檢察檔案工作是反映檢察機關整體管理工作水平的一項基礎性工作，也是反映檢察業務工作和檢察隊伍建設的重要平臺。從基層檢察院檔案工作的現狀來看，總體上是良性發展的，成效是顯著的，順慶區檢察院的檔案工作達到了“四川省機關檔案工作規范化管理標準”一級，但是我們也應該看到檔案工作存在的薄弱環節，與新形勢下檢察工作的新要求還尚存差距。
一、當前基層檢察院檔案工作的現狀
（一）檔案工作取得的成效
順慶區檢察院的檔案工作在院黨組的重視和正確領導下，堅持科學發展觀，不斷增強改革意識，以規范檔案的管理服務保障檢察業務工作為主線，大力推動檔案工作的新發展，堅持檔案工作與檢察業務工作緊密結合，在檔案的收集、整理、保管、利用、新技術應用等方面都取得了新的發展。檔案管理制度健全。檔案基礎設施完善。文書檔案、會計檔案、實物檔案等嚴格按規范化管理的要求全部輸入了四川省電子文檔管理系統，訴訟檔案也按要求全部輸入電腦納入了微機管理，近年來歸檔入庫的檔案計算機檢索率達到100％。積極為本院業務部門、公安、紀檢等外單位利用檔案服務。檔案工作管理達到了規范化、科學化管理的要求，實現了高檢院規定的采用新技術、實現訴訟檔案管理的現代化目標。
（二）檔案工作存在的問題
1、對檔案工作的性質、地位認識不明確，分級管理效果不佳。有人認為檔案工作就是檔案人員收集檔案，整理檔案，保管檔案。把檔案工作只看作是檔案人員自己的事，沒有把檔案工作看作是全院各項工作不可分割的組成部分和提高各部門工作效率、工作質量的必要條件。有關檔案工作的政策、法規和相關制度，由于沒有檔案管理機構人員去具體過問、督促有關部門和人員去貫徹落實，僅有檔案人員的指導、督促，效果不佳。檔案工作引不起部門人員的足夠重視，部門的檔案工作仍舉步維艱。
2、文件材料歸檔范圍不全，該移交檔案室統一管理的不移交。表現在一些部門移交文件材料歸檔的隨意性較大，不按《機關文件材料歸檔范圍》的要求歸檔，也不根據文件材料的現實作用和歷史作用鑒別歸檔范圍，該移交歸檔的不交。如有的屬高檢院、省院制發的屬檢察業務規范性的文件材料不移交歸檔或不交原件；有的屬機關內部相互間的抄件等不應歸檔的文件材料移交到檔案室歸檔，移交的文件材料有的有多種文件形成的同一文件不全；有的有請示無批復，或有請示有批復的不裝在一起；有的文件有去函無回函，有些文書材料無題名的不擬寫題名。檔案人員在接收檔案時針對問題多次向有關部門提出糾正意見，一些部門仍然沒有引起重視。
3、 訴訟檔案的文書材料收集不全，相關法律文書不編號。表現在以下幾個方面：①對訴訟文書材料的收集、整理重視不夠，收集不全。重要的、必須歸檔的文書材料有些辦案人員不收集齊全，如：批準逮捕執行回執和不批準逮捕執行回執占部門辦案總數的70％以上不收集組卷，由于對這種偵查監督的“憑證”重視不夠，辦案人員對捕后而公安機關又沒有移送起訴的多件批捕案件，釋放了被逮捕的犯罪嫌疑人不知情。自偵部門有些案件的承辦人在收集整理檢察內卷時，犯罪嫌疑人的供述及親筆供詞、調查筆錄不作復制，重要證據材料也不摘錄組卷歸檔。有的案件在犯罪嫌疑人單位或主管部門提取的行業規范性文件、會計帳目及票據等復制件，不注明證據的出處，也沒有案件承辦人的說明，這類“證據”看不出與該案有什么關聯，且收集的各種證據在組卷時不按時間順序、共同犯罪案件的主次地位排列。②偵查監督、公訴部門向公安機關發出的退回補充偵查即需要說明的問題不擬寫題名，自偵部門向有關單位發出的函也不擬寫題名，在填寫卷內文件材料目錄時造成文件材料名稱無法填寫。③不應歸檔的文書材料，裝入案卷歸檔。一是重份文書材料和未經領導簽字定稿的法律文書；二是與案件定罪量刑無關的材料；三是定罪量刑時引用過的法律和法規性文件；四是辦案中承辦人借閱的人事檔案和行業主管部門制定的相關規定不退還原單位。④填寫卷內文件材料目錄不規范。文件材料不逐一填寫，如：批捕案件有多個犯罪嫌疑人的批準逮捕決定書、提押證（包括公訴案件的）、犯罪嫌疑人訊問筆錄只填寫一份，自偵部門的案卷在填寫批準逮捕決定書、提押證、調查筆錄、犯罪嫌疑人訊問筆錄時不僅不逐一填寫，有多個證據的只填上“相關證據部分”。這種“省略”填寫卷內文件材料目錄的做法，不僅尚失了卷內文件材料目錄在案卷中的實際意義，更重要的是給查閱利用檔案造成了困難。⑤案件承辦人不重視法律文書的編號，制作法律文書不規范。如偵查監督、公訴部門在提取犯罪嫌疑人時，提押證上不填文書編號，不填提押人、提押時間。審查批捕、審查起訴案件意見書不編號。⑥審查批捕、審查起訴案件向公安機關發出的退回補充偵查和自偵部門向有關單位發出的函不僅不擬寫題名，送領導簽發的文件定稿單不蓋院章。⑦訴訟案卷封面年度、字第號的填寫不統一、不規范。
4、各辦案部門負責人對本部門訴訟檔案的收集立卷工作不進行檢查，案卷移交歸檔不按時。表現在辦案部門負責人對承辦人整理的案卷材料是否齊全、完整、是否符合質量要求不按規定進行檢查，部門歸檔案卷數與收（立）案數不進行對照，應歸檔的案件是否交齊， 有無遺漏不清楚，訴訟檔案的立卷、移交歸檔意識差。訴訟檔案移交歸檔不按時，省檢察院《訴訟檔案管理辦法實施細則》規定：訴訟檔案于每年5月31日前向檔案室移交。基層檢察院近幾年制定的《崗位目標管理責任制》規定，檔案室在每年6月30日前完成年度立卷歸檔工作，新收檔案目錄微機錄入率達100％。而少數辦案部門在7月份才將訴訟檔案移交檔案室歸檔。
二、對策建議
（一）增強檔案工作的認識，檔案分級管理職責要落到實處。深化對檔案工作的認識，要讓每個領導干部和一般職工及專兼職檔案工作人員增強檔案工作意識和檔案法制觀念，全體工作人員都要自覺遵照法律規定，關心、支持、搞好檔案工作，要使大家不把檔案工作只看作是檔案人員的事，要把這些認識落實到行動上。為此，一是院黨組要把檔案工作列入重要議事日程，在健全了檔案管理制度、完善了基礎設施的基礎上，切實解決檔案工作中的實際問題。二是要充分發揮檔案管理機構的職能作用，檔案管理機構人員要按照檔案分級管理責任制的要求，自覺履行好自己的職責，要開展檢查、監督各部門執行好各項制度和文書、訴訟等檔案立卷歸檔的情況，發現問題及時研究解決。三是檔案管理機構負責人要不定期組織各部門負責人、專兼職檔案人員學習檔案法律、法規和檔案業務知識的培訓，使大家充分認識、了解檔案工作的有關規定，做好各部門檔案的收集、整理、組卷歸檔等檔案工作，使檔案工作與部門各項工作協調發展。
（二）建立健全相關人員檔案工作職責，切實落實好各項制度。為了檔案室所保管的檔案完整、質量符合規范要求，便于工作利用，檔案工作制度在部門得到貫徹執行，必須對檔案工作進行綜合治理，因此，應結合基層檢察院檔案工作的現實情況，建立完善的專職檔案員職責和部門分管檔案工作領導以及部門兼職檔案員的職責。1、專職檔案員應明確以下職責：負責收集、整理、統一保管本院各門類檔案；負責編排、編制檢索目錄，輸入微機管理，積極提供利用等工作；對各部門的檔案工作進行指導、監督、檢查；參加檔案的鑒定、銷毀和移交工作；嚴格執行黨和國家的保密規定，維護檔案的完整與安全。2、部門負責人職責：將檔案工作納入本部門的議事日程，幫助兼職檔案員解決工作中的實際困難；組織本部門人員學習檔案法規，認真執行檔案工作制度；督促有關人員注意平時各類文件材料的形成、積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作；協助專職檔案員監督、檢查本部門文件材料、訴訟文書的收集、整理組卷（件）、歸檔簽定工作。3、兼職檔案員職責：負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確；保管好本部門各類檔案材料，注意文件材料的安全和保密；主動接受檔案室專職檔案員的業務指導和監督檢查，按規定時間向檔案室移交檔案、提供檔案目錄和統計年報。
（三）嚴格執行訴訟檔案的歸檔程序，規范訴訟案卷質量。
1、訴訟檔案材料的收集。案件承辦人應從受案開始，按照案件辦理過程，收集所產生的訴訟材料。法律文書的印件、簽發稿及有領導重要的修改文稿，有關案件的請示、批復、對外發“函”按有關規定制作好后應與“偵結”、“審捕”、“審訴”等審查案件意見書，討論案件記錄，案件來源材料和重要證據材料，處理結果和移交贓款贓物清單一起收集歸檔。結案后要及時整理，并檢查訴訟材料是否齊全、完整、是否符合要求，如有遺漏或不符合要求的，應及時補齊或補正，無法補齊的在案卷備考表中說明。
2、訴訟檔案材料的整理組卷。組卷按辦案程序和材料形成的時間順序或材料種類分類排列的原則，訴訟材料不多的案件組成一個案卷，材料較多的可組成若干案卷，主要法律文書材料列入總冊，其他材料列入分冊。立卷時應剔除重份文書材料、未定稿的法律文書、與定罪量刑無關的材料或定罪量刑時引用過的法律及法規性文件；辦案中借閱的人事檔案和其它材料應歸還原單位。
3、案卷材料的排列和卷內目錄的填寫。案卷材料應嚴格按照實際辦案程序依次排列，主要證據在前，輔助證據在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執行監督，直接受理立案偵查，控告申訴，民事行政四類案卷材料的排列順序按照高檢院和國家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》附件的規定排列。填寫卷內目錄時，除卷內目錄所列項目應逐一填寫外，案卷內的法律文書、相關證據材料均應逐一填寫清楚。
4、訴訟案卷封面年度、字第號的填寫。直接受理立案、偵查的刑事案卷填寫“××年××檢偵字第×號“，偵查監督、公訴部門審查的刑事案則填寫“××年××檢審捕字第×號”、“××年××檢訴字第×號”或審不捕字第×號、審不訴字第×號。
5、訴訟檔案的移交歸檔。訴訟案卷歸檔時，各辦案部門分管檔案工作負責人對承辦人整理的案卷材料應逐一審查，發現遺漏及時補齊，然后交兼職檔案員（內勤）統一保管，兼職檔案員收集（保管）本部門案卷時應與收案登記對照，檢查應歸檔的案件是否交齊，發現不符合質量要求的應退回重新整理。兼職檔案員對本部門應歸檔的案卷核對無誤后，于每年5月31日前向檔案室移交檔案和清冊，以保障檔案室收集的各類檔案準確、有序、按時完成編排入庫等工作，及時完成統計上報本院年度各類檔案歸檔入庫情況。