今年5月1日，為《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱《條例》）貫徹實施一周年。全國各地各級國家檔案館作為政府信息公開查閱的指定場所，已成為政府現行檔公開中的主力軍，在政府信息公開中發揮著越來越重要的不可或缺的作用。然而在政府信息公開中處于服務主體的檔案機構，“服務”僅僅停留在“公眾獲取政府公開信息場所”這樣的淺表層面是不夠的。就南通市設立政府信息公開場所的情況看，其利用者寥寥無幾，因為南通政府門戶網站可查閱到各級各類行政機關的政府公開信息，南通檔案信息網的現行文件利用中心自去年5月1日《條例》實施以來，平均日點擊數達到382人次之多。面對互聯網上形成的無以數計的政府公開信息，一系列問題接踵而至：如何采集每時每刻在不斷形成的政府公開信息？數量龐大的政府公開信息又將如何保存與管理？對此，我們檔案部門應從信息發展趨勢和利用者的實際利用途徑出發，積極主動地、更深層次地參與政府信息公開工作。
一、政府公開信息的采集
《國家電子政務總體框架》中提出：“各級政府要根據依法行政的要求，明確界定各部門的信息采集和更新權責，保證信息的準確性和時效性。依托政務信息資源目錄體系與交換體系，實現跨地區、跨部門信息資源共享。”有著豐富檔案信息資源管理經驗的檔案部門理應成為政府公開網站信息采集主體。因為對網絡信息和有關電子文件進行主動的信息搜尋與捕獲，不僅可以大大豐富檔案部門的館藏，適應檔案部門職能拓展的新要求，而且可以極大地提高檔案部門對社會活動的參與度和服務響應率，并有可能將公共檔案館建設成為電子證據的專門認證機構之一。
1、明確政府公開信息采集的主體
機關檔案室應首當其沖成為政府公開信息采集保存主體。即使有關法規沒有規定政府機關檔案室必須面向社會開放檔案，但是它在政府信息公開中仍然承擔著一定的義務。這不僅符合當今世界政府信息公開、共享的趨勢和要求，而且由于機關檔案室所處的特殊地位，其在政府信息公開中能利用獨有的優勢，發揮特有的作用。例如，機關檔案室作為本機關信息的查閱點，具有資源上的優勢---它所收集和保存的本機構檔和檔案是最為完整、齊全和系統的，有些政府信息只保存在機關檔案室；其次，機關檔案室對機關現行檔的生成、使用和來龍去脈等情況更加了解，有利于對本機關信息及時的收集利用和向利用者提供必要的解釋說明或咨詢，使政府信息獲得更為方便和有效的利用。
公共檔案館應理所當然成為政府公開信息采集主體。因為與機關檔案室相比，公共檔案館在政府公開信息利用的用戶范圍方面具有一定的優勢。機關檔案室所公開的檔只是關于某一級某個職能部門的檔，且面向的用戶也主要集中在某些機關部門，因此政府公開信息利用的對象范圍是相對狹小的；而公共檔案館可以收集和公開的政府信息的數量比較豐富，它可以收集來自各部門的現行檔，包括一些雖已進館保存但尚有現行效用的檔。同時公共檔案館的影響范圍也相對比較大，由于它是面向社會提供利用的，因此在公共檔案館信息網站中利用現行文件的用戶相對比較多，服務面相對比較廣。綜上所述，兩個采集主體的采集面有所不同，應由機關檔案室對機構網站包括內網和外網上的網站政府公開信息進行采集歸檔，公共檔案館則對所有的公共網站上有價值的文件進行采集和保存。
2、界定政府公開信息采集的范圍
在政府公開信息的具體采集操作中，往往會出現這樣的情況：各單位形成的電子文件與其政府信息公開網站（頁）的內容相重復，因而認為沒必要再進行網上采集與保存。這種認識有失偏頗，有必要對政府公開信息的對象范圍進行界定。我們知道，政務網上公布的信息只占機關單位信息的很小部分，如：南通市2006 年9 月至2009 年4 月入網的130 多家機關企事業單位選送到政務網上的信息僅1079 條，而各機關單位產生的政府公開信息遠不止這些。政府公開信息采集的對象范圍就其內容上講，應涵蓋政府公共信息和政務活動信息。政府公共信息包括反映行政機關機構設置、職能、辦事程序等情況，或者是人員任命、機構考核等信息；而政務活動信息則是政府信息的主要組成部分，它是政府部門在行政管理活動中形成的體現各項活動的運作過程及結果的各種信息，包括日志、筆錄、證據材料、各種文件、數據數據等全部能被人接受和識別的信息數據。這是信息公開的主要方面，也屬于信息采集的范圍。政府公開信息采集的對象范圍從其形式上看，應包括各種載體的信息。如：在政務活動中產生的具有保存價值的聲像數據、重要的電子函件、廣泛應用于政務活動中的電子郵件，以及政府機關工作人員在業務工作實時通信中采用MSN、QQ、雅虎通等實時通訊工具與各方聯系而形成的大量實時通訊信息，其中具有保存價值的公務性信息也應該納入政府公開信息采集與保存的范圍之中。
3、開發政府公開信息采集的管道
公共檔案館要多管齊下地采集政府公開信息，一是向本地的政府電子政務中心收集信息，爭取把政府信息平臺的終端接到檔案館，使政府信息平臺的現行信息與檔案館原有的存量信息相互補充、交融并存構成完整齊全的信息庫；二是收集公文交換系統的信息，爭取將通過公文交換系統傳遞的各種信息實時傳送到檔案館；三是收集各級《政府公報》中的信息，做好數字掃描工作，及時上傳信息。二、政府公開信息的保存與管理對于組織機構來說，網站政府公開信息是在政務活動中直接形成的原始記錄，成為組織機構活動的重要組成部分。但網站檔具有更新快、壽命短以及惟一性的特點，這就全靠網站檔的及時保存并歸檔。如何對網站政府公開信息進行保存，就世界范圍來看，由圖書館來承擔的網頁收集項目對網頁的捕獲、歸檔進行了研究，并在實踐中取得了可喜的成績。但是圖書館關注的是網頁的文化價值而忽視了其原始記錄性，對于元數據捕獲也沒有給予足夠的重視。
筆者認為，網站政府公開信息保存歸檔的任務應當由檔案部門來承擔，可以將檔案學理論借鑒到網站檔的保存歸檔中來。
1、運用電子文件管理方法實現政府公開信息的保存歸檔
網站政府公開信息本身就屬于電子文件的范疇，可以按照已通行的電子文件管理方法對政府公開信息實行全程管理。網站政府公開信息的生成、發布、捕獲、歸檔、利用是一個完整的運動過程，應當對其全程控制，不僅保存網站政府公開信息本身，還要連同元數據、背景信息、變化日志、插件程序等一起保存，才能保證網站檔的真實性和完整性。需要制定統一的政府公開信息交換格式和存盤格式，組建統一的收集管理平臺和跨越各單位機構的共享機制，各地檔案館積極探索和建設中的電子文件中心作為整個電子政務系統的子系統應當具備這些功能。在這一系統中，電子文件中心將扮演越來越重要的角色。一是文件守護神。由電子文件中心進行集中統一的全程管理與監控，可以降低電子文件受非法侵害的風險；標準化的硬件系統，可以大大提高電子文件的可讀性和資源共享的可能性。二是文件整合者。電子文件中心將匯集各個部門的電子文件，打破部門間的信息壁壘，建立起橫向、縱向互通互聯的政務信息信道，實現信息共享和交換。三是信息傳播者。各級政府部門大約集聚了全社會信息資源總量的80％，這些信息資源比一般的信息資源更有價值，質量和可信度也較高，電子文件中心可以成為政府信息資源為社會共享的平臺與窗口。
2、運用來源原則實現政府公開信息的保存歸檔
來源原則是電子文件管理從紙質檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。經過一段時間理論與實踐的互動，各國檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識：對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭臬，區別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉變為指導對電子文件生成背景的理解、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。
面對浩如煙海的網站政府公開信息，最好的方式就是以各級機關事業單位的網站為單位進行保存，同一個網站的所有網站檔保存在一起構成該網站的“全宗”。網頁與網頁之間的鏈接關系和網頁與程序文件的依附關系也不能被破壞。目前美國的互聯網檔案館已經體現了“來源原則”。
3、運用宏觀鑒定法實現政府公開信息的鑒定歸檔
早在20 世紀80 年代，法國檔案學者羅爾德·瑙格勒在深入分析電子文件鑒定與傳統文件的差異基礎上，首次明確提出并系統闡述了電子文件雙重鑒定的思想。他認為“機讀檔的鑒定包括文件所含信息的鑒定（內容鑒定）和檔技術狀況的鑒定（技術分析）”。即：一方面要判斷電子文件信息的有用程度，另一方面要判斷電子文件有用程度實現的可能。網站上的政府公開信息以多種格式存在，并且具有多種表現形式，需要從技術上，包括對信息真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體性能的檢測，判斷其有用程度實現的可行性。
電子文件的內容鑒定可以從紙質檔鑒定的原則、標準、方法中獲得很多有益的經驗，北美和歐洲的一些檔案專家發現宏觀鑒定方法非常適合于電子文件。這種宏觀鑒定思想的要點在于主要通過檔形成者的職能，而不是檔的內容來判斷文件的價值。加拿大檔案學家特里·庫克對此作出的簡要解釋是：“從總體上判斷機構形成有價值文件的能力，而不是直接地對檔加以處理：逐件地閱讀每一個檔案卷內卷帙浩繁的文件系列、數據庫、多媒體匯集，更不用說那些個人檔。”宏觀鑒定法所面對的不再是單份檔，而是某種職能的檔，所以常常表現為一種“批處理”方式。在電子環境中，這項工作通常需要及早進行，文件管理系統設計階段是鑒定電子文件最合適的階段。因為在這個階段可以在分析檔形成機關職能特點的基礎上，按照一定的準則將文件的鑒定工作模型化，使系統對有價值的文件進行適當的管理，并及時處置無保存價值的文件。
4、運用信息技術加強政府公開信息的管理
一是運用數據挖掘技術對政府公開信息資源進行挖掘、加工、整理和有序化重組，以提高信息資源的組織化程度。數據挖掘的目標是從數據庫中發現隱含的有意義的信息，一方面便于政府進行預測分析、開展個人信息的定制服務；另一方面可以使電子文件中心有效地進行擴展，調控增量資源，啟動存量資源，最大限度發揮現有資源的潛能，提高用戶的檢索效率。
二是運用數據庫技術對龐大的政府公開信息數據進行分析、歸并和處理，建立功能齊全、資源豐富的數據庫。通過數據庫建設，對政府公開信息中的各種數據、文件、記錄、圖形、語言和聲音進行高速處理、傳送和檢索，將數據處理和文字表達結合起來，更好地為政務活動提供服務。
三是實行數據的分布式控制。利用Web Seruice 技術和分布式數據庫系統，將地理位置分散而管理和控制需要不同程度集中的多個邏輯單位（通常是集中式數據庫）連接起來，共同組成一個統一的數據庫系統。實現數據管理的自治與全局應用共享、處理分布性、透明性、共享性。除此以外，加強與政府信息中心的溝通聯系也是政府信息管理的重要方面。南通目前采用的是檔案部門與信息中心共同管理電子信息的模式。全市所有政府機關及公共企事業單位的上網信息都暫存在信息中心的服務器里。信息中心作為電子政務推行者與技術支撐的機構，有一套解決現行政務信息交換、存儲和共享的方案，這對于整合現行用作交換的政務信息起著一定的集中管理作用。但信息中心更注重“前端”，即注重政務網現行政務信息的交換、運行，較少考慮政務信息的長期有效保存，而且單就其現行政務信息管理范圍，信息中心也沒有包含全部的現行政務信息管理。為此，下一步應采取切實措施，一方面將政府公開信息完整地保存下來，另一方面實現與后端的歸檔檔管理有機聯接，并逐漸探索出一套行之有效的信息采集、保存和管理辦法。