一、訴訟的定義
訴訟一詞古已有之。《周禮·秋官·大司寇》稱，“爭罪曰獄，爭財曰訴”。獄指刑事案件，訟指民事案件。元代《大元通判》第十三篇篇名即為“訴訟”。訴訟作為民間解決糾紛的方式古代已廣泛應用，作為國家的一項重要職能活動源遠流長。
清代許慎所著《說文解字》定義：“訴，告也”：“訟，爭也。”中國古代漢語對“訴訟”兩個方塊字的解析，言簡意賅，相當準確，其本義沿用至今，并擴大演化出許多新含義。在現代漢語中，訴，可作告訴，申訴、訴說、控告、進讒言、毀謗等多種詮釋；訟，可作訴訟、為人申冤、爭論是非、責備、公等多種詮釋。訴訟演化出來的引申意義，已經蘊含了現代訴訟追求的社會正義、司法公正、法官居中裁判等司法理念。
現代訴訟有廣義與狹義之分。
廣義訴訟是指由國家司法機關、當事人和其他訴訟參與人共同參加，按照法定程序、原則和方式，以國家法律為依據，應用法律解決具體案件和糾紛的全部活動。
狹義訴訟是指一方提出告訴、申訴、控告和主張，另一方提出爭辯的事實、理由和主張，法官居中裁判，解決雙方當事人訴訟的審判活動。簡言之，狹義訴訟是法院依法解決各種訴訟案件的專門審判活動。
根據我國法律規定，以及訴訟所要解決的實體問題的不同和訴訟形式的差異，訴訟一般分為刑事訴訟、民事訴訟、行政訴訟三種。
刑事訴訟是指由公安機關、檢察機關偵查、審查起訴和提起公訴，再由人民法院審判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事責任案件的司法活動。規范刑事訴訟活動的程序法是《刑事訴訟法》及相關司法解釋，對被告定罪量刑的實體法是《刑法》及相關法律、法規和司法解釋。
民事訴訟是指司法機關為解決平等主體的公民、法人及其他組織之間就財產權利、人身權利等方面爭議和糾紛而進行的訴訟活動。規范民事訴訟的程序法是《民事訴訟法》及相關司法解釋。為解決民事訴訟糾紛而適用的實體法是民法、商法、婚姻法、繼承法等法律、法規及相關司法解釋。
行政訴訟是指公民、法人或其它組織認為行政機關及其工作人員的具體行政行為侵犯其合法權益而向人民法院提起的訴訟。規范行政訴訟的程序法是《行政訴訟法》，為解決行政訴訟而適用的實體法是行政法方面的法律、法規、地方性法規、自治條例、單行條例，并可參照行政規章。
除上述三大訴訟法所規范的三種訴訟外，公民、法人或其他組織，還有許多不同類型的紛爭需要解決，但法院通常遵循不告不理原則，不會主動去尋找訴訟糾紛來進行審判。國家和社會一般是通過法律法規調整社會關系，用行政手段解決矛盾，以民間調解、仲裁等方式處理糾紛。這些都不是我國三大訴訟法界定的訴訟，也不是本文所論述的訴訟檔案的范疇。
二、檔案的定義
檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現在所稱的檔案相去甚遠，但并非風馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強大的生命力。
檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊”，據郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊”字，是連結木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊”為計量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書。“治中”即整理案卷，也是一個官位的職稱，“史”字就是史官右手執“中”寫史的象形字。秦漢時代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作 ，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。
檔案二字組成聯合詞組，是中華民族優秀傳統文化大融合的結果。明末清初，滿人入關前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質材料書寫文件，但仍習慣稱“檔子”，而廣大中原地區的紙質文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質和紙質文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現代，人們又賦予“檔案”新的外延和內涵。我國有關方面的學者對檔案定義進行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書 ”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保字價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料。”
1980年上海辭書出版社出版的《辭海》表述為：“凡具有查考使用價值，經過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發電文、會議記錄、電話記錄、人事材料、技術文件、出版物原稿、財會簿冊、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價值的各種文書”。
1985年國家檔案標準局發布的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》表述為：檔案是“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”
1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”
1988年吳寶康主編的《檔案學概論》表述為：“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：檔案是原始的歷史記錄。”
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案定義的表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學概論》中表述為：“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”
以上幾種，是常見的有關檔案的法律、法規、專著和有關文件資料對檔案定義的不同表達形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會背景、觀察角度和側重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實踐活動中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價值的物質存在；突出了檔案的主要特點和基本性質，是廣義的文書文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實記錄、真實歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
三、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內涵和外延，揭示訴訟檔案的本質屬性，把握訴訟檔案與其他相關檔案的聯系和區別。
建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關著作和文件，對訴訟檔案定義分別從不同角度進行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書轉化而成的。任何一個案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經過系統整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實務》，中國檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機關依法進行訴訟活動中直接形成的、具有查考利用價值的、并按有關規定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料。”-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權，完成基本職能任務，進行審判活動的真實記錄。”-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監督的重要依據和必要案件。”-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動的真實記錄。”-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質屬性和內涵與外延，對訴訟檔案定義還可以進一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動形成的，具有查考利用價值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。確立這一定義的基本指導思想是：從訴訟檔案管理學角度出發，以我國實體法、程序法、有關司法解釋和檔案法為依據，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關于訴訟檔案的定義為基礎，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學、檔案學研究的最新成果，適應審判實務和訴訟活動的新發展，力圖全面準確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關法律法規和規章制度的標準提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內涵上，對前述定義有所突破與創新，表述方法亦略有變通。
本定義與過去所有關于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動主體上，適當淡化法院的職權主義，適當突出當事人主義。因為如果沒有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請執行人與被執行人就無所謂訴訟。沒有雙方當事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動，則法院審判活動必定是無源之水，無本之木，訴訟活動就難以進行或不能進行。所以，使用“法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動”的表述，這是在前述定義基礎上有所突破與發展的新觀點，也與有關法律規定一致。
本定義所稱“法院”，指全國各級人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因為“人民法院”可作廣義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準確性與簡約性不言而喻。
本定義所稱“訴訟當事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規定和訴訟需要參加訴訟活動、享有一定訴訟權利和承擔一定訴訟義務的人。檢察機關代表國家行使檢察權，提起公訴和抗訴，是一個比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區別，因為控辯雙方當事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱“訴訟活動”，就是法院通常所稱的“審判活動”，嚴格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內，即狹義的訴訟活動，不作廣義解釋。
本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據材料（包括實物）等，法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人在訴訟活動中形成的圖象、聲音、數字化磁盤、光盤等，就其物質形態而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動的原始信息記錄。
四、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個方面：
（一）訟檔案產生于法院的審判權。只有法院才具備產生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機關、團體和個人，都沒有這種權力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個機關單位都能夠產生和形成，事實上許多單位大都建立了一個門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨產生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權而產生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來源于法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規定，法院依法獨立公正地行使國家審判權，但首先必須有雙方當事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動，否則既無訴訟也無訴訟活動，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實際上由兩大部分構成，一部分是法院產生的訴訟文書材料，一部分是當事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據材料。公安機關（含國家安全機關，下同）、檢察機關，雖然依法行使偵查權、檢察權，也產生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動直接形成的。依法，是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人共同進行訴訟活動的前提條件，也是訴訟檔案產生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動原始信息記錄，依法按一定規則立卷歸檔，才能轉化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動的原始信息記錄。只有具體個案訴訟活動的原始信息記錄，才能轉化為訴訟檔案。一個具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據交換、庭審、合議、宣判、執行、送達等程序，訴訟活動展開的過程，就是訴訟活動原始信息產生和記錄的過程。法院收到當事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標志訴訟活動正式開始。當事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書并將送達回證退回法院，標志著一個具體案件訴訟活動結束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書 匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎要素，不能轉化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動原始信息記錄，也有可能依法定程序而產生，并轉化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護和再現了違法的真實和虛假的真實。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價值的訴訟活動的原始信息記錄。有沒有查考利用價值是訴訟活動的原始信息記錄能否轉化為訴訟檔案的基本標準。并不是所有訴訟活動的原始性信息記錄都有查考利用價值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報批的各類訴訟文書 草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關系或事件因果關系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭議焦點，訴訟當事人及其他訴訟參與人在庭審中的發言提綱等等，雖然是訴訟活動的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價值，有的已通過別的形式，如裁判文書庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書 材料，所以，不必將它們轉化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經過立卷歸檔保存的訴訟活動的原始信息記錄。依照法律法規立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動原始信息記錄轉化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動原始信息記錄，經過有機組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動過程中的原始信息記錄有了很大區別。它們發揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書 材料；按照一定規則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發生了變化；辦理移交歸檔手續后，保管單位發生了變化；如果當事人上訴或檢察機關抗訴，一個一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動的重要依據和必要條件；一個案件訴訟活動的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統一保管后，則成了國家檔案的組成部分。
五、訴訟檔案與相關檔案的聯系與區別
（一）訴訟檔案與偵查檔案
在刑事訴訟活動中，公安機關的偵查文書和起訴意見書，通過檢察機關依法進入法院訴訟活動并在訴訟活動結束后，轉化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“偵查卷”或“公安卷”。未進入訴訟活動的偵查文書不能轉化為訴訟檔案，也不能稱作訴訟檔案。
（二）訴訟檔案與檢察檔案
檢察機關的檢察文書主要指起訴書、抗訴書、證據材料等，依法進入法院訴訟活動，并在訴訟活動結束后，轉化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“檢察卷”“起訴卷”或“抗訴卷”。未進入法院訴訟活動的檢察文書，不能轉化為訴訟檔案，也不能移作訴訟檔案。
（三）訴訟檔案與訴訟證據鑒定文書檔案
訴訟證據鑒定文書檔案，主要指涉案標的物鑒定文書 檔案。包括動產、不動產等有形資產和無形資產的價值評估等訴訟證據鑒定活動中產生的原始信息記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，應當單獨分類立卷歸檔。但與訴訟檔案有密切聯系。訴訟證據鑒定文書檔案是鑒定結論的原始依據和憑證，而鑒定結論具有法律意義，屬于一種獨立的訴訟證據，是當事人的呈堂證據，也是法院審判、執行的依據，經過庭審質證、認證后，成為訴訟活動原始信息記錄的一部分，應列入涉案訴訟文書材料，隨卷歸檔。
（四）訴訟檔案與法醫學鑒定文書檔案
法醫學鑒定文書檔案，是按照法醫學鑒定程序，運用現代科學技術，為查明和確定案件真實情況，提供科學證據的原始性真實記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，以活體檢驗、尸體檢驗、文證審查、物證檢驗、現場勘驗等為類別，按年度和一人（件）一號的原則，單獨立卷歸檔。1991年12月24日，最高人民法院頒布的《人民法院法醫學文書立卷歸檔辦法》，對鑒定文書材料的收集、排列、編目、卷宗裝訂、歸檔的原則和方法作了明確規定。法醫學鑒定結論具有法律意義，是法院和法官辦案的依據，屬于一種獨立的訴訟證據，應列入涉案訴訟文書隨卷歸檔。
（五）訴訟檔案與法院行政文書檔案
法院行政文書檔案，是指法院訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團等文書 ）凡是反映法院工作活動，具有查考利用價值的司法行政文書材料，均必須立卷歸檔。它與訴訟檔案屬于不門類的檔案，單獨分類立卷歸檔。許多行政文書涉及訴訟活動的決策部署、督促反饋、總結 報告、調研成果等等，雖與訴訟活動密切相關，因不具備訴訟活動原始信息記錄這一本質特征，仍屬于行政文書但部分行政文書也同時被列入訴訟檔案的副卷歸檔保存。如：有關案件的請示、批復，上級領導機關和領導同志對案件的批示和監督函，人大代表、政協委員對案件的書面建議案、提案、意見、建議，以及法院對上述案件的辦理報告和答復函等等，依照《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》應當歸入行政文書 檔案；依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》應當歸入訴訟檔案，這樣的規定是完全正確的，因為它們同時具備了上述兩種檔案的屬性。將這些行政文書歸入訴訟檔案，是因為它與案件有密切關系，可能對案件的訴訟活動或裁判結果產生影響。
（六）訴訟檔案與審判委員會記錄
審判委員會記錄，是最高權威的訴訟活動原始信息記錄，理所當然屬于訴訟檔案應當立卷歸檔的范圍。審判委員會原始記錄必須保持其連續性和完整性，而一次審判委員會討論的案件不止一件，將原始信息記錄歸入訴訟檔案存在工作上和技術上的不便。因此，在審判實務操作上便出現了多種不同的技術處理辦法。一種是將一次審判委員會討論數件案件的全部原始記錄復印或復制數份，分別存入本次會議所討論決定的案件案卷歸檔；第二種是審判委員會討論案件時，除會議記錄之外，同時請所討論案件的法官或書記員到會另行單獨記錄，再由書記員入卷歸檔。第三種是審判委員會每次會議都保存一套完整的原始記錄，以保持審判委員會記錄的連續性和完整性，并作為訴訟檔案的一個獨特的類別單獨立卷歸檔。同時以該原始記錄為準，將審判委員會討論決定每個案件的結論，按照固定格式和規范程序，經全體委員簽名或經會議主持審簽后復制數份，加蓋審委會印章交由案件承辦人或書記員作為辦案依據入卷歸檔。筆者認為前二種辦法，各有弊端，不宜采用，第三種辦法符合有關法律和規定的要求，簡便易行，應予推廣。
（七）訴訟檔案與人事檔案
人事檔案與訴訟檔案都是關于具體人和事的歷史記錄，在內容上有一定聯系，涉及到具體某個人的訴訟檔案，需要歸入人事檔案的，主要是案情報告、判決書或裁定書、調解書、釋放證等結論性訴訟文書材料。但兩者有明顯區別：來源不同。訴訟檔案是法院依法獨立行使審判權在訴訟活動中形成的，人事檔案中有關個人的訴訟文書材料，只能由司法機關提供或通過司法機關取得。內容不同。訴訟檔案是公民、法人或其他組織參與訴訟活動的真實記錄，是歷史的局部反映。人事檔案則是個人經歷與德才表現的全面記錄和反映。保存的目的和作用不同。保存訴訟檔案是審判工作的需要，是審判工作的依據和參考，個人訴訟文書材料保存于人事檔案是人事管理工作的需要，供人事管理工作查考使用，是用人的依據和參考。