人民檢察院訴訟檔案是指人民檢察院在辦理案件過程中所形成的具有查考利用價值，并按照有關規定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及其它各種載體材料。人民檢察院各類案件的訴訟檔案真實地記錄著檢察活動的始終，是國家司法檔案的重要組成部分，是做好檢察工作的必要條件，是檢察機關建設與發展及辦案工作完整、準確的見證。訴訟檔案的規范化管理是人民檢察院規范化管理的重要組成部分，同時也是人民檢察院整體工作的重要組成部分。為實現檔案管理的規范化、標準化和現代化，最高人民檢察院、國家檔案局根據《檔案法》制定了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》，使訴訟檔案管理工作走上規范化、科學化、制度化、現代化的軌道，有力促進檢察業務工作的開展。但同時也必須看到，隨著檢察工作管理科學化程度的進一步提高，對人民檢察院的檔案管理提出了更高的要求，然而當前訴訟檔案管理混亂、檔案質量不高、利用率低，設施陳舊的現象在部分檢察院仍然存在，重辦案輕檔案的觀念仍然還很嚴重，檔案管理規范化還存在許多亟待解決的問題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問題及原因進行分析，并就規范檢察院訴訟檔案管理提出意見和建議。
一、人民檢察院訴訟檔案管理規范化的基本要求
1、管理科學化。管理科學化是實現人民檢察院訴訟檔案管理規范化的前提條件。所謂科學管理就是要結合人民檢察院工作的特點和檔案工作管理的客觀規律，充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發等工作，切實提高檔案管理質量，充分利用檔案為檢察工作和其他工作服務，發揮檔案的社會和經濟價值。
2、建設標準化。即對檢察院檔案庫房、裝備等基礎設施應當作出統一的規劃，制定規范性標準，尤其是對檔案管理達標升級所應具備的軟件和硬件條件應作出明確的規定。各級檢察院應當嚴格遵守執行高檢院關于訴訟檔案管理的規章制度，設立相應的檔案工作機構和配置專兼職檔案管理干部。
3、檔案人員現代化。檔案管理人員現代化是實現檔案規范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人來掌握和運用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質的提高。因此，要實現檔案管理的規范化，就必須首先實現檔案人員的現代化。根據司法工作的特點，檢察院檔案管理人員現代化包涵以下三層涵義：一、檔案人員要有現代化意識。檢察院檔案管理人員應當把檔案工作放在整個檢察院工作全局中加以認識，根據人民檢察院的發展同步提高檔案工作，要在科學管理的理論指導下，從實踐出發，學習和借鑒其他檢察院的先進管理經驗和方法，科學管理檔案。二，檢察院檔案管理人員要有良好的知識結構。要實現對檔案的歸檔、管理和開發利用工作，除要求具備檔案專業知識以外，還要求具備法律知識、文史知識、計算機知識，這就對檔案管理人員的知識結構提出了更高的要求。三、檢察院檔案管理人員要具備良好的操作技能。當前檢察院檔案管理正朝著電子化、信息化的方向發展，這就要求檢察院檔案管理人員掌握運用計算機、縮微、電子檢索等信息技術，從而為實現檔案管理信息化提供技術保障。
二、人民檢察院訴訟檔案管理現狀和存在問題
1、檔案管理意識淡薄。個別基層檢察院對檔案管理工作重要性認識不夠，沒有將檔案管理擺到事關檢察院全面建設的基礎性工作的戰略高度上予以必要的重視，存在著“重辦案工作輕檔案管理”的傾向，還沒有真正認識到檔案工作在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集訴訟材料，投入人力、物力、財力去管理，也出不了政績，根本是得不償失，導致了檔案管理工作大多數成了為應付上級檢查而“做秀”的工作。
2、檔案管理力量薄弱。檢察院檔案管理的規范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業知識，又要具備一定的法律知識和計算機知識。但是很多基層檢察院沒有專職的檔案員，加之檔案員兼職過多，精力分散，很難全身心地投入檔案管理工作，影響了工作效能。另外，檔案管理是一項專業與經驗相結合的工作，即需要一定的專業知識，也離不開實踐積累。有的基層檢察院檔案管理人員相對不夠穩定，有時檔案員剛剛學會立卷歸檔的基本知識，就被調整崗位，新接手的同志又要從零開始。導致一部分的檔案員想做好這項工作，卻又是心有余而力不足，檔案管理質量很難得到提升。
3、檔案管理手段落后。當前有的基層檢察院檔案管理工作模式還比較落后，主要靠人以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多數仍然是使用傳統的手工操作，計算機等現代化管理手段運用水平比較低，不僅影響了檔案管理質量，也不能滿足檔案管理、利用的要求。
4、檔案歸檔不及時。有的檢察院的做法是你交我就收，你不交我也不問，沒有制定移交和歸檔制度；有的檢察院歸檔工作與崗位責任制不掛鉤，按要求應歸檔的不歸檔，也沒有有效的制度去制約，還有的檢察院雖制定一定制度及崗位責任制，但實際操作中有章不循，執章不嚴，無法兌現，這就造成許多案卷應歸檔而未歸檔或不及時歸檔。而按照檔案法和有關檔案法規規定，人民檢察院訴訟檔案必須由本單位的檔案部門集中統一管理，禁止存放在各承辦單位或承辦人個人手中，否則會給檔案安全造成很大隱患，時間一長，就會出現丟失、泄密等問題。有些檢察院就曾出現過案卷材料長期滯留在案件承辦人手中未及時歸檔，等當事人提出疑問要求解決問題時，卻因案件材料不知去向而無法復查。
5、檔案卷內材料不全。卷內材料不全是檔案工作的一大忌，因為保存的是不全、不完整的檔案，待日后查考時說不清該案卷的來龍去脈，特別是訴訟檔案，如果卷內文件短缺，就無法了解該案是否起訴，是否判決，根據什么起訴，根據什么判決，判決是否已送達、是否執行等情況。如果日后當事人提出疑義需要復查時，短缺材料的檔案就不能作為依據，當事人的問題解決不了，人民檢察院的依法公正、依法監督形象也必將嚴重受損。
6、檔案案卷整理不規范。最高人民檢察院關于《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔方法》對訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規定。但這些規定往往沒有得到很好的落實，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、編號隨心所欲、卷皮質量不合格、缺張少頁、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，法律文書張冠李戴等等，嚴重影響了訴訟檔案的質量和壽命。
7、檔案利用開發不夠。檔案管理既應包括檔案的收集、整理、歸檔，更應包括檔案的利用開發。目前，大部分基層檔案人員每年只是按規定收集、整理、歸檔，然后等待查閱者上門查閱，檔案利用率不高，更談不上系統地開發。
三、關于規范人民檢察院訴訟檔案規范管理的思考
1、明確檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民檢察院檢察活動的歷史記錄，它客觀地反映了檢察工作的質量和規律，對檢察院今后的工作具有重大的指導作用。同時，訴訟檔案還具有重要的社會和經濟價值，是人民檢察院的寶貴財富，也是國家的寶貴財富。因此，必須把檔案工作放在檢察院整體工作的大局中認識，檔案工作是整個檢察院工作不可缺少的一部分，各級檢察院應增強檔案意識，關心、支持檔案工作。當前，人民檢察院承擔著維護社會穩定，促進經濟發展的重要任務，對于檢察院檔案工作而言，這就要求切實加強對檔案的收集、整理、編研、保護工作，發掘訴訟檔案的內在價值，提高訴訟檔案為檢察工作、為社會經濟發展服務的作用。
2、健全檔案管理的規章制度。“沒有規矩，不成方圓”。建立、健全規章制度是實現檔案工作科學管理的關鍵，有了這些健全的規章、制度，才能使訴訟檔案的管理做到有章可循、有法可依，才能實現檔案管理的規范化和專業化。這些制度應當包括工作程序和人員管理兩大方面。在工作程序上，要對卷宗立卷標準和歸檔期限作出規定，對檔案的查、借閱制度作出規定，對檔案的保管、保密工作作出規定，使與訴訟檔案有關的收集、整理、編目、存檔、借閱、應用等一系列工作都做到有章可循，杜絕人為隨意操作。在人員管理上，要分清責任，將各項責任落實到人。如建立檔案工作領導小組機制，由分管領導統抓全院的檔案管理工作，由各部門負責人主抓本部門的檔案管理工作，并在各部門都設立兼職檔案員，以切實做到責任落實到人，保證檔案管理工作協調、有序運轉。
3、加強檔案管理人員的素質建設。加強檔案管理人員的素質，是實現檔案工作科學、有序管理的基本要求。訴訟檔案管理工作是一項政策性強、業務面廣的基礎性工作，對從業人員有著很高的要求。在思想政治上要求相關人員要有強烈的責任心和良好的職業操守，要能嚴格遵守各項規章制度，保守機密。在業務上，要有較高的業務水平和較強的業務技能，要熟悉庫藏檔案的內容和分類，精通各種檢索工具，同時還要具有一定的法律常識。只有真正做到以上幾點才能成為一名稱職的檔案管理人員。我們在平時除了鼓勵檔案管理人員多學習、多充電之外，也要多針對新形勢對他們進行培訓。在思想上要多抓政治學習，在業務上則要將培訓的范圍擴大到各個相關業務部門。對于新上崗的書記員和崗位調動后的人員，要及時組織相關培訓，使他們在上崗初期就能正確掌握工作要點，養成良好的立卷、歸檔、調檔習慣。
4、加大物質保障的投入。檢察工作的不斷進步對訴訟檔案的管理提出了更高的要求，檔案管理的物質條件也必然要隨之改進。要使檔案工作適應檢察工作的新要求，一方面要加大資金投入，改善硬件條件，如空調、電腦、除濕設備、消毒設備等，要最大限度地保護好檔案，才能最大限度地延長檔案的使用壽命。另一方面，要投入開發新的軟件系統，隨著今后電子證據的增多，還可以開發出保存該類證據的相關軟件系統。如此才能使檔案管理工作適應社會的發展，滿足社會需求。
5、提高檔案的利用開發力度。加大檔案管理的最終目的就是開發和利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。隨著檔案利用工作的發展，開發檔案信息資源也不斷向廣度和深度發展，現代化的檔案管理要求對檔案信息資源的開發由一般的開發利用向著廣泛地、系統地、多形式開發傳遞檔案信息方向轉變。因此，檢察機關檔案工作要多渠、多途徑開發檔案信息資源，使之成為檢察機關領導決策和各項業務工作穩步、健康地發展提供更多、更良好的服務。檔案管理人員要克服“坐、等、靠”思想，樹立現代檔案功能開發利用的新觀念,在檔案開發利用方面發揮主導作用。要充分利用訴訟檔案的證明作用，服務于辦案工作的需要；利用訴訟檔案的真實案例，服務于預防職務犯罪工作的需要；利用訴訟檔案中的有用信息，服務于檢察信息、調研工作的需要。