前言
改革開放以來, 我國的經濟體制逐漸由計劃經濟全面轉向市場經濟。隨著經濟體制、經濟結構、管理機制的變革, 人們的觀念也隨之發生了重大變化, 認識到市場經濟的激烈競爭首先是信息的競爭。許多人對信息作用與價值非常重視, 但往往對信息中的一個門類檔案信息, 缺少足夠的重視和關注。有些檔案工作者自身也沒充分意識到檔案信息的重要價值和檔案工作的意義。
1．在法制社會中檔案信息的重要作用
在計劃經濟時期, 法制不健全, 法制觀念淡薄。如果出現債務糾紛或產權糾紛以及不履行承諾而發生矛盾時, 主要靠領導機關行政干預, 很少依照法律解決。然而在今天依法治國的情況下,檔案資料將充分顯示出它的獨特作用。檔案的定義: 具有查考、使用價值, 經過立卷歸檔、集中保管起來的各種文件材料。包括人事材料、技術文件、出版物原稿、財會薄冊、印模、照片、錄音帶、收發電文、會議記錄、電話記錄等等。檔案工作者的任務: 收集、整理、保管、鑒定和統計本單位在工作或生產活動中形成的檔案, 并積極提供檔案, 為領導、工作和生產服務。
在改革開放政策的驅動下, 各行各業紛紛向規模化、集團化發展, 企業之間交易額往往十分巨大。但在轉軌時期, 人們的習慣與觀念的轉變卻跟不上實際的需要。個別企業有意或無意不按協約辦事, 嚴重妨害對方的正常運營與發展, 常常由此引發糾紛或訴訟案件。然而法律只相信證據,完整的檔案材料, 是最有力的證據, 可以幫助變被動為主動。以下舉例說明。
根據最新文件規定, 某建筑公司每年可在利潤中提取13 萬元的勞保費用, 并可從公司成立之日算起。該公司實際于1981 年正式成立, 然而檔案室卻提供不出批文, 空口無憑不行。最后求助市檔案館, 查到了這份批文, 問題迎刃而解。公司檔案管理員感慨地說: 一份檔案價值169 萬元。蓬萊飛馬海味餐廳為擴大經營, 于1986 年以濟南雙泉燈具廠作擔保單位, 向銀行貸款4 萬元并依協議逐年償還。至1990 年該餐廳注銷時, 尚欠銀行5970 元。銀行找擔保單位催款。雙泉燈具廠不服, 于是上訴法院。沒有證據無法斷案, 在此情況下法院到市檔案館查到了該餐廳的注銷檔案。檔案中明確記載: 該餐廳注銷后, 債權、債務一律由主辦單位! 蓬萊縣馬格莊鄉經委∀ 負責處理。從而使這場糾紛得以合理解決。一條注銷檔案保護了雙泉燈具廠免遭經濟損失[ 1] 。從以上事例說明檔案在當今法制社會中具有不可替代的作用。
2．技術檔案可以創造巨大的經濟效益
技術檔案( 也稱科學技術檔案) 定義: 是工廠、礦山、設計院、科學研究等部門在基本建設、生產技術和自然科學研究等各項活動中形成的, 經整理歸檔集中管理起來的技術文件材料。它包括圖紙、照片、文字材料等。科學技術檔案是進行技術改革,設備維護與更新, 擴大再生產以及處理各種生產技術問題的重要依據, 是國家科技資源的儲備形式,是國家的寶貴財富。
技術檔案實質上是一種工具, 它的再利用是現代生產中的重要環節, 起著參與生產的作用。這種潛在的資源一旦轉化為生產力, 就可以創造出巨大的物質財富。由此可見, 技術檔案也是生產力。技術檔案的重復利用, 不僅可以收到事半功倍的效果, 其深層意義還在于這些工作已經經過實踐驗證, 可以充分保證設計質量和工程進度的要求。在此基礎上的改進可能產生質的飛躍。技術檔案是寶貴而又潛力巨大的一種技術資源, 從以下實例可略見一斑。
某設計院設計的氟致冷劑工程, 共有2600 余張設計圖紙, 其中復用圖紙200 余張, 可節省1400 多個工作日, 可創經濟效益7 萬元。幾年來該院相繼承擔了7 項規模相近的氟致冷劑工程,僅圖紙復用一項創效益50 萬元。在此基礎上的改進的技術轉讓及設計費創收高達360 萬元[ 2] 。據統計[ 2] , 一個好的工程設計, 圖紙的復用率可達50% 左右, 個別項目可高達80% 以上。這就意味著可節約勞動50%, 甚至80%以上。據國家檔案局統計, 檔案在《七五》 期間產生經濟效益達304 億元。由此不難看出, 完整、系統的技術檔案可能產生的經濟效益是十分顯著的。充分開發利用檔案這一技術資源, 在實現我國經濟騰飛的今天尤為重要。
3．檔案工作者任重而道遠
對于經濟部門和生產單位, 管好用好檔案的目標和體現, 就是要充分發揮其參與生產或社會活動的作用, 以取得良好的社會效益和經濟效益。最終目的是為了提高生產力。所以檔案工作者肩__負的歷史使命艱巨而重大。從檔案所涵蓋的內容看, 大到設計工程的整套圖紙, 小到會議記錄、一張照片, 都不可掉以輕心。機會稍縱即逝, 搶拍一張即將拆除的舊廠房照片, 可能成為將來了解廠史的重要史料。稍有疏忽, 若干年后將無據可考,留下無法彌補的遺憾, 愧對后人。檔案工作者任務的核心是收集各種有價值的檔案資料, 然后整理、歸檔保存。要善于判斷哪些資料具有查考使用價值, 可能起到為領導、工作或生產服務的作用。
要做好檔案工作, 必須要有淵博的學識和豐富的經驗作基礎。所謂學識, 不僅指檔案管理方面的專業知識, 還要盡可能熟悉本單位從事的專業知識, 熟悉其生產活動的規律,從而有意識地去收集資料, 不致有遺漏。不應只重視歸檔保存, 等待“送貨上門”, 而要主動“走出去”收集, 具有“參與意識”。談到積累經驗, 根據筆者的感受, 認為大量參閱各種報刊、雜志、司法案例等十分重要, 它能更直接、更快捷、更有針對性地幫助我們管好檔案、用好檔案。檔案信息是國家的寶貴財富, 檔案工作者任重而道遠。