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隨著社會的不斷發展，利用檔案已不在是少數人的一種特權，已逐步確立為全體公民受法律保護的基本權利。越來越多的人們在更加廣泛的領域內，對檔案進行著不同程度的利用。因此，檔案提供利用工作，是發揮檔案作用、實現檔案價值的重要步驟，是衡量檔案管理工作整體水平的主要標準，也是改進檔案工作的重要依據。
提供利用是檔案工作的根本目和中心任務。積極開展利用檔案信息資源，為黨政機關、為司法部門以及其他工作服務，滿足廣大檔案利用者對檔案信息資源的利用需求，從而實現檔案信息的活化和共享，充分發揮擋案的積極作用，這就是檔案工作的目的和歸宿。
一、檔案提供利用工作的含義
檔案提供利用工作，亦稱"檔案利用服務"，是檔案管理部門以所收藏的檔案為依據，通過一定的方式和方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業服務的一項業務活動。
檔案利用工作的基本內容，包括了解和熟悉館（室）貯藏檔案信息的內容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；把握檔案利用需求的發展規律；向檔案利用者介紹和報道館（室）中相關的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務；向檔案利用者提供他們所需要的資料。
檔案提供利用工作的基本任務是：及時、準確、全面、有效地為滿足廣大利用者對檔案的利用需求。
檔案提供利用工作和"利用檔案"，是兩個既有聯系又有區別的相關概念。"利用檔案"是檔案利用者為了研究和解決一定的實際問題而使用檔案。所以，兩者之間的關系應當是：有了利用檔案的需要，才會有檔案提供利用工作的存在；利用檔案的行為主體是各類檔案利用者，而行為目的是為了解決或研究工作中的有關問題；檔案提供利用工作的行為主體是檔案工作人員，其工作目的是向檔案利用者提供館（室）收藏的檔案信息，最大限度地滿足檔案利用者的利用需求。
檔案工作人員還應當正確處理好檔案的提供利用和保密之間的關系。從根本上講，檔案的提供利用和保密是一致的，都是為了更好地發揮檔案對社會各項事業服務的積極作用。
二、檔案提供利用工作的要求
根據《中華人民共和國檔案法》、《人民法院檔案管理辦法》的有關規定，檔案提供利用工作的基本要求：檔案館（室）應當為檔案的利用創造條件，嚴格借閱手續，為黨政機關、為司法部門以及社會其它工作提供有效服務，及時掌握檔案的利用效果。
人民法院檔案應以最高人民法院檔案管理有關規定為依據，設立檔案閱覽室，改善閱覽條件；編制必要的索引和檔案目錄，建立全宗指南、專題指南；積極開展史料的編纂工作。
檔案提供利用工作，不能只重過程，而忽視工作結果。應當把利用效果的搜集、整理、分析和研究，作為一項基本的工作任務來抓。所謂檔案的利用效果，是指檔案利用者利用檔案部門提供的檔案信息后，所取得的效力和結果。比如：公安機關在抓獲在逃犯時，為了盡快偵查破案，隨即調取原審法院有關檔案，根據已審結的案件卷宗，從中獲取有關證據，使案件在最短的時間內完成了偵查、起訴、和審判諸環節，節省了資金和人力，有效地提高了公安機關辦案效率，犯罪分子也受到了法律的應有嚴懲。再比如：檢察機關辦理因當事人及其法定代理人、近親屬，對已經發生法律效率的判決和裁定，向人民檢察院提出申訴的案件、對已經發生法律效力的判決和裁定，發現確有錯誤的案件，檢察機關依照審判監督程序，根據《中華人民共和國刑訴法》、《中華人民共和國刑事訴訟法》有關規定，向作出判決和裁定的人民法院調閱有關案卷，通過檔案工作人員為其提供檔案利用，對辦案人員在進行認真審查卷宗證據，準確認定案件事實，為案件的最終定性處理或出庭訴訟活動，起到了重要作用。
檔案工作人員不僅要熟悉庫藏各類檔案的存放位置，而且要注意了解和掌握利用人在利用檔案后所取得的工作效果，應當全方位地把握庫藏各類檔案資料的利用價值以及檔案變化和發展的趨勢與特征，更好地為檔案利用者提供全面、及時、準確的檔案信息服務。
三、檔案提供利用的途徑與方法
檔案提供利用的途徑，是檔案館（室）等檔案收藏部門滿足檔案利用需求的基本工作形式。檔案提供利用的方法，就是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足利用人需要之目的，所采取的各種服務方式、程序和手段。
(一) 檔案提供利用的基本途徑
1、通過閱覽檔案，滿足利用者的需要
設立閱覽室方便利用者查閱檔案，是開展檔案利用工作直接的方式和途徑。利用閱覽室查閱檔案，利用者可根據需要到閱覽室查閱有關檔案原件，這種方式可以減少檔案原件外借次數，既有利于檔案的保護和保密，又縮短了檔案利用的周期，提高了檔案利用的效率。檔案工作人員根據檔案利用者的證件如：介紹信、工作證、身份證，為檔案利用者提供所需要的檔案原件，通過查閱或復印，使利用者及時獲取有關證據。
2、通過外借檔案，滿足利用者的需要
外借檔案，是指檔案工作人員將檔案原件借出檔案部門使用。因工作需要外借的檔案，必須依照嚴格的借閱制度辦理借閱手續。凡借閱的單位或個人，必須保證檔案的完整與安全，不得轉借、轉抄、損壞、遺失等，必須按時歸還。檔案人員應加強監督和檢查。檔案外借有兩種情況：一是暫時借用。期限不用太長，根據實際需要，確定借用時間，用后即還。二是長期借用。例如：本單位部分業務部門、司法機關因工作需要，必須借出的檔案，檔案工作人員根據利用人的證件介紹，經有關領導批準后，辦理借卷手續，并限期歸還。檔案工作人員應經常檢查長期外借檔案的管理情況，發現問題及時解決。
3、通過提供檔案史料書籍，滿足利用者的需要
檔案利用者可根據檔案工作人員提供的大事記、年鑒、組織沿革、基礎數字匯編、案例匯編、圖冊、圖集等各種檔案史料書籍，滿足利用者的需要。
（二）檔案提供利用的幾種主要方法
1、檔案閱覽服務
檔案閱覽服務，是檔案館（室）在特定的場所，建立閱覽室，向有關檔案利用者提供檔案信息的一種服務方式。對接待對象、閱卷范圍、閱卷要求與手續，以及其他相關事項，都應作出較明確的規定。
2、檔案的外借服務
檔案外借服務，是檔案館（室）為滿足黨政領導機關、司法部門所需要的檔案原件作為證據的特殊需求，暫時將檔案借出館（室）使用的一種服務方式。
對于外借服務必須建立健全制度，特別是黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作證據的特殊情況下，才可將檔案原件借出館（室）外使用；對外借出的檔案不宜過長，以免遺失、失密與泄密；借出檔案時，應履行嚴格的手續，并注明借出檔案資料的冊數；歸還檔案時，檔案人員必須認真點清，并在借閱登記簿上注銷。
3、檔案展覽服務
檔案展覽服務，一般是檔案收藏部門按照一定的主題和專題，為利用者提供有代表性的、典型的圖片檔案信息資料。以原始性、真實性和形象鮮明見長，起到生動的宣傳教育作用。檔案的展出以原件、復印件、圖片、等方式，系統地揭示和介紹本館（室）藏檔案的內容與成分，是一種具體的服務方式。
通過對檔案的展覽，不僅促進了檔案信息資源的開發利用，充分顯示了檔案在各項工作中的積極作用。
總之，檔案的提供利用工作，是檔案館（室）工作的重要組成部分。只有把收藏的檔案更好地服務于黨的工作、司法工作以及社會各項事業，才能夠保證檔案工作的持續發展，才能夠充分發揮檔案提供利用工作的作用。
作者單位:濟南鐵路運輸中級法院
二00四年五月
濟南市天橋區南北丹鳳街5號
郵編：250031
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