美國政府一向很重視政府信息資源的利用, 1813 年開始的聯邦寄存圖書館計劃( Feder al Deposit or y Librar y Pro.g ram, 以下簡稱FDLP) 到目前為止是“ 圖書館服務與內容管理組織”( Librar y Ser vices and Content Management 以下簡稱LSCM) 管理的最大, 最廣為人知的計劃。它由國會制定, 旨在確保美國公眾獲取政府信息, 該計劃包括政府信息資源采集、格式轉換、寄存館藏的分發以及協調50個州、哥倫比亞特區、美國海外領土的聯邦寄存圖書館。FDLP 的主要任務是通過分布在全美的近1250 家寄存圖書館傳播聯邦政府三大分支機構的信息產品, 一個圖書館如果被指定為聯邦寄存館, 要將寄存信息產品作為館藏并負責保證公眾能免費獲取這些寄存館藏。作為致力于平等準入和免費、無限制公共使用的機構,美國的近1250 家寄存圖書館構成了連接民眾和政府的重要紐帶之一。因此美國公眾主要通過寄存圖書館來獲取和利用政府信息資源。
聯邦寄存圖書館分為地區性寄存圖書館和選擇性寄存圖書館, 地區性寄存圖書館需收藏聯邦政府及所在地區的州政府出版的所有政府信息資源, 并永久保存, 以供公眾使用。每個州至少指定一個地區性寄存圖書館, 地區性寄存圖書館要協調整個州寄存圖書館的館藏收集, 館際互借以及業務指導; 選擇性寄存圖書館收集本館用戶需求的政府信息資源, 保存期限至少5年。
1.采集方式
每個寄存圖書館都有專門的寄存館員負責政府信息資源的采集、編目、服務以及所有與其它機構和寄存圖書館之間的聯系與協調。寄存館員通過采集工具選擇適合自己館藏的條目( Item) 形成一個條目選擇列表, 也稱為寄存館藏列表, 每個寄存圖書館通過條目助理和文件數據挖掘( Do cument Data Miner) 查看本館條目選擇列表。寄存圖書館如果確定不再需要某條目, 可通過條目選擇修改表格和條目助理兩個工具刪除條目編號, 每個條目編號代表了一系列或一組相關的聯邦政府機構的出版物。條目選擇修改表格和條目助理在網上直接操作, 寄存館員首先輸入寄存圖書館編號和密碼, 然后在表格內輸入條目編號提交刪除條目, 提交72 小時后將收不到刪除條目的任何紙質或電子出版物。縮微形式的出版物提交一周以后生效, 刪除條目可隨時進行。在條目選擇列表里增加條目必須在一年一度的選擇更新周期內, 在每年條目選擇更新周期之前LSCM會通知所有寄存圖書館, 該周期從6 月1 號開始, 所有增加的條目必須在7 月31 日之前張貼到網站上, 10 月1 號被激活之前所有增加的條目都處于待定狀態。
增加或刪除條目需要經過仔細考慮和論證, 條目選擇列表確定后, 寄存館員不需要反復選擇條目, 美國政府印刷局( Gov ernment Pr int Office 以下簡稱GPO) 使用自動寄存分發系統根據每個寄存圖書館的條目選擇列表自動配送與條目相關的政府出版物。
GPO 鼓勵寄存圖書館在條目選擇列表里增加電子主題, 電子主題通過美國政府出版物目錄MARC 記錄里的統一資源定位器獲取, GPO 提供兩種方式下載: 20 條以內的從美國政府出版物目錄( Catalog of U.S Gov ernment Publi.cations 簡稱CGP) 網站里通過電子郵箱一次性發送, 1000條以上的用Z39.50客戶端下載。寄存圖書館把這些電子主題的MARC 記錄放到他們的本地目錄以供公眾查詢使用,寄存圖書館一旦增加了電子主題就再也收不到這些主題相關的任何有形出版物。電子資源還可以通過聯機計算機圖書館中心OCLC ( Online Computer Librar y Center ) 、其它寄存圖書館的目錄以及美國政府書店來獲取鏈接地址。
2. 采集范圍
寄存館藏的采集范圍體現在寄存館藏發展方針里, 館藏發展方針對所有寄存圖書館都很重要, 對地區性寄存圖書館來說, 它有助于寄存圖書館對聯邦政府信息資源的格式選擇, 有助于地區性寄存圖書館增補和促進政府信息資源的利用, 以便更好地滿足用戶的信息需求; 對選擇性寄存圖書館來說, 寄存館藏發展方針更重要, 有助于采集恰當的政府信息資源建立一個相關的寄存館藏以滿足用戶的需求。每個寄存圖書館必須定期分析用戶的信息需求, 保證采集的政府信息資源正是用戶需求的。
寄存館藏提供政府信息資源以滿足寄存圖書館的主要及一般公共用戶的需求, 因此在主題范圍、格式以及年代上都應該盡可能地寬廣, 內容要有足夠的深度以便開展參考咨詢與檢索服務, 政府信息資源的有些主題是必須采集的, 有些是基本館藏, 還有些是被強烈建議采集的, 寄存館藏應包括具體到州、地區或選舉區的政府信息資源。
地區性寄存圖書館的內容采集范圍為所有聯邦政府、州政府和地區政府的政府信息資源。有些出版物如國會記錄和聯邦登記會以紙質和縮微兩種格式出版, 只有地區性寄存圖書館可以兩種格式都選。
選擇性寄存圖書館必須采集基本館藏列表( Basic Col.lect ion List) 里的所有條目, 對公眾行使聯邦政府工作的知情權來說, 基本館藏是非常重要的政府信息資源。最新的2004 年創建的基本館藏列表有30個主題, 每個主題列出相應的SuDoc 編號( 即政府出版物的書架編號) 、條目編號、載體形式。選擇性寄存圖書館此外還著重采集本地區的特色政府信息資源, 以滿足本地區用戶的個性化信息需求, 如得克薩斯州的休斯敦公共圖書館重點采集得克薩斯州及鄰近州的水資源數據。
特殊的政府信息資源包括地圖、音頻、盲文、大型印刷物、外語文獻等特殊類型資源, 通常情況下寄存圖書館不采集, 除非有用戶需要才采集這些類型的政府信息資源,如休斯敦公共圖書館不采集地圖、海報、內部機構出版物。
FDLP 注重合作采集( co operative acquisitio n) 。因為任何單獨一個寄存圖書館不能采集全所有政府信息資源。一個地區的所有寄存圖書館合作采集既可以避免沒必要的重復, 還可以互為補充, 提高資源的利用率和節省館員時間。每個州的計劃里要討論整個州的選擇性寄存圖書館合作采集關系, 這樣所有的寄存圖書館合作起來給本州的用戶提供一個全面的聯邦政府信息資源服務。
3.采集工具
寄存館員通過以下幾種工具來選擇寄存館藏條目:
3.1.基本館藏列表(Basic Collection List)
基本館藏列表里的條目是所有寄存圖書館必須采集的包括以下30 個主題:
美國事實發現、美國政府針對小孩的指南、美國政府預算、聯邦家庭援助目錄、美國政府出版物目錄、人口和住房普查( 系列1 ) 、人口和住房普查( 系列2 ) 、人口和住房普查( 系列3 ) 、人口和住房普查( 系列4 ) 、聯邦法規、國會目錄、國會記錄( 每日) 、美國憲法( 分析和判讀) 、縣市數據、經濟指標、總統經濟報告、聯邦登記( 每日) 、政府印刷局準入、二百周年紀念版( 美國的歷史統計, 殖民地時代至1970 年第1 部分和第2 部分) 、職業前景手冊、總統的公開講話、社會保障手冊、STAT - USA( 數據庫名稱) 、美國統計摘要、普遍法規、美國法典、美國政府手冊、美國報告、美國縣、總統文件每日匯編。
3.2.分類表(The List Of Class)
美國政府出版物分類表是寄存圖書館選擇寄存館藏的基礎, 分類表包括了聯邦政府機構出版的具有公共利益與教育價值的政府信息資源。那些沒有公共利益和教育價值的政府信息資源、涉及國家安全保密的政府信息資源、合作出版的必須予以出售以便能夠自我維持的政府信息資源都被排除在分類表之外。
分類表紙質版大約在每年6月出版, 復本會寄往各個寄存圖書館, 電子版在聯邦公告欄每月的第一個星期五更新, 可直接下載。當寄存館員增加條目到選擇列表時,GPO 會通知, 寄存館員通過文件數據挖掘( Document Data Miner) 可查看本館的選擇列表。
分類表按照聯邦政府的各個部門機構名稱的字順來排列, 每個部門機構下的具體條目以政府出版物的書架編號SuDo c 來排序, 包括條目編號、格式等。比如:
AGRICULTURE DEPARTMENT A 1. 1: Per formance and Accountability Repo rt ( annu.al) ( EL) 0006 農業部出版的, 政府文獻書架編號為A 1. 1, 條目名稱是Perfo rmance and Acco untability Report, 條目編號是0006, 格式為電子資源。政府信息資源的格式有紙質( P) 、縮微( MF) 、電子產品( E, 格式未知) 、在線電子格式( EL) 、CD、DVD、軟盤( FL) 。
分類表總共有8000 多條目, LSCM 不要求寄存圖書館必須保持一個明確的選擇率, ( 但有兩個條目是必選, 即0556- C 和1004E) 。條目的選擇率取決于能否滿足用戶的信息需求。選擇率傳統上還是作為比較一個圖書館與和它館藏規模相近的圖書館的基準, 選擇率是反映寄存圖書館工作的一個指標, 如休斯敦公共圖書館選了4000 多條目,選擇率為53%。
分類表后附有的條目編號與分類表詞干! 政府出版物的書架編號SuDoc 一一對應, 附錄1 是政府責任者字順表, 附錄2 里的條目是上個版本出現而本次修訂刪除的,刪除原因有說明。
3.3.建議的核心館藏列表(Suggested Core Col lections)
FDLP 手冊附錄A 建議的核心館藏列表是針對學術、公共、法律各種類型寄存圖書館而建議不同的核心館藏條目, 每個條目后都有注釋, 說明該條目適合哪類型寄存圖書館。對于這些建議的核心館藏, 寄存圖書館應該在地區和全國范圍內與其它寄存圖書館合作采集, 保持用戶必需的核心館藏和數字資源的長期保存。
寄存圖書館不需要全選建議的核心館藏, 可選一定的比例, 如大型的學術和公共寄存圖書館選擇建議核心館藏的大部分條目, 而小型的寄存圖書館只需選擇符合其用戶需求的條目, 選擇標準建立在館藏發展方針、鄰近寄存圖書館的館藏條目以及其它館藏的基礎上。
建議核心館藏列表有三個部分: 學術型寄存圖書館的建議核心館藏, 法律型寄存圖書館的建議核心館藏, 公共型寄存圖書館的建議核心館藏。列表由條目編號和條目名稱組成, 按條目編號排列, 包括已用和不再用的條目, 條目編號前有標記表示該條目2007 年6月之后已不再被寄存圖書館所選用。
3.4.紙質或其它有形格式的基本主題列表
FDLP 傳播各種格式的政府信息資源, 一些特定主題的政府信息資源只能獲取紙質格式, 這些政府信息資源只被原機構以紙質形式出版, 因為它們包含關于美國政府工作的重要信息或者對圖書館和公眾來說具有重要參考價值的出版物。無電子格式的出版物, 還有那些在FDLP 傳播與分發政策下適合有形格式分發的政府信息資源將被以有形格式分發。保持這些紙質或其它有形格式主題政府信息資源的可利用是FDLP 重要的宗旨。
紙質或其它有形格式的主題表里, 美國國會文獻集和國會記錄兩個主題的選擇只限于地區寄存圖書館或沒有地區寄存圖書館的州指定的一個圖書館。
紙質或其它有形格式的主題表是全體寄存圖書館通過使用后而提供的, GPO 會不定期組織討論哪些紙質形式的主題對公眾和寄存圖書館來講是最基本的。
紙質或其它有形格式的主題表按主題名稱的字順排列,每個主題下列出其具體的SuDo cs 編號、條目編號、格式。條目名稱后標記一個* 符號的表示限于在地區寄存圖書館或沒有地區寄存圖書館的州指定的一個圖書館分發, 條目名稱后標記兩個* 符號的表示限于在地區寄存圖書館和法律寄存圖書館分發, 條目名稱后標記三個* 符號的表示最新增加到該列表的主題。
3.5.政府信息資源數據庫
GPO 提供幾個免費獲取政府信息資源的數據庫, 寄存圖書館通過輸入密碼就能進入并使用, 這些數據庫有:
( 1) 寄存圖書館獲取技術和科學報告( Depo sitor y Ac.cess to Repor ts, Technica l and Scientific 簡稱DART S) 。聯邦寄存圖書館通過DART S 可以免費使用來自國家技術信息服務組織的在線技術報告, 并能免費下載全文本的電子文獻。
( 2) 國家氣候數據中心在線文檔圖書館( Natio nal Cli.mat ic Data Center Online Document Librar y ) 。除了幾個關于國家海洋和大氣管理局的主題是收費使用外, 寄存圖書館可以免費在線使用國家氣候數據中心的在線文檔。
( 3) STAT.USA/ Internet 和美國貿易在線( STAT -USA/ Internet and USA Trade Online) 。兩個在線資源提供美國政府產生的, 當前和歷史上的商業、貿易和全球經濟信息。
( 4) 國土安全數字圖書館( Homeland Security Dig ital Libr ary , 簡稱H SDL) 。國土安全數字圖書館包括了非機密總統指令、政策與國家戰略文件, 以及關于國土安全部的專門資源, HSDL 與GPO 有正式合作協議。
4.采集面臨新的問題與對策
1996 年以來, 越來越多的聯邦機構以桌面出版的方式直接在網上發布信息, 在線電子資源的數量急劇增加, 新出版的政府信息資源92%都能在線獲取。同時, 由于物理存儲空間的有限, 更多選擇性寄存圖書館也樂意采集在線電子資源。因此, FDLP 成員館館藏向電子寄存館藏過渡。
GPO 近年來在在線電子資源的傳播與分發上作了很多努力, 為了促進數字資源的利用, GPO 的聯邦數字系統( Fdsys) 已取代GPOAccess 為公眾提供提供聯邦政府信息資源的查詢與使用。
在新的電子環境下, 寄存圖書館增加了電子政府信息資源館藏比例, 電子政府信息成了政府信息傳播的主要方式, 寄存圖書館采集超出GPO 范圍之外的電子信息資源時應考慮到館藏發展方針。發展電子館藏的同時有形出版物的條目選擇也面臨挑戰, GPO 在新的有形出版物選擇機制里把條目標記為三大類: 一類是高選擇率的主題; 一類是某些類型圖書館必須選擇的主題; 還有一類是“重新考慮的條目”, 即這個主題是圖書館可選可不選的, 相應的條目被標識為“ 重新考慮”。這種新的選擇機制能讓寄存館員快速作出選擇, 節省了館員時間, 提高了工作效率, 更好地滿足了公眾對政府信息的需求。