一、檢察檔案的意義和作用
1.檔案是證據(jù)
檢察機關(guān)是國家的法律監(jiān)督機關(guān),其監(jiān)督活動貫穿于刑事訴訟流程的始末。在檢察工作過程中，偵查,是搜集證據(jù)的過程；審查批捕,是審查證據(jù)的過程；出庭支持公訴,更要依靠證據(jù)。可以說,證據(jù)是刑事訴訟活動的生命。從檔案形成的特點看,檔案是當時、當?shù)亍斒氯酥苯邮褂玫奈募牧嫌袟l件地轉(zhuǎn)化而來的,是未經(jīng)任何改動的原始材料。而檔案本身即是歷史的真實記錄,如手跡、信件、照片、錄音和錄像等,都是原始文件和歷史信證,可以成為查考、研究和處理問題的有效依據(jù),是令人信服的歷史證據(jù)。
2.檔案是終結(jié)
每個案件,都要經(jīng)過法定程序,都會形成一系列檔案,從立案、偵查、起訴、審判到執(zhí)行,都有詳細的記載。事情終結(jié)、案件辦結(jié)的標志是什么?兩個字:歸檔。沒有歸檔的事情、案件,都還沒有真正劃上句號。北方農(nóng)民種地,講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、起訴是“春種”、“夏鋤”、“秋收”,那么檔案工作就是“冬藏”。如果“冬藏”不妥,前面諸多努力的實際效果就會大打折扣，檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動的果實、心血的結(jié)晶,因而必須科學、規(guī)范、完好地保存。
3.檔案是歷史
它真實記載著經(jīng)驗和教訓(xùn),有著不可替代的現(xiàn)實參考價值。檢察檔案是檢察機關(guān)工作的查考憑證,辦案的重要依據(jù),是開展調(diào)查研究的必要條件和基礎(chǔ),是開展培訓(xùn)的生動教材。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檢察檔案的管理也必須全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化和一體化。
二、基層檢察院檔案工作管理現(xiàn)狀
（一）基本硬件和管理模式
東城區(qū)檢察院在北京市各基層檢察院中，室藏檔案數(shù)量屬于中等水平，包括文書檔案1730冊，3704件；訴訟檔案64154冊；設(shè)備39件；照片1118張、底片215張；聲像116盒；光盤60張；錦旗、證書、獎杯永久135件、長期191件、短期69件；會計檔案，15年的憑證1309冊、5年的帳簿57件、15年的帳簿115冊、25年的帳簿106冊、永久的帳簿46冊。文書和訴訟檔案管理經(jīng)專業(yè)錄入，全部由專門軟件進行電子化管理。具體檔案庫房管理上，東城院嚴格做到防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防鼠等“八防”要求（電子檔案需防磁）。庫房內(nèi)不得吸煙，嚴禁將易燃、易爆物品帶入庫房；庫房要保持清潔衛(wèi)生，不得堆放食品和雜物；定期檢查并記錄庫房溫濕度，控制庫房溫濕度，溫度保持在14℃-24℃,濕度保持在45％-60％之間；庫房內(nèi)實體檔案上架排列，存放整齊、有序，并定期對室藏檔案保管情況進行檢查，以便發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
（二）現(xiàn)階段存在的問題
1.技術(shù)性問題
在目前使用的檔案系統(tǒng)中，各業(yè)務(wù)部門歸檔系統(tǒng)和專職檔案歸檔系統(tǒng)沒有形成共享網(wǎng)絡(luò)，檔案員只能從專門檔案系統(tǒng)中檢索到手工輸入的固定目錄信息，而這種手工輸入各院都是依靠專業(yè)的錄入公司完成，不可能做到隨歸檔隨錄入。因此，在已經(jīng)移交過來但還未著錄的案卷中，如需查找檔案的話，只能完全靠檔案員的記憶和手動查找，若是查詢各職能部門已結(jié)案但還沒有移交的案卷、文書信息，就必須要相關(guān)業(yè)務(wù)部門的承辦人協(xié)助查找，否則這種類型的檔案就會成為“隱形”檔案，根本無從查找。可以說，即使在目前檔案管理基本信息化的基層院里，有相當一部分檔案利用只能依靠手工查找，流程煩瑣、浪費人力物力、時間跨度長，最終也不一定能查找到所需要的資料。這一問題的根源就在于分散在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源沒有整合，無法方便地提供利用
2.思維意識問題
業(yè)務(wù)部門往往忙于處理案件而忽視案卷的保管整理，一般干警對于檔案保管、歸檔的意識薄弱，認為檔案工作只是專職檔案人員的事情。再加上各處室內(nèi)勤更換頻繁，新手對檔案工作不熟悉，有時會造成檔案的不完整性和不準確性。一些兼職檔案員本身對檔案工作重視不足，工作往往流于表面；有的只是起一個處室和檔案部門的傳遞作用，在一些業(yè)務(wù)處室，甚至歸檔工作也是承辦人自己到檔案室完成，兼職檔案員甚至對自己部門的檔案管理使用情況都不清楚。
三、構(gòu)建科學化檢察檔案利用管理的設(shè)想
檔案工作是一項默默無聞的工作，但并非“沉寂無聲”。[①]在現(xiàn)代化條件下，通過嚴抓檔案源質(zhì)量，不斷改進、完善檔案管理手段，大力開發(fā)、挖掘檔案信息資源，可以全面提升檔案管理“有為”的新形象，進而推動檢察工作的開展。
（一）轉(zhuǎn)變觀念，打好理念基礎(chǔ)
檢察檔案工作是檢察工作的重要組成部分，是維護檢察機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作，是國家檔案事業(yè)的一項基礎(chǔ)工作。檢察干部要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強全員檔案意識，為檢察檔案工作更好地開展奠定良好基礎(chǔ)。
1.組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)著力加強
檔案工作是個長期、嚴謹?shù)墓ぷ鳎仨氃谝稽c一滴中逐步積累，不能靠短時間搞突擊。基層檢察機關(guān)應(yīng)嚴格按照規(guī)范要求，成立由分管辦公室的院領(lǐng)導(dǎo)任組長、所有處室負責人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自過問，分管領(lǐng)導(dǎo)直接落實，把檔案工作切實的變成全院一體的工作。檔案室要配備專職、專業(yè)的檔案員，各處室內(nèi)勤兼職檔案員，使檔案工作層層遞進，真正落到實處。另外，檔案工作管理的現(xiàn)代化也取決于不斷更新的硬件設(shè)備，這就要加大檔案工作得經(jīng)費投入，改善檔案室的環(huán)境和條件，如做到溫度、濕度的可控，將檔案網(wǎng)絡(luò)與整個案件管理網(wǎng)絡(luò)相銜接等等，把科學化和現(xiàn)代化可以轉(zhuǎn)化為實實在在的實體條件。
2.專業(yè)人員急需提高工作素養(yǎng)
檔案工作人員包括專職檔案員和各業(yè)務(wù)部門的兼職人員，在這一層面的專業(yè)人員要隨時加強自我學習和繼續(xù)教育，進一步增強檢察檔案意識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。同時，指導(dǎo)和溝通也至關(guān)重要，上級檢察院檔案工作部門也應(yīng)加強對基層檢察院的指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)和推廣典型經(jīng)驗，全面提高檔案人員的整體素質(zhì)。而基層院也要加強與所屬行政區(qū)域的政府檔案管理部門的溝通，主動上門請教，虛心學習。
3．全員應(yīng)在意識上支持配合檔案工作
作為一般不接觸檔案工作的檢察干警，也需要克服“重辦案不重檔案”的思想，增強“三個意識”：一是時間意識。要做到進行網(wǎng)絡(luò)結(jié)案的同時，實體案卷材料也隨結(jié)案隨裝訂，歸檔時及時移交歸檔；二是齊全意識。要重視檔案材料的完整規(guī)范，做到檔案資料保存完整，有價值該歸檔的都予以歸檔；三是質(zhì)量意識。數(shù)量是基礎(chǔ)，而質(zhì)量才是結(jié)檔歸檔的最終要求，干警要嚴格按照各類訴訟、文書檔案的歸檔工作標準，減少歸檔卷宗中缺頁少頁、頁碼重疊、順序顛倒等問題的存在，以免造成資源和時間的不必要浪費。
（二）嚴格規(guī)范對檔案的管理
基層檢察機關(guān)的各層級檔案工作人員，必須在工作中隨時強化檔案收集和鑒定的意識，進一步提高檔案管理的“人治”水平。
1.嚴把檔案源質(zhì)量，確保檔案的完整性和準確性。要加強各類檔案，特別是音像、技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案材料齊全完整，提高歸檔質(zhì)量。
（1）前端控制。檔案人員應(yīng)在每年固定的綜合歸檔工作開始前到各處室了解情況，或要求各處室上報相關(guān)數(shù)字，整理臺帳、摸清底數(shù)，做到心中有數(shù)；對一些階段性較強的工作，如基建檔案，要“提前介入”，督促有關(guān)人員注意收集，把好源頭關(guān)。
（2）聯(lián)網(wǎng)控制。應(yīng)建立起統(tǒng)一的檢察業(yè)務(wù)電子化管理體系，把網(wǎng)上歸檔、考核、專職檔案員的實時監(jiān)控與業(yè)務(wù)部門的網(wǎng)上辦公統(tǒng)合到一個系統(tǒng)中，按照級別的不同賦予相應(yīng)的權(quán)限，達到不歸檔不結(jié)案的目的。檔案人員可以隨時在系統(tǒng)中查詢、了解各個部門的應(yīng)歸檔、已歸檔和未歸檔情況，并且可以在網(wǎng)絡(luò)上進行提醒，要求業(yè)務(wù)部門承辦人、內(nèi)勤按要求隨時歸檔。另外，檔案員在接收實體檔案時，也要做到逐卷逐件檢查，看看各類檔案是否齊全，歸檔文件是否完整，嚴格把好入庫關(guān)。
（3）查漏補缺。對應(yīng)該歸檔而沒有歸檔的材料或已經(jīng)歸檔但不齊全完整的材料要查漏補缺，及時進行催歸或補歸，對不符合歸檔要求的材料有權(quán)拒絕接收，指導(dǎo)糾正。
2.加強檔案鑒定，提高鑒定水平
鑒定是檔案工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是確定檔案的保管期限。在進行檔案鑒定時，一是要正確鑒定是否有價值。要嚴格按照歸檔與不歸檔界定范圍，不能把不該歸檔的文件材料歸檔。二是正確鑒定價值大小。要嚴格按照《檔案保管期限表》，把個人價值取向的因素減少到最低程度，既不機械呆板，也不背離原則。三是加強到期鑒定。要把到期鑒定工作排上議事日程，嚴格按照檔案鑒定制度，依據(jù)不同檔案分別組成不同的鑒定小組，并按照規(guī)定程序進行。
（三）科學有效提高檔案利用水平
檔案信息作為知識的重要組成部分是原始的第一手材料，具有其它信息資源不可替代的作用，而對檔案的利用是檢察檔案管理工作的最終目的，其實質(zhì)就是要最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，為檢察事業(yè)的發(fā)展提供有效服務(wù)，充分利用檔案的潛在價值創(chuàng)造出資源價值。
1.明確利用方向
檢察檔案利用是對檢察檔案承載的信息采集、加工、存貯和輸出的過程，[②]是把檢察檔案承載的信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)的過程，是實現(xiàn)檢察檔案的價值、充分發(fā)揮檢察檔案作用的過程。新時期檢察機關(guān)的檔案資源對工作查考、借鑒、決策、證據(jù)、調(diào)研等方面的作用更加突出，為此，檔案人員要將檔案工作重心由收集、保管向綜合利用轉(zhuǎn)換。要正確處理利用和保管的關(guān)系問題，積極提供服務(wù)利用，有效促進各項檢察業(yè)務(wù)工作的開展。同時，為更好地配合法律監(jiān)督及社會需要，檔案人員著力加強編研工作，在保證檔案完整翔實的基礎(chǔ)上，挖掘檔案內(nèi)涵，提供更加全面的信息參考和更深層次的咨詢服務(wù)。
檢察檔案的開發(fā)利用是一個有機的整體，必須明確檢察檔案作為檢察機關(guān)全部活動的原始記錄，是記載檢察機關(guān)全面發(fā)展的重要文獻，同時它又是社會智力資源的組成部分，作為社會智力資源的檢察檔案，利用與開發(fā)并使之為社會服務(wù)，是它的重要功能。
2.明確利用目的
（1）為檢察工作的深入開展提供經(jīng)驗支持。檢察工作的開展并不是一帆風順的，其間的曲折和挫折在所難免。經(jīng)歷的曲折、遭受的挫折都不同程度反映在檢察檔案中，昭示著后人去汲取、去總結(jié)，以便在未來的檢察工作中去克服、去避免。
（2）為立法提供實踐依據(jù)。法律的制定不是憑空想象出來的，它是在社會實踐的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。檢察工作的成功與失敗在一定程度上影響著立法的思路和方向，特別是在微觀立法的標準、界限上有著重要的司法實踐價值，使立法內(nèi)容更符合社會的客觀實際。
（3）為普法、法學教育提供具體素材。普法、法學教育都不是簡單的法律條文和法學理論的說教，其中大量生動而形象的事例都來自司法實踐。這些事例都需要通過檢察檔案保存的資料來總結(jié)、提煉，使之滿足普法教育的需要，進一步增強普法教育的生動性，使人們通過具體事例了解法律、理解法律、掌握法律。
（4）為新進檢察干警提供精神食糧。檢察檔案中的實物檔案收集了檢察機關(guān)取得的各種榮譽、證書、獎狀等。這些榮譽真實地反映了檢察干警吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)、勇于拼搏的感人事跡。讓新進檢察干警參觀，進行檢察傳統(tǒng)教育，能夠幫助他們樹立愛崗敬業(yè)的樸素觀念，使他們積極愉快地投身檢察事業(yè)，為檢察事業(yè)發(fā)展注入新的力量。