法院訴訟檔案作為國家重要的專業檔案之一?熏是在訴訟過程中形成的人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作、實行審判監督的重要依據和必要條件。那么，訴訟檔案電子化會給法院檔案工作、法院審判工作乃至社會的法治化發展帶來怎樣的變革？起到怎樣的推動作用呢？這正是我們當代法院檔案工作人員要思考與探索的問題。
一、訴訟檔案電子化對法院工作的推動
（一）解決訴訟檔案利用率不斷提高與卷宗孤本的矛盾
1、法院訴訟檔案的利用率高。根據統計，我院2005年民事案件的利用率達到了當年應歸檔民事案件數的25％，如此高的利用率勢必增加檔案部門的工作量。一個案卷的利用要經過調卷、接待、還卷、上架等若干環節，尤其在還卷上架過程中，必須嚴格履行驗卷手續，并且要在頻繁的調卷和上架過程中防止出現亂架情況。
2、解決利用法院訴訟檔案主體間的矛盾。由于利用法院訴訟檔案的主體十分復雜，同一案卷多個方面同時調用時有發生。當前法院訴訟檔案主要有以下幾種調用情況：一是法院內部工作用卷，如申訴復查、提再審、執行工作、退費等審判工作用卷，研究室案件評查用卷，案件檢查室案件質量抽查用卷，各審判庭為撰寫案例而進行的調卷，其他臨時性的批量調卷。二是法院外部工作用卷，如各級公安局、檢察院、法院、國家安全機關用卷。三是社會各界對訴訟案卷材料的使用，如律師、代理人、當事人等用卷。
訴訟案卷的形成過程注定了它的惟一性，為了能夠滿足各方的需求，檔案工作人員常常需要在中間反復協調，這使本來就已十分繁忙的工作更加繁忙。實現訴訟檔案電子化以后，可以在不調取卷宗實體的情況下分級分類多人同時在不同的終端上利用同一電子案卷，既實現了對紙質孤本卷宗的保護，又能夠最大限度地滿足各方對訴訟檔案的利用需求。
（二）解決法院訴訟檔案庫房嚴重緊缺問題
法院的案件數量快速上升的同時，必然導致歸檔案卷數量的上升。法院新建辦公樓時一般情況下為檔案部門設計的庫房面積在600平方米左右，使用密集架大約能夠存放20年左右的案卷（按照年增25000件案卷計算）。根據最高法院法（辦）發?眼1991?演46號文件的規定，短期存放的訴訟檔案的保管期限是30年，檔案庫房緊張是各法院面臨的嚴峻問題。
如果所有的訴訟檔案都能夠實現電子化，那么以上問題就能夠迎刃而解。實現訴訟檔案電子化以后，可以減少案卷實體調用的頻率，在不調取卷宗實體的情況下將所有需要利用的案卷都以電子案卷的形式向利用者提供。訴訟檔案的卷宗實體則可以存放在離法院較遠的郊區檔案庫房，并不會因此增加檔案人員的調卷工作量，也不會影響卷宗的利用，同時還可以降低市區內辦公用房的壓力，減少檔案用房的成本。此外，由于已經對卷宗進行了全文掃描，一些超出保管期限的卷宗的電子信息已經全部留存，在此基礎上開展鑒定銷毀工作，能夠在一定程度上減輕檔案庫房的壓力。
（三）解決訴訟案卷并卷管理問題
在訴訟檔案管理中，同一原、被告的案件在不同的審理階段會形成不同的卷宗，比如同一被告的減刑假釋案件、申訴復查案件、再審案件、執行案件的卷宗，原則上應該采取并卷的方法進行管理，但由于并卷工作需要預留一定的庫房空間，這在當前庫房緊張的情況下難以做到，所以并卷工作的難度十分大。
實現訴訟檔案電子化以后，只需對相應的案卷號做出指引，在電子案卷庫中將相關案卷實現“并卷”，就能夠達到掌握案件各階段審理情況的目的。
（四）緩解法院檔案和審判部門工作人員不足問題
據今年兩會期間報道，法院系統是嚴重缺人的國家機關之一。以民商事案件為例，1996年我院全年受理各類民商事案件4013件，2005年全年受理各類民商事案件14714件，同比增長270％，而工作人員的編制數量卻沒有增加。
實現訴訟檔案電子化以后，首先可以減輕一線審判員、書記員的工作壓力：歸檔送驗的紙質卷宗無須裝訂，書記員只需對卷宗材料歸檔順序進行整理編頁即可。其次可以通過分解檔案工作中各個環節工序來緩解檔案人員工作壓力：由正式在編工作人員加強對卷宗的管理；通過聘用一些政審合格的人員來負責上架、調卷、歸檔登記、電子掃描、案卷裝訂等工作，可以在不增加法院正式工作人員編制的情況下解決檔案部門人員嚴重缺乏問題。
二、訴訟檔案電子化存在的問題及解決思路
（一）法院訴訟檔案電子化沒有統一的標準
當前全國法院系統信息化建設進度并不一致，訴訟檔案電子化建設中也沒有統一的設備標準、參數標準、接口標準。正如文章開頭所提到的，法院訴訟檔案是一種專業性十分強的檔案，沒有統一的標準不利于未來訴訟檔案電子化系統的整合和數據共享。筆者認為，解決這一問題比較好的辦法，是由最高法院根據訴訟檔案實際情況出臺法院系統訴訟檔案電子化標準，在當前不能夠統一開發商、不能夠統一應用軟件的情況下，作為全國各級各類法院訴訟檔案電子化工作的依據，便于在今后的發展中實現數據結構的統一。
（二）法院訴訟檔案電子化建設沒有形成規模體系
訴訟檔案管理是法院的一項重點工作，訴訟檔案工作現代化能直接推動審判工作現代化，提高審判工作效率。目前北京市訴訟檔案電子化建設還處于試點階段，各法院各自為政，獨立研發，沒有形成統一的規模體系。
在審判實踐中，案卷調取借閱數量(續致信網上一頁內容)十分龐大。以我院為例，2005年受理的14714件民事案件中，一審案件只有1381件，其余的二審、申訴、審判監督案件占收案總數的91％。這91％的案卷在審理過程中必須調取基層法院的原審卷宗或本院的卷宗，同時調、退卷手續也十分繁瑣，這一問題在北京高院、北京第一、二中院表現得尤為突出。
設想如果全市法院系統均實現電子化歸檔，在三級法院建立一套完整的電子檔案查詢系統，與現有的北京法院案件信息管理系統整合在一起，凡是上訴或進入審判監督的案件，根據一定的審批程序，向有關法官開放電子卷宗，可以極大地提高工作效率，減少審判過程中的調卷量，緩解審判庭和法院檔案部門的工作壓力，還可以減少卷宗在調閱過程中的沖突以及案卷丟失的風險。
如果我們站在更高一點的層面，設想在整個政法系統實現檔案資源電子化，將公安局、檢察院、法院等各方面的電子檔案數據進行系統整合，有權限地開放相關電子檔案資源，實現電子數據傳遞后，整個審理流程因卷宗移送帶來的負荷就會減輕：公安機關不用再幾十本、上百本地向檢察院移送全部預審卷宗，檢察院不用幾十本、上百本地向法院移送全部案卷材料，法院則可以在全面了解案情的基礎上調取所需卷宗材料，這樣可以大大減少各類卷宗在移送中出現的破損、丟失問題。
三、訴訟檔案電子化是訴訟檔案管理的發展方向
（一）訴訟裁判文書的數字化發展
法院的裁判文書是一項巨大的社會財富。在法制不斷建立健全的今天，廣大民眾對過往的裁判文書有越來越多的需求。如學者為了著書、學生為了學習、訴訟民眾為了參考相關案例、記者為了采訪等等，都需要利用法院裁判文書。為推進審判方式改革的深入發展，維護司法公正，最高人民法院決定從2000年起有選擇地向社會公布裁判文書。
基于廣大民眾的需求和最高法院的規定，參考數字圖書館的做法，可以考慮把法院公開的裁判文書走數字化發展的道路，做成全市規模乃至全國規模的數字裁判文書數據庫，將全國各級法院大量的可公開的裁判文書電子版編輯整理、定期更新、加以索引向公眾開放。實現法律資源共享以后，既能夠為全國法院的審判人員提供參考，也能將寶貴的法律資源提供給社會各界公眾，把社會主義法治理念貫徹到社會的每一個角落。因此該項工作的運作經費一方面可以向政府申請，另一方面也可以向公眾收取一定的費用，使該項工作得以可持續發展。
（二）檔案卷宗的集中統一化管理
實現訴訟檔案電子化以后，檔案實體的使用率會大幅度降低，但每年劇增的案卷數量仍在猛烈地沖擊著檔案庫房。因此可以考慮在全市法院系統建立專業檔案機構，建一座法院訴訟檔案管理中心，將各級法院的紙質卷宗集中存放，以緩解各級法院檔案庫房的壓力，又不影響各院對訴訟檔案的利用。與此同時，在卷宗移送的過程中，還可以解決前文所述難以做到的訴訟卷宗并卷問題，實現對有關案卷實體上的并卷，有利于保持卷宗的有機聯系性，便于管理和利用。