二戰期間，出于實踐需要在美國海軍部率先建立了專門用于處置半現行文件的機構——文件中心，戰后在北美和歐洲許多國家相繼建立，并得到推廣。隨著我國檔案界與國際檔案界的廣泛交流，從80年代開始，文件中心及其相對應的理論——文件生命周期理論也傳入我國，引起我國檔案界的關注，并于1988年在甘肅省永靖縣試建了第一個文件中心。但是，十多年來文件中心在我國卻始終未能出現第二個，其中緣由不能不令我們深思。筆者認為，文件中心至今在我國不能普及的緣由主要有以下幾方面：
一、缺乏對文件生命周期理論的準確認識
文件中心至今不能在我國普及的重要原因之一就是我國檔案界至今仍有不少人沒有準確地認識文件生命周期理論，他們認為我國的文件及檔案概念與國外的不同，因此，沒有或基本沒有必要建立文件中心，故拒絕接受文件生命周期理論，認為文件生命周期理論不適合中國國情或說不宜中國化。然而，我國早在1988年就試建了第一個文件中心，且相當成功，這就從實踐上首先否定了文件中心及其文件生命周期理論不適合中國國情之說。文件生命周期理論究竟是否適合中國國情或說能否中國化？要回答這一問題，首先要對文件生命周期理論有一個客觀準確的認識。
文件生命周期理論是對文件中心建設問題經驗的高度總結，這一理論源于文件中心實踐，又指導著西方國家的文件中心建設，由此我國不少檔案學者認為文件生命周期理論明顯帶有西方色彩，不適合中國國情，不宜中國化。但筆者認為，文件生命周期理論雖是對文件中心建設問題經驗的高度總結，但它所揭示的卻是文件運動的客觀規律，西方國家的文件運動規律如此，我國的文件運動規律也是如此，因為文件生命周期理論的思想基礎是根據文件呈現的價值形態不同來劃分文件生命的階段的，文件在生命運動全過程中先后呈現出：現行價值→第一價值→第二價值，因而文件的整個生命運動過程相應地被劃分為現行期、半現行期和非現行期三個階段。顯然文件在生命運動全過程中呈現的這種價值形態變化規律并非西方國家的文件所特有，我國的文件在其生命運動全過程中也呈現出了同樣的價值形態變化情形，因此，我國的文件生命運動過程同樣可據此劃分為上述三個階段。事實上我國的文件與檔案全過程系統管理模式：文件室→檔案室→檔案館，明顯反映出這種三階段性，現行文件由形成部門管理，非現行文件規定由檔案館管理。所不同的只是半現行文件的管理，根據我國現行檔案管理體制規定，半現行文件由各單位建立的基層檔案室管理。雖然中外半現行文件的管理方式有所不同，但這并不影響我國文件生命運動過程三階段的呈現，這種中外文件生命運動全過程階段性呈現的一致決非偶然，它是文件運動客觀規律內在作用的必然反映。
至于文件在生命運動過程三階段中從何時起稱為檔案，對此文件生命周期理論并未描述，這也不是文件生命周期理論本身的內容。從世界各國的情況來看，美國把處于非現行期的文件才稱為檔案，而西歐多國則把文件從現行期起一經正式形成就稱為檔案，但這些具體做法的不同并沒有影響他們對文件生命周期理論的接受�？梢�，以中外文件與檔案概念的不同為由而拒絕接受文件生命周期理論是不科學的。
文件生命周期理論所揭示的文件運動規律是世界各國文件運動的普遍規律，并非西方國家所特有。我國的文件運動規律也是如此，只是我國的傳統檔案學理論對文件運動規律的具體描述與國外的文件生命周期理論的描述有所不同而已。因此，我們可以認為文件生命周期理論根本就不存在是否適合中國國情或是否適宜中國化之說，它本身也是中國文件運動客觀規律的揭示，接受文件生命周期理論是承認文件運動客觀規律的具體表現，同時說明接受文件生命周期理論既不是不顧國情地照搬西方檔案學理論，也不是否定我國傳統檔案學理論，借口文件生命周期理論不適合中國國情而拒絕推廣文件中心的建立是站不住腳的。
二、缺乏強烈的效益觀念
文件中心至今沒能在我國普及的重要原因之二就是我國檔案界至今沒有真正樹立強烈的效益觀念。我國試建的第一個文件中心較為成功，它用鐵的事實說明了永靖縣文件中心體現出了同西方國家文件中心相同的優越性。文件中心的突出優勢是符合高效、精簡節約的原則，能夠將松散的“小而全”的機關檔案管理模式迅速向具有集約化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高了對人、財、物的有效使用。同時，由于文件中心隊伍穩定、業務素質較高，對機關檔案實施規范化、科學化和標準化管理，提高了案卷質量，為檔案館工作和更廣泛的社會服務準備了良好條件，又可大大減輕形成單位對自身文件管理的各種耗費和減輕檔案主管機關對基層單位的業務指導量等。體現出如此巨型大優越性的文件中心為何在我國卻遲遲不能推廣呢？
回顧我國檔案事業發展的歷程，我認為問題之一便是對指導文件與檔案管理的原則不甚明了，至少是模糊的。文件與檔案管理究竟應該怎樣進行，這是文件與檔案管理原則必須回答的問題，筆者認為應朝著“兩個有利于”的方向發展，即有利于方便查找利用；有利于管理投入的降低。完全符合這“兩個有利于”，則文件與檔案管理完全正確，缺一必然存在問題。因此，這“兩個有利于”既是判斷文件與檔案管理正確與否的根本標準，也是指導文件與檔案管理的根本原則。
我國檔案界對是否有利于方便查找利用這一點歷來是較為重視的，如全宗理論的運用，分類方法的設計，就近保存原則的確立，集中統一管理原則的提出等等其著眼點都是為了這一“有利于”。在文件運動的每一階段內所采用的具體管理技術和方法，存放地點的選擇等也無一不是從這一個“有利于”出發的。但與此同時，對是否有利于管理投入的降低這個“有利于”卻始終關注不夠。長期以來，我國檔案界一方面一直在苦嘆自己投入的人力不足、經費不足，另一方面卻對有限經費的高效利用則研究不夠，甚至存在著完全背離的做法。
文件與檔案管理總是需要代價的，如何盡可能降低管理投入顯然十分重要，只有這樣才能高效利用有限的人力和經費，提高投入產出之比，而我國傳統檔案管理體制卻在這方面存在著明顯的不足。我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門，配備檔案人員開展本單位檔案工作，這種處置半現行文件的模式雖然確保了半現行文件與其用戶（形成者）間距離的盡可能就近，為文件的方便利用創造了一定的條件，但卻在實踐中暴露出許多不足。具體是，當一個單位規模不大，甚至較小，半現行文件數量不多時，如采用這種模式來處置本單位的半現行文件，則文件管理者往往采用兼職人員，隊伍不夠穩定，業務素質差，忙于其它工作，甚至基層檔案管理部門索性不設或長期虛設。文件管理硬件設施差，庫房簡陋等，這一切顯然不利于文件的科學管理，不利于文件的方便查找，同時也不符合高效、精簡節約原則，即不利于文件管理投入的降低。
要使文件與檔案管理完全符合這兩個“有利于”，就要實現其管理的規模化，因為只有規�；拍転楣芾韯撛煲磺斜匾能�、硬件條件，從而有利于科學管理，有利于方便查找利用，同時也有利于管理投入的降低，我國傳統檔案管理體制所確立的半現行文件處置模式之所以不符合這兩個“有利于”，其根源就在于它不夠規模化。既然我國目前的半現行文件處置模式并非完美，相反卻暴露出了明顯的不足，而文件中心又為克服這些不足提供了良好的模式，即使反對在我國移植文件中心者也絕不會否定文件中心的優越性，那么問題解決的方法應該顯而易見；但令人不解的是文件中心卻至今未能在我國普及，究其深刻原因筆者認為這主要是由于我國現階段仍處在社會主義初級階段，雖然正在推行市場經濟，但許多企事業單位效益觀念并不強烈，在這種大背景下，我國檔案界也不例外，雖然早已認識到了不足，但由于沒有強烈的效益觀念，因此遲遲沒有對此采取有效措施，甚至有人不去研究而安于現狀。
三、缺乏開拓創新的思想觀念
我國長期以來企事業單位實行“小而全”的機構設置模式，傳統的思想觀念、封閉保守的小農意識等也在一定程度上各自阻礙了文件中心的普及，但隨著市場經濟的逐步深入和不斷健全，這種企事業單位“小而全”的設置模式已不斷受到抨擊，它對文件中心普及所帶來的消極影響必然會得到消除。另外，在檔案界還有人認為文件中心的建立首先必須具備一些客觀條件，即要解決交通、通訊和自動化管理等問題，鑒于我國現階段的基本國情，因而文件中心現階段在我國不能普及，這一理由顯然也不成立。因為我國甘肅省永靖縣文件中心試建時并不具備這些條件，西方國家當初試建并推廣文件中心時顯然也不具備這些條件，所以，這些客觀條件的具備固然對文件中心的建立和文件的方便利用帶來有利因素，但它不能成為阻止文件中心普及的理由。在檔案界甚至有人認為在我國事實上已由基層檔案室來承擔半現行文件的管理，如果再創建文件中心來管理半現行文件，豈不重復設置，更為浪費？這顯然是對文件中心的誤解，文件中心建立的目的就是替各參聯單位管理半現行文件，同時參聯單位的檔案室自然應撤銷，至多設一名兼職檔案員負責平時文件的積累、保管和及時送交文件中心等，根本就不存在重復設置現象。另外有人認為檔案室工作已成為我國檔案事業的重要基礎，《中華人民共和國檔案法》更以法律的形式確立了檔案室工作的地位，全國各企事業單位建立的檔案室難以計數，如此數量龐大的檔案室撤銷后改建文件中心是難以想象的，因而不主張建立文件中心。對此筆者不僅不以為然，相反對處在改革大潮中的我國檔案界感到一絲遺憾。目前，我國各條戰線都在大膽實行改革，改革的目的就是要把不適應需要的、明顯帶有不足的事物進行改變，使之不斷完善，我國幾十年建立的龐大的計劃經濟體制明顯已阻礙生產力的進一步發展，不能滿足人民不斷增長的物質和文化需求，于是我國進行了大刀闊斧的經濟體制改革，建立社會主義市場經濟。我國檔案界在明顯感到傳統單一的檔案室處置半現行文件機制的不足時卻畏縮不前，不肯改革，這顯然有違時代潮流。有些人雖然認識到這種半現行文件處置方式的不足，同時也覺得有必要改革，但他們認為其改革方向應是聯合檔案室，而非文件中心，但我國永靖縣文件中心的成長歷程充分說明了文件中心比聯合檔案室更優越，改成聯合檔案室仍是不徹底的。
當然，筆者主張在我國盡快普及文件中心，這并非表明筆者認為文件中心是萬能的，文件中心確有其不可比擬的優越性，但它并沒有也不能解決所有單位半現行文件的管理，而基層檔案管理部門也并非一無是處，當一個單位規模較大，半現行文件數量較多時，完全可以創造條件使它的文件與檔案管理完全符合“兩個有利于”，其實質仍在于規�；�。其實，歐美國家檔案學者在肯定文件中心建設合理性的同時，并沒有因此就徹底否定基層檔案管理部門。我們在論述文件生命周期理論為文件運動客觀規律時明顯反映出，并不是只有用文件中心來處置半現行文件才是唯一符合文件運動規律的，由基層檔案管理部門來處置半現行文件同樣是符合文件運動規律的，關鍵是要根據實際情況決定基層檔案部門的管理模式。因此，針對我國傳統檔案管理體制所出現的諸多弊端，來變革我國半現行文件的單一處置方式時，我們既不能對某一模式簡單地加以全面否定，也不能對另一模式盲目地加以絕對肯定。