【注釋】
隨著科學技術的日益更新和生產力的不斷發展，現有的檔案信息量越來越大，信息的種類和形式也越來越豐富，傳統而單一的檔案管理機制顯然不能滿足工作需求，并且很難適應信息化時代的發展，以無紙傳輸、以網絡技術交互信息資源共享的新技術更新換代、優化檔案管理模式已勢在必行。
開發檔案數字化，是推動檔案信息化建設的需要，是提高檔案工作標準化程度的需要，是加強電子文件規范管理的需要。開發檔案數字化，可以改變傳統的檔案工作模式，使文件歸檔流程以高科技、高速度的進行網上傳遞，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結。利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，確保文件及時歸檔，盡快提供利用。
一、 檔案數字化的開發
隨著信息技術的迅速發展，需要存儲的檔案信息量越來越大，傳統檔案管理機制顯然已不能滿足需要。數字化的開發，主要目的是為保護檔案原件因頻繁使用所造成的破損、安全及字跡褪化，以高速、便捷、現代的管理方式為檔案利用人提供服務。因此，我們就如何開發“檔案管理系統”、最大限度地發揮檔案信息資源共享和快速利用效能等問題進行了多次研究。結合我們工作中的需要，委托青島東軟電腦技術有限公司為我們開發了模塊式的“檔案管理系統”軟件（包括行政文書、照片、會計、統計等）。其目的，使大量的檔案信息通過網絡及時收集、查詢、修改、檢索、統計和利用，通過網絡打印出不同的文件目錄，實現網上信息資源共享，服務職能得到升華，服務效率得到提高。
1、文書部門可將本年度歸檔文件統一鑒定、分類、立卷、整理，通過“檔案管理系統”（簡稱“系統”）輸入計算機，最后向檔案管理部門申請歸檔。檔案管理人員，根據歸檔申請，進入“系統”查詢，確定歸檔文件輸入完畢，如發現輸入中存在問題，可以直接退回，也可直接修改，確保文件完整無缺，方可點擊“歸檔”。
2、照片檔案通過登錄“系統”，輸入有關條件，選擇歸檔照片，上傳－保存－歸檔，即可完成歸檔流程。檔案管理人員，根據歸檔申請，登錄“系統”，選擇“照片查看”，如發現問題，可以直接退回，并說明退回原因。通過查看照片，確認無誤，直接保存歸檔。
3、檔案管理人員，通過對不同類別進行“檔案查詢”，可以看到各類歸檔文件，并能打印所有目錄。還可以通過輸入某個條件，如：2007年永久，即可閱覽并打印出2007年永久的全部文件目錄和正文。既能查看修改、又能檢索打印、還可以統計提供利用。
二、檔案數字化的利用
檔案數字化的開發，對檔案數字化利用起到了至關重要
的作用。它在人類社會活動中，為檔案信息利用者提供了高智能、高技術、高速度、高效率的最佳方式。它在檔案信息查詢上，以快速高效地為檔案利用者，極大地節約了時間和成本。在“檔案管理系統”整合后，為各類檔案信息提供了完整性和有效性。具體表現在以下六個方面：
1、檔案數字化利用，不再受紙質檔案的限制。能夠及時幫助領導和部門人查詢歷年來積累的原始信息資料，使得各項工作更加規范、高效，加快了信息化進程的建設步伐。
2、檔案數字化利用，大大提高了辦公效率。能夠使文件及時歸檔，盡快提供檔案利用。在查詢檔案資料的同時，簡單、快捷、方便，使檔案庫從文件實體的保管基地（庫房）變成了提供利用的控制中心。
3、檔案的借閱。各級領導和部門人，可通過網上向檔案管理人員申請借閱。首先，借閱人進入“系統”點“借閱申請”，在“檔案申請表”一欄中，輸入借閱人、借閱日期和所需要的文件內容，“送審批”。檔案管理人員根據“借閱申請”，從系統的“借閱管理”點擊借閱人所需要的文件，公文－文號－查詢－選擇文件－審批通過－關閉。這時，檔案就已經為借閱人提供了使用（電子版）。另外，還可以多人同時查閱同一個文件，不發生沖突
4、檔案適用強制歸還權。檔案管理人員對久借不還的借閱人，可實行強制退還，關閉使用。檔案管理人員在為利用人辦理借閱過程中，根據借閱所需要的時間，一是可以直接在“歸還日期”中確定好歸還日期；二是通過“借閱管理”－選澤正在使用的文件－歸還－確定，就意味著文件已經收回。
5、利用檔案數字化檢索。根據“系統”，輸入有關條件，即可查詢到所需要的全部文件，如：輸入年度和責任者，即能夠按照要求顯示出全部的文件，又能夠打印出所要求的文件目錄，并能對每年度的歸檔文件進行統計。
6、數字化檔案的備份。根據每年度歸檔的文件，全部刻錄到光盤里，達到備份管理。通過“系統”，進入－檔案查詢－全選－打包下載－刻錄，這樣就形成每年度一個備份光盤。
三、檔案數字化的管理
數字化的出發點和最終目的，就是將現代化的管理思想、管理方法、管理技術、管理手段充分加以數字化，從而全面提升管理效果和效率，充分掌握智能化的操作。數字化管理，就是滿足于利用者的需要，提高利用率。作為檔案部門必須將工作重點由傳統的管理轉向檔案信息的重組和創新，使檔案信息的潛能得到充分發揮。
檔案數字化管理，更加強調管理是一種服務，管理要創新，要面向未來。檔案數字化管理對于改善服務質量將起到至關重要的作用。
1、檔案數字化管理，體現了檔案管理技術和檔案管理方法的變革，使檔案信息資源起到增值作用，實現檔案事業的跨越和發展。
2、檔案數字化管理，要特別加強基礎數據庫的建設，使檔案數字化信息的積累，滿足于檔案事業發展的需要。
3、檔案數字化管理，要建立檔案信息共享和檔案信息保密制度，逐步形成檔案信息開發、利用、共享的信息安全與保密機制，保障檔案信息資源的暢通。
4、檔案數字化管理，能夠有效地保護檔案原始資料，著力減少對原件的使用頻率。數字化代替原件使用后，對恢復檔案原件模糊、褪色的字跡，提供了有效保護作用。
二00八年七月二十二日
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