當今社會已步入信息時代。這個時代掀起的信息革命將人類最先進的技術和手段,最成熟的社會研究成果集中起來建造了一條效率極高、作用極大的信息高速公路。作為國家信息系統(tǒng)主要組成部分之一的檔案館,長期以來擔負著保存人類文化遺產(chǎn),收集各類信息資源的使命,可以預見,未來信息高速公路必將把檔案館納入高速信息網(wǎng)絡之內。隨著網(wǎng)絡上信息資源的增加及利用率的增長,將不斷強化人們的信息意識,增加用戶對信息的需求,從而有效地為檔案館的發(fā)展提供條件。
一、檔案信息在信息社會中地位及其與文化傳承的關系
（一）檔案是一種信息,它依附于一定的載體,是用文字、圖形、音像等手段記錄下來的,具有相對的穩(wěn)定性,可以重復使用,也可以他人共享而不改變本身的內容和價值。它可以存儲積累起來,需要時再提取出來,傳輸出去。因此,檔案同圖書、情報、文獻資料等一樣是社會信息系統(tǒng)的重要組成部分。檔案信息同其它文獻信息又有所不同,它是一定的檔案形成者在當時地直接使用的原始文件的轉化物,而不是事后追記、編寫或收集來的間接資料,更不是憑空杜撰,具有很強的原始性特點。它可以成為派生信息的基礎和源泉。因此,檔案信息的原始性特點決定了它在社會信息系統(tǒng)中所占的特殊地位和作用,也決定了它是整個國家和社會信息系統(tǒng)的主要組成部分
（二）檔案信息與文化傳承的關系
文化是一個相當寬泛的概念，于文化的定義已有百多種，則美國現(xiàn)代進化論者萊斯利·懷特所提出的一種觀點是很有創(chuàng)建性的，即“文化是人類創(chuàng)造的只有象征意義的符號總和”。什么是符號呢？從人類傳播活動的角度考察，符號“是傳播過程中為傳達訊息而用以指代某種意義的中介。”因此，符號是一種傳播要素。檔案產(chǎn)生于自然和社會的各個領域，內容也涉及了各個時代的社會變革等等各個方面，其內容無不是以符號的形式依附于各種載體之上。由此，檔案是一種文化，檔案信息的開發(fā)利用過程是一種文化傳播過程。檔案是在一定歷史條件下形成的歷史記錄，它的形成有一定的歷史文化背景，反映了當時的文化。所以，檔案是文化的產(chǎn)物，同時又是文化的載體。這些保持原始記錄性而且內容廣泛的檔案，將一幅幅歷史畫面真實地展現(xiàn)在世人面前，它不僅記錄了史實，更是將人類文明發(fā)展的過程一代代傳承下來。比如在河南安陽發(fā)現(xiàn)的甲骨檔案，其原本是作為殷王朝在宗教、政務活動中的文字記錄留存在宗廟中，正是由于甲骨檔案的發(fā)現(xiàn)，才得以使當時的文化流傳至今。因此，可以說檔案是人類文明的產(chǎn)物，從其問世伊始，就是人們進行生產(chǎn)和從事政治以及科學文化活動等社會實踐的記錄。特別是在人類進入文明社會的早期，文化積累、傳播的形式非常單一，文字記載就成為最主要的形式。由此可見，檔案在產(chǎn)生之初，就不僅僅是為了統(tǒng)治階級統(tǒng)治上的需要，同時也是文化積累需要的產(chǎn)物。
二、訴訟檔案的特殊性、價值性及其重要作用
（一）訴訟檔案作為一種專門檔案，其特殊性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1、其機密性較一般文書檔案為強。根據(jù)國家檔案局2006年底制定的《文書檔案保管期限表》，文書檔案分為永久和定期兩種，其中定期包括30年和10年兩個級別。而訴訟檔案分為永久、長期、短期三種，其中長期為60年，短期為30年。
2、訴訟檔案與訴訟當事人利益密切相關。
（二）訴訟檔案信息價值重要性也因此凸顯出來，其主要包括：
1、法律證明價值。作為人民法院審理和執(zhí)行案件的載體，訴訟檔案主要為人民法院本身的工作提供服務。無論是對案件涉及的其他問題的調查，還是通過檔案進行司法統(tǒng)計分析，或者是對案件的審理過程加以研究，進行經(jīng)驗總結，這些都離不開對訴訟檔案的利用。正確、充分地利用訴訟檔案的法律證明價值，能夠為法院制定工作制度和措施、為領導正確決策提供科學依據(jù)，同時也能夠發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)案件處理過程中的不足與缺陷，并予以糾正。
2、社會證明價值。人民法院是上層建筑的重要組成部分，歷史上著名的“包公案”、“彭公案”等，都是根據(jù)當時的“卷宗”記錄經(jīng)后人整理開發(fā)編纂出來的。因此，法院訴訟檔案不僅可以為參加訴訟的案件當事人、訴訟參加人以及與案件有關的單位和個人服務，而且也可以為與法院審判活動無直接關系的一般公眾服務。例如案件當事人和委托代理人可以到法院查閱總卷，而公安、檢察、紀檢等其他機關單位因工作需要，也經(jīng)常到法院來進行訴訟檔案查閱。可以說，訴訟檔案的社會證明價值極大。
3、文物史料價值。司法活動是對人們的社會活動進行規(guī)范的重要組成部分。因此，對每一個案件的審理和執(zhí)行活動都直接或間接反映了當時的社會政治、經(jīng)濟、文化、道德、民風習俗及人們的思想狀況。如美國加利福尼亞大學的黃宗智先生就對四川巴縣等地的清代訴訟檔案進行研究，著有《民事審判與民間調解:清代的表達與實踐》一書。而某些年代久遠的訴訟檔案，其本身就是珍貴的文物。
三、訴訟檔案信息開發(fā)利用的特點及存在的問題
（一）隨著普法教育的深入和人民法律意識的加強，對訴訟檔案利用的需求也在逐步增大，以廣州市海珠區(qū)人民法院為例，每周前來該院檔案室借、調、閱卷，復制法律文書的就有幾十人次之多。這些利用大致可以分為兩種：
1、由于辦案需要借、調檔案，查閱卷宗材料，復制法律文書。
2 、經(jīng)濟、民事糾紛案件當事人及其代理人為實現(xiàn)其具體的合法權益或者其他相關事宜，需查閱案卷、復制法律文書或其他材料的。
（二）其存在的問題在于,目前檔案部門的做法,偏重檔案的管理工作,而不是從開發(fā)利用檔案信息的觀念上進行工作。訴訟檔案的內容極為廣泛,記載著人類社會實踐活動的累累碩果,是人民智慧的結晶,包含著豐富的情報信息。但是,利用者在浩如煙海,堆積如山的檔案材料面前,索取檔案信息,卻不是一件輕而易舉的事。檔案工作的現(xiàn)狀與用戶的需求,與時代精神和發(fā)展格格不入,最終會被時代拋棄,檔案館、檔案室會變成無人問津的死角,大量的檔案信息轉為無用。因此,我們應適應時代的潮流,跟上時代發(fā)展的步伐,從信息觀的角度來研究我們目前的檔案工作,把工作重點從管理上轉移到提供利用上來,研究檔案檢索工具,不斷改進和完善查找檔案材料的方法和手段,深度開展和利用檔案信息,實現(xiàn)檔案信息商品化、產(chǎn)業(yè)化,是客觀形式的需要,也是目前我們亟待解決的問題。
四、訴訟檔案信息開發(fā)利用的具體措施
根據(jù)麥爾斯(L.D.Mile)的價值工程理論，價值工程包括價值、功能、成本三個要素，價值＝功能/成本。具體到檔案信息的開發(fā)利用來說，是通過對檔案信息進行定量與定性的功能成本分析,力爭在最低的壽命周期成本上,消除冗余功能,補充新型功能,實現(xiàn)必要功能,借以提高檔案服務質量,使用戶和檔案管理機構都能達到最佳經(jīng)濟效益。其總體架構圖如下所示：
圖中A表示提供檔案信息受到檔案信息固有性質、利用方針等制約。B表示期望獲得的檔案信息受到信息利用成本制約。C表示既定環(huán)境下利用檔案信息受到功能提供方式的制約。
下面將從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三方面來分別闡述訴訟檔案信息利用開發(fā)的具體措施：
（一）訴訟檔案方面
訴訟檔案是保證檔案工作順利進行的物質基礎， 沒有館藏檔案， 檔案利用工作也只能是紙上談兵。傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主， 利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等， 這已經(jīng)遠遠滿足不了廣大檔案需求者的要求。要適應21 世紀的網(wǎng)絡環(huán)境， 加快檔案信息化建設， 就必須對傳統(tǒng)的紙質檔案進行現(xiàn)代化處理，主要包括對原始訴訟檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化、標準化及編研。
１、庫藏訴訟檔案的數(shù)字化
庫藏訴訟檔案的數(shù)字化建設， 是檔案工作在當代網(wǎng)絡環(huán)境下發(fā)展的必由之路， 可以便于人們共享信息， 擴大開發(fā)利用， 滿足大眾參考利用的需要。對現(xiàn)有紙質檔案進行數(shù)字化是指運用現(xiàn)代數(shù)字技術把文字圖像轉化成數(shù)字化形式， 主要有兩種方式， 一為文本錄入， 一為圖像錄入， 但是， 兩者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于無法精確處理原來的圖像資料， 而且工作效率低下； 后者的主要弊端在于錄入后校對的工作量巨大。因此，建議在實際操作中對采用價值和利用率較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理。此外接受電子檔案進館使新形成的電子檔案融入到數(shù)字化館藏的一部分是最為快捷的數(shù)字化途徑。
２、庫藏訴訟檔案的網(wǎng)絡化
傳統(tǒng)的紙質檔案利用，其利用行為通常是局限在小范圍內，甚至只能單個人利用，從而縮減了檔案的利用率，但如果進入到因特網(wǎng)后，不僅可以在一臺電腦上進行操作，還可以在所有與該計算機聯(lián)網(wǎng)的電腦上利用，不受時間和空間的限制，有效擴大了檔案利用的地域性。同時網(wǎng)絡的所有優(yōu)勢都可以為檔案利用所采納，比如網(wǎng)絡的并行性、快捷性、連續(xù)性和方便性等。使得檔案利用者不僅可以打破傳統(tǒng)的紙質檔案排隊式的利用方式，采取無時間和空間限制的查閱和復制、粘貼過程， 同時可以通過論壇的方式進行網(wǎng)上咨詢，大大提高了檔案利用的效率，因此檔案利用的網(wǎng)絡化給人們帶來的方便性，不禁讓我們翹首以盼。但檔案的網(wǎng)絡化過程卻是一個復雜的過程，它包括對檔案信息的淺加工、深加工、傳輸服務三個過程。首先是對檔案信息進行簡單的檢索編輯，體現(xiàn)檔案目錄的系統(tǒng)性、齊全性和著錄范圍的選擇性。目前能將數(shù)據(jù)庫引入到檢索服務中是實現(xiàn)檔案信息淺加工的最好方式之一，但在進行數(shù)據(jù)庫設計時必須考慮到用戶的需求、開發(fā)該數(shù)據(jù)庫的經(jīng)濟效益以及技術的精益求精等，在全省、全國甚至國際建立橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系的檢索中心網(wǎng)絡成為一種必然的趨勢，通過橫向、縱向交錯的方式，可以在各級法院之間建立聯(lián)系，從而形成一個龐大的資源系統(tǒng)， 實現(xiàn)高效率的共享交流， 大大方便了信息使用者， 在需要的時候能夠方便快捷地使用其中的任何信息。當然， 還可以利用網(wǎng)絡向人們提供各種檔案信息， 可稱之為網(wǎng)絡服務模式。
３、檔案管理的標準化
目前，人們使用的檔案管理系統(tǒng)多種多樣，這種不統(tǒng)一性給檔案管理工作帶來了很多實際的困難，而且由于軟件的不統(tǒng)一， 導致相互之間無法兼容，還會使管理軟件的運用出現(xiàn)過時的問題。因此，尋找一種有效的轉換方式使解決電子檔案長期存放和有效利用問題的關鍵所在。只有解決了這個問題，才能實現(xiàn)管理軟件的標準化，實現(xiàn)檔案信息的高利用率。
4、訴訟檔案信息的編研
如果說對檔案信息建立一個檢索中心是將無數(shù)檔案歸結在一個網(wǎng)絡中心下的話， 那么對檔案信息進行深加工的編研工作則是對這些檔案進行有序化和分類化的過程。它以突出“館藏珍品”、“館藏特色”、“文化功能”和“教育功能”為目的。把一些年代久遠、內容重大、政界之最等形成自己的標志之一。優(yōu)化編研工作首先必須采用多媒體技術對文字型、圖形型、聲音型等進行綜合處理， 形成圖文并茂的電子版書籍。當檔案信息形成電子版書籍后， 可將信息充分融入信息市場進行交流， 從而形成信息市場模式， 或是使信息以一次文獻形態(tài)尤其是以現(xiàn)行文件形態(tài)出現(xiàn)， 向社會提供服務， 形成中心服務模式。
（二）檔案管理者
電子檔案的信息化、文檔的一體化、電子檔案保存的技術化， 導致數(shù)字檔案的管理和傳統(tǒng)的紙質檔案管理有著截然不同的區(qū)別。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)跟不上時代的要求， 許多工作人員的檔案管理觀念和工作方式已經(jīng)遠遠落后于電子時代， 改變傳統(tǒng)的管理觀念和提高檔案工作者的素質已經(jīng)成為當務之急。
１、廢棄陳舊觀念
檔案工作者的社會使命在于為社會提供盡可能多的檔案信息服務來推動社會和個人的進步。隨著信息化程度的提高， 檔案管理人員始終停留在提供實體性的檔案服務中， 他們始終認為只有這種提供實體性服務的方式才能真正體現(xiàn)檔案服務的本質， 也認為只有穿梭在書架林中， 摸著一本本滿是灰塵的甚至已經(jīng)發(fā)黃了的書頁才能實現(xiàn)檔案服務者的價值， 殊不知這種根深蒂固的思想?yún)s已經(jīng)成為檔案工作順應信息化社會的嚴重障礙， 導致實體性的檔案服務仍舊是當前檔案服務的主流。要真正使檔案工作的社會貢獻率達到自我滿意的程度首要問題就是檔案工作者應調整自己的觀念，意識到提供實體性的檔案服務和維護檔案的物質安全并不是檔案工作者的首要職責，他們的真正價值在于以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務， 努力提高檔案的利用率，通過考察檔案信息的流動速度來評價檔案利用的有效性，如同網(wǎng)站的論壇一樣，當點擊率越多時，在某種程度上已經(jīng)反映了其內容的吸引性和利用性。在信息化社會中，信息價值更體現(xiàn)在運動中，只有流動的水才是活水，也只有流動的信息才能成為有效的信息，才能被需要它的人們隨時捕捉到，進而進入發(fā)揮作用的階段，處于靜態(tài)中的信息只能象一壇死水一樣由于無法為人們提供及時的利用和讓利用者對檔案充分感知，客觀上無法發(fā)揮庫藏檔案的作用。此外，對于檔案信息的開放性問題上，信息公開問題一直是檔案信息開發(fā)所面臨的核心問題之一，對于大流量的信息流通，檔案管理者似乎感覺到自己對于檔案的保密職責受到威脅，對自己管理的檔案難以忍痛割愛，然而隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，社會信息化程度的不斷提高，對于檔案的保密性我們應該有新的認識，對于保密價值外的其他信息應該讓大眾有權利查詢以供利用。但檔案信息的開放性問題上并不僅局限于檔案信息的開放，要實現(xiàn)檔案信息的真正開放，還必須實現(xiàn)檔案工作本身的開放，只有檔案工作本身的有效開放，通過與社會相關部門的合作如高科技部門、法律部門等解決檔案工作開放過程中所不能獨立解決的問題，檔案信息的開發(fā)才能有效地進行。檔案工作者的社會使命決定了檔案工作者在市場經(jīng)濟條件下應為社會提供更多、更適時的信息服務，否則，檔案工作就可能面臨被社會遺棄的危險。
２、現(xiàn)代技術的武裝
相對于其他信息部門而言，檔案信息部門顯得相對落后了許多，目前檔案部門可以用于進行信息處理與傳輸?shù)募夹g裝備條件較差，同時用于支持檔案信息網(wǎng)上全文查詢的平臺技術也非常少。要實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)利用，關鍵在于人才。
首先，檔案部門應引進部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現(xiàn)對檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡化過程，此外新引進的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的舊化思想，實現(xiàn)檔案管理的局部現(xiàn)代化，在此基礎上，通過“以點帶面”的戰(zhàn)略方案逐步實現(xiàn)全省、全國甚至國際檔案管理的現(xiàn)代化。其次，必須加強對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術、技能的運用，壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍。
（三）檔案利用者
隨著檔案信息網(wǎng)絡化的進一步發(fā)展， 檔案利用者在充分感受信息浪朝的同時，也面臨著網(wǎng)絡技術和搜索技術的挑戰(zhàn)，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化導致檔案館館藏檔案之間的界限越來越模糊，利用者面臨的不再是傳統(tǒng)借用的一兩本書的信息，而是在浩如煙海的信息中去覓尋自己的需求， 面臨的可能不僅僅是我們漢字的資料， 還有全球各種語言和文化的信息。
對于檔案利用者和高科技之間產(chǎn)生的矛盾，檔案工作者面臨的不僅是對館藏檔案的處理問題， 還涉及到如何協(xié)助需求者的任務， 作為二者之間的中介，檔案工作者一方面要協(xié)助檔案利用者采集所需求的信息，另一方面要“授之以漁”，培養(yǎng)檔案利用者自身對網(wǎng)絡知識的運用能力。再者要及時地回收檔案利用者的需求信息和網(wǎng)絡服務的反饋問題，為檔案利用者提供第一時間的服務，提高檔案工作者利用檔案的效率。