一、訴訟檔案的特點
法院的訴訟檔案是國家重要的專業檔案，是國家檔案的重要組成部分，它是法院審判工 作和其他各項工作的真實記錄，又是這些活動的重要依據和必要條件。但與其他檔案工作相比，又有著自己鮮明的特點，下面我結合我院訴訟檔案淺談一下訴訟檔案的特點：
（一）一案一號是訴訟檔案的最基本的保管單位
一案一號是指法院審結的每件案件從立案到結案所形成的所有材料，轉化為訴訟檔案后 ，編成的一個檔案號。訴訟檔案的檔案號一般由“年度-類別-案卷號”組成，而每一訴 訟案卷又是由若干冊不同性質的案卷組成的。比如刑事案卷一般由公安機關偵察卷、檢 察院起訴卷、人民法院審判正卷、副卷等組成。民事、行政訴訟檔案一般由法院審判正卷、副卷、執行卷、申訴卷等組成，具體到一個檔號的訴訟檔案，組成案卷的數量不盡 一致，少則二至三冊，多則十幾冊。
（二）訴訟檔案的形成受相應的訴訟程序制約
人民法院審理各類案件，必須按照相應的訴訟法所規定的審判程序進行，否則就是違法 ，因此，在案件審理過程中產生的訴訟文書材料必須受相應的訴訟程序的制約。訟檔案組卷的方法單一，形式固定，不象其他文書檔案那樣靈活多樣，卷內的訴訟文書材料嚴 格按照審判程序和產生的時間的先后順序排列。
（三）訴訟檔案具有特定的法律效力
訴訟檔案中的判決書、裁定書、調解書等文書都是具有法律效力的材料，有很強的強制 力和約束力，但只對該案件的訴訟當事人具有法律效力，因此，訴訟檔案具有特定的法律效力，而且不因時間、空間的變化而變化。
（四）訴訟檔案材料中手抄孤本多
訴訟檔案是訴訟活動的原始記錄，如閱卷筆錄、庭審筆錄、合議庭筆錄、審委會筆錄、 宣判筆錄等都是手抄孤本。由于這一特點，要求案件承辦人和檔案管理人員的工作要認真負責，一絲不茍，檔案安全保護措施要嚴密，稍一疏忽，造成訴訟材料丟失，就是難 以彌補的損失。
（五）訴訟檔案從文件制作、收集、整理、立卷到歸檔都是由案件承辦人一手完成的訴訟檔案與每個審判人員、書記員都有密切關系，因此人民法院訴訟檔案業務指導工作的范圍和對象與其他機關相比，有很大的不同，一般行政機關檔案業務指導工作的范圍 是文書處理部門或有關業務部門，業務指導工作的對象是具體負責立卷的人員。而目前 法院訴訟檔案從文件制作、收集、整理、立卷到歸檔都是承辦人一手完成的，因此，訴訟檔案業務指導工作的范圍是所有的審判部門、業務指導工作的對象是每一位審判人員 。
（六）訴訟檔案利用率高，社會需求量大。
人民法院訴訟檔案的利用率非常高，社會需求量很大。例如，我院平均每年查借檔案約 150人次，查、借檔案400余卷，2004、2005年更是達600余次。其中利用訴訟檔案的主要 有三個方面，一是本院內部各項工作需要利用訴訟檔案，因為它是審判工作，特別是審 判監督、執行工作正常開展的重要依據和必要條件；二是外單位工作需要，其中以公安機關、檢察機關、紀檢及上級法院為主；三是人民群眾維護自身合法權益的需要。長期 以來，訴訟檔案為有力打擊犯罪、保護企事業單位、人民群眾合法權益、為人民法院各 項工作、公安、檢察機關和社會各項事業提供了積極服務，對維護社會秩序，促進經濟發展和社會全面進步做出了積極貢獻。近年來隨著改革開放的深入，檔案工作重心的轉 移，檔案館逐漸向社會開放，各部門及廣大人民群眾對訴訟檔案的需求量也將不斷擴大。
二、問題與不足
隨著社會法治進程的加快，人們的法律意識、檔案意識逐漸加強，人民法院的訴訟檔案 也將發揮出更大的作用，但我們也應清醒地認識到目前法院的檔案管理工作還存在許多問題與不足，有待我們改進。
（一）檔案意識不強，檔案法制觀念淡薄
訴訟檔案在法院工作中的重要性是不言而喻的，但由于我國法律體系的不健全，以及政 治體制陳舊等原因，法院的經費得不到保障，加上有些法院的審判人員檔案意識不強等原因，法院內部從上到下普遍認為多辦案、多收費、快辦案、辦好案才是成績，至于案 子辦結后及不及時歸檔、歸檔案卷質量合不合格持無所謂態度，他們沒有認識到案卷材 料是法院的財富，是日后查考和利用案件的依據和條件，更為嚴重的是他們沒有認識到不歸檔、不及時歸檔行為均屬違反《檔案法》的行為。
（二）法院檔案基礎管理工作薄弱
訴訟檔案管理的薄弱環節主要體現在：
1、歸檔制度沒有或不完善造成材料收集不齊全，歸檔不及時。有的法院的做法是你交我 就收，你不交我也不問，沒有制定歸檔制度；有的法院歸檔工作與崗位責任制不掛鉤，按要求應歸檔的不歸檔也沒有有效制度去制約，還有的法院雖制定一定制度及崗位責任 制，但實際操作中有章不循，執章不嚴，無法兌現，這就造成許多案卷應歸檔而未歸檔 或不及時歸檔。而按照檔案法和有關檔案規章規定，訴訟檔案必須由本單位的檔案部門集中統一管理，禁止存放在各承辦單位或承辦人個人手中，否則會給檔案安全造成很大 隱患，時間一長，就會出現丟失、泄密等問題。有些法院就曾出現過案卷材料長期滯留 在案件承辦人手中未及時歸檔，等當事人提出疑問要求解決問題時，卻因案件材料不知去向而無法復查，這就直接影響了人民法院的形象。在這一點上我院的訴訟檔案管理可 以說是很有成效的，首先是院領導重視檔案工作，每逢節假日在辦公會上總是強調要及 時歸檔，確保訴訟檔案的安全。其次，建立建全了檔案（不僅限訴訟檔案）的歸檔制度，使得歸檔有章可循。再次，我院各庭審判員、書記員很重視檔案歸檔工作，連續十四 年歸檔率為100%。
2、卷內材料不全，檔案質量差。檔案人員在接收檔案時發現有相當部分檔案材料中存在質量問題：
①卷內材料不全。卷內材料不全是檔案工作的一大忌，因為保存的是不全、 不完整的檔案，待日后查考時說不清該案卷的來龍去脈，特別是訴訟檔案，如果卷內文件短缺，就無法了解該案是否判決，根據什么判決，判決是否已送達、執行等情況。如 果日后當事人提出疑義需要復查時，短缺材料的檔案就不能作為依據，當事人的問題解 決不了，法院的公正形象也必將嚴重受損。
②卷內材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面 、備考表填寫不全，裝卷不整齊，書寫不工整。一份沒有目錄和頁碼編號的檔案，誰能 說它完整，時間長了，誰能避免“從檔案材料中抽掉材料”的嫌疑，這種馬虎裝卷歸檔 行為是嚴重缺乏檔案法制意識的表現。
③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當部分材料中 存在劣質字跡（即鉛筆、圓珠筆、復寫紙、紅墨水等字跡）。對于劣質字跡問題，這是 一個檔案“頑疾”，這些字跡容易褪色、擴散模糊、不耐久，故而不易長期保存，目前 法院系統檢查驗收訴訟檔案時，對劣質字跡的要求是復印，但復印材料本身也容易褪色，而且耐久性在一定環境中還不如圓珠筆字跡，加上實踐中有許多審判人員為了應付檔 案質量檢查，將這些字跡草草復印，也不論是否清晰，就當完成任務了事，造成許多案 卷證據材料的復印件模糊不清，有的現在就無法辯認，別說將來查看了，用這樣新的劣質材料來充數是對歷史的嚴重不負責，而且也增加了不必要的紙張浪費，得不償失。但 在中國目前的檔案保管技術條件下，我們又只能選擇稍微先進點的復印形式，否則采取 干脆不動它的方式。這些情況都影響了案卷的質量和壽命。我院每年開展的案卷評查制度對此起了很好的監督和制約作用，通過案卷評查提高了我院訴訟檔案的整體質量，確 保了我院的訴訟檔案能夠經得起歷史的檢驗。
3、檢索工具不全。現在許多基層法院訴訟檔案的檢索工具中，只有刑事案件搞了姓氏筆畫索引，而對民事、行政等案件，雖然最高院下發過關于民事經濟案件如何編索的文件 ，但由于這類案件數量大，情況復雜，加上沒有電腦配合，即使使用最高院的作法，檔 案人員的手工操作工作量也非常大，而且不實用。因此，目前許多基層法院對民事案件的索引，仍只是以辦案庭室為單位，按年度-類別-案號來編目錄索引。
（三)訴訟檔案的鑒定銷毀工作薄弱
隨著我國法治進程的加快，調整各種社會關系的法律、法規陸續出臺，人民群眾的法律 意識得到了增強，人民法院受理的訴訟案件越來越多，庫房的庫藏量也不斷增加，庫房不夠用的問題逐漸突出。有些法院為此采取購進密集架等辦法來減輕庫房壓力，但也只 能減輕幾年的壓力，時間長了庫房仍然不夠用。因此，訴訟檔案的鑒定銷毀工作，日益 顯得重要，但由于銷毀檔案是一件工程浩大、責任重大的工作，加上歷史原因以及思想認識等諸多因素的影響，很多法院的領導一提到銷毀檔案就談虎色變，不敢承擔這個責 任，于是不到實在沒地方放案卷或上級領導下命令要求銷毀外，一般法院都不會主動去 做鑒定銷毀工作，所以長期以來法院訴訟檔案的鑒定銷毀工作是很薄弱的。
（四）檔案硬件設備未跟上
實現檔案管理現代化。一方面要改善檔案裝備條件，擴充庫房容量；要改善檔案保管條 件，配備空調、微機、除濕設備、消毒設備，最大限度地保護好檔案，盡可能延長檔案的壽命；另一方面要提高科學管理檔案的現代化水平，采用微機管理檔案，并與法院其 他部門形成局域網絡，建立便捷的歸檔登記、查借檔登記和檢索工具，使檔案管理更加 科學化。比如，我院十分重視改善檔案硬件設備，配備了紫外線消毒柜、空氣加濕器、實物展示柜。使我院的檔案管理工作連續多年復查通過。訴訟檔案管理工作是一項系統工作，要實現檔案工作的現代化，人民法院要努力建設一 支思想政治過硬，有較高法律素質和檔案業務水平，能夠秉公執法、積極主動開發利用檔案資源的檔案執法隊伍，充分發揮法院檔案為經濟建設服務、為社會穩定服務的作用 ，才能使法院的檔案工作跟上現代化建設的步伐。