（編者按：上海市檔案館是率先實施政府公開信息集中查閱的城市檔案館之一。7年來，他們在探索實踐中使這項服務不斷深化，贏得了各級領導和廣大人民群眾的贊譽。全國政務公開督查組檢查后認為，該館開展政府公開信息集中查閱服務并與檔案查閱相結合的做法很好。）
2002年5月，上海市檔案館推出已公開現行文件對外開放閱覽的服務項目。2004年5月1日，《上海市政府信息公開規定》開始施行。按照市政府辦公廳轉發的《關于<上海市政府信息公開規定>實施意見》中有關“市和區（縣）檔案館作為查詢、利用同級政府部門主動公開信息的場所，應為公眾做好服務工作”的要求，上海市檔案館在外灘新館專設政府公開信息和檔案文件資料查閱服務中心。
在2005年初調任上海市檔案局局長、上海市檔案館館長之前，我在市委辦公廳曾分管過檔案工作，對政府公開信息查閱工作有一定了解。來到檔案館以后，更促使我進一步思考不斷推進政府公開信息和檔案查閱的服務工作。
當時，對于檔案部門該不該開展政府公開信息查閱工作曾經有過爭議。有人認為政府公開信息的所有權屬于政府各職能部門，這項工作和檔案館“不搭界”；也有人認為，檔案館提供政府公開信息查閱會增加負擔，是“自討苦吃”。在我看來，承擔政府公開信息查閱恰恰是檔案館發展的一次機遇，是對檔案館“主業”之一----檔案利用服務的有益拓展。從政府公開信息和檔案的關系來看，記載政府公開信息的文件會在法定歸檔期內轉化為檔案。檔案館參與政府信息公開工作，方便公眾從歷史和現實的兩端全面獲取信息。因此，檔案館應該以更加積極主動的姿態為公眾提供“靠前”的信息服務，并在法律法規允許范圍內，最大限度滿足公眾對政府公開信息和檔案信息的需求。當然，在相關法律法規體系還不完善的情況下，檔案館開展這項工作必然會遇到困難。
隨著工作的逐漸深入，一些問題慢慢浮現出來。政府公開信息集中查閱服務與檔案查閱的銜接就是其中之一。為解決這一問題，我們多次召開會議，集思廣益，并采取了一些措施。例如，利用者查閱了政府公開信息后確定自己符合落實政策的條件，有時會要求查閱僅涉及本人的支內、榮譽情況、職務職稱等檔案，在確定無涉密內容后，負責接待的同志會參照有關文件要求，直接提供所需檔案的復印件。再如，有些申請政府信息公開的利用者所查的文件，雖屬于未達到開放年限的檔案，但只要文件內容符合《政府信息公開條例》規定的范圍，負責接待的同志會提供所需文件的復印件。
政府公開信息查閱工作涉及面廣，而作為集中查閱點的檔案館需要直接與利用者“面對面”，及時化解矛盾，因此在實踐中，一方面要求接待人員耐心細致，另一方面積極建立應急機制，隨時做好應對復雜問題的準備。我們本著事不避難的態度，解決問題、積累經驗，完成了國家檔案局下達的政府信息公開開發利用試點任務，并在2008年實施《中華人民共和國政府信息公開條例》后不久承擔起市政府辦公廳政府信息依申請公開受理工作。
現在，越來越多的市民來到市檔案館外灘新館查閱政府公開信息和檔案。2004年至2008年接待查閱者近6萬人次，其中，2008年接待查閱1.25萬人次，個人利用檔案占利用總數的比例從2001年的13%上升至2008年的77%。截至2008年底上海市檔案館已累計提供政府公開信息4.85萬件，開放檔案80余萬卷。從2007年起每年4月最后一周的周六為“上海市檔案館日”，我們聯手各級各類檔案館先后舉行了“檔案連著你我他”、“檔案與您同行”、“迎世博檔案便民服務”等專題查閱咨詢活動，推進查閱服務緊貼百姓需求。
查閱檔案的人次增加，給檔案實體保護帶來了一定壓力，我們便加大以開放檔案全文數字化為重點的信息化建設力度，目前市檔案館數字化檔案全文數據庫總量達到近6000萬幅。2008年以來，縮微膠片檔案和數字化檔案提供利用的卷數占檔案提供利用總卷數的比例接近50%，并呈穩步提升的態勢。
隨著上海檔案信息網的點擊率不斷攀高，一些網民利用者渴望通過網絡快速地查找政府公開信息和檔案信息。我們經過調研、論證，于2007年4月28日在上海檔案信息網上推出政府公開信息實用分類查詢系統，網民可以很方便地看到政府公開信息的數字化全文。系統推出兩年來，每年的實際點擊數都超過了200萬次。上海檔案信息網還連線社區“東方信息苑”，居民在家門口就能查閱政府公開信息和預約查檔。與政府公開信息系統相對應的檔案目錄查詢系統也在逐步完善，利用者可以進行網上預約調卷，調卷成功后可到市檔案館外灘新館閱覽檔案。
在推進社會主義民主、構建和諧社會的大背景下，政府信息公開和檔案開放還有很長一段路要走，我們將不斷創新檔案資源建設理念、開放利用理念和公共服務理念，采取更貼近需求的手段和方式，多角度、多層面、多類型地開發政府公開信息和檔案信息資源，滿足人民群眾的迫切需求。