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政府信息傳播與利用 |
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省級綜合檔案館政府信息公開服務存在的問題及對策 |
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虞丹 |
點擊量：3750 |
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2008年5月1日起實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱《條例》），明確提出各級公共檔案館是政府信息公開的主體，將公共檔案館正式納入政府信息公開體系，使其成為政府信息開發利用的重要平臺。《條例》頒布半年多來，各省級綜合檔案館利用其賦予的職責和權利，建立現行文件公開中心，積極對社會公眾和法人開展政府公開信息查閱、利用服務，取得了良好的社會效益和群眾反響。但隨著時間的推移，省級綜合檔案館面臨的挑戰與困難也逐漸暴露出來，給其開展政府信息公開服務造成了很大制約。
1.省級綜合檔案館政府信息公開服務存在的問題
政府信息公開給省級綜合檔案館帶來了良好的政策環境和可靠的法律保障，但隨著《條例》精神的深入貫徹落實，省級綜合檔案館政府信息公開服務過程中存在的問題亦日漸凸顯，具體表現為：
1.1 面臨激烈競爭。《條例》第十五、十六條分別規定“行政機關應當將主動公開的政府信息，通過政府公報、政府網站、新聞發布會以及報刊、廣播、電視等便于公眾知曉的方式公開”，“行政機關可以根據需要設立公共查閱室、資料索取點、信息公告欄、電子信息屏等場所、設施，公開政府信息”。①這就意味著，省級綜合檔案館并不是社會公眾或法人獲取政府公開信息的唯一窗口，每個政府機關都成了政府信息公開的實施主體。省級綜合檔案館的政府信息公開服務不但面臨著來自公共圖書館、便民信息中心等非檔案部門的競爭，同時也日漸遭到了同級及市、縣級綜合檔案館的激烈挑戰。在此過程中，省級綜合檔案館實質上只是過渡性地彌補了《條例》頒布初期省級政府機構信息公開和現行文件開放主體缺乏的狀況，隨著政府信息公開工作的深化，這種主體缺位的狀況已經發生了很大改變，省級綜合檔案館的過渡性使命行將終結，其功能正逐步遭到削弱②。
1.2 信息需求影響。隨著政府信息的大量公開及全社會信息意識的快速提高，社會公眾和法人對政府信息的需求發生了巨大變化。對信息需求的內容，由過去的單一化、簡單化快速向多樣化、復雜化轉變，信息需求涉及國計民生的方方面面；在信息需求的形式上，不僅需要傳統的紙質檔案，也需要圖文并茂的電子文本、多媒體檔案信息等，這要求省級綜合檔案館提供更加豐富多樣的政府信息，給省級檔案館的信息資源開發和建設帶來了嚴峻挑戰。在網絡化環境下，人們借助于現代信息網絡，足不出戶即可方便、快捷地獲取所需政府信息；另一方面，各省級政府機關也在積極利用現代信息技術，建立政府信息公開網站和信息數據庫，對社會公眾和法人實行開放性的集成式、一站式信息服務，使得其不需要前去省級綜合檔案館查找所需政府信息，而是前往其他的信息公開部門，造成了省級綜合檔案館用戶人數的快速分流。上述諸因使省級綜合檔案館的政府信息需求面臨日益嚴峻的挑戰。
1.3 信息人才缺乏。擁有一支結構合理的高素質人才隊伍是省級綜合檔案館開展政府信息服務的前提，沒有堅實的人才儲備，省級綜合檔案館在政府信息公開服務中的功能便難以得到充分發揮。目前看來，不少省級綜合檔案館存在人才瓶頸的制約，現有的部分工作人員素質偏低。這里所說的素質偏低，不是針對傳統的政府文件和檔案的管理而言，而是指在信息化背景下運用現代信息技術管理、服務能力的欠缺。部分省級綜合檔案館不但在用人機制上存在分工錯位、責任不明，進而浪費人才的現象，同時也存在網絡化背景下既懂檔案管理又懂現代信息技術的復合型人才匱乏的問題。受此影響，很多省級綜合檔案館對現代政府信息管理，尤其是網絡環境下政府公開信息服務的理念、模式、手段、方法以及政府信息收集、整理、編目、查檢、傳輸等問題的研究不夠深入、具體，在開展政府信息公開服務時顯得人手不夠。
1.4 服務內涵單薄。與政府同級行政機構相比，省級綜合檔案館處于弱勢地位，不能按照自己的要求獲取，而只能被動等待政府行政機關移交的文件，這導致了省級綜合檔案館接收政府公開信息的滯后性。另一方面，在資源建設方面，省級綜合檔案館與其他政府信息公開主體的系統互不兼容，不能相互協調和銜接，很難利用其它公開主體系統里的信息，難以形成資源共享的局面。目前很多（尤其是西部地區）省級綜合檔案館政府信息公開網站公布的信息多只與本館有關，幾乎沒有涉及其他部門的政府信息，信息公開的內容單一、范圍過窄。從形式上看，其提供的大多還只是文件目錄，尚未或很少見諸全文信息，經過深入加工的、具有深層價值的二次信息和三次信息更是鳳毛麟角。再者，由于省級綜合檔案館直接面向省級政府，又是省級地區檔案事業的管理者和領導者，層次較高，因而其接收、保管的政府文件多為宏觀性、指導性的信息，直接涉及國計民生的資料較少，政府信息公開服務的專一性、針對性不如市、縣級檔案館及其他政府信息公開主體，難以滿足用戶日益多元、復雜的信息需求。
2. 優化省級綜合檔案館政府信息公開服務的舉措
為更好地促進政府信息公開服務，提升省級綜合檔案館在政府信息公開體系中的地位，筆者提出以下幾點建議：
2.1 完善資源體系。豐富的館藏信息資源是省級綜合檔案館開展政府信息公開服務的前提，沒有可靠的資源保障，其信息服務將成為無源之水、無本之木。因此，省級綜合檔案館要建立豐富、完善的政府信息資源體系。針對社會公眾的需求，快速開展政府信息的目錄、索引、指南以及文摘的編制工作。充分利用現代網絡技術、數據庫技術、多媒體技術，有計劃地開展政府公開信息數字化建設。一是要盡快建立健全政府公開信息目錄數據庫和原文數據庫；二是要著眼于社會信息需求的變化，選擇社會關注度高、利用頻繁的政府信息作為資源建設的重點，盡快形成專題信息數據庫，從而建立起面向用戶的、能不斷滿足其需求的政府信息資源體系。在建立、健全內部資源體系的基礎上，還要通過自身網站，加強對各政府信息公開主體網站的鏈接，以方便社會公眾從不同的途徑盡快查找到所需政府信息，提高用戶的利用速度，降低其利用成本。
2.2 創新服務模式。在政府信息公開和信息化背景下，傳統的以檔案實體管理為核心的服務方式已經很難滿足廣大社會公眾的檔案信息需求。因此，必須與時俱進，快速轉變服務模式，變傳統的封閉、被動的面向黨政機關和特定對象的后端服務模式為面向全社會開放的前端、主動服務模式，③積極開展用戶調查，明確不同性別、年齡、行業，不同文化程度和知識背景的用戶對政府公開信息的不同需求，以檔案信息和用戶為核心，主動向社會公眾提供政府信息公開咨詢服務。努力運用現代信息技術，加強對進館政府信息的深入挖掘和組織，以對用戶形成多種形式的專題服務，增加服務的創造性。在服務形式上，除了提供現行文件的紙質服務外，還應提供圖文并茂的電子文本和多媒體政府信息；不但要提供現行公開文件，還要提供歷史檔案；除了提供一次文獻信息，還應提供經過深入加工的、具有附加值的高次信息，如政府信息專題、綜述等，從而提升服務層次，深化服務內涵。
2.3 引導資源共享。在網絡化條件下，信息網絡為資源共享提供了良好的機遇與平臺。政府公開信息多為已公開的現行文件，因此對其的保密要求大為降低，這為各信息公開主體之間的資源共享創造了條件。省級國家綜合檔案館應當充分利用自身在省區檔案信息服務體系中的主導地位和傳統優勢，加強對轄內檔案部門、公共圖書館以及各級政府信息公開主體的引導，以現代信息網絡為基礎，探索政府公開信息資源的共享問題。聯合這些部門建立政府公開信息聯合目錄中心、目錄數據庫以及全文數據庫，最大限度地實現資源共享，發揮集群效益。另一方面，要積極參與政府資源網的建設，利用自身處理政府文件的優勢，加強對政府公開信的分類、整理，解決政府信息網目前信息分散、孤立，雜亂的問題，提升政府信息網站的質量。這不僅能提高政府信息公開的服務效率，降低政府部門信息公開的成本，也能展現省級綜合檔案館的核心價值，提升其在政府信息公開體系中的地位和作用。
2.4 加強人才建設。由于歷史的原因，信息技術人才匱乏已成為制約省級綜合檔案館有效開展政府信息公開服務的瓶頸。因而，省級綜合檔案館應加強人才的引進和培養，尤其要造就一支懂得現代信息管理和開發技術的素質過硬、結構合理的專業團隊。為此，可從以下幾個方面著手：一是針對本館實際情況，結合政府公開信息服務的特征，積極引進部分優秀檔案管理、信息管理和計算機技術人才。二是對于館內工作人員，應針對其知識結構和技能水平，開展有目的的培訓，通過與高校、情報研究所等科研機構合作，以在職培訓、遠程教育等方式，培養其信息技能，使其快速掌握現代網絡技術、通信技術、信息開發技術等信息技術，提升其在網絡環境下管理政府公開信息、服務社會公眾的能力。
2.5 開展用戶培訓。用戶的信息意識、獲取政府信息的能力直接關系到其對政府公開信息的認知與利用。近年來，盡管我國的信息化水平有了迅速的發展，公民的信息素質有了很大的提高，但也應該看到，許多檔案用戶的計算機水平能、運用互聯網查找信息的能力還十分低下，“信息鴻溝”在檔案信息用戶中還普遍存在，這嚴重妨礙了其獲取、利用政府公開信息的進程和滿足程度。省級綜合檔案館作為省級地區的檔案事業管理部門，在用戶管理及培訓過程中積累了豐富的經驗，在硬件設施、培訓力量等方面具有其他政府信息公開主體不可比擬的優勢。當務之急，應盡快扭轉觀念，深刻認識到用戶信息素質的提高對政府信息公開的重要意義，充分利用自身條件，大力開展用戶培訓，提升其計算機技能及運用信息網絡查找、獲取政府公開信息的能力。
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【注釋】
[1]《中華人民共和國政府信息公開條例》，電子政務.2008（5）：28
[2]肖正德.檔案部門服務政府信息公開的實踐與思考[J].檔案與建設.2008（3）：15
[3]關國華.電子政務背景下檔案數據服務新探[J].檔案學研究.2007（3）：41
作者簡介：
虞丹，女，管理學碩士，助理館員，現任職于昆明醫學院黨委組織部;周銘，男，云南大學公共管理學院情報與檔案學系副教授;康蠡，男，云南大學公共管理學院情報與檔案學系
本文轉自：http://www.zhonghualunwen.com
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