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政府信息公開研究 |
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全國檔案館系統已公開現行文件利用工作述評 |
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國家檔案局檔案館司 |
點擊量：5381 |
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已公開現行文件利用工作開展以來，受到了社會各界的廣泛關注，特別是受到廣大人民群眾的普遍歡迎，呈現出良好的發展態勢。
第一，發展快。２０００年，深圳市檔案局館成立文檔資料服務中心。在全國首先開展了已公開現行文件利用工作。２００１年，北京市昌平區、江蘇省常熟市檔案部門相繼開展了此項工作，特別是２００１年１１月國家檔案局在山東省濟南市進行了檔案資料目錄信息服務中心專題調研活動之后，已公開現行文件利用工作在全國全面展開。截止２００３年６月底，全國共有４８０家檔案館開展了已公開現行文件利用工作。從成立時間上看，２０００年為１家，２００１年為８家，２００２年為２５１家，２００３年上半年為２２０家。這些數字表明，全國各級國家檔案館開展已公開現行文件利用工作的發展速度是非常快的。
第二，范圍廣。在全國開展已公開現行文件利用工作的４８０家檔案館中，除了兩個省（自治區）外，其余各省（自治區、直轄市）都不同程度地開展了此項工作。其中省級檔案館有１６家，副省級市檔案館有８家，計劃單列市檔案館４家。山東省濟南市和濰坊市、山西省長治市所轄各縣、市、區均全面開展了已公開現行文件利用工作，實現了"滿堂紅"。另外，一些地方檔案部門采取各種方式盡可能方便普通百姓查閱"紅頭文件"。如廣西柳州市檔案部門在大酒店、商場、汽車總站等公共場所開展已公開現行文件利用工作，通過觸摸屏，人們即可查到所需的文件資料。浙江省紹興市皋埠鎮設立了現行文件公共閱覽室，提供有關法規信息、"三農"信息、科技信息等服務。
第三，力度大。全國各級檔案部門對已公開現行文件利用工作高度重視，將此項工作的開展列入本地區年度工作計劃，并積極主動爭取當地黨委政府的支持。北京、山東、湖北、黑龍江等省市先后召開專題會議，研究部署已公開現行文件利用工作。北京、上海、山東、安徽等地檔案行政管理部門要求本行政區域內各級檔案部門全面開展已公開現行文件利用工作，山東省開展此項工作的檔案館數量最多，達到１１５家；天津、浙江、廣東、重慶等檔案局要求本行政區域內有條件的檔案館要積極開展此項工作；陜西省、內蒙古自治區、廣西壯族自治區等率先在省級檔案館建立了已公開現行文件閱覽中心；青海、貴州、四川等省級檔案部門積極開展已公開現行文件利用工作的調研論證并開始各項籌備工作。
第四，形式多。檔案館開展已公開現行文件利用工作形式多樣，僅機構名稱就有７９種叫法之多。既有在檔案館內提供利用，也有在檔案館外提供利用，既有傳統的紙質文件的提供利用，也有通過網絡提供服務。山西省長治市、遼寧省丹東市、山東省濟南市、浙江省溫州市等１３家檔案局館將現行文件利用設置在本地區行政審批中心。北京市、陜西省、湖北省武漢市、浙江省紹興市等１５家檔案局館已公開現行文件利用還兼有文件索取處的功能，河北省承德市在鬧市設立文件展示櫥窗，以豐富多彩的形式向人們展示現行文件，更加快捷地提供利用。北京市西城區、朝陽區等４１家檔案局館除了提供傳統的紙質文件外，還通過互聯網向社會提供服務，使利用者足不出戶就可查閱到所需的文件資料。
法律與理論基礎
已公開現行文件利用工作開始后，《人民日報》、《光明日報》、《經濟日報》、《中國檔案報》以及地方的一些新聞媒體不斷報道各地開展已公開現行文件利用工作方面的消息，對此項工作給予充分肯定。一些專家、學者紛紛撰文就已公開現行文件利用的法律依據、檔案學理論基礎等發表各自的意見和觀點。據不完全統計，僅《中國檔案報》、《中國檔案》、《檔案學通訊》、《檔案學研究》等核心期刊就發表相關文章３０余篇。歸納起來，主要有以下兩個方面：
第一、法律法規依據。在２００１年１０月中國檔案雜志社和國家檔案局檔案館室業務指導司聯合召開的現行文件利用座談會上，北京市檔案局副局長姜之茂和國家檔案局政策法規研究司司長郭嗣平分別從《憲法》和《中華人民共和國立法法》的有關規定分析了現行文件利用的法律基礎。根據《憲法》的有關規定，開展已公開現行文件利用工作是確保人民群眾知情權的一個重要方面。按照《中華人民共和國立法法》的要求，檔案部門開展已公開現行文件利用是公布讓公民知曉其應遵守的國家法律、規定、辦法的一種有效形式。另外，《中華人民共和國檔案法實施辦法》第２０條規定"經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放"。實踐表明，已公開的現行文件中相當大的一部分是屬于經濟、科學、技術、文化范疇的，利用者來檔案館利用現行文件，也基本上是尋求上述領域的文件支持。從我國目前現有的法律法規看，尚未發現有關禁止開展現行文件利用的條款，也就是說，開展現行文件利用不會導致違法的后果。相反，檔案館開展現行文件利用，是受國家法律法規的支持和保護的。特別是《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》作為地方檔案法規，首次將文件納入管理和提供利用的范圍，規定了現行文件的公開制度，使已公開現行文件利用合法化。
第二、檔案學理論依據。按照文件運動周期理論，文件運動周期一般分為四個階段，即文件的產生、現行階段、半現行階段、永久保存階段。現行階段是指文件正在運轉、傳遞、執行階段；半現行階段是指文件進檔案館保存前的階段，在我國通常是保存在機關檔案室中；永久保存階段就是按照檔案工作的有關規定，將有保存價值的文件移交到檔案館保存。文件運動周期理論告訴我們：文件和檔案是文件運動過程中不同階段的同一事物，因此，開展已公開現行文件利用是檔案利用的前移，也是檔案工作創新服務機制的有益探索。再說檔案價值理論，從歷史研究和科學考察的角度出發，隨著時間的推移，檔案的價值會不斷擴大，即由第一價值轉化為第二價值，這也就是通常所說的檔案價值擴展率。但是，隨著改革開放的不斷深入，加入ＷＴＯ的要求和政府政務信息公開的需要，實踐中我們發現，并不是所有的檔案文件的價值都是隨著時間的推移而增大，時效性較強的文件可能隨著時間的推移其價值會逐漸減小或至消失。這就出現了矛盾：一方面社會各界利用的檔案文件，檔案館沒有，而檔案館有的，由于時效低而利用率持續低下。因此，開展已公開現行文件利用工作恰好可彌補此方面的不足。
幾種模式
已公開現行文件利用是一個嶄新的事物，在如何開展現行文件利用方面并沒有先例可循。各檔案館從自身的實際出發，細心摸索，大膽實踐，創造性地開展工作，現行文件利用工作各具特色，為我們提供了幾種不同的模式：
１．深圳模式。以深圳市文檔資料服務中心為代表，政府在一個行政區域內建立一個統一管理文件的機構--文件中心，有經過批準的編制和機構，有專門的人員和場所來開展現行文件的利用，并在法律上明確了文件中心的地位和職責、文件中心開展收集與利用工作的原則和方式。從內容上看，深圳市文檔資料服務中心不僅收集現行文件，同時還收集有關的資料和圖書。凡是涉及到深圳市情的資料和圖書，均在中心收集范圍之內。可以看出，深圳市文檔資料服務中心是一個資源豐富的綜合性的服務機構，是以檔案館為依托，充分發揮檔案局的區域協調功能，廣泛收集多樣、全面的信息，為深圳各界提供現行文件、資料和圖書的廣泛的信息咨詢，從而成為黨和政府的一個有代表性的窗口。
２．昌平模式。以北京市昌平區檔案館現行文件閱覽室為代表，檔案館在現有的利用室或閱檔室的基礎上，豐富館藏內容，大量收集現行文件并開展現行文件的利用，努力拓展服務功能，滿足社會多方面的需求。應該說，這是一種最基本的模式，現行文件閱覽室和原來的利用室合一，檔案館著眼于館藏內容上的突破，尋求服務領域的拓寬，以更好地實現檔案工作的價值。
３．西城模式。以北京市西城區檔案館為代表，檔案館利用網絡資源為沒有上網條件的利用者免費提供現行文件的檢索和閱覽服務。這樣既可以減少檔案部門與其他部門之間的協調環節，節約現行文件的收集成本，又可保證文件來源的穩定和及時更新。從實踐情況看，從網上可以檢索到全國人大、國務院和北京市人大、市政府法律、法規、行政規章、規范性文件數萬件，能基本滿足利用者的需求。西城區檔案館因地制宜開展現行文件利用，形式非常靈活，效果也很顯著，這給我們以很大啟發，使我們意識到，要想做好工作，并非只有一條路可走。４．濟南模式。以濟南市檔案局館為代表，在建設包括檔案館館藏檔案目錄，屬接收范圍但未到進館期限的檔案目錄、相關圖書資料目錄，反映地方特色的名人、名優產品、名勝古跡等信息和有關專業檔案信息在內的區域性檔案資料目錄信息服務中心過程中，已公開現行文件利用作為一個重要方面列入其中。
５．丹東模式。以遼寧省丹東市和山東省煙臺市為代表。丹東市將文檔服務中心現行文件閱覽室融入到市政府"審批超市"--市公共行政服務中心向社會開放。公共行政服務中心把全市３８個部門涉及投資者、企業和市民的３００多個審批項目和服務項目，通過７８個窗口集中辦理，一條龍服務。文檔服務中心現行文件閱覽室的進入，可以使利用者一邊辦證辦照，一邊咨詢國家的有關政策，為廣大投資者和人民群眾提供方便。煙臺市則將"紅頭文件"放在該市行政審批中心服務大廳，供持有效證件的市民閱費查閱、摘抄，這一做法受到市民的普遍歡迎。
６．柳州模式。廣西壯族自治區柳州市檔案文件信息服務中心成立后，利用者除憑有效證件來中心查找利用已公開現行文件外，還可在市內幾家大酒店、商場、汽車總站等公共場所，通過點擊服務中心設在那里的觸摸屏直接查閱。在公共場所查閱現行文件資料，在國內尚屬首創。這一舉措，突破了你來我查的傳統做法，使現行文件提供利用又向前邁出了可喜的一步。
從實踐的情形看，現行文件利用的幾種模式都不同程度地滿足了社會各界查閱利用現行公開文件資料的需要，擴大了檔案部門的影響，提升了黨和政府的形象，取得了顯著的社會效益。
幾個問題:
１．力爭將此項工作列入各級政府信息公開工作之中。目前，有關部門正在制定《中華人民共和國政府信息公開條例》，國家檔案局就《條例》的修改提出了意見。爭取在《條例》中對國家檔案館開展已公開現行文件利用工作予以明確，各級檔案部門要繼續爭取當地黨委、政府的支持，爭取在各級政府信息公開工作中做出新貢獻。
２．收集齊全本級黨委、政府已公開的現行文件。要及時、完整地收集齊全各工作部門形成的已公開現行文件，首先要在制度上明確，爭取在法規文件中明確收集范圍和時限，其次要積極主動地與各工作部門溝通，形成有效的工作網絡，最后要借助現代化的手段，特別是各級政府的信息網絡，及時、高效、準確地收集全已公開現行文件。
３．加強對社會各界和人民群眾的宣傳。一些地方利用現行文件的人數不多，主要是由于許多利用者尚不了解檔案館有這樣的服務，有已公開現行文件可供查閱，所以還應加大宣傳力度。除了繼續在報刊、雜志、電臺、電視臺上加強宣傳外，還可利用檔案工作的管理網絡，特別是要充分利用城市社區檔案室、農村村民委員會檔案室加強對社會各界和人民群眾的宣傳，力爭做到家喻戶曉、人人皆知。
４．開展網上利用。要充分利用現代化手段，將已公開現行文件利用與網絡服務相結合，在檔案館的網站上開展已公開現行文件利用工作，盡最大可能，方便各界群眾及時查閱文件。
５．密切與政府各部門的聯系。根據利用者的需要，收集各政府部門及政府咨詢部門的聯系方式和方法，及時提供給利用者，幫助他們解決實際問題。如果解決不了，可幫助聯系有關部門，待有結果后再答復利用者，樹立檔案部門的良好形象。
雖然全國已有近５００家檔案館開展了已公開現行文件利用工作，但與全國３０００多國家綜合檔案館的數量相比，還有很大的努力空間。各級檔案行政管理部門在積極推動、全面號召、大力推廣方面還有很多工作可做。但是我們也看到：現行文件利用工作的開展，受到了廣大人民群眾的熱烈歡迎，這說明，它是有生命力的，是和最廣大人民群眾的根本利益相一致的。我們相信，只要它是受到人民群眾的擁護，同時做到揚長避短，那它的成長將是不可阻擋的。
檔案館開展已公開現行文件利用工作有著廣闊的前景和光明的未來。
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【注釋】
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