“如果你還沒有考慮到知識管理的重要性，那么說明你的律所規(guī)模還不夠大，說明你的律所還沒有看清未來的市場方向或者是未來的戰(zhàn)略方向。”
艾倫·大衛(wèi)斯說這話的時候，正是中資律所升級蛻變的時期。2007年大成律師事務所在中國律師界掀起的波瀾壯闊的并購之旅，不經(jīng)意地啟動了中資律所在規(guī)模與KNOW-HOW方面的嬗變。
而更為現(xiàn)實的情況是，兼并收購、項目融資、業(yè)務重組、知識產(chǎn)權以及私募股權、多地上市等能夠為律所帶來重大收益的新興市場，越來越需要律師事務所的多個業(yè)務部門，在多個不同地區(qū)的配合，使得知識管理之于律所管理的重要性，已經(jīng)到了不言自明的地步。
中資律所管理誤區(qū)：
盡管知識管理如此重要，但中資律所對知識管理的認識與行動顯然存在誤區(qū)。
很多處于成長期的中資律所的負責人告訴筆者的，是他們對于知識管理的模糊感覺，“知識管理就是要把律所的既往案例存檔，讓后來者能夠有章可循，以及到一定時期律所可以提煉出有用的模式或方法”。
可是，由誰來存檔，由誰來歸納相應的模式和方法可是個大問題。“中資律所絕大多數(shù)的合伙人及其律師們總有忙不完的案子，他們幾乎沒有時間去重整卷宗，隱去客戶關鍵機密，將既有案例做成電子版的模板。即使是如此簡單的設計，也僅僅是少數(shù)有著先見之明的律所交給秘書去完成的。”廣州廣大律師事務所合伙人宋喜霞說。
“而且，由于缺乏相應的激勵機制，國內(nèi)的專業(yè)律師往往更關注如何獲取案源，作為知識管理初級產(chǎn)物呈現(xiàn)的NEWSLETTER或律師通訊，往往是由純粹的幕后部門完成的，作為一種總結或歸檔而存在。”泰和泰律師事務所主任合伙人程守太評價說。
這樣作為幕后部門存在的知識管理工作，往往滯后于市場的需求，或者難于與市場需求同步。“某個項目的負責律師遇到某個新問題，往往是由自己或自己的項目團隊在時間有限、人手有限的條件下親自查找資料、歸納、分析。當同一律所內(nèi)的其他項目團隊遇到同樣問題，這個過程甚至還要重來一遍。”程守太舉例說。
難道“知識管理”與“市場拓展”對于中資律所來說，就這樣水火不容？在律所發(fā)展時就只能二選其一嗎？
“這顯然不是，知識管理是律所發(fā)展的生命之源，知識管理做得好，才能保證律所更有效率地進行市場拓展，進而獲得更為穩(wěn)健的發(fā)展。”作為路偉國際律師事務所知識管理主管，有著20多年知識管理經(jīng)驗的艾倫·大衛(wèi)斯如是概括。
可是，如何才能讓“知識管理”與“市場拓展”相得益彰呢？
國內(nèi)律所在發(fā)展的現(xiàn)階段都非常重視客戶與能夠創(chuàng)造盈利的工作。但是，知識管理部門絕不是一個純粹的幕后部門，它不僅要時刻關注市場動態(tài)，還要有效地促進客戶服務，加強與客戶的關系，與律所的盈利密不可分。不僅如此，知識管理還是強調(diào)律師有效工作，提高盈利能力的重要樞紐，通常在國際律所里，不是所有的律師都要監(jiān)督和解讀法律和市場的發(fā)展，而是將這些工作交由該領域的一個律師完成，然后由他向與客戶打交道的律師提供信息。這樣，與客戶打交道的律師能夠?qū)Ｐ木S護關系，效率自然會很高。
此外，知識管理與風險管理密不可分，知識管理要求律師在為客戶服務時要方法一致，遵從事務所的觀點，質(zhì)量控制、效率要求與建立安全網(wǎng)可以大大降低律所的風險。很多時候，知識管理還可以幫助提供競爭對手的信息，而這對競爭的風險控制又大有裨益。
尋找最佳人選：
如果知識管理負載了如此重要的工作，既不是幕后部門，又不能單純由秘書來完成，那么，誰會是律所里最佳的知識管理者呢？
“在國際律所，知識管理者包含三個層面的工作人員，首先是專業(yè)支持律師(PSLs)他們從有6年至7年的資深律師中選聘，之后會專職從事各自領域(如知識產(chǎn)權、銀行、稅務)的知識管理工作。
這些專業(yè)支持律師能夠確認、篩選和發(fā)展專門的技能和最佳做法；同時，他們也是在某個專業(yè)領域里監(jiān)督和解讀法律與市場發(fā)展，向與客戶打交道的律師提供信息的惟一律師。
第二個層次的工作人員被稱為項目管理人，他們不一定是律師出身，主要工作是完成工具箱里的知識工具，包括如何提供輔導、培訓、支持和指導。“項目管理人不會像PSLs只在總部工作，在各個區(qū)域和地方，為更加具體的項目提供服務。”
而第三個層次的工作人員主要提供研究和圖書館服務，他們遍及全球各地，經(jīng)常根據(jù)各種需求去購買數(shù)據(jù)庫與出版物。
華商律師事務所合伙人王壽群認為，“知識管理者的角色歸屬及確認，與律所對知識管理的買單方式相關，由于當前大多數(shù)律所的收入分配方式單純地與業(yè)務收益掛鉤，只有很少的經(jīng)費用于知識管理，所以，律師幾乎不會選擇去做專職的知識管理者”。
“在律所的規(guī)模發(fā)展與價值理念發(fā)生重大改變之前，知識管理者的最佳選擇可能是由律師兼任，或以剛畢業(yè)不久的法律專業(yè)的大學生發(fā)揮其理論優(yōu)勢來完成。但這仍然容易使中資律所的知識管理流于形式，而難于對實際業(yè)務產(chǎn)生真正助益。”
為知識管理買單：
其實，知道了誰是最佳的知識管理者，也就知道了知識管理的升級絕不是一個平地開花的過程，它需要律師事務所相應規(guī)模的支付與投入。而且，支付與投入的多少往往一定程度上決定了律所未來發(fā)展的格局。
“是到了為知識管理買單的時候了。”得偉君尚律師事務所蔡學恩很認真地說。可是，他緊接著問道，“在知識管理方面的投入與律所收益之間應該保持一個怎樣的比例呢？”“這在國際律所中也并沒有一個統(tǒng)一的說法，以路偉為例，它2007年收入4.78億英鎊(合65.15億人民幣)，其中4%-5%是投給了知識管理部門，而且這一比例在未來還有繼續(xù)增大的趨勢。這使路偉有充裕的資金去購買市場上最先進的知識管理系統(tǒng)，更能為專業(yè)支持律師提供不錯的薪資待遇。”艾倫·大衛(wèi)斯回答說。
在國際律所工作六七年的優(yōu)秀的資深律師，下一步極有可能會發(fā)展成合伙人，獲得更為優(yōu)厚的酬金，但是，專業(yè)支持律師相對于合伙人來說，是奪回了自己的生活，不需要出差，不需要頻繁的應酬，這對顧家的專業(yè)律師來說，是一種非常好的選擇。
一般來說，選擇了做專業(yè)支持律師，就很難直接升級為合伙人，但一些國際律所仍然為專業(yè)支持律師設計了一條晉升途徑，成為高級顧問，進而鼓勵專業(yè)支持律師仍然心存理想，努力工作。
如何規(guī)避風險？
有了實施的目標與沖動，中資律所的負責人開始關心：一個龐大的知識管理系統(tǒng)，是如何向自己的成員開放和授權的呢？授權的同時，會不會擔心被別有用心者拷貝或竊取呢？
艾倫·大衛(wèi)斯的回答出人意料，“有些國際律所的確會存在某種程度的授權與分級，但在路偉，知識管理系統(tǒng)目前向所有員工開放，并沒有按照層級或項目等的限制。只不過，在這套系統(tǒng)中暗嵌了必要的跟蹤系統(tǒng)”。
“如果某個人在半夜時分，瘋狂下載知識管理系統(tǒng)中的文件，或者很多文件與其現(xiàn)行的工作內(nèi)容無關，系統(tǒng)就會向管理者發(fā)出警報，進而，會有工作人員與其進行溝通談話。”
事實上，在路偉的歷史上，也確實出現(xiàn)過這種情況，一位離職的員工在離職前大量下載了知識庫中的文件，然后轉(zhuǎn)投他所。
路偉處理該項事務的負責人告訴記者，“盡管我們有充分的證據(jù)去起訴他，但是考慮到起訴會徹底毀掉一個人的前途，所以我們采用一個最簡單有效的辦法，寫了一封信給他新任職單位的領導，至少他在這個單位的升遷是沒戲了，算是一個小小的警告”。