【注釋】
檔案的完整與女全是檔案工作的基本內容，沒有收集完整、保管安全的檔案是不健全的檔案，不健全的檔案是無法為審判工作和其他各項工作服務的。這一點早己被實踐所證明。
充分認識、高度重視檔案的完整與安全，是當前法院檔案工作的重要任務，所謂齊全完整，包括兩個方而的內容。
一是檔案件數收集齊全。也就是說應當把己辦結的各類案件檔案收集齊全，其中包括各種類刑的訴訟檔案。對這些檔案不管是永久、長期還是短期保管的，不管日后是否具有查考和利用價值，都應當收集齊全。這是訴訟檔案的基本要求，也是與行政文書檔案和其他檔案的重要區別。行政文書檔案和其他檔案也要收集齊全，它包括行政文書檔案、會計檔案、基建檔案、法醫檔案、聲像檔案等。這些檔案的收集是有條件的，不能像訴訟檔案那樣一概收集，而是收集那些具有保存價值和日后能夠查考利用的檔案，在收集時要做到對各類檔案判別準確。對那些沒有保存和利用價值的就不必收集歸檔，可短期存放在承辦單位自行處理。
二是卷內文件要收集齊全。訴訟檔案是審判人員嚴格按照程序法的規定一個階段一個階段形成的，每個階段所產生的文件，對于整個案件都非常重要，不能短缺或丟失，應該完整收集，裝訂入卷。對于行政文書檔案和訴訟檔案以外其他類刑檔案的卷內文件，其主要文件不能短缺，對那些不太重要的次修改稿可以不必入卷。
所謂保管安全，也包括兩個方而的內容。
一是檔案庫房、裝具具備安全措施。也就是說應具有專門的檔案庫房。庫房內要裝有防盜門，具有必要的消防設備;庫房要通風透光，去濕防潮;庫房的照明必須用專門的防火器具，庫房周圍不能放置易燃易爆物品。檔案裝具要逐步淘汰木箱木柜，提倡使用密集架。
二是應該入庫的檔案必須及時入庫。每年各業務庭形成的訴訟檔案在辦結后應及時歸檔，最好采用隨辦結隨歸檔的形式。行政文書檔案和訴訟檔案以外其他類刑的檔案在辦理完結后第二年的上半年要整理立卷歸檔，絕不能分散在承辦單位或承辦人個人手里，以免丟失泄密。
近幾年來，特別是去年，全國法院系統陸續出現庫房失火和檔案被盜事件，還有的由于不及時歸檔最后找不到下落或丟失檔案的情況。這些都給人民法院的審判工作造成了無法彌補的損失，直接影響了審判工作和案件的申訴復查工作。針對最近出現的一些問題，最高法院領導非常重視，肖揚院長在報告上批示:“刑事審判檔案被盜是件嚴重事件，應引起高度重視。最高法院應就此發出通報，引起各級法院注意，避免類似事件再次發生。”根據肖揚院長的重要批示，最高法院向全國各級法院發出了通報，分析了問題產生的原因、危害性，提出了幾項改進措施。祝銘山副院長在全國高級法院辦公室工作座談會的講話中講到:“今年以來，一些地方法院連續發生檔案大量損毀、丟失事件，令人震驚。對此類事件一定要嚴肅處理。全國各級法院都要以此為戒，防止此類事件的再次發生。”根據最高法院領導的批示和講話精神，最高法院辦公廳檔案處把檔案的完整與安全問題當做1999年的一項主要任務來抓，準備在全國法院系統進行一次全而的檔案安全檢查，制定安全防范措施，消除一切不安全隱患，堵塞各種漏洞，使法院檔案的完整與安全有一個大的改善。
目前法院檔案工作中存在的問題及其原因：
法院的檔案，是國家檔案的重要組成部分，是審判工作和法院建設發展的完整、準確、全面、真實的反映。做好檔案工作，是搞好審判工作和其他各項工作的重要基礎和條件。據筆者了解，法院系統在檔案的完整與安全方面還存在著不少問題，主要有:1.收集不全、歸檔不及時。收集齊全、歸檔及時是檔案工作的基礎條件，沒有這個基礎條件，其它工作無從談起。有的法院的做法是你歸我就收，你不歸我也不要;有的法院立案編號與檔案部門不溝通，形成你編你的號，我收我的卷，檔案部門不掌握立案數字;有的法院歸檔工作與崗位責任制不掛鉤，按要求應當歸檔的檔案各部門不歸檔，也沒有有效的制度去制約;還有的法院行政文書和其他類刑的檔案歸檔數量不符合機關實際運轉情況，特別是一些審判業務部門，多年來沒有行政文書檔案歸檔。2.卷內材料不全。一個完整的檔案卷內材料應該是齊全的，包括訴訟文書材料的齊全和行政文書的齊全。從實踐看，訴訟文書材料主要短缺送達回證、證據材料、工作銜接材料等。3。檔案安全得不到保障。有的法院檔案庫房簡陋，沒有必要的安全設備，庫房周圍堆放易燃易爆物品，特別是有的法院的臨時庫房沒有按裝固定的門窗和配備必要的值班人員。形成以上種種問題的主要原因不外乎主觀原因和客觀原因。
主觀原因。據我們調查分析，不能按時歸檔和歸檔不全及檔案沒有安全措施的主要原因有以下幾點：
1.領導對檔案工作重視不夠。有些法院的領導只顧辦案不顧檔案，以為多辦案、快辦案是硬任務，容易出政績，讓上級領導看得見摸得著，至于案子辦完后案卷歸不歸檔，檔案安全是否有保障，影響不了什么;
2.領導檔案意識不強。他們只顧眼前，不考慮長遠，認為把案子辦好就是成績，沒有想到案卷是法院的財富，是大家辛勤工作的結品，是日后查考和復查案件的依據;
3.領導對檔案人員、審判人員督促檢查不力。領導只顧督促檢查辦案進度和辦案質量，不督促檢查立卷歸檔工作，不太關心檔案的安全、保管工作;
4.檔案人員、審判人員責任心不強。檔案人員只負責日常工作，審判人員只負責辦案，都沒有去考慮檔案的收集立卷和檔案的安全保管問題，對工作中出現的問題也不請示匯報。
客觀原因。檔案不能及時歸檔和歸檔后得不到安全保障的客觀原因也是存在的，主要有以下幾點:
1.經費緊張。有些法院由于經費比較緊張，光辦案經費就力不從心，對檔案建設投資很少，特別是那些經濟欠發達地區和一些貪困地區的法院，有的連工資都不能按時發放，哪還有錢在檔案上投入?
2.案多人少。特別是實行社會主義市場經濟以來，各種類刑案件的發案率大幅度上升，每年要形成大量的檔案，很多檔案人員、審判人員經常加班加點,致于整理檔案和辦理案件，很少有時間去考慮立卷歸檔，這也是造成不能按時歸檔的原因之一。
3.檔案人員、審判人員、書記員配備不合理。檔案人員的配備是有要求的，《人民法院檔案管理辦法》第6條規定:“各級人民法院檔案干部的配備，參照勞動人事部、國家檔案局的有關規定，從法院目前的實際出發，現以一萬卷(件)設專職檔案干部一人為基數，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人。”到目前為至，還有很多法院沒有達到這個要求。審判人員和書記員的配備也是不合理的，書記員除搞好記錄以外，其主要任務就是收集整理檔案，但現狀并非如此;
4.書記員調換頻繁。從實踐中看，大多數書記員在本崗位工作時問太短，有的經常調換工作，大多數書記員尚未熟悉本職工作就又調換了新的工作(這是個體制問題)，這種狀況直接影響了立卷歸檔工作;
5.書記員事務龐雜也是造成不能按時歸檔的原因之一。從實踐看，有不少書記員擔負著很多社會工作，根本沒有更多的精力去安心做好立卷歸檔工作。
歸檔不全、卷內材料不完整或丟失、損毀檔案的危害性是極大的。按照檔案法和各項檔案規章，檔案必須由本單位的檔案部門集中統一管理，禁止存放在各承辦單位或承辦人個人手里，否則會給檔案的安全造成很大隱患，時間一長就會出現丟失、泄密等問題。從全國各級法院檔案的情況看，有不少法院的案件己編號立卷，由于多年沒有歸檔或者己丟失損毀，“當時沒有發現，到需要時卻找不到下落。特別是在接待群眾來信來訪方面，經常出現當事人多次上訪，由于承辦人不立卷歸檔而找不到前邊的接談意見而重復接談，當事人意見很大。更重要的是由于找不到原審卷，使很多有問題的案件無法進行復查。這些都直接影響了人民法院的聲譽和黨在群眾中的形象，造成很壞的社會影響。
解決歸檔不及時、卷內材料不全和確保檔案安全的幾項措施：
歸檔不及時、卷內材料不全和出現丟失、損毀檔案的現象，己不是什么新問題，有不少法院為解決這些問題己制定和采取了很多行之有效的辦法。實踐證明，這些辦法是可行的、有效的。
卷內材料不全不接收。卷內材料不全是檔案工作的一大忌，因為保存的是不全、不完整的檔案，到日后查考時說不清本案卷的來龍去脈。特別是訴訟檔案，如果卷內文件短缺，就無法了解本案是否己判決、判決是否己送達，以及當事人執行判決的情況等。如果日后當事人提出疑義需要復查時，短缺文件的檔案就不能作為依據，就會影響整個案件的復查工作。行政文書檔案和其他檔案也是如此，如果短缺文件就會失去利用價值。鑒于這些情況，檔案部門在接收檔案時必須進行認真細致的檢查，對那些短缺文件的檔案一律不能接收，應退回原承辦單位，待文件收集齊全后再于接收。
案件不歸檔不算結案。《訴訟檔案立卷歸檔辦法》第29條規定:“案件結案后3個月內由審判庭內勤或承辦書記員編寫歸檔清冊向檔案管理部門歸檔。; 《行政文書立卷歸檔辦法》第22條規定:“人民法院當年的行政文書檔案，必須于次年6月底前向本院檔案管理部門歸檔。”在執行這兩個《辦法》的過程中，為了便于年底司法統計，多數法院對這兩個規定進行了變通，采取隨辦結隨歸檔的形式。根據規定這是允許的。但實際情況怎樣?正像在存在的問題中所講的，大多數法院還是你規定你的，他執行他的，使大量的己結案件長期不歸檔。針對這些情況，有不少法院采取了不歸檔不算結案的措施，收效不錯。所謂不歸檔不算結案，是指在案件辦理完結后，不按要求歸檔的，沒有檔案管理部門驗收章的，不算結案，不能報結;或者由檔案部門統計結案數字。如不按這項規定辦，就會給承辦單位帶來扣除獎金、通報批評等后果。這種措施有力地督促了按時歸檔。
檔案出現不安全隱患要處理責任人。出現不安全隱患無非有以下幾種情況，一是泄密。已包括不按規定擴大閱卷范圍、不遵守規定擅自外借檔案、檔案被盜;二是由于保管條件不好檔案出現發霉、字跡擴散、蟲蛀鼠咬等情況;三是火災與水災。近幾年來法院系統連續發生火災，燒毀了大量的珍貴檔案。水災的隱患也是存在的，特別是地處江南一帶的法院。有的法院把檔案存放在辦公樓或法庭的地下室，地下室又沒有下水道，這些都給檔案的安全造成很大隱患。如果沒有相應的管理和處罰措施，后果不堪設想。針對以上問題，不少法院采取了一定的責任處罰措施。也就是說，檔案一旦出現不安全因素，檔案人員應及時向領導報告，如果發現問題不報告或不及時報告，檔案人員就要受到扣除獎金等項處罰。如由于院領導疏忽大意出現問題的，院領導也要受到相應處罰。只要檔案受到損失，就要根據損失大小、責任輕重，按照檔案法之規定，適用罰金、行政處分等乎段，直至追究刑事責任。