一、法院訴訟檔案信息化的基本理論
“訴訟檔案信息化是信息化在檔案領域的具體實現, 其基本內涵與信息化的內涵是一致的。 訴訟檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程, 由諸多相關項目構成。訴訟檔案信息化建設絕不是某一個或幾個方面的事, 它也不是單純的技術現代化、手段現代化過程, 也不能簡單地與檔案數字化、網絡化建設等同起來。訴訟檔案信息化建設包括了檔案信息化建設, 檔案信息數據庫建設, 檔案信息資源的有序組織, 檔案信息資源的開發利用, 檔案人才的培養與用戶的培訓, 檔案信息化建設的相關政策、法規、制度和標準的制定與實施, 信息技術的廣泛應用等等。”[2]筆者認為：人民法院訴訟檔案信息化是指在訴訟檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個方面，推廣和應用以計算機網絡為中心的科學技術，構筑由計算機網絡硬件和軟件實現的訴訟檔案信息資源共享優勢，利用信息技術傳播速度塊、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優勢，實現以科技手段智能化輔助法官辦案的系統工程。
二、法院訴訟檔案信息化建設的必要性
訴訟檔案是審判活動的真實記錄，是法院眾多信息資源中最基礎的部分。在當今科學技術突飛猛進的信息時代，訴訟檔案面臨著知識經濟和信息時代的嚴峻考驗，訴訟檔案的信息化建設已成為歷史必然。
（一）訴訟檔案信息化建設是深化法院改革的必由之路，關系到我國法制建設的進程。信息化建設在法院改革發展和現代化建設中具有重要的地位和作用，作為信息化工作的一個重要組成部分，法院訴訟檔案信息化建設尤為關鍵。科學、有序、高效的檔案管理模式將徹底改變法院過去傳統的“看守庫房式”檔案管理辦法，數字檔案的全新管理理念、利用信息技術構建的新型法院檔案管理信息系統，為審判工作和司法實務工作的開展提供了全新、快捷、安全的服務。因此，訴訟檔案的信息化建設深化法院改革的必由之路，關系到我國法制建設的進程。
（二）訴訟檔案信息化建設是實現法院“公正與效率”的技術保障。以計算機網絡為中心的信息化建設，具有傳播速度快、存儲量大、查詢快捷等特點，改變了傳統的思維模式和手工操作的運行機制，在檔案管理領域，計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案工作帶來了全新的科學管理手段和先進快捷的檢索辦法。這將更有效地提高法院工作的質量和效率，是實現法院“公正與效率”的技術保障。
(三) 訴訟檔案信息化建設能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。訴訟檔案信息化建設可以完全代替原紙制材料進行調閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護，避免紙質檔案損毀。電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題。同時，訴訟檔案的信息化建設可以對案卷進行密級管理，對查詢人員進行限制，特定檔案只對有權限用戶開放，設置安全級別，依權限分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。
三、法院訴訟檔案信息化建設的障礙
鑒于訴訟檔案的重要性，推進其信息化建設已勢在必行，然而在我國現有環境下，訴訟檔案的信息化建設并非一帆風順，存在著諸多障礙。
（一）訴訟檔案信息化建設觀念相對落后。盡管訴訟檔案的重要性逐漸被人們認識，但在我國仍有仍有相當一部分人檔案意識淡薄, 認為檔案無足輕重, 沒有多大用途，這就造成了在訴訟檔案信息化建設過程中的非積極投入及非規范行為, 最終會造成檔案信息化建設的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設目標的實現。
（二）訴訟檔案質量不高，檔案管理混亂。《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》對訴訟檔案的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規定。然而這些規定并沒有得到很好的落實。實踐中訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、裝訂不齊等等，嚴重影響了訴訟檔案的質量和壽命。另一方面，部分法院檔案管理人員責任不清，加之頻頻換崗、交接手續不完備，一部分檔案借出后沒有按期歸還，有些卷宗材料放置較長時間得不到及時整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，[3]這些都造成了檔案管理的混亂。而這勢必影響法院訴訟檔案信息化建設的順利進行。
（三）檔案信息化建設的標準滯后。檔案信息化建設的前提是檔案信息的規范化、標準化, 即用共同的信息技術和信息語言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說:“如果不靠國際標準來有效引導信息迅猛發展趨勢, 必將出現一個電子混亂局面”。自1979年以來, 我國已頒布了不少檔案工作標準, 但其中絕大多數是針對紙質、音像等檔案, 針對數字化檔案的寥寥無幾。而檔案信息化建設主要面對的是數字化的檔案信息, 這就需要從數字檔案信息的著錄、保護等方面入手, 制定新的標準來規范工作實踐。[4]
（四）缺乏專業的檔案管理人員。法院訴訟檔案信息化建設需要專業復合的檔案管理人員，其不僅要有專業的法律知識，還要有較高的計算機操作水平以及檔案管理知識。實踐中檔案管理人員由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機的為數不多, 能承擔程序設計和數據維護的 的更是少之又少, 這是推進法院訴訟檔案信息化建設又一障礙。
四、完善法院訴訟檔案信息化建設的建議
前已論及，在信息化時代推進法院訴訟檔案信息化建設已勢在必行，而在推進法院訴訟檔案信息化建設中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對這些障礙，如何推進訴訟檔案信息化建設的順利進行，筆者有以下建議：
（一）轉變傳統觀念，樹立檔案意識。在訴訟檔案信息化建設中, 每個人都面臨著傳統觀念的轉變, 都要樹立現代檔案管理、利用意識, 逐步使檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心過渡。各級領導要充分認識信息化的重要性, 認識檔案資源信息化對檔案事業創新與發展的重要性, 切實把檔案資源信息化提到戰略高度來思考, 這是檔案事業生存與發展的問題, 也是創新與改革的方向。同時，檔案工作者應認清面臨的挑戰和機遇, 加強工作責任感, 樹立現代化管理思想, 努力用現代化管理手段去管理檔案, 適應時代發展的要求。在檔案工作重心上, 要實現從過去較多強調安全和保密( 重于保管、積累史料) 向以用戶需求為主導的重心轉變, 要從用戶出發, 研究用戶的需求, 開展有針對性的服務。這就為檔案工作確定了操作性強的目標和主線, 也是轉變觀念的一個基點。[5]
（二）提高訴訟檔案質量，規范訴訟檔案管理。針對法院訴訟檔案質量不高，管理混亂的局面，一方面，法院應嚴格規范卷宗評查和審核制度，提高訴訟檔案質量。法院應把卷宗評查、審核納入案件流程管理，建立嚴格的卷宗評查、審核制度，從實體和程序兩個方面規范卷宗評查、審核工作，對不合格的卷宗堅決不歸檔，嚴格規范卷宗歸檔。另一方面，強化訴訟檔案管理機制，嚴格檔案借閱制度。通過制定《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》、《檔案保密制度》等規章制度，加強規范管理，特別是加強對外調卷及法院內部調卷的規范管理。
（三）依法制定訴訟檔案信息化建設的標準和制度。檔案信息化建設工作已引起國家有關部門的重視和關注, 相關的法律法規正逐步健全和完善。在信息技術飛速發展的今天, 檔案載體也呈現多樣性, 法院應根據國家的有關法律法規, 結合其實際情況, 制定相關標準和制度, 建立和完善檔案管理體系。首先, 電子檔案的鑒定和原始屬性的確認及電子文件的形成、保管、利用都應制定相應的標準和辦法, 使其規范化。其次, 加強檔案信息開發的制度建設, 隨著電子文件、電子檔案的出現, 適時制定相應的標準規范體系, 修訂檔案信息管理工作標準、格式, 以健全檔案信息管理體制、理論內涵, 保障檔案信息化建設的實施。再者, 加強檔案管理科學化的激勵約束制度的建設, 保障檔案信息化的推行和相關制度的落實, 促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。
（四）加大人才培養力度。訴訟檔案信息化建設給檔案管理人員提出來很高的要求，這就必須培養和造就一支掌握法律知識、檔案管理專業知識和現代化科學技術, 具有較高的政治素養、較強檔案事業管理及檔案保管利用能力的高素質隊伍, 這是適應檔案現代化管理和信息化建設的需要。我們面臨的是一個科技革命日新月異的新時代, 檔案工作的重點已轉向檔案信息深層次加工處理和信息處理的開發和研究。因此, 檔案管理人員應是掌握較高計算機技術、通曉檔案信息專業知識和法律、有較強的規劃能力、能夠承擔多項專業工作任務的復合型人才。
結語
在信息時代，訴訟檔案信息化建設是一種新的發展趨勢和選擇。然而，訴訟檔案信息化建設任重而道遠，這就需要檔案工作者們應以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，[6]加快推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平，更好地為審判工作服務。