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政府信息傳播與利用 |
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文件中心與檔案館比較研究 |
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陳瓊 |
點擊量：3767 |
| 南京政治學院上海分院 |
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根據文件生命周期理論，文件中心和檔案館是文件在其運動過程的不同階段的兩種保管機構，它們之間既有聯系，又有區別。對文件中心和檔案館進行比較研究，有助于對文件生命周期理論的深入探討和對整個文件管理過程的系統研究。
一、文件中心與檔案館設置的理論依據
文件生命周期理論是西方現代檔案學的重要組成部分，也是文件中心和檔案館設置的理論依據。文件生命周期理論的基本內容是：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；這個完整的過程依據文件價值形態的變化，可劃分為不同的階段；處于不同階段的文件需要相應的保管場所和管理方式。國外檔案界一般將文件從形成到銷毀或永久保存的整個過程劃分為三個階段：現行階段、半現行階段和非現行階段，對應于這三個階段的文件分別稱為現行文件、半現行文件和非現行文件。
美國檔案學家謝倫伯格提出的“文件雙重價值”理論認為，文件具有兩種價值，即對形成機關的第一價值（又稱原始價值）和對其他機關或個人利用者的第二價值（又稱從屬價值）。在文件的整個生命運動過程中，這兩種價值形態不是固定不變的，而是在不斷地進行著有規律的變化，即第一價值逐步遞減，第二價值逐步遞增，最終實現第一價值向第二價值的轉化。
文件處于現行階段時，由于它的首要目的是為形成機關服務，因此第一價值突出，保存在機關內部利用最為方便。當文件處于半現行階段時，文件的第一價值逐漸弱化，第二價值逐漸顯現，形成機關對它的利用頻率降低，但尚未完全消失。如果繼續留存在形成機關，數量持續增長的文件將對機關有限的人力、財力、空間等造成巨大的壓力；如果過早地將文件銷毀或移交給檔案館，又可能造成無法挽回的損失或給檔案館造成壓力。為適應價值轉換階段的文件的管理需要，應設立一種過渡性機構來妥善集中保管這些半現行文件。這樣一方面可以繼續實現文件的第一價值，為形成機關服務；另一方面又能夠兼顧文件的第二價值，為社會利用者服務，并為文件的最終處置做好必要的準備。更為重要的是這種過渡性保管機構的保管成本低廉，經濟有效，不會給文件形成機關和檔案館造成壓力。文件中心就是這樣一種過渡性的文件管理機構，其合理性和有效性已為美國等國家的文件管理實踐所證明。二戰期間，美國海軍部門文件數量驟增，海軍部面對大量的半現行文件，采取了設置臨時庫房的辦法，集中保管這些半現行文件。這種臨時庫房就是文件中心的最初形式，由于其經濟實用，二戰結束后在美國的政府機關中迅速普及，1950年，美國以法律的形式確認了這種文件保管機構的合法性，正式命名為文件中心。
文件進入非現行階段以后，第一價值基本消失，第二價值成為文件的主要價值形態。那些不具有第二價值或第二價值很小的文件，失去了繼續保存的必要性，可以予以銷毀。具有較大的第二價值的文件的服務對象則已不再限于文件的形成機關，而是擴大為整個社會，進入滿足社會利用需求的階段。由于文件對社會的價值具有長久性，因此需要建立一種永久性的保管機構來妥善保存具有重要社會價值的文件，這種永久性的保管機構就是檔案館。
綜上所述，根據文件生命周期理論，文件在其運動的不同階段，需要不同的保管場所。文件在現行階段、半現行階段和非現行階段的保管場所分別為文件形成機關、文件中心和檔案館。所以可以說，文件中心和檔案館的設置具有相同的理論依據，就是文件生命周期理論。
二、文件中心與檔案館性質比較
聯合國教科文組織對文件中心的定義是：“文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各個不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統處置的保管機構。”根據這個定義分析，文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的一種過渡性機構。“獨立于文件形成機關和檔案館”是指文件中心在管理體制上既不隸屬于文件形成機關，也不隸屬于檔案館，而是一種獨立的文件管理機構�！斑^渡性”是指文件中心只負責保管處于運動過程的中間階段即半現行階段的文件，它一方面不斷接收各個文件形成機關新形成的半現行文件，另一方面又不斷向檔案館移交具有永久性價值的非現行文件，它處于文件形成機關和檔案館之間，管理的對象永遠是暫時的、動態的。正因為具有這種過渡性的特征，許多國家如英國、法國又將其稱為“中間檔案館”。
檔案館是永久保存檔案的機構。從文件的生命周期來看，檔案館的保管對象是處于運動過程的第三階段的非現行文件，是具有長久價值的非現行文件的最終歸宿，與文件中心相比，檔案館最突出的性質應是永久性。
文件中心和檔案館性質的不同，決定了這兩種機構在工作指導思想、管理方式和方法等方面存在著一些差異。文件中心的過渡性決定了其工作內容比較復雜，既要承上，即接收和保管文件形成機關的文件并為其提供服務；又要啟下，即根據半現行文件的價值變化情況及文件形成機關和檔案館的意見對文件進行處置：將具有永久性價值的文件移交給檔案館，將失去價值的文件予以銷毀。同時，過渡性還決定文件中心在工作指導思想和管理方法上具有暫時性的特點，如為經濟實用而不太注重保管條件、對文件信息不做深度加工等。檔案館的永久性決定了其工作具有指導思想上強調長遠觀念、館舍建設和保管條件標準高、工作質量要求嚴、注重對文件信息的深度加工和開發等特點。
三、文件中心與檔案館工作職責和工作對象比較
文件中心的主要工作職責是：1、負責對半現行文件進行廉價的貯存和有效的保管；2、為文件形成機關及時提供利用服務，或經文件形成機關同意為其他用戶提供服務；3、對半現行文件進行最終處置，包括銷毀不具有永久價值的文件和將具有永久利用價值的文件移交給檔案館。檔案館的主要工作職責是：1、接收和保管具有永久價值的文件，維護檔案的完整和安全，為國家積累歷史文化財富；2、通過各種方法和手段，積極開發檔案信息資源，廣泛傳播檔案信息，為社會各方面提供利用服務。
對比文件中心與檔案館的主要工作職責可以看出，文件中心要對文件形成機關和檔案館兩個方面負責，接收保管文件和提供利用服務的對象主要是文件形成機關，對半現行文件的最終處置則主要是為了滿足檔案館的需要，工作具有很強的針對性和專指性。檔案館強調對社會負責，注重滿足社會各方面的需求，服務對象具有廣泛性、多樣性和不確定性的特點。
文件中心與檔案館的工作對象除在文件整個運動過程中所處的階段不同外，文件所有權的歸屬也不相同。文件中心所保存的文件的所有權仍屬于文件的形成機關，是文件形成機關的財產。未經文件形成機關的授權，任何其它機關或個人都無權對文件進行利用。文件中心對文件進行任何處置都需要征得文件形成機關的同意。檔案館所保存的檔案文件是公共財產，屬于國家所有。無論什么機關形成的文件，只要移交檔案館，就不僅意味著實體的轉移，而且意味著所有權的轉移，檔案館對文件進行處置和提供利用，不需要征得文件形成機關的同意。
工作對象所有權的不同，使文件中心和檔案館的工作表現出不同的特點。一般說來，文件中心的工作較為被動，受到的制約較多，比如文件中心必須按照文件形成機關移交時的“原順序”保管文件，以便于形成機關查找利用。再比如文件中心只有在獲得文件形成機關的授權或征得文件形成機關同意的前提下，才能將文件提供給其他利用者利用。相比較而言，檔案館工作具有較大的主動性，可以為實現長久保存國家文化財富的目的而對檔案文件進行更為科學合理的組織，也可以根據社會利用需要的不斷變化而對檔案信息進行多角度多層次的開發，以滿足社會的廣泛需要。
四、文件中心與檔案館工作內容比較
1、接收工作比較
文件中心負責接收和管理其職責范圍內各個機關的半現行文件，但并不接收所有的半現行文件。從文件保存期限考慮，文件中心不適合接收保存期限很短（如2-3年）的文件。如果保存期限過短，文件中心就要頻繁地處置大量的文件，勢必增加文件中心的工作壓力，影響工作質量；從特殊需要（如保密或人事管理等）考慮，需要長時間留存在文件形成機關使用的文件（如在職人員的人事文件）不宜過早地移交到文件中心；從保管費用考慮，文件在文件中心的保管費用必須低于在形成機關的保管費用，否則設立文件中心就失去了經濟上的意義。美國聯邦政府機關的做法是將半現行文件分為三類：第一類是保管期限不超過一年的文件，形成機關負責處理，不移交給文件中心；第二類是保管期限超過一年且每盒的月利用率不超過一次的文件，移交給文件中心，由文件中心保管和處置；第三類是確定需要永久保存的文件，由機關直接移交給國家檔案館。可見，文件中心接收的是文件形成機關使用完畢的，具有一定保存價值（或是一時難以確定其價值，需保存一段時間后再做定論），并且形成機關利用頻率非常低的半現行文件。
檔案館接收的是已經確定具有永久保存價值的非現行文件。檔案館館藏接收的途徑有兩個：一是由文件形成機關將確定具有永久價值的文件直接移交到檔案館，不經過文件中心這個中間環節；二是在文件中心保存一段時間后，經鑒定需要永久保存的文件由文件中心向檔案館移交。
從接收文件的數量來看，文件中心接收和保管的文件占文件形成機關全部文件的70-80%，而檔案館所接收的文件只占文件形成機關全部文件的2-5%；從所接收的文件的性質來看，文件中心接收的文件兼具第一價值和第二價值，并且以實現第一價值為主，文件成分較為復雜。檔案館接收的文件全部是具有較大第二價值的非現行文件，保管期限都是永久性的，文件成分相對比較單一。
2、鑒定工作比較
文件中心與檔案館工作上的一個重要區別是文件中心不具有對文件的鑒定權而檔案館具有對文件的鑒定權。文件中心不擁有對所保管文件的所有權，同時文件中心的地位和職責使其不具備對文件的社會利用價值進行全面系統鑒定的能力。文件中心較為成熟的美國，文件中心在鑒定方面所能做的，也僅限于根據文件形成機關確定的文件保管期限和檔案館鑒定委員會對文件的最終鑒定結論對文件進行具體處置，即只負責處置，不負責鑒定。
無論在理論上還是在實踐中，鑒定工作的核心都是對文件的長遠利用價值進行判定，最終確定文件是否作為檔案由檔案館永久保存。檔案館的地位和職能決定了檔案館在文件價值鑒定方面具有不可替代的權威，因此鑒定工作成為檔案館的一項必不可少的重要工作。
3、保管工作比較
文件中心是一種過渡性保管機構，其保存的文件中90-95%因不具有永久性價值而將被銷毀，而檔案館是一種永久性保管機構，理論上講檔案館接收的文件將無限期保存下去。這種差異反映在保管工作上，兩者在文件的保管條件、處理水平和管理標準等方面要求均有所不同，文件中心注重低成本，而檔案館強調永久性。以文件存放裝具為例，在美國各聯邦文件中心，存放文件主要使用價格低廉的紙盒，紙盒由厚度為2mm左右的空心紙板制成，每個卷盒制作成本為1美元。而在美國國家檔案館，所使用的文件裝具是十分講究的高質量的卷盒，這種卷盒用厚度為1mm左右的無酸紙制成，每個卷盒制作成本為4-5美元。永久性文件從文件形成機關或文件中心接收進館時，須先進行去酸、去污、消毒等技術處理，然后用專用的高質量卷盒更換文件中心使用的簡易卷盒，從而使具有長久價值的文件得到妥善保管。
4、利用工作比較
由于受文件所有權的限制，文件中心的服務對象主要是文件形成機關，只有在文件形成機關同意或授權的情況下，文件中心才能為其他利用者提供服務。另一方面，文件中心保存的是半現行文件，其實現的主要是第一價值，因此不可能也沒有必要對文件信息進行多角度深層次地開發。因此，盡管許多國家對文件中心都制定了較高的服務質量標準，也注重對文件中心工作效率的考核，但文件中心的利用服務工作卻一直處于單一和被動的狀態。
檔案館所保存的檔案是社會公共財富，且處于非現行階段，因此文件形成機關對文件的提供利用已不再具有影響（極少數特殊文件除外），文件一旦進入檔案館就應對社會開放�，F在，由于檔案館的服務對象具有廣泛性和多樣性，檔案館必須根據社會各方面的利用需要，主動地對檔案信息進行多角度深層次地開發，積極為各種利用者提供服務，以最大限度地實現檔案文件的價值。 |
【注釋】
1、韓玉梅、黃霄羽主編：《外國檔案管理》，中國人民大學出版社1998年版。
2、吳劍梅：《中美兩國半現行文件管理機構及其工作的比較》，《文獻工作研究》2000年第3
期。
3、徐傭軍：《機關檔案室與文件中心比較研究》，《檔案學》1999年第3期。
4、吳寶康主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社1999年版。
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【參考文獻】
本文源自《學術論文網》: <http://www.csscipaper.com/> |
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