|
關于文件生命周期理論，何嘉蓀和傅榮校曾進行過專門的研究，他們認為該理論的基本內容可以歸納為三層含義：“一是從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程，即文件運動具有整體性的特點；二是文件在全部生命過程中先后表現出不同的作用和價值，使其整個生命周期可以區分為不同的運動階段，即文件運動具有階段性的特點；三是在不同的運動階段中，應根據文件的不同特點，采用適宜的存放和管理方法，即文件運動過程中各種因素有著內在聯系的特點。”
筆者認為，據此我們難以得出文件生命周期理論是現行文件開放的理論依據的結論。因為我們提供利用的現行文件處在文件運動的第二階段，即文件的現實使用階段，“這時文件主要存放在制作、收到和承辦文件的單位或個人手中，也有相當部分存放在機關檔案室中。”文件只有運行到了第四階段，即文件的永久保存階段或歷史階段，此時的文件才由檔案館保存。
因此，用文件生命周期理論去解釋檔案局（館）建立現行文件閱覽中心提供現行文件服務之舉，很顯然是不恰當的，更何況現行文件閱覽中心收集的只是現行的公開文件，而且只是現行公開文件的打印件，并不包括底稿。可見，現行文件閱覽中心收集現行文件的工作，只是在特定條件下進行的非正常的收集工作。
盡管各階段文件的內在聯系決定了檔案部門有必要對機關的現行文件進行前端控制，但這種前端控制是由文件運動的整體性特點所要求的。其實這也并不難理解，因為文件生命過程中各個運動階段的文件質量是密切相關、相互影響的，前一運動階段文件的質量將直接決定后一階段文件的質量。所以說，這種前端控制和要求檔案部門從利用的角度去考慮現行文件的提供利用絕不是一回事。
還有人認為，西方文件生命周期理論的核心，“是在廣義文件的前提之下，弱化檔案與文件的區別，在管理理念上，把文件與檔案的管理統一起來。”的確，文件生命周期理論中的文件指的是廣義文件概念（確切地說應稱為大文件概念），“這種‘文件’包含了檔案，或者說，這種‘文件’觀念把檔案理解為文件整體運動過程中某一特定階段的稱謂，文件與檔案呈從屬關系。”同樣依據的是文件生命周期理論，法國認為現行文件自形成和收到之日起就是檔案，而美國則認為只有保存在國家檔案館的具有永久保存價值的文件才是檔案，盡管法國和美國對檔案概念的理解不同，但他們各自對文件和檔案的區別還是非常清楚的。因此，得出“弱化檔案與文件的區別，在管理理念上，把文件與檔案的管理統一起來”的結論，其意圖很明顯，那就正如作者文章標題!見注釋""所指明的那樣，為非涉密文件走近老百姓尋找動因。但由于作者的這一認識在理論上缺乏依據，因而也是站不住腳的。觀點之二：文件與檔案管理一體化理論這種觀點認為，“所謂‘管理一體化’就是兩種管理行為不再相互區分，而是完全融合在一起，你中有我，我中有你；本來屬于檔案管理的工作，可以有文書處理部門或者業務部門的人來做，而本來屬于文件管理的事務，也可以由檔案部門的人來做；甚至兩個部門的機構和人員干脆‘合而為一’。即文件管理和檔案管理搞一體化了，那么現行文件和檔案管理的對外服務也應該一體化。因此，檔案部門開展現行公開文件信息服務是現行檔案理論使然。”
應當說，上述認識是存在問題的。首先，如果文件與檔案管理一體化理論是按照該作者所理解的話，那么這一理論僅僅揭示的是同一機關單位的文書部門和檔案部門的機構和人員可以一體化，文件管理和檔案管理可以一體化，現行文件和檔案管理的對外服務可以一體化，但卻得不出檔案局（館）開展現行文件對外提供服務也是由這一理論使然的結論。其次，該作者對文件與檔案管理一體化理論的理解有誤。對此，譚培做了很好的闡釋，“文檔一體化管理不會取消文件與檔案概念”“文檔一體化管理不會抹煞文件與檔案的差異”“文檔一體化管理不會改變文件與檔案的關系”“文檔一體化管理的實質是加強文書工作與檔案工作的聯系，使其更好地為機關工作服務。”
觀點之三：借用委托—代理理論周毅借用信息經濟學中的委托—代理理論認為，“國家行政機關與檔案館之間的關系是委托—代理關系。”委托—代理理論認為，只要在建立或簽訂合同前后，市場參加者雙方掌握的信息不對稱，這種關系就是屬于委托—代理關系。的確，從我國現有的檔案學理論和檔案法規中，我們找不到檔案局（館）建立現行文件閱覽中心并開放現行文件的理論依據和法律依據。根據我國的檔案學理論，文件在辦理完畢以后才能成為檔案（這種辦理完畢是從手續上和程序上相對而言的），而依據文件生命周期理論，我國檔案室中保存的部分檔案也屬于現行文件。但我國檔案室保存的檔案（含部分現行文件）是沒有對外開放義務的，更不用說保存在文書處理部門手中的現行文件了。
我國的檔案法律法規規定，開放檔案僅僅是對國家檔案館而言的。因此，從我國現有的檔案學理論和檔案法律法規中是找不到現行文件開放的依據的。于是，周毅另辟蹊徑，借用信息經濟學中的委托—代理理論，將檔案局（館）設立現行文件閱覽中心開放現行文件的做法，理解成國家行政機關與檔案館之間的關系是委托—代理關系，從而為開放現行文件之舉找到了一個較為合理的解釋。但筆者的理解是，這一揭示似乎有些勉強。因為從檔案局（館）建立現行文件閱覽中心的實踐來看，沒有哪一個國家行政機構與檔案局（館）建立或簽訂了合同關系。事實是，我國所有的現行文件閱覽中心都是經過同級黨委、政府批準設立的，而且只有經過同級黨委、政府下文才能要求黨政機關將所形成的現行公開文件報送給現行文件閱覽中心。
觀點之四：現行文件的第一價值和第二價值理論最早提出公共文件有兩種價值的是美國的謝倫伯格，他指出，“公共文件具有兩種價值，即對原機關的原始價值和對其他機關即非政府方面使用者的從屬價值。”陳兆和和寶榮兩位教授在《檔案管理學基礎》一書中論述檔案發揮作用的規律性時指出，檔案具有對機關的作用和社會作用的雙重性，“檔案對于檔案形成者的首要作用，構成了檔案的第一價值”，“檔案對于檔案形成者以外的這種社會作用，構成了檔案的第二價值。”吳寶康教授主編的《檔案學概論》則將檔案的價值從第一價值向第二價值過渡概括為檔案價值擴展律。“機關的檔案，首先實現的第一價值是在檔案室階段”，“第二價值的實現，主要是在檔案館階段”。檔案價值擴展律實際上為機關檔案室的檔案定期向國家檔案館移交提供了理論依據，并不能用來說明機關現行文件為什么要向社會提供利用。于是何嘉蓀教授提出，“要正確認識文件第一價值”，“文件第一價值的價值主體，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者。也就是說，可以把謝倫伯格提出的‘文件首先對原形成機關具有原始價值’的命題，進一步發展為‘文件首先對原形成者和原接收者具有原始價值。’這種原始價值就是第一價值。”他還認為，“現行文件也有第二價值，但是往往處于潛在狀態”，“現行文件的第二價值能否顯現并且得到實現，主要取決于第一價值主體的態度和做法”，“文件的第一價值主體如果放棄或者失去對文件的控制權，文件的第二價值將立即增大，占據主導地位。”何嘉蓀教授對現行文件第一價值和第二價值的重新認識，是對原有理論的繼承和發展。如果他的這些認識能夠成立并被我國檔案學界認同、接受的話，那倒的的確確為開放現行文件提供了理論依據。
另外需要指出的是，何嘉蓀教授也曾撰文認為，“檔案館目前對政府現行文件的收集，僅是一種比較特殊的、為一段時間內的利用需要服務的行為，并不是檔案館館藏建設（檔案館檔案的收集）工作。”"馮惠玲教授也曾指出，“開展現行文件的提供利用，其他國家不是由檔案部門來搞的。”由此看來，何嘉蓀教授提出的修改文件第一價值含義的認識是否具有生命力，就要看檔案局（館）的現行文件閱覽中心有沒有生命力。如果現行文件閱覽中心經實踐驗證僅僅在一定時期內具有合理性，現行文件閱覽中心提供現行文件利用服務遲早要被其他的方式所取代，那么是否還有必要去重新認識現行文件的第一價值和第二價值呢？這一點值得我們慎重考慮。
總之，從我國現有的檔案學理論中，我們找不到開放現行文件的理論依據。正因為如此，才有學者借用委托—代理理論，才有學者去重新認識現行文件的第一價值和第二價值。至于有學者從文件生命周期理論和文件、檔案管理一體化理論中尋找開放現行文件的理論依據，筆者以為，探索精神可嘉，但得出的結論卻難以令人信服。實際上，并不是實踐上的一切做法都有理論依據，有的是先有實踐后才發展成為理論，有的僅僅以政策法律法規為依據，有的純粹是按照行政命令行事。從目前我國建立現行文件閱覽中心開展現行文件提供利用服務的做法來看，盡管我們說是對檔案館功能的拓展和對檔案工作的創新，是檔案部門貫徹“三個代表”思想的重要舉措，但由于缺乏理論和法律上的依據，如果沒有黨委、政府的行文支持，檔案局（館）開辦的現行文件閱覽中心要去提供現行文件利用服務則是不可能的，因而從某種意義上說，還是可以歸結為以行政命令作為依據。從短期來看，這樣做是可行的。但從長遠來看，我國必須進行立法，制定類似美國《信息自由法》那樣的法律。只有這樣，才能從根本上保證政府公共信息的開放（自然包括現行公開文件）。
注釋：
《有拓展才有發展———檔案部門開展現行公開文件利用服務工作座談會輯要》，《中國檔案》
陳秀蘭、張魁：《非涉密文件走近老百姓的動因》，《檔案管理》
張素凡：《現行公開文件信息服務勢在必行》，《檔案管理》
’譚培：《文件與檔案關系研究分歧探源》，《檔案學研究》
周毅：《對現行文件開放若干理論問題的探索》，《檔案學通訊》
何嘉蓀：《論現行文件的第一價值和第二價值———政務信息公開引起的若干問題思考（之一）》，《檔案學通訊》
何嘉蓀：《現行文件閱覽中心、文件中心與數字檔案館》，《檔案學研究》
原載于《北京檔案》 |