在本章當中，你將會學到如何組織、管理和利用律師事務所辦公室中的信息資源，這些信息資源包括印刷物與電子信息資源和數(shù)據(jù)庫。你將會估算出創(chuàng)造并保存這些資源的必要性和成本，并且考慮到包括CD-ROM制品和在線服務在內的取代傳統(tǒng)圖書館的諸多不同的替代性產(chǎn)物。你將會通過技術開發(fā)出用于管理你所能獲得的信息的多種方法。
一．信息行業(yè)
顯而易見，每個人都會認為：律師們身處于信息行業(yè)當中。許多被我們稱為“法律建議”的東西事實上就是信息，這些信息包括：根據(jù)法律規(guī)定我們的客戶所享有的權利和承擔的責任或者與其他方面包括對立方、法院以及行政管理機構的通訊往來，還有與處于不同水準之上的各方公共媒體的交往。那些無法查找、處理、分析并傳播信息的律師無法恰當?shù)芈男兴麄兊穆氊煛Ｂ殬I(yè)行為示范規(guī)則1.4條規(guī)定：一名律師應該使其委托人對其代理的事項有合理的了解。
我們正處于國際信息革命之中，這早就不是什么新聞了。與15世紀的印刷機改造了中世紀社會非常相像的是，計算機和通訊技術正在使我們世界轉變進入一個新的信息時代。在某些方面，這個信息時代促進了普遍的平均主義；每一個人都可以平等地獲得全球范圍內儲存于電子數(shù)據(jù)庫內的信息。曾經(jīng)屬于學者、宗教領袖和政客個人領地的信息如今可以被那些街頭巷尾的尋常百姓通過采取必要的手段來尋找即可獲得。與此同時，如此之多的人可以獲得如此之多的信息以至于人們發(fā)現(xiàn)他們自己湮沒于一個信息海洋之中。未來學家（例如見，Marshall MacLuhan 在The Gutenburg Galaxy和Alvin Toffler在Future Shock中所作的分析）和傳媒(例如見，The Matrix,在該電影中機器征服了人類)已經(jīng)分析了這種現(xiàn)象所帶來的影響。
在信息革命中每一個個人在一個電子環(huán)境查找和開發(fā)信息的能力都提出了挑戰(zhàn)。慢慢地，有一些人利用他們管理信息的能力來指導其他人來通過信息迷宮。律師們可以作為客戶的計算機導游（cyber-guide），為他們提供有關法律上相關信息。信息提供者和信息的終端使用者之間的關系也正在不斷改變。一種被稱為非居間化的活動正在使律師們有了從許多與法律相關的業(yè)務領域中撤退的危險，在這些領域中客戶們可以直接獲得信息。在這樣的環(huán)境之中，律師們將不得不找出他們能帶給信息服務使用者們的額外價值是什么。
信息革命也帶來了一些麻煩的問題。現(xiàn)在有可能收集到大量的個人信息來侵犯他人的隱私，還可能在一種歷史上未曾想象到的層次上實施犯罪行為。信息是眾所周知的雙刃劍，在為善和為惡方面存在著同樣的可能性。處于電腦空間當中的律師和其他居民們必須致力于解決一系列新的道德問題。
如果律師們正處于一個信息革命之下的信息行業(yè)之中的話，那么當我們獲知信息正在使法律行業(yè)發(fā)生革命性巨變的時候就應該不會感覺到驚奇了。法律職業(yè)并沒有張開臂膀來采納技術。在20世紀70 年代晚期至20世紀80年代早期，隨著大型計算機讓位于小型計算機，只有最大的那些事務所能夠承擔起自動化的成本，并且計算機的運用常常局限在記賬、預算以及內部紀錄保存等方面。文字處理則是由專用于某一部計算機文字處理系統(tǒng)來進行操作，按照今天的標準來衡量的話這種操作系統(tǒng)是繁瑣且功能單一的。甚至當將文字處理器連接起來以便于共享文檔成為可能的時候，除了那些最大型的律師事務所，所有其他律師事務所仍然繼續(xù)使用單用戶設備。
在20世紀80年代早期，更小的機器--被稱為微機或者個人電腦--在市場上出現(xiàn)了。1983年IBM的個人電腦的推廣為各類律師事務所辦公室利用新的計算機技術打開了大門。除了體積較小以外，個人電腦還相對比較便宜，系統(tǒng)被設計成開放結構，這種結構不但允許復制的生成，還允許為各種各樣的辦公室應用而發(fā)展出各種不同的軟件程序。這一切之所以成為可能是通過古怪而笨拙的磁盤操作系統(tǒng)（DOS）來實現(xiàn)的,這種系統(tǒng)是由一家叫做微軟的軟件公司新貴為IBM開發(fā)的。
二. 計算機在法律辦公室中的應用本部分著重介紹那些專門為法律辦公室而設計的主要計算機應用軟件（見第六章中對硬件產(chǎn)品的一個討論）。計算機應用軟件是指那些為某一特定目的、為計算機所編寫的程序。“軟件”告訴“硬件”應該做什么。在商業(yè)性軟件可廣泛獲得之前，計算機軟件要么是為某一個特定的使用者而編寫，要么就是安裝在某一專用的機器上（比如，一個單機（stand-alone）文字處理器）。通常說來，有三類應用性軟件：通用類、行業(yè)特殊種類以及定制類。通用類軟件是設計用來處理某一類與行業(yè)無關的特殊任務的（比如文字處理）。行業(yè)特殊種類軟件是設計用來解決某一行業(yè)特有的任務的（律師服務計時或者律師服務賬單）。定制類軟件是為某一個特殊使用者或者特殊用途而編寫的。由于通用類和行業(yè)--特殊商業(yè)軟件程序越來越富于兼容性以至于足以允許通過對其自身的改造來滿足特殊使用者的需要，因而對定制類軟件的需求降低了。
下面的兩篇論文較為詳細的論述了法律辦公室內使用的計算機應用程序：
技術：其對你實務活動的影響：法律辦公室軟件技術的進展
選自《路易斯安那律師期刊》，Craig T. Broussard（2001年四月）
法律職業(yè)的發(fā)展變遷已經(jīng)經(jīng)常導致了新的計算機技術在辦公室中的吸收運用。律師們已經(jīng)經(jīng)常迅速地購買使用新的計算機軟件。文字處理、會計、計時和記賬、電子郵件、瀏覽器乃至文檔匯編軟件對于大多數(shù)法律辦公室而言都是必不可少的。這些是和公文包與西裝一樣成為法律實務景觀的一部分。
新型的軟件正日益變得能夠以合理的價格廣泛地獲得并且可能對法律辦公室計算機技術產(chǎn)生另外一種較大的影響。文檔管理、案件管理、法律援助、審判意見（trial presentation）、演說呈文（speech presentation）以及更為專業(yè)的軟件種類在較大型的且更為技術化管理的事務所之間都是一樣的。然而，較小的事務所--以及那些尋求避免他們所覺察到的技術的代價高昂的“流血之刃”的事務所--也可以從新的程序中獲益匪淺，比如可以提高效率和效果。
對于采用新的軟件的主要障礙僅僅在于許多律師不清楚軟件的性能或者無法確切地知道這些性能如何適用于律師的事務之中。那些以“你不可能買不起這種新的軟件”這樣的句子開頭的銷售方式（sales pitches）對于那些律師而言好像空話一般，這些律師習慣于被告知沒有了那些不是也將永遠不會是不可或缺的產(chǎn)品他們將無法生存下去。當該律師沒有清楚地確信軟件是用來做什么的、該軟件如何融入律師們日常的法律實務之中或者如何進行針對此種軟件所帶來的轉換的時候，這種過渡吹噓的感覺就會尤為強烈。
當然，你附近友好的軟件銷售商也許會很樂意坐在你身邊向您解釋所能得到的軟件的種類，展示軟件的用途和好處并且為你和你的職員提供軟件培訓。在同一種類（比如文檔管理）的諸多候選產(chǎn)品中選擇正確的軟件常常是更為困難的。在你找到那種擁有你最需要的感覺和性能的軟件之前，你也許不得不試播完幾盒子軟件。
軟件銷售商常常對于軟件甚至是他們所銷售的軟件的優(yōu)點和缺點都相當?shù)闹毖圆恢M，而且在互聯(lián)網(wǎng)上有許多的資源（比如技術化律師社區(qū)（the Technolawyer Community））來提供與不同軟件和不同種類軟件相關的軼事或專家建議。雖然有關獲取何種軟件的決定常常要求你寶貴時間的重要投入，但是這項工作所獲得的收益常常遠遠超過其成本。那么，這種新的軟件是什么？
1．案件管理：
案件管理軟件（比如Time Matter,American Attorney或者Abacus Law）將文件、客戶、聯(lián)系以及其他信息都整合成一個單一的、集中的數(shù)據(jù)庫，這個數(shù)據(jù)庫可以以一種最適合你的需要的背景得以很容易地進入。比如，你能夠瀏覽到與某一特殊案子、特定的客戶、聯(lián)系以及律師相關的所有信息，這些信息呈現(xiàn)出一種高度組織的、容易接近的并且可理解的的形式。
目標在于通過將那些已經(jīng)輸入計算機系統(tǒng)的案件、客戶、聯(lián)系或者律師數(shù)據(jù)整合成一份新的數(shù)據(jù)資料從而使數(shù)據(jù)入口（date entry）最小化。在這些程序當中，電子日歷與數(shù)據(jù)庫直接聯(lián)在一起，開會和開庭日期被設置成在你的電子日歷中自動顯示，當?shù)搅嗽撃闱巴凹s的時候，就會發(fā)出警示性的鐘聲。這些功能當中有一些可以由你已經(jīng)擁有的其它物品--比如Microsoft Exchange或者Novell Groupwise--來提供，雖然案件管理軟件能提供更強的適應性和更多的性能。
這些成果同樣能通過讓職員們在文檔創(chuàng)建上少花些時間從而來提高事務所的工作效率。你可以從你的客戶和案件紀錄中直接創(chuàng)建文檔，從數(shù)據(jù)庫中調出信息并將這些信息加入你已經(jīng)制作好的文檔之中，從而無需讓你的秘書一次次地重復進入同一個辨識信息（identifying information）。
2．文檔管理：
像Worldox,PC Docs或者iManage這樣的文檔管理軟件可以使我們更容易以一種組織化方式來保存文檔并且當你或者辦公室的其他人需要這些文檔時，我們可以更容易地檢索這些文檔。這個程序要求使用者們將某一文件夾信息存入每一個文檔之中，然后把這些文檔存入一個數(shù)據(jù)庫而不是存入一個傳統(tǒng)意義上的目錄或者子目錄格式之中。
當一個文檔--比如一封你存于Jones文件夾的寫給Bill Smith的信--將會在其后的某一日被再次訪問時，你可以迅速地調出（call upon）一個清單，在這個清單上有Jones文件夾中所有的信件，給Bill Smith的所有信件，所有你寫過的信件或者你在三月份寫過的所有的信件。此一程序同樣會將文檔中的全部正文編入索引之中，這樣能夠使你找到正文的某些特定部分。這種軟件免除了在計算機上“整理檔案”的需要，但是如果做法不當?shù)脑挘@種軟件也許會更為耗費時間并且使事情變得更糟。
3．訴訟支持（litigation support）：
訴訟支持軟件（比如Summation）有效地提高了你們分解大量文件、辯護詞、記錄和其他文檔以便于安置特定文件的能力。在文檔或者證據(jù)眾多的案件當中，這一特征是非常有好處的，因為如果沒有這一軟件，查找、組織或者匯編材料的數(shù)量將會使你和你的職員不堪重負。
根據(jù)特定的標準，文件被“裝進”該程序之中然后就可以迅速而且容易地查找。在審判或其他迅速地獲得特殊信息或者文件非常重要的場合，這種性能是非常有益的。
4．審判：
審判陳述（presentation）軟件,比如像Trial Director,可以使律師們在審判中更有效地陳述他們的案件。律師們可以將他們相關的審判文檔提交給所在地的賣主（vendors）,這些人輪流將這些文檔錄入CD-ROMs當中，以便于在審判當中進行展示。這類軟件典型的功能包括：
?用紀錄反復并且同時播放幾個視頻證言
?運用法庭編碼掃描儀（barcode scanners）來快速地檢索所要展示的東西
?使文件的相關部分放大
?并行比較多個文件；還有
?使證人通過計算機屏幕來“標明”或者強調展示物的某些部分而不會影響到原物
5．培訓：
（我們）常常考慮到為新的軟件購買培訓。雖然使職員們徹底地放棄較為陳舊的技術很難，但是無法培訓職員以使他們可能使用并享受到新的軟件所帶來的好處通常將必然導致沒有人會來使用新的軟件。
除此之外……原先所預期中的那些正式培訓應該是找那些對所購買的特定軟件運用嫻熟的人來做培訓者。Dore則建議先選擇一個或幾個代表去參加培訓，然后要求他們?yōu)槁殕T中的其他人進行內部培訓。在某些情況下，最好是選派一個律師和一個非律師，甚至應該為律師和非律師進行分別開來的培訓服務。選取代表可以降低培訓的成本同時還將是培訓對你辦公室職員日常工作的影響降至最低。
在其他一些情況之下，聘請一位顧問在附近的機構甚至在你的辦公室為你的職員提供培訓可能成本更低，收效更大。無論采用何種形式，培訓都將使你在軟件方面的投資獲得最佳的回報。
結論：
我們需要切記的是，軟件與其他技術一樣，無法解決所有的難題，也不是在每個辦公室或每一情境中都是適用的。根據(jù)您特定的環(huán)境，技術含量低的解決方式也許更為恰當或者成本更低，比如在一家只有一兩個律師的事務所里，可以通過目錄/子目錄的組織形式來管理文檔，或者可以使用黑板向陪審團（這些陪審團成員們在學校時都是從一個用粉筆來做算術題的老師那里學會加法運算的）展示所有需要的要素。
根據(jù)你自己的需要來確定。綜合考慮新的軟件所能帶來的收益，定時地重估你自己的需要、所能獲得的解決方式以及這些解決方式的成本。對這些要素進行現(xiàn)實地評估，但一定要在對這些可能性進行研究之后再做決定。你也許會為新的軟件如何改善你的實務工作感到驚奇。
律師，了解你自己：在購買特定的軟件之前先理解您實務中的方方面面
刊于《美國律師協(xié)會期刊》，David Becker和David Hirsch (2001年二月)
你找到了一種看起來合乎理想的軟件。售價5，000美元。一個律師如何確定該軟件是否值這么多錢？其中一種途徑也許是確保該軟件是通過可信的途徑購買，但是還有幾種方法可以使這種風險最小化。
Hirsch：首要的一點在于你希望用該軟件來解決什么問題。你也許讓該軟件更快捷或成本更低地來完成某項任務。或者你希望該軟件能從事一些以前律師事務所所無法完成的事情。這就要求在考慮某一種特定軟件之前對你自身、你的事務所以及你的實務的方方面面有一個了解。
Becker：一家律師事務所可以未經(jīng)考慮地購買一種價格在30美元到250美元之間的軟件而不會有太多的顧慮。但如果是售價為5000美元的軟件則應另當別論。大多數(shù)（尤其是小型的）律師事務所將會感受到由于5000美元的錯誤購買所帶來的影響。對于軟件而言，“一分耕耘，一分收獲”有時候是適用的，但有時候并不是那么適用。
Hirsch：對于可以未經(jīng)考慮地購買一種價格在30美元到250美元之間的軟件而勿需顧慮成本這種看法，我不太同意。顯現(xiàn)在前面的價格僅僅是真正成本的一部分。學習如何使用該軟件，為適應該軟件所耗費或所浪費的時間以及該軟件給你的實務方式所帶來的改變等都是我們所應支付的費用。軟件就像一個雇員一樣：一個好的軟件是無價之寶，而你卻無需付出多少。一個不好的軟件卻一文不值。與對于你的雇員一樣，你也許得沿著承受各種成本的旅程才能真正了解你所擁有的軟件。標簽上的價格也許僅僅只是你將為一個軟件程序支付成本的開始--無論該價格為30美元或者50美元。
Hirsch：對我而言，考利斯的描述聽起來像告知訴答（notice pleading）。在你完全發(fā)現(xiàn)之前，你并不了解你所擁有的東西。事實上，為了保持訴訟的象征性（metaphor），直到審判之前你并不清楚你自己擁有的是什么。
考利斯的系統(tǒng)是有意思的。它一開始是文字完成式（WordPerfect）宏指令的一個集合。然后發(fā)展成為一個專業(yè)化，獨立的文件匯編系統(tǒng)。一個問題在于，更新的頻率是多高以及這些更新所花費的成本是什么？對于考利斯而言，人們每年花在更新上面的費用是初期費用的一半。
Becker：數(shù)額巨大的售價不應該驚嚇住律師們。考利斯提供了一種以金錢為基礎的擔保。
Hirsch：對于前一句話我是同意的，但從后面一句話中我卻幾乎無法感到寬心。在你考慮到要求退貨之前，你已經(jīng)花費了價值遠遠超過于軟件費用的時間和自身精力。
由于這是一個高價位的程序，因而就存在這樣一個巨大的可能性：它將提供一種功能豐富的解決方案。不過，這種解決方案必須是你所需要的，不僅得適應你還得適應你的實務。與軟件相關的可靠信息的最佳來源是你所了解并信任、而且使用過該產(chǎn)品的律師。雖然你應該謹慎地看待那些介紹，那是這些介紹一般還是比較可靠的。但是你有多少個較為親密的朋友使用過你現(xiàn)在正在考慮購買的那種5000美元的程序呢？如果有的話也是很少。你可以從買方給你提供的介紹中收集信息，但這種途徑往往會有所隱匿的（canned）。當然，從網(wǎng)絡上調查也是有用的。通過發(fā)送一個問題給實務導向的律師們的數(shù)據(jù)服務中心，你通常--但并不總是--能夠獲得可靠的信息。
Becker：另外一種選擇就是雇用一個顧問，該顧問最好了解法律行業(yè)。但千萬不要想以雇用一個顧問為理由來放棄你作出評估和決定的責任。顧問們通常對自動化操作了如指掌，但是他們并不能像你那樣了解你自己。在作出評價的時候，顧問們往往是趨于保守的。他們并不想被視為是錯的，而且他們往往無法確定你愿意承擔多少風險，也往往無法確定你是否有足夠的能力來吸收并且操作你現(xiàn)在正在購買的技術。這種保守主義不一定是壞的，但務必意識到其的存在。
Hirsch：即便當你確定這件軟件是物有所值的，在購買之前還要考慮到另外一個因素。一家事務所只能吸收有限的技術。確保你的硬件是足夠強大的。再沒有比購買一件功能強大的軟件然后僅僅使其附著于一臺陳舊的計算機上步履蹣跚地運轉這種事情來得更令人感到失敗了。不要相信賣方關于最小硬件配置的說法：比如內存和處理器速度。要假定該程序對硬件的要求要高得多。
Becker：每一件程序在證明其自身作為工具的效用之前都是毫無價值的。在你購買該新軟件一年以內，如果該軟件還未讓你明顯地賺到錢，顯著地提高了你的工作成果或者極大地推動了你的工作，那么你也許最好放棄使用它。根本的要點仍然是：買主要當心！
三。 法律信息資源
過去，一個有關法律研究工具和信息資源的討論往往會被納入法律圖書館的主題當中。該圖書館是位于律師事務所內收藏圖書的地方，在這里律師們還有他們的雇員可以查閱一些相關的法律問題。那些無力支付一個完整的圖書館的小型事務所常常使用法學院、律師協(xié)會或者其他事務所的事務所。一些有創(chuàng)見性的團體甚至創(chuàng)造了合作或共享圖書館。與這樣一個法律圖書館相關的成本是顯而易見的：空間、書架、桌椅、書籍、安排職員還有監(jiān)管等。即使在今天，很多律師事務所仍然保留了紙質法律書籍的收藏，因為他們將這些收藏看作是重要的投資。
電子資源--包括印刷物的電子版和像在線數(shù)據(jù)庫這樣的新的資源--的可得性以及可以通過桌面電腦來獲得信息的方式已經(jīng)使律師們進行法律查詢的方式發(fā)生了革命性的變化。在許多律師事務所，印刷物已經(jīng)被電子替代品所取代了，這些電子替代品既可以通過再現(xiàn)方式獲得也可以通過CD-ROM的方式獲得。對用于進行收藏書籍和查詢的獨立空間的需求是越來越小了，而且事務所已經(jīng)將以往用于對圖書館的支持轉投向技術。（見前述第六章，第166頁）。法律圖書管理員已經(jīng)由書籍陳列館的保管員轉變成為一名信息專家，他善于協(xié)助使用者利用他們手頭豐富的信息。
（一）查詢
律師們所作的工作就在于進行法律查詢，然后將查詢的結果報告給法庭、客戶及其他人。從你在法學院的第一年中，你就知道懂得如何查找一些東西比記住它們更加重要。那些已經(jīng)培養(yǎng)了高效查詢技能的律師們一般要比那些不那么精于此道的律師要略勝一籌。在決定是使用紙質媒介還是使用電子媒介的過程中，律師事務所要考慮諸多因素。除了假定所選擇的信息資源應該滿足律師事務所的使用者的查詢需求之外，對于每一家律師事務所而言，并不存在單一的正確或者錯誤的答案。
1） 諸多成本。書籍是昂貴的，而且現(xiàn)在也沒有變得更便宜。出版商通常將CD-ROM和書籍進行比照定價，也就是說，以任何一種方式來獲得相同的信息所耗費的成本大致相等。CDs通過其容量來節(jié)省錢財，雖然它們需要自己配套的基礎設施以便能有效地工作。而在線服務被許多律師認為過于昂貴，雖然事實上這些費用常常是被那些低效率的使用者抬高的。Westlaw和Lexis都為小型律師事務所提供了低價位的程序，還有像www.loislaw.com <http://www.loislaw.com/>這樣的互聯(lián)網(wǎng)替代品還有多種多樣的非商業(yè)網(wǎng)址為低價的訪問提供查詢工具，這些查詢工具的技術含量要比商業(yè)性引擎低一些的。
2） 許多需求。事務所必須考慮什么書是其所絕對地、肯定地、必須得具備。從一開始就估算需求是重要的，因為并不是每一家事務所都需要同樣的書籍。相比于其他領域而言，某一些實務領域會更加依賴書籍。在稅法實務領域，你也許需要（Tax Code and Regs in hard copy）。而在其他實務領域，你也許需要收藏其他重大主題方面（critical titles）的書籍。你必須估量你希望獲得的業(yè)務類型--無論是一般性的還是特殊性的業(yè)務--以及為了支撐此類業(yè)務所需要的主要書籍。考慮你律師事務所的地理格局。這樣就可以更有意識地利用電子手段來檢索那些不怎么常用的資料。某一類主題也許持續(xù)性地處于變動狀態(tài)（例如，規(guī)章制度），而其他一些資料則保持靜止不變的狀態(tài)（例如，判例法--自從兩百年前約翰?馬歇爾大法官撰寫下Marbury v. Madison一案的判決以來，該案一直沒有未曾改變過。）
3）諸多替代方式。我們需要著重注意的是今天的律師們有了許多替代性方式來維護大型的、全服務所內圖書館。甚至連大型律師事務所也著重關注那些能為其提供服務的方式。對于現(xiàn)代化的律師事務所而言，電子圖書館的想法正日益成為現(xiàn)實。將來，越來越多的律師事務所將會逐漸將電子媒介作為法律信息的核心來源。另一方面，一家已經(jīng)擁有傳統(tǒng)的館藏豐富的圖書館的律師事務所也許會一方面繼續(xù)維護這些資源，與此同時在以電子形式表現(xiàn)出來的新的信息資源方面進行投入。
簡而言之，如果你去考慮你將如何使用你所需要的信息，你會發(fā)現(xiàn)有關選擇哪一種媒介的問題已經(jīng)自問自答了。這種方式當然不是一種放之四海而皆準的方式了。假如律師事務所必須在信息資源方面投入巨資，那么為了在這方面做出良好決定而投入的時間和精力就會物有所值。
（二）什么是資源？
信息資源這個概念是隨著法律職業(yè)與信息的關系的發(fā)展變化而發(fā)展變化的。律師們需要使用、檢索和領會的不僅包括案件和其他傳統(tǒng)信息資源，還包括來自領域外數(shù)據(jù)庫的非法律信息。這已經(jīng)迫使許多律師事務所重新思考這些問題：為了能為他們的客戶提供服務，他們將會需要什么樣的資源。在一種更大的意義上，律師事務所必須考慮他們該如何作為將服務以電子化的方式直接提供給客戶的信息提供者。這個概念--有時候被描述為電子律師職業(yè)（e-lawyering）--為律師們提供了將影響范圍擴展至全新的受眾領域的機會，但是它也可能從根本上改變律師們所從事的業(yè)務的性質以及律師和客戶之間的關系。
下面的這篇文章就論述了上述問題：
在小型律師事務所中推廣技術：如何兌現(xiàn)一個無法踐行的承諾
刊于Law Technology News, Gary A. Muneke 教授(1999年三月)
律師事務所該何去何從？我們可以看到一些小型的律師事務所已經(jīng)采用了技術，也有大量事例來說明個體執(zhí)業(yè)律師已經(jīng)使用計算機來改變他們開展法律事務的方式。這里有一些小小的秘訣可以更加容易地提高技術工具在小型律師事務所的應用：
指派事務所中的某一個人為技術負責人。要理解這項任務需要花費一定的時間和精力；不要令這個人置于不利的處境之中，否則沒有人會接受這項任務。在一家小型事務所的辦公室中，這樣一個人也許會是一個職員，他發(fā)現(xiàn)技術所帶來的挑戰(zhàn)使人精力充沛。這個人也許是已經(jīng)和計算機一同成長起來的新的同事或者法律助手。這個人也可能是那種意識到了這種需要并且樂于擔任該領導職務的律師。
知道在什么樣的時候使用顧問。許多小型律師事務所覺得顧問代表著一種他們完全無法消費得起的奢侈品，尤其當顧問的工作是按時間來計費的時候。在許多情況下，查閱書本或論文,或者上線查詢（比如，查詢<http://www.abanet.org/lpm>）,或者詢問那些曾經(jīng)處理過同樣問題的其它律師要比花錢請人做你想做的事要好得多。另一方面，當顧問有助于解決系統(tǒng)操作和系統(tǒng)培訓方面的學習障礙的時候就應該無所顧慮地使用顧問。一個來自華盛頓特區(qū)、在辦公室財政方面以保守而聞名的個體執(zhí)業(yè)者最近宣稱他所花在雇請一個顧問來運作其計時與計費系統(tǒng)的兩千元是他所花費過的最物有所值的兩千元。
每年編制預算來維護和更新計算機系統(tǒng)。無論你花了多少錢來購買系統(tǒng)，從購買之后每年你都必須花這些錢的一半來維持系統(tǒng)的運轉。記住，即使你購買的是最新的技術，軟件和硬件在其廢棄之前的平均壽命都是12~18個月。你也許可以從陳舊過時的機器身上擠壓出多一點時間，但最終你將不得不換掉它。無論你做什么，不要人為你能從老式機器中占到便宜--花495美元購買一臺幾乎不能用的486PC是得不償失的。如果要在心理上有所助益的話，那么就將技術的成本分攤到機器所使用的過程當中。假如你花了2500元購買了一部新的膝上型電腦，而且你有計算出它將被使用兩年（每年250天），每天五小時，那么在你廢棄它之前，成本是每小時一塊錢。關鍵在于你必須得咬緊牙關支出這筆錢。
使新技術的介紹盡量的簡單易懂。給潛在的使用者發(fā)放書籍；送他們去培訓；引進一名培訓者。讓律師和職員們與新技術接觸，讓他們學會喜歡這種新技術。技術應用偏愛于那些花費時間來了解它的人。不要想一口吃成胖子。如果你得到了一套新的計時與計費系統(tǒng)，那么不要告訴雇員們他們必須在同一天開始使用MS Excel.鼓勵人們去發(fā)現(xiàn)他們所擁有的軟件的能力。即使像word處理器這樣的通用產(chǎn)品，大多數(shù)事務所辦公室也僅僅利用了其潛在工具的一小部分而已。
最后，了解為了你的業(yè)務你想要什么。不要因為街道對面的Gates &Neukom有一臺掃描儀而去買一臺，而要因為你的業(yè)務需要去買一臺。這并不是一種無聊的區(qū)分。如果你無法確定你需要什么，那么你就有可能購買許多你并不需要的技術。如果你審視你辦公室的運作過程，尤其是那些還在手頭上操作的系統(tǒng)，并且問問你自己現(xiàn)存的技術是否提高了效能，并決定該做些什么以使得業(yè)務變得更為容易一些。
大多數(shù)律師事務所對高級文字處理、文檔匯編、日期安排、計時與計費以及財務管理方面的軟件所需甚少。資料庫、電子制表與生成軟件對于許多律師事務所的業(yè)務環(huán)境而言是必不可少的。而對于一些事務所而言，重要業(yè)務系統(tǒng)，沖突核查、案件管理以及客戶聯(lián)系等軟件能夠提高提供服務的效率。由于電子郵件、數(shù)據(jù)和文件傳輸、查詢和產(chǎn)品信息日益廣泛的使用，電子交往變得日益普遍。對特定的賣主提出建議已經(jīng)超出了本文的范圍了，但是有許多不同種類的產(chǎn)品和服務適于小型事務所。一個能達到加快速度的地方是由法律實務管理處（the Law Practice Management Section）和多個軟件合作者們主辦的ABA TechshowTM。如果需要更多的信息，可以查詢<http://www.techshow.com/>.或者撥打1-800-285-2221。
小型律師事務所的從業(yè)者們要在這樣一個律師事務所自動化日新月異的世界中不致落伍并不總是那么容易。雖然有此挑戰(zhàn)，但其并不是一件不可能完成的煩難之事。然而，從根本上說，這并不是一件可以選擇的事情。如果你想在未來的十年中生存下去，你就必須在技術方面跟上步伐以便能恰當?shù)貜氖聵I(yè)務，你將不得不從你的計算機身上獲取最多的東西。
1、是否有義務使客戶被合理告知他們的案子受到技術的幫助或困撓？律師們如何通過電子方式將法律信息傳送給那些需要的人士？他們如何應對那些無法理解計算機技術的客戶和預期客戶呢？
2、律師和律師事務所究竟是否該為客戶提供一般的法律信息，讓那些客戶利用該法律信息對法律問題實行自我救濟？這是否是一種恰當?shù)臉I(yè)務或者是否是所有的律師事務所都需要做的事情？電子律師職業(yè)（e-lawyering）如何有助于有效地提供法律信息服務？在提供信息服務和傳統(tǒng)法律服務之間是否存在一種聯(lián)系？
3、將法律圖書館形容為律師事務所的信息資源中心有意義嗎？一家圖書館的功能是收藏圖書或者其他資料，還是為律師事務所提供一種信息管理服務？這樣一種看法的有什么樣的含意？財務上的？組織上的？功能上的？實踐上的？
4、假如存在傾向于電子資源的趨勢，21世紀的圖書館還需要書嗎？如果需要，需要哪些書？而假如只需要很少的書，還需要有一個稱為圖書館的專門空間嗎？說每一個律師和法律職員在她的桌上電腦中都擁有一個圖書館是否更有意義一些？
5、在信息時代，法律圖書管理員的作用是什么？信息管理專家是否是一個更為恰當?shù)姆Q呼呢？這樣一些個人更可能被視為律師事務所的雇員還是當需要時為事務所所用的技術咨詢服務人員？信息服務是否包括與信息服務相關聯(lián)的法律查詢，是否包括與其相聯(lián)系的事務所技術基礎結構？
6、本章中的這些論文是否已經(jīng)列舉了所有可能的法律辦公室的技術應用？那還能確定由其他哪一些應用？你認為一間典型的法律辦公室會利用到這些應用中的百分之多少？
7、如果現(xiàn)存的技術事先查出了一些隱秘的技術數(shù)據(jù)，在什么情況下當一個律師的調查沒有透露這些信息的時候那么她就構成了不當執(zhí)業(yè)？
8、假如新技術老化的周期是12~18個月，那么律師事務所如何永遠地維持下去？律師事務所為了保持競爭力必須持續(xù)不斷地在新技術和技術的不斷升級方面進行投入，這對于法律實務的經(jīng)濟狀況而言意味著什么？
9、為你的律師事務所開發(fā)一項信息資源計劃，其中包括對與印刷品相對的電子產(chǎn)品的評估。為了客戶的利益，事務所將如何管理這些資源？客戶是否應該為這些查詢服務支付費用？