信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會發展和變革的重要力量。實施公證信息化建設，是推動公證工作法制化、制度化以及改善公證管理手段、提高工作效率和質量、擴大公證宣傳的重要舉措。因此，以計算機技術和網絡技術為核心的信息技術在公證領域的廣泛應用，把公證各項工作與當代高科技緊密結合，促進公證事業的不斷發展，是歷史和社會發展的必然。新中國的公證事業在經歷了幾十年的發展之后，必將從傳統意義上的公證進入全新的信息化時代。
一、我們要充分認識到公證信息化建設的緊迫性
1、公證信息化，可改善公證工作。隨著信息化時代的到來，信息傳播發生了深刻的變革，人們的工作方式、生活方式乃至思維方式都發生了前所未有的改變，各行各業都在順應這一時代變革加強信息化建設。只有實現公證的信息化，才能在信息化變革時期先人一步，才能獲得先機，搶占鰲頭，才能沖破公證現階段的種種局限，使公證從封閉走向開放，實現公證信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的公證服務。
2、公證信息化，是形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，上至司法部，下至各縣市公證處，各級公證管理部門和公證處本身都把信息化建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。司法部計劃用3至5年的時間建立我國公證業信息化的樞紐架，即公證處內部的公證業務網、司法行政機關公證管理部門和公證員協會與公證處連接的公證管理網、向社會開放的公證信息網、公證業共建共享的公證數據庫，爭取到2010年初步建成覆蓋全國的公證業信息化網絡。因此，各公證處需要根據自身的特點結合司法部、中公協的公證行業信息化建設規劃，全面啟動公證信息化建設。
3、公證信息化，是社會的強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，法制觀念越來越強，公證的出證需要迅速、準確；公證與社會的交流要求快速及時；社會廣大公眾對公證信息需要量不斷增加，有些部門要求信息共享。公證處需以現代化、多功能的服務措施，使公證信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、浙江省青田縣公證信息化建設的實踐
浙江省青田縣是著名的僑鄉，每年涉外民事公證的量都非常大，近五年來每年的涉外民事公證辦證量都維持在3.5萬件以上，因此，公證的信息化建設對于浙江省青田縣公證處來說十分的迫切。青田縣公證處的信息化建設也是一個持續不斷發展的過程，于90年代初利用單臺微機開始進行簡單檔案管理，96年使用NOVELL網絡系統進行統一的電腦內部網絡辦證，99年使用微軟SQL數據庫系統開發CS結構的內部網絡辦證系統，2003年增加檔案數字化制作與查詢系統，2008年增加結合互聯網應用的查詢系統及管理系統，都是基于現實應用需求而在不斷改進。至今，青田縣公證處的公證信息化建設包括以下幾個大模塊：
1、CS結構的內部網絡辦證系統。通過基于微軟的SQL數據庫，實現了從受理到出證的全程電子化辦證，包括受理、配案、辦證、審批、打印、檔案管理，均在這個系統里完成。這個系統的應用，極大的解放了公證人員的重復勞動，效率得到了極大的提高。
2、小語種翻譯系統。因為青田縣的華僑遍布世界各國，特別是歐洲，所以公證書需附的外文譯文語種繁多，青田縣公證處每年需要制作大量的德文、西班牙文、意大利文、葡萄牙文、捷克文等譯文，通過這個系統，可以利用各種模版方便的切換制作各種語種的譯文，實現了與中文公證書的鏈接，關鍵字段可以自動生成各種語言，初步實現自動化翻譯，極大的減輕翻譯人員的機械勞動，也減少翻譯文字錯誤。
3、水印紙自動化管理系統。本系統實現了水印紙的電腦下發，水印紙的限量管理、水印紙打印、水印紙打印后水印紙號碼與公證書出證號、公證卷宗號的自動對應，水印紙日結打印清單，杜絕了手工登記水印紙，使水印紙的管理全部系統化、電子化。
4、檔案數字化制作與查詢系統。使用高速掃描儀將公證檔案掃描成圖像文件，統一集中到服務器，系統采用BS結構，實現數字化檔案與公證檔案的一一對應，公證員在需要查詢檔案時在電腦端就可以查看公證檔案內容，包括當事人提供的各種證件，外調材料等，在外也可以通過互聯網接入系統進行查詢、打印，極大的提高了公證員的辦證效率，無需再等待檔案管理人員調檔進行查閱、復印。通過該系統，省市管理部門也可以進行遠程查證、監督。
5、基于互聯網的BS結構的查詢系統。本系統包括辦證流程的查詢，即公證已經在哪個環節；公證檔案內容的查詢，即公證的詳細信息包括公證書內容、譯文內容等；數字化公證檔案內容的查詢，即數字化系統產生的圖像文件。方便公證人員及管理部門隨時查詢。
6、基本BS結構的日常辦公管理系統。通過簡單的功能實現人事檔案管理、文件流轉、文檔共享等。平時工作學習中碰到好的學習材料、公證案例、理論探討、行業交流中的經驗等都可以在這里進行集中共享，也利時大家集中學習，相互提高。
7、基于WEB形式的公證查詢平臺。由公證在線咨詢、公證在線查詢，公證熱線、抵押登記公告四部分組成，以青田縣知名網站中國青田網（
http://qtnews.zjol.com.cn/）和青田法治網（www.qtpf.net ）為基礎平臺，以公證當事人姓名和出生年月為基本查詢要素，融合了辦理結果查詢、辦理材料咨詢、辦理程序咨詢、公證表格下載等功能于一體。平臺開通后，對于公證是否已經辦結、辦理公證需什么材料、辦理公證需幾天這些當事人關心的問題，只要輕點鼠標或者打個電話就可足不出戶的予以解答，而且相關材料都可以在網站上下載打印，以前需要跑上三四次才能辦完的公證，現在只要懂得公證查詢平臺的運用，只要只需受理和領取兩次就行。
從青田縣公證處十多年的信息化建設實踐來看，信息化對公證處的發展起到了十分重大的作用，提高了公證效率，保證了公證質量，方便了群眾辦證，信息化建設對公證工作是十分必要的。
三、實踐過程中產生的思考
從現在其他行業的信息化建設的成果來看，我們公證行業的信息化建設還處于一個相對落后的局面，各地區發展十分不平衡，特別是在全國各城市公證行業的信息化建設中，北京、上海、南京、廣州等幾個城市起步較早，有了一些良好的經驗積累。但從整體上來說，東、中、西部地區之間發展不平衡，缺乏統一標準和平臺等。
1、鑒于現實情況中各公證處之間情況差別較大，不宜規定使用統一的軟件系統，但需要制定統一的標準，使各公證處之間的數據能夠兼容，方便下一步與全國統一公證信息系統的對接，實現信息的共享與無縫傳輸，方便公證管理部門的統一管理與統計。
2、公證信息化建設需要與時俱進，不斷根據社會發展情況及社會需求不斷進行改進，以適應不斷增長的需求，而不能做好一個軟件就一成不動的用下去，因此公證信息化工作是一個持續的不斷完善的過程。
3、將公證平臺建設以設區的市為單位更加合理。一是同一個市內的公證業務比較一致，公證處之間的發展相對平衡；二是研發公證軟件及相應的平臺建設需要投入相當大的人力和物力，對于后續的升級和維護也至為重要且還需要懂公證業務、懂公證管理、懂電腦軟件的綜合人才配合；三是軟件的成熟期比較長，如功能需求明確，研發順利，從磨合到熟練應用也至少需要一年以上的周期；四是從數據的傳輸量、存儲量以及實際公證管理工作的密切性來看，公證信息平臺建設以設區的市為單位比較適宜；五是從公證機構設置調整的方向來看，大多數地方是將公證機構設置在設區的市這一層級，公證信息平臺建設在這一級，有利于促進同一地區公證管理工作的開展，相關規章制度和文件要求的貫徹落實，切實提高管理效能和管理成效。