一、民事訴訟檔案的特點
民事訴訟案卷是指代表國家行使審判權的人民法院，在審理民事案件活動中依照法定程序，與審判活動的真實歷史記錄。收集、整理、保管、提供利用這些歷史原始記錄的審判結果就是民事訴訟檔案。民事檔案雙方當事人的法律地位是平等的。平等地享受民事檔案權利和承擔民事檔案義務，平等地受到法律保護，絕不允許因主體單位大小、職業高低、經濟實力強弱等情況的不同而在適用法律上有所區別。概括起來有以下幾方面特點：
1、民事檔案主體的廣泛性。民事檔案是由公民與公民之間、法人與法人之間、公民和法人之間的財產關系和人身關系發生糾紛。
2、民事檔案當事人地位的平等性。不管他們的單位大小、職務高低，在民事活動中都是平等的基礎上締結具體的財產關系，不允許有以上壓下、以強凌弱、以大欺小的現象存在。
3、民事檔案內容的廣泛性。如：相鄰糾紛、侵權損害、合同糾紛、買賣糾紛、借貸糾紛、承攬合同糾紛、運輸合同糾紛等等。
4、民事檔案的權威性。民事檔案雖然其形成與一般檔案相似，但民事檔案有更大的權威性，民事檔案的形成是建立在嚴格的法制基礎之上的，是法制下的產物，其民事檔案必須準確無誤。
5、民事檔案的秘密性。這是指個人隱私、商業秘密等所記載的當事人隱私內容及其享有的這種權利是合法的。其中有兩層含義：一是法律賦予當事人的隱私及其隱私檔案是合法的，當事人享有保護隱私秘密的權利；二是當事人隱私檔案及其隱私保護要合乎國家法律法規，符合黨紀政紀，即簡言之為符合黨紀國法。為此，一方代理人或當事人在查閱另一方當事人案卷時，對于涉及另一方當事人提供隱私材料的查閱利用，就應當綜合各方面情況，尊重公民隱私權，嚴格依法進行，以免造成職務侵權。
二、查閱案卷的行為規范
2002年12月7日起施行的《最高人民法院關于訴訟代理人查閱民事案件材料的規定》（以下簡稱《規定》）第五條 “訴訟代理人在訴訟中查閱案件材料限于案件審判卷和執行卷的正卷，包括起訴書、答辯書、庭審筆錄及各種證據材料等”。第八條 “查閱案件材料中涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的，訴訟代理人應當保密”。同時，對以上的材料代理人或當事人可以復印并要求案卷管理部門在復印材料上蓋章確認。第九條第一款 “訴訟代理人查閱案件材料時不得涂改、損毀、抽取案件材料”。第二款 “人民法院對修改、損毀、抽取案卷材料的訴訟代理人，可以參照民事訴訟法第一百零二條第一款第（一）項的規定處理”。從《規定》不難看出，相應的規定僅限于案卷的“修改、損毀、抽取材料”，而對查閱案卷當事人的行為如何規范，應盡什么義務卻未作具體的規定。主要表現在：
1、查閱案卷的事前行為。一方面，當事人是出于什么目的而來查閱案卷，他們是否有查閱案卷的資格和權力，在查閱案卷之前，只有當事人用戶才清楚，案卷管理部門是不知道或不完全清楚的。另一方面，當事人不能預先知道自已的利用需求是否能夠通過利用案卷得以滿足，由于案卷管理部門對當事人的查檔情況不了解，不知道當事人查閱案卷是非法目的還是合法目的。
2、查閱案卷的過程中行為。當事人只要持有介紹信或身份證，填寫“閱卷單”，即可查到所要查的案卷。當事人查檔來了，不用做什么“承諾”，僅在案卷單上簽名而已，根本就沒有查閱案卷協議，很不規范，一旦引起爭議，我們所能提供的唯一證據就是某個當事人有來查過某個案卷，其作為準格式化內容，在解決爭議中對案卷保管部門十分不利；還有案卷保管部門（指辦案庭室）對來查閱當事人不需做任何的手續，當事人需要什么材料就給復印什么材料，為日后發生糾紛埋下了嚴重隱患。
3、查閱案卷的事后行為。當事人的行為不為案卷保管部門所掌握，即當事人成功地利用了案卷，獲取了有關信息之后，當事人將如何行動，這方面的信息案卷保管部門是很難掌握的。當事人的這些行動，對案卷保管部門來說是“隱藏行動”，超出了案卷管理部門的視線所及，非案卷管理部門所能監督和控制，這樣會導致這樣的一種狀況，即當事人可能會將案卷或案卷信息用于其他的超出原來允許的范圍之外的目的，這些目的可能是不合理的或不適當的。
4、“隱藏行動”造成的后果。隱藏行動是指，在簽訂契約后，當事人各方會采取一定的行動，但任何一方當事人只能觀察到最后的結果，卻無法知道這一結果到底是由于另一方當事人的行動造成的還是由于“自然”的變化或其他的原因所造成的。這樣，就無法判斷該承擔各種后果和相應的責任，誰該受到懲罰，當事人也就沒有依誠實信用原則行事的激勵，當事人可能出于自利，而有可能采取以機會主義（欺騙、偷竊和毀約）的方式來行事，以致損害另一方當事人的利益。
5、造成案卷保管部門“無緣無故”地侵犯他人的合法權益。未做出復印案卷材料出了案卷保管部門后，案卷保管部門對其就無從監控了，幾乎處于一種失控狀態。由于沒有法規明確規定，造成對方當事人損失，所應承擔責任。由于上述的原因，當事人可能會利用復印材料進行不正當的活動。在進行這種活動時，一方當事人很可能會侵犯對方當事人的合法權益，如“個人隱私、商業秘密”等案件，無形當中案卷保管部門就侵犯另一方當事人的合法權益；這些問題亟待解決，應引起有關部門的足夠重視。
三、正確處置好查閱民事訴訟檔案權
正確處置好查閱民事訴訟檔案權，查閱民事檔案權不是取消檔案的保密權。這里查閱“民事訴訟檔案”指的是未開放的檔案，是有受到一定限制利用的檔案。在保密期內的檔案要利用只能作為未開放檔案限制利用。只能讓某些特定組織、公民、法人或其他組織利用。如國家秘密、商業秘密和個人隱私問題，這是查閱民事案卷中需要特別注意的。哪些人可以進行查閱案卷和查閱案卷具備的條件，概括起來有以下幾個方面：
保證因工作需要有優先利用案卷權。根據《人民法院檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）第十四條規定“本院工作人員因工作需要借閱檔案，須持所在庭、室領導簽字的借卷單，借出的檔案應按規定期限退還。……”；第十五條規定“黨委、人大常委會和有關法院、公安機關、國家安全機關、檢察院借用檔案，須持正式介紹信和工作證（身份證）經有關領導批準后，辦理借卷手續，并限期歸還。其他單位原則上不準借用”。這一權利的實施，可從以下幾個方面來表現：一是檔案利用者如需查閱本單位檔案有利用權，特殊情況可以借出案件保管部門；二是移交單位卷宗查用本單位的檔案，案件保管部門積極配合搞好服務；三是移交單位查閱利用本單位檔案免收證明費和保護費。這樣能有效地保證有關單位因工作需要借閱案卷，能有效地保證因工作上的需要的順利進行。
當事人或代理人查閱民事案卷必須符合的條件。一是訴訟代理人查閱案卷有關材料應當持有介紹信并出示律師證，當事人查閱案件材料應持有身份證，法人查閱案件材料應持有單位介紹信并出示身份證，訴訟代理人為了申請再審的需要，可以查閱已經審理終結的所代理案件的有關材料。以上查閱案卷者應當填寫“閱卷單”并經分管領導審批同意；二是當事人只限查閱本人案卷，律師只限查閱代理訴訟的案卷，不能查閱無委托代理的案件，法人只限查閱本單位的案卷，并在人民法院指定的閱卷場所閱卷，必要時，該案件的書記員或法院案卷的保管部門人員應當在場。查閱人不得將查閱的案卷材料攜出法院指定的閱卷場所；三是當事人、代理訴訟的律師和其他訴訟代理人查閱案卷材料可以摘抄或者復印，復印案卷材料應當經案卷保管人員的同意，并根據省院的規定，蓋上復印于“某個案卷僅供參考”等字樣。關于涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私一般不能復印或查閱，除本當事人提供材料除外，復印案件材料為每個案件收取30元查檔費。
尊重公民的隱私權。人是社會活動的主體，在社會生活中扮演著不同角色，也留下了不同記錄。案卷保管部門的檔案，時間跨度長，涉及個人行為、身份和財產等內容的也占相當數量。如果對個人的隱私權處理不好，會造成不好影響，嚴重的還會引起法律糾紛。因此，案卷保管部門如何維護和尊重公民的隱私權，就顯得尤為重要。應做到在保證公民平等利用檔案權利實現的同時。充分尊重公民的隱私權，并將其作為日常工作注意掌握的一條準則和案卷保管部門的一項重要任務。一是涉及個人隱私的材料非必要不看，二是了解個人隱私內容的不相互議論，三是對于屬于個人隱私的檔案材料，嚴格掌握使用范圍，非允許利用范圍概不提供，充分尊重公民的隱私權。
進一步確立當事人查閱檔案利用權，擴大了案件保管部門的服務領域。查閱案卷利用者是案卷保管理部門的服務對象，享有平等查閱利用民事檔案的權利。而這一權利的實現，要靠案卷管理部門的工作人員來幫助完成。案卷管理部門工作人員應從思想上清除傳統的利用“特權”觀念的影響，確立為民服務的新觀念，真正做到檔案面前人人平等。要為當事人提供和創造一個開放、公平和心情舒暢的環境，堅決杜絕門難進、臉難看、事難辦的衙門作風。
從查閱案卷的時間來看，當事人或代理人查閱案卷多數為剛結案或結案不到兩年的時間較多，起訴到法院的民事案可以說是一方或雙方是有糾紛的。當事人發生糾紛，從科學的角度上說在兩年左右時間思想斗爭較激烈，再者當事人對不服要求再審或檢查機關抗訟案件，從法律規定的時間是兩年以內提起再審或抗訴。所以，對待當事人來查閱案卷時態度要好，如果當事人或代理人不具備查閱案卷的一定要詳細說明清楚，讓當事人或代理人聽明白或該辦理哪些手續一定要辦理清楚。當事人因特殊情況不能親自來查閱案卷，必須辦理正當合法的委托手續，千萬不要簡化手續或因熟人等關系，不辦任何手續給予查閱，免得日后留下不必要的隱患。
依照《規定》第四條第二款 “查閱案件有關材料應當填寫查閱案件有關材料閱卷單”。對“閱卷單”格式，筆者認為有必要進行補充。第一制作三份相同“閱卷單”在同一紙張上可供當事人或代理人來查閱案卷三次填寫機會；第二“復印名稱、案由、案號、復印內容”一欄，應當細化，把案由、案號、復印內容分開三欄填寫，特別是“復印內容”修改為“復印頁號”如：當事人或代理人在復印較多的材料時可作較細的記錄（如：“Pxx”或“Pxx－xx”）；第三增設一項內容。有關涉密問題，筆者認為應當在“閱卷單”上說明清楚。在“閱卷單”上增加一項“是否涉密□”具體操作是如果涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私，在“□”打“∨”。并聲明關于涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私一般不能復印，除本當事人提供材料除外。
每件民事案卷必須裝訂空白閱卷單，裝訂在正卷的最后（備考表前）；在訴訟過程中或結案后有人查閱案卷，應當及時填寫，不得有漏，這樣做，閱卷單才不會遺失。
查閱案卷是一個法律性、政策性、規定性很強的工作，是一個復雜而細致的社會系統工程，必須依法界定。查閱案卷的原則最根本的一點就是認真審查是否具備查閱案卷的條件，在于是誰又是在什么樣的情況下查閱案卷做出明確的法律界定，使當事人能依照規定使用本人的案卷，當事人在享受權利的同時必須履行一定的義務，保證另一方當事人的合法權益不受到侵害。這樣就從根本意義上實現了查閱檔案的目的。