政府信息公開是實現憲法賦予公民知情權的體現, 構建政府信息公開制度是深入貫徹落實科學發展觀, 堅持依法行政、執政為民的具體體現。公共圖書館是整個社會系統的組成部分, 與大眾傳媒等機構共同承擔著傳播各類信息的任務, 在推進政府信息公開化的過程中, 公共圖書館將發揮不可或缺的重要作用。政府信息公開既為公共圖書館的發展創造了難得的機遇, 又對圖書館工作提出新的挑戰。如何切實承擔起政府信息服務主體的責任, 是公共圖書館面臨的一個重要課題。
1. 圖書館在政府信息公開中的獨特優勢和作用
1. 1.圖書館是政府信息公開法定的服務主體
為了最大限度地滿足公眾及時獲知政府信息的需要, 《中華人民共和國政府信息公開條例》 (下簡稱條例) 明確規定: “各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所并配備相應的設施、設備, 為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利�！� 同時還規定: “ 行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。”由此可見, 圖書館是政府實施信息公開制度的重要職能部門和服務主體, 在參與政府信息公開活動中起著不可或缺的重要作用。
1. 2.圖書館在政府信息公開活動中具有獨特的優勢
眾所周知, 公共圖書館是各類文獻信息集聚與傳播的重要載體。政府信息是一種具有特殊性質的文獻信息, 也屬于文獻信息的范疇。政府信息公開又是一種公共行政行為。因此, 通過圖書館來傳遞政府公開的信息具有獨特的優勢, 民眾可以自由、平等、無償地使用公共圖書館查詢政府信息。政府信息公開的方式有很多種, 對于大眾來說, 不同的公開方式其獲取政府信息的便利程度也完全不同, 尤其是那些陳舊的信息, 民眾查閱和獲取的難度較大。而公共圖書館作為公益性的機構, 免費向大眾開放, 能向普通民眾提供全面、完整的公共信息與咨詢服務, 能夠滿足民眾隨時查閱、獲取政府當前或以往公開信息的需求。
2. 公共圖書館的現狀難以適應當前政府信息公開的要求
2.1. 思想上缺乏足夠的認識
一些同志對圖書館承擔政府信息服務的責任不很明確, 總以為這不是“ 份內” 的職責, 而是一種額外的負擔。有人認為為政府信息公開服務只是一項“軟任務”, 未列入圖書館工作考評的范圍, 多做少做、做好做壞都無所謂。由于思想認識的偏差, 缺乏責任感, 必然就不會用心盡力去做好政府公開信息的采集、管理和傳遞工作。不解決思想認識方面存在的問題, 就很難做好政府信息服務工作。
2.2. 工作人員素質偏低, 缺乏相關的管理知識和管理經驗
在一些地方, 縣級圖書館長期以來被當作一個接收、安置某些需要特殊照顧人員的場所。圖書館人員結構不合理, 低學歷者占了較大比例, 接受過圖書館專業教育培訓的就更少, 甚至有的崗位還是以臨時聘用人員來頂替。在專業管理人員比較緊缺的情況下,館領導在考慮人員配備時, 當然首先把業務骨干安排在圖書采編和流通等部門, 難以顧及政府信息服務工作。再從管理層面來說, 政府文獻信息的搜集、整理以及提供利用都與圖書有根本的區別, 一些館員在圖書管理知識和管理流程方面可以說是行家, 但對政府信息的相關內容不一定都能全面系統地了解和掌握,更缺乏管理經驗。由于這些原因, 圖書館作為政府信息服務的主體正面臨著嚴峻的考驗。
2.3. 經費嚴重不足, 硬件建設滯后
公共圖書館是政府全額撥款的公益性事業單位,從縣級圖書館來看, 自身并沒有“造血” 功能, 政府每年所撥的經費十分有限, 只能勉強維持運轉, 經費匱乏一直是制約縣級圖書館發展的一大難題。況且政府信息不僅有紙質文件, 還有很多政府信息是通過網上發布和查詢的, 目前政府網站已成為發布政府重要信息的主要渠道。這就要求圖書館不但要有相應的紙質文檔存儲設備, 還要有計算機網絡等軟硬件設備。據筆者了解, 硬件建設滯后是縣級圖書館普遍存在的問題, 在現有狀況下難以適應政府信息公開的要求。
3.公共圖書館配合實施政府信息公開制度的對策
3.1.加大宣傳力度, 讓民眾了解圖書館在實施政府信息公開制度中的作用
盡管各新聞傳媒對政府信息公開的幾個重要查詢場所包括公共圖書館等進行過宣傳, 但是自從2008年5月1日實施政府信息公開以來, 到圖書館查閱政府信息目錄的讀者甚少, 公共圖書館傳遞政府信息的職能難以得到充分發揮。為此必須加大宣傳力度, 要依托電視、報刊、網站等大眾傳媒向社會廣為宣傳,讓民眾了解公共圖書館不僅僅是借閱圖書報刊的場所, 還承擔著傳遞政府信息的職能, 是政府實施信息公開的一個重要“窗口”。同時, 還可以在圖書館大廳設立政府信息查詢臺, 全天對外開放; 同時設置大型電子顯示屏, 滾動播放政府信息與相關說明; 也可利用圖書館宣傳欄有針對性地宣傳與公眾切身利益緊密相關的政府信息, 以及舉辦政府信息檢索知識專題講座等。
3.2.加強學習培訓, 組織參觀交流, 提高管理人員的綜合素質
長期以來, 由于受傳統服務模式的影響, 圖書館工作人員的知識面比較窄, 《條例》的頒布與實施對圖書館工作人員又提出新的要求。隨著信息化、數字化技術的快速發展, 電子文件數量劇增, 借助網絡檢索利用政府信息資源已成為必然趨勢。這就要求從事政府信息管理服務人員不僅具有圖書情報專業知識,而且還應了解政府信息相關內容以及具有通過網絡檢索政府公開信息的能力。政府信息管理服務人員除了要注重自身學習之外, 省級或設區市級圖書館也應積極協助政府信息主管部門對從事政府信息服務人員分期分批進行輪訓, 掌握政府信息管理的基本知識以及如何做好政府信息服務的相關知識。同時還要強調轉變觀念, 讓館員懂得政府信息也是圖書館的信息資源, 做好政府信息服務工作是圖書館應盡的職責。有條件的圖書館還可以組織館際間的參觀學習, 交流開展政府信息服務工作的經驗與體會, 提高政府信息服務工作水平。
3.3.加大政府投入, 加強硬軟件建設, 為圖書館開展政府信息服務提供必要條件
圖書館要做好開展政府信息服務工作所需的查閱場所安排、指示標志制作、電腦及網絡設備配備、工作人員選配等工作, 現場查閱紙質文獻與網絡檢索相結合, 為社會各界及時提供政府公開的信息。如福建省圖書館已在中文工具書閱覽室開設了政府公開信息紙質文本查閱專架和電子查閱區, 收集了1萬多份紙質政府文件, 并整理、分類、上架; 電子查閱區則有省檔案館提供的電子查詢中心和互聯網檢索相結合的檢索平臺, 為公眾獲取政府信息提供了快捷、良好的服務。在該館大廳設置了大型電子顯示屏, 滾動播放最新政府公開信息。筆者以為, 各級公共圖書館應積極爭取當地政府經費支持, 增加相關設施、設備投入, 尤其要將為政府信息公開服務的運行成本納入每年的經費預算, 為圖書館切實做好政府信息服務創造良好的條件。
3.4.增強責任意識與服務意識, 不斷提高服務質量
要明確公共圖書館在政府信息公開中的定位, 不斷增強責任意識與服務意識, 變被動應付為主動參與、積極配合。
3.4.1.認真做好政府信息的收集與整合工作。
公共圖書館應充分利用現有的人力資源、文獻資源和較為完善的設施、設備, 做好政府信息以及相關解釋的搜集工作, 主動加強與政府有關部門的聯系, 在不違反保密法! 的前提下, 盡快獲取最新的政府信息; 關注各類報刊、網站, 收集相關的政府信息資源, 以彌補在本地政府部門無法獲取的某些政府信息的不足;積極協助政府有關部門對分散的政府信息數據庫進行整合, 長期有效地保存, 實現政府信息資源的優化配置和合理開發利用, 滿足公眾對政府信息的多元化需求。如國家圖書館較完整地收藏了美國政府出版物,用戶可在國圖網上檢索除縮微片以外的美國政府出版的全部圖書、光盤和期刊目錄; 臺灣<國立>圖書館建立了<政府>文獻資訊網, 對<政府>公報、<政府> 統計、<政府> 新聞、<政府> 機關專覽提供數據庫查詢;臺灣概覽系統提供即時資訊、<政府>出版物、線上申辯、表單下載等為民眾服務。這些做法值得我們借鑒。
3.4.2. 講求時效, 提供及時、準確的信息服務。
及時原則是 條例! 所明確規定的基本原則, 也是公共圖書館開展政府信息服務應當遵循的準則。這就要求圖書館應及時將行政機關提供的政府公開信息予以公布, 對于以印刷品形式發布的政府信息則應盡快加工并及時上架, 對公眾有關政府信息的咨詢應及時給予解答。
3.4.3. 建立信息服務平臺, 做好參(考咨詢工作。
各級公共圖書館要抓住政府政務公開這一契機, 結合本館參考咨詢工作,建立信息服務平臺。圖書館應專門建立政府出版物閱覽室, 收藏政府公報、統計資料、政策法規等民眾普遍關注的政府出版物, 包括相關圖書、視聽資料、多媒體等文獻類型。同時可以利用圖書館宣傳櫥窗開辟政府信息園地, 及時發布政府公告, 并為公眾獲取和利用政府信息提供咨詢服務。館員要主動幫助公眾查詢各類政府信息, 解答政府信息相關問題, 指導公眾利用政府信息。要充分發揮圖書館網站的作用, 在圖書館主頁相應位置設置政府信息服務查詢, 并提供在線問答, 還可設立電話專線解答相關問題。此外, 圖書館還可以為政府有關部門代發宣傳品或申請表等相關材料。例如, 針對福清市申請出國勞務、出國自費留學人數較多的實際情況, 圖書館可代為公證處發放辦理各類公證申請表以及相關的說明材料。這些便民舉措使公共圖書館真正成為社會各界了解黨和國家方針、政策的”窗口”, 成為政府與大眾溝通的橋梁與紐帶。