一、實行檔案信息化管理的優(yōu)勢
人類自從發(fā)明紙張后，紙質檔案逐步取代其它載體成為檔案的主體。而隨著辦公自動化的不斷深入，電子文檔正在逐步取代紙質資料，檔案信息化具有傳統(tǒng)管理方式不可比擬的優(yōu)勢，他從“檔案倉庫”中走出來，從“書柜環(huán)境”中跳出來，用信息資源共享搭建新的服務平臺，積極為人民群眾和審判工作提供優(yōu)質服務。
（一）具有方便快捷的時間優(yōu)勢
傳統(tǒng)檔案管理是對紙質資料進行分類、整理、篩選、歸檔的，數(shù)量龐大，需要大面積的檔案室進行存放。而法院檔案存放量一般都有數(shù)萬個卷宗，平均每個卷宗100頁左右，若按傳統(tǒng)方法存儲歸檔，查詢一個卷宗頗費周折。將文檔掃描，借助于硬盤、光盤等存儲介質來實現(xiàn)，這些存儲介質體積小、容量大，僅需要少量的消磁柜等專用設備進行存。進行數(shù)字化管理后，按系統(tǒng)設計的方式建立索引歸檔資料，查詢?，只要鍵入索引號或檔案號即可在數(shù)秒?查到原件，大大提高工作效率。
（二）具有節(jié)省成本的空間優(yōu)勢
傳統(tǒng)檔案管理案宗都是存放在法院的檔案室，需要專用的檔案密集架，占用空間較大。而且傳統(tǒng)的檔案管理有“八防”工作要求：防塵、防火、防盜、防潮、在防高溫、在防光、防蛀、防腐。其中每一項工作的具體落實都需要投入大量的人力物力。傳統(tǒng)檔案管理方式下，每年初都需要組織人員、集中時間對上年度的紙質資料進行分類、整理、篩選、歸檔，費時費力費財。而檔案信息化管理是將電子文檔在文件辦理結案后隨時進行歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文檔自身的特點，避免檔案的流失和病毒的破壞。檔案數(shù)字化管理在節(jié)約空間和日常維護成本上的優(yōu)勢是顯而易見的。
（三）具有資源分享的利用優(yōu)勢
傳統(tǒng)檔案管理方式下，查詢、借閱檔案都要到檔案室進行，手續(xù)繁瑣、程序復雜，檢索主要靠人工實現(xiàn)，給檔案利用帶來諸多不便。辦公自動化、無紙化等新生事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣就產生了大量的電子文檔，為檔案數(shù)字化提供了更為便利的條件。若繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，則還需將電子文檔打印成紙質文檔進行了整理歸檔，對資源來說也是一種浪費，而且在必要時采取檔案數(shù)字化管理的檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案信息化在對電子文件歸檔的同時進行主題詞標引、著錄，技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。同時，檔案通過復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。
二、加強檔案現(xiàn)代化管理
運用先進的信息技術，建設一個完整、專業(yè)、易擴展的綜合數(shù)字化加工生產線和檔案信息管理平臺，統(tǒng)一檔案管理的標準，規(guī)范管理模式、管理制度，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理標準化、檔案服務網(wǎng)絡化，更好地為各級法院領導、法官提供及時、準確、全面的檔案信息，滿足廣大群眾利用檔案信息的需要，進一步提高各級人民法院檔案管理水平和利用水平，全面建設符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展方向的具有人民法院特色的檔案工作體系。應加大對檔案工作的科技投入，提高檔案管理的科技含量，并將檔案管理納入全院數(shù)字化審判流程管理系統(tǒng)。
1、檔案資源數(shù)字化。提高技術是檔案數(shù)字化管理建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案數(shù)字化管理建設形同一句空話。配備質量可靠、性能優(yōu)良的硬件設備，并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。開發(fā)利用通用性的檔案信息管理軟件，使檔案數(shù)字化管理建設與辦公自動化系統(tǒng)能夠融合貫通。采取有效措施保證軟、硬件安全運行，建立一套完善的綜合檔案管理信息平臺。檔案歸檔入庫、分類整理與審判管理工作相結合。法院審判系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換機制，實現(xiàn)相互之間的有效對接。電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已尤為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作容器，在第一時間將其收集，并在檔案室的服務器上歸檔。由審判管理辦公室對卷宗質量進行評查，發(fā)現(xiàn)問題交由各庭、室整改，確保卷宗裝訂的規(guī)范化。嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，做好歸檔工作，確保歸檔質量。將所有檔案信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的采集、歸檔、整理、分析，為相關人員所利用，實現(xiàn)紙質檔案、影像、聲音和電子文檔的收集、提取、加工、整理。使各機構之間能夠實現(xiàn)多種層次的信息管理、數(shù)據(jù)共享和關聯(lián)。
信息化成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內容，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內容數(shù)據(jù)庫；檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。2、檔案保護現(xiàn)代化，嚴格檔案管理制度，確保檔案利用安全。檔案安全是檔案工作中的重中之重，檔案室要建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責任到人，措施到位。在硬件上保障到位，為檔案室安裝必要設備，諸如防盜門、滅火器、防蟲劑、吸塵器、溫度計、空調等，達到檔案庫房“八防”標準的要求。在軟件上更新理念，傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質的不斷出現(xiàn)和廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化成為今后工作的重點內容，不僅要采取有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的案例性、真實性與完整性。增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。實現(xiàn)檔案資源安全、準確的檢索、利用。
3、管理手段現(xiàn)代化。科學的治理方法，就是要按照檔案的形成規(guī)律和檔案工作的發(fā)展規(guī)律，運用先進的技術、科學手段、嚴密的分工，在實現(xiàn)規(guī)范化、標準化基礎上，實現(xiàn)現(xiàn)代化。各種科學治理制度形式都以標準化為基礎，做到全面規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，提高檔案工作質量和效率、節(jié)約人力物力。根據(jù)人民法院現(xiàn)有檔案分類代碼、字號等及有關數(shù)據(jù)情況，建立一套適合人民法院、符合國家檔案管理要求的檔案標準化管理體系，包括相關管理制度、標準，并提供維護模塊，包括查詢、添加、修改等。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證各項檔案工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。正確處理檔案與圖書，庭、處、室之間的關系，實現(xiàn)各方面科學的、合理的連接、配合和協(xié)調。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。
加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，建立一個完整的信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。歸檔流程化，規(guī)定各業(yè)務庭在案件報結后將全部卷宗交審監(jiān)庭全面評查，檢驗合格的，由庭室負責人在案件質量評查表上簽字并按規(guī)定在結案后三個月內移至檔案室，由檔案員進行復查驗收，驗收合格簽收后卷宗方可歸檔。檔案室根據(jù)微機記錄接收卷宗，進行歸檔。檔案室統(tǒng)一確定歸檔時間，統(tǒng)一公布歸檔，既確保了訴訟檔案的及時歸檔，又便于有序管理。內容數(shù)字化。從立案手續(xù)、庭審記錄到案件審理過程中制作的法律文書、歸檔卡片中的保管期限和卷宗冊數(shù)等，全部通過微機處理，形成數(shù)字檔案。查詢檔案時，只要輸入卷宗案號或當事人姓名，即可查到有關內容，提高了檔案查閱工作的效率。檢索微機化。檔案管理專用軟件，案卷歸檔時，檔案管理人員只須在微機中錄入卷號和存放位置，其他信息則通過《審判流程管理系統(tǒng)》直接生成，既快捷又準確，形成完整的檔案索引。查閱制度化。加大檔案制度建設，出臺《歸檔制度》、《檔案管理制度》、《檔案查、借閱制度》、《檔案保密制度》以及《檔案員崗位責任制》等，規(guī)定除分管領導同意外，本院審判人員不得調閱其他法官承辦的案件卷宗；外單位人員查閱利用卷宗必須持有效介紹信、工作證、身份證等辦理查、借閱審批手續(xù)，復印由檔案員攜卷宗復印并核對無異后交調卷人，保證了卷宗的實體安全、信息安全，防止發(fā)生泄密、損毀、丟失和卷宗被盜事件。
檔案治理規(guī)范化離不開制度建設，建立健全規(guī)章制度，是實現(xiàn)檔案工作科學治理的關鍵。在依法辦事的前提下，制定各種規(guī)章制度，使檔案治理人員有章可循，嚴格按照收集、整理、編目、存檔、借閱、應用等工作程序，嚴禁任何形式的人為隨意操作。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓。”完善的治理制度和科學的工作規(guī)程，既是實現(xiàn)檔案工作科學治理的內在要求，也是檔案工作科學治理的重要標志。
5、檔案信息服務化。建立統(tǒng)一的安全認證和訪問控制機制，確保系統(tǒng)安全。加強檔案管理是為了方便當事人有效利用檔案信息，利用計算機管理服務，建立當事人信息查詢系統(tǒng)，讓案件當事人隨時能夠查詢到有關自己案件的進展情況，能夠進一步增強審判公開，滿足當事人程序上的知情權。能夠增強承辦案件法官的規(guī)范化意識，提高案件質量，提高案件裁判的可接受性。利用光盤存貯、縮微技術、法院外網(wǎng)服務，由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，節(jié)約人力和館庫空間，用于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；建立法院檔案信息發(fā)布環(huán)境，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案，實現(xiàn)法院檔案信息的公開，提供面向社會的調閱查詢功能，充分發(fā)揮該項目在法院系統(tǒng)和社會的效益。信息時代，傳統(tǒng)的服務方式已經不能適應檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務方式，為經濟和社會發(fā)展服務。利用檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案室內部局域網(wǎng)的建立，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重時效性，希望通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。為用戶提供更好的服務。
隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱有關部門文件的人員逐年增多。公民出于維護自身合法權益等需要，希望能夠更加便捷地了解信息。為適應新形勢發(fā)展要求，檔案部門要進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切與人民群眾的聯(lián)系，維護人民群眾的根本利益。
6、檔案隊伍素質化。健全檔案組織網(wǎng)絡，重視檔案管理隊伍建設。大力加強檔案管理組織網(wǎng)絡建設，為檔案室配備專職檔案員，把政治素質好、吃苦精神強、能力素質高、工作扎實細致的同志，選配到這個工作崗位上來。吸收人才，發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實檔案信息服務的人才隊伍。同時實行各部門書記員兼任檔案網(wǎng)絡員，形成一個組織嚴密、覆蓋面廣的檔案管理工作網(wǎng)絡。平時注重對檔案管理人員的教育，經常組織檔案管理的培訓，打造一支強干的檔案管理隊伍。
信息化時代，一切競爭最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”；這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩(wěn)定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合；重視網(wǎng)絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時，提高檔案人員工作素質創(chuàng)造良好環(huán)境；制定科學系統(tǒng)的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合；增加檔案工作者之間、相關專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經驗，掌握和運用現(xiàn)代技術的方法，更新知識儲備。
現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。而我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結構老化、現(xiàn)代管理人才和計算機管理專業(yè)人才缺乏，導致檔案工作人員的計算機應用技術和檔案業(yè)務知識相脫離，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設是做好檔案工作和檔案事業(yè)長足進步的根基。
隨著國家依法治國基本方略的實施，人民群眾的法制觀念的增強，起訴到法院的各類案件大量上升，各類檔案信息量越來越大。無論從社會外部來看還是從法院內部看，對法院檔案的公開、利用的要求日漸增多。如何發(fā)掘和利用這些成千上萬的檔案信息，是人民法院檔案管理的一大難題。而數(shù)字信息在存儲、利用和傳輸手段上有著紙質資料無法比擬的優(yōu)點。因此建設訴訟檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，是加快檔案信息的有效利用、加強法院檔案的管理水平的有效途徑。