政府信息公開是指政府機構依據相關法律的規定, 公開其在履行職責過程中形成的與行政運作有關的各種信息, 并通過多種方式提供給公民查詢。目前, 全國各地各級政府信息公開良莠不齊, 實施效果與初衷相差甚遠, 其癥結在于沒有完善的法律規范和制度保障, 沒有明確的政府信息公開管理機構。在對該問題進行研究過程中, 新聞界、法律界、行政界、信息管理界都獻計獻策, 檔案部門在實際工作中也做出了有益的嘗試, 并且取得了不錯的效果, 本文試就檔案機構在政府信息公開中的地位這一問題進行初步探討, 認為檔案部門能夠成為并且也應該成為政府信息公開的管理機構。
1. 明確檔案部門為政府信息公開的管理機構, 在法律上具有執行的可行性
依法行政需要一個明確的主體來執行, 然而我國政府信息公開卻沒有一個明確的管理機構。依據目前的《中華人民共和國政府信息公開條例( 送審稿) 第三十條規定》縣級以上人民政府應明確負責政府信息公開的管理機關, 各政府機關應明確本機關的負責政府信息公開的管理機構, 在實際開展工作時, 有的是由政府的信息中心來負責, 有的是由政府的綜合辦公室來管理, 也有的交由檔案部門來處理, 導致了“政出多門”、機構重疊、職能交叉、效率低下。
1.1 國外制定相關法律規定的經驗。
美國在政府信息公開方面形成了一套行之有效、頗具特色的運作模式, 其中最值得我們借鑒的就是實行“兩個統一”, 一是統一的信息公開窗口：“聯邦記錄”, 二是統一設立政府信息公開窗口的管理機構：“聯邦記錄辦公室”。聯邦記錄辦公室是美國檔案與文件署的一個下屬職能部門, 也是聯邦政府統一設立的面向公眾的政府信息公開的綜合性辦公室。并且這套模式是通過《聯邦記錄法》固定下來的,在全國范圍內遵照執行。對照“聯邦記錄辦公室”與“檔案與文件署”的相互關系, 在我國就是國家綜合檔案館( 局) 與其下屬的現行文件閱覽中心, 我們也應該用法律的形式制定一套科學的模式, 明確一個管理機構, 使政府信息公開走上法制化、科學化的發展道路。
1.2 法律規定與實踐經驗的統一。
根據《檔案法》的規定, 我國的檔案館是黨和國家的科學文化事業機構, 是永久保管檔案的基地, 是科學研究和各方面利用檔案史料的中心; 檔案部門的基本任務之一就是通過多種方式積極地開展檔案資料的利用工作。雖然依據《中華人民共和國政府信息公開條例》, 檔案部門并沒有作為政府信息閱覽查詢的地點, 也不是政府信息公開的管理機構, 但檔案部門所開展的檔案利用以及檔案公布等各項工作已經確實行使了政府信息公開的一部分職能, 而且這些工作已經是檔案部門的法定職能, 因此, 明確檔案部門為政府信息公開的管理機構, 具有合法性, 是依法行政中明確執行主體的具體體現。
2. 明確檔案部門為政府信息公開的管理機構, 充分利用了我國現有的政府信息管理基礎
2.1 充分利用了現成的集中統一的檔案管理體制。
我國的檔案管理體制十分完善, 各級政府機構均設立了檔案行政管理部門, 分別由各級、各類檔案保管機構集中管理, 全國的檔案工作由各級檔案行政管理機構統一、分級、分專業管理, 這種管理體制和檔案館網絡在檔案管理方面發揮了巨大的作用, 為我國檔案事業的發展奠定了基礎。反觀政府信息公開的發展, 正是缺乏規范、統一的管理體制和管理機關, 而這種“現成的”并為實踐證明行之有效的檔案管理體制恰恰是政府信息公開所需采納的最優管理模式。
2.2 現有的檔案信息為政府信息公開提供了豐富的資源。
檔案部門所收藏的檔案完整齊全, 與各類政府信息相對應, 而且經過檔案部門的集中收集和綜合管理, 蘊藏其中的政府信息更加條理化、有序化, 這種信息屬性與檔案自身的原始憑證屬性為檔案部門公開發布的政府信息的權威性提供了保障, 同時也為政府信息公開提供了資源上的保障。這種資源的優勢體現在3 個方面: 一為豐富性, 根據國家有關文件規定, 各現行機關應將具有長遠保存價值的檔案移交給各有關檔案館, 因此早期形成的政府檔案信息均比較完整的保存在檔案部門。二為系統性, 保存在檔案部門的檔案按照一定的原則經過組織排列, 便于各方面的利用。三為綜合性, 檔案部門公布同級的政府信息, 比較政府機關自身而言有較強的綜合性, 因為在檔案館可以查到源自不同政府機關的各類信息。
2.3 充分享用了檔案部門的工作成果, 節約了成本。
以現行文件閱覽中心為例, 它是檔案館接收、存貯政府現行文件為基礎, 以政府信息公開為目標, 提供快速、準確的文件借閱服務, 同時確保文件安全、管理科學的內部機構。它的主要功能定位在發布公開有關政府信息, 滿足公民的現行文件查閱需求, 在當前政府信息公開沒有統一的管理機構的情況下, 相比較其它發布機構或者公開形式, 有著巨大的成本優勢。現行文件閱覽中心的工作人員在長期的文件借閱服務中積累了從事政府信息公開事務的經驗,不需要另外再在政府機構內專門設立信息專員等職位。檔案館本身就具有深度開發政府檔案信息資源的職能, 現行文件閱覽中心完全可以借助這一職能, 組織人員對政府的現行文件信息進行編研利用, 而不需要政府部門來制定信息公開手冊或者自己編輯一些內部參考。
3. 明確檔案部門為政府信息公開的管理機構, 對檔案部門和政府部門具有雙贏的效果
3.1 有助于拓展檔案業務、促進檔案事業發展。
電子文件的開發利用是政府信息公開的重要形式, 而目前數字檔案館已作為檔案部門研究的重點, 其中電子文件利用則是利用的主要方式和手段。借助政府的電子文件信息資源,做好信息公開和提供利用服務, 這是檔案部門樹立開放的形象, 提高檔案部門的社會地位的十分難得的機遇。
3.2 符合政府公共服務的社會化發展趨勢, 有助于提高公共服務的質量和效益。
檔案部門是事業性質的單位, 既負責檔案事業的行政管理職能, 又承擔著保存和提供利用檔案信息的社會職能, 政府信息公開是一項公共服務, 屬于政府社會職能, 將原來由政府承擔的信息公開服務工作授權給相應各級檔案部門, 既有助于實現政府管理機關的職能轉變, 又可以大幅度提高公共服務質量。