強的派生性。
訴訟檔案是人民法院審判活動的真實記錄, 又是做好審判工作的依據和必要條件。人民法院審理案件, 終審判決或裁定的作出, 標志案件審理結束, 但它不是一勞永逸的。訴訟檔案直接反映著當事人的生命、財產、權利的問題, 判決的案子發生法律效力后, 當事人申訴, 如果確實是錯判了的就要復查、改判、平反, 依據的主要是訴訟檔案。反過來, 依靠訴訟檔案進行復查、改判、平反都會形成相應的新的有關某案件的訴訟檔案。另外,根據我國的勞改法規, 對已經投入勞改的犯人, 遵守監規, 勞改積極, 確有悔改表現的, 要依法給予減刑；對不遵守監規, 抗拒改造或重新犯罪的, 要依法給予加刑, 這也會形成該案犯新的訴訟檔案。由于歷史的原因, 目前各級人民法院根據實事求是, 有錯必糾的方針和對歷史負責的態度, 做了大量的復查、改判工作, 對訴訟檔案利用十分頻繁, “ 老案” 派生出新卷現象非常普遍。由于法律沒有規定申訴時效的年限, 當事人或其近親屬可以根據訴訟法提出申訴, 不受時間限制。因此, 訴訟文書歸檔后, 人民法院在日常處理申訴, 上級法院對下級法院進行審判監督, 如再審、提審時, 也必然要經常外調下級人民法院的訴訟檔案, 無論是刑事、民事, 還是經濟案件都是如此。有些案件當事人反復申訴, 纏訴多年, 人民法院都要處理, 有的民事案件為了一處宅基、移道糾紛, 反反復復, 幾經周折, 官司打了一、二代還沒有息訴。所以, 人民法院要復查、改判訴訟案件, 就必定要使用訴訟檔案, 也必然要形成有關該案新自訴訟檔案。
7． 突出人民法院各個時期審判活動的重點, 集中性強。
根據黨和國家的政策、法律、法令, 人民法院各個時期的審判工作是有所側重的。作為人民法院執行國家法律真實記錄的訴訟檔案, 就比較集中地突出了這一點。如建國初期, 全國展開了大規模的鎮壓反革命運動, 在此期間形成的鎮壓反革命刑事訴訟檔案數量很多, 而且非常集中、黨的十一屆三中全會以來, 訴訟檔案鮮明地反映了三件大事，一件是復查糾正冤假錯案。從1979年到1981年的訴訟檔案中比較多, 比較集中地反映了人民法院執行中央撥亂反正的方針、政策情況。第二件是審判林彪、“ 四人幫” 反革命集團以及打砸搶分子。1981年最高人民法院特別法庭審判“兩案”后, 各個省、市都相繼審判了這樣的犯罪分子。第三件是1982年、1983年, 全國人大常委會頒布了《關于嚴懲嚴重破壞經濟的罪犯的決定》和《關于嚴懲嚴重危害社會治安的刑事犯罪的決定》后, 訴訟檔案就突出地體現了人民法院嚴懲經濟犯罪和貫徹從重從快方針, 嚴厲懲辦刑事犯罪的職能活動, 而且數量多、集中性很強。
8． 機密性較強。
人民法院審理的案件, 如涉及個人隱私的強奸、流氓等案件和涉及國家機密的案件, 刑事訴訟法規定是不得公開審理的。在審理這些案件中形成的訴訟檔案當然具有較強的機密性。就是可以公開審理的案件, 絕大多數材料也是機密的。如調查取證材料、審訊筆錄、證人證言、審判合議庭討論案件記錄、審判委員會討論案件記錄, 有的案子還會有偵破、鑒定技術和經過的材料, 如果這些材料的內容泄露出去, 會給法院的審判工作帶來很大的困難,甚至會給國家造成無可挽回的損失。訴訟檔案的機密性比起行政管理檔案和其他專業檔案相對較強, 幾乎是每個案件訴訟檔案中的絕大多數材料都是不能公開的, 能知范圍很小。所以, 《人民法院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案的調借和查閱作了嚴格的規定,以確保國家機密的安全。