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隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，利用檔案已不在是少數(shù)人的一種特權(quán)，已逐步確立為全體公民受法律保護(hù)的基本權(quán)利。越來越多的人們?cè)诟訌V泛的領(lǐng)域內(nèi)，對(duì)檔案進(jìn)行著不同程度的利用。因此，檔案提供利用工作，是發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要步驟，是衡量檔案管理工作整體水平的主要標(biāo)準(zhǔn)，也是改進(jìn)檔案工作的重要依據(jù)。
提供利用是檔案工作的根本目和中心任務(wù)。積極開展利用檔案信息資源，為黨政機(jī)關(guān)、為司法部門以及其他工作服務(wù)，滿足廣大檔案利用者對(duì)檔案信息資源的利用需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，充分發(fā)揮擋案的積極作用，這就是檔案工作的目的和歸宿。
一、檔案提供利用工作的含義
檔案提供利用工作，亦稱"檔案利用服務(wù)"，是檔案管理部門以所收藏的檔案為依據(jù)，通過一定的方式和方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。
檔案利用工作的基本內(nèi)容，包括了解和熟悉館（室）貯藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；向檔案利用者介紹和報(bào)道館（室）中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；向檔案利用者提供他們所需要的資料。
檔案提供利用工作的基本任務(wù)是：及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為滿足廣大利用者對(duì)檔案的利用需求。
檔案提供利用工作和"利用檔案"，是兩個(gè)既有聯(lián)系又有區(qū)別的相關(guān)概念。"利用檔案"是檔案利用者為了研究和解決一定的實(shí)際問題而使用檔案。所以，兩者之間的關(guān)系應(yīng)當(dāng)是：有了利用檔案的需要，才會(huì)有檔案提供利用工作的存在；利用檔案的行為主體是各類檔案利用者，而行為目的是為了解決或研究工作中的有關(guān)問題；檔案提供利用工作的行為主體是檔案工作人員，其工作目的是向檔案利用者提供館（室）收藏的檔案信息，最大限度地滿足檔案利用者的利用需求。
檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)正確處理好檔案的提供利用和保密之間的關(guān)系。從根本上講，檔案的提供利用和保密是一致的，都是為了更好地發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的積極作用。
二、檔案提供利用工作的要求
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《人民法院檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，檔案提供利用工作的基本要求：檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，嚴(yán)格借閱手續(xù)，為黨政機(jī)關(guān)、為司法部門以及社會(huì)其它工作提供有效服務(wù)，及時(shí)掌握檔案的利用效果。
人民法院檔案應(yīng)以最高人民法院檔案管理有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，設(shè)立檔案閱覽室，改善閱覽條件；編制必要的索引和檔案目錄，建立全宗指南、專題指南；積極開展史料的編纂工作。
檔案提供利用工作，不能只重過程，而忽視工作結(jié)果。應(yīng)當(dāng)把利用效果的搜集、整理、分析和研究，作為一項(xiàng)基本的工作任務(wù)來抓。所謂檔案的利用效果，是指檔案利用者利用檔案部門提供的檔案信息后，所取得的效力和結(jié)果。比如：公安機(jī)關(guān)在抓獲在逃犯時(shí)，為了盡快偵查破案，隨即調(diào)取原審法院有關(guān)檔案，根據(jù)已審結(jié)的案件卷宗，從中獲取有關(guān)證據(jù)，使案件在最短的時(shí)間內(nèi)完成了偵查、起訴、和審判諸環(huán)節(jié)，節(jié)省了資金和人力，有效地提高了公安機(jī)關(guān)辦案效率，犯罪分子也受到了法律的應(yīng)有嚴(yán)懲。再比如：檢察機(jī)關(guān)辦理因當(dāng)事人及其法定代理人、近親屬，對(duì)已經(jīng)發(fā)生法律效率的判決和裁定，向人民檢察院提出申訴的案件、對(duì)已經(jīng)發(fā)生法律效力的判決和裁定，發(fā)現(xiàn)確有錯(cuò)誤的案件，檢察機(jī)關(guān)依照審判監(jiān)督程序，根據(jù)《中華人民共和國刑訴法》、《中華人民共和國刑事訴訟法》有關(guān)規(guī)定，向作出判決和裁定的人民法院調(diào)閱有關(guān)案卷，通過檔案工作人員為其提供檔案利用，對(duì)辦案人員在進(jìn)行認(rèn)真審查卷宗證據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定案件事實(shí)，為案件的最終定性處理或出庭訴訟活動(dòng)，起到了重要作用。
檔案工作人員不僅要熟悉庫藏各類檔案的存放位置，而且要注意了解和掌握利用人在利用檔案后所取得的工作效果，應(yīng)當(dāng)全方位地把握庫藏各類檔案資料的利用價(jià)值以及檔案變化和發(fā)展的趨勢(shì)與特征，更好地為檔案利用者提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。
三、檔案提供利用的途徑與方法
檔案提供利用的途徑，是檔案館（室）等檔案收藏部門滿足檔案利用需求的基本工作形式。檔案提供利用的方法，就是檔案部門為達(dá)到迅速、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)地滿足利用人需要之目的，所采取的各種服務(wù)方式、程序和手段。
(一) 檔案提供利用的基本途徑
1、通過閱覽檔案，滿足利用者的需要
設(shè)立閱覽室方便利用者查閱檔案，是開展檔案利用工作直接的方式和途徑。利用閱覽室查閱檔案，利用者可根據(jù)需要到閱覽室查閱有關(guān)檔案原件，這種方式可以減少檔案原件外借次數(shù)，既有利于檔案的保護(hù)和保密，又縮短了檔案利用的周期，提高了檔案利用的效率。檔案工作人員根據(jù)檔案利用者的證件如：介紹信、工作證、身份證，為檔案利用者提供所需要的檔案原件，通過查閱或復(fù)印，使利用者及時(shí)獲取有關(guān)證據(jù)。
2、通過外借檔案，滿足利用者的需要
外借檔案，是指檔案工作人員將檔案原件借出檔案部門使用。因工作需要外借的檔案，必須依照嚴(yán)格的借閱制度辦理借閱手續(xù)。凡借閱的單位或個(gè)人，必須保證檔案的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄、損壞、遺失等，必須按時(shí)歸還。檔案人員應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查。檔案外借有兩種情況：一是暫時(shí)借用。期限不用太長，根據(jù)實(shí)際需要，確定借用時(shí)間，用后即還。二是長期借用。例如：本單位部分業(yè)務(wù)部門、司法機(jī)關(guān)因工作需要，必須借出的檔案，檔案工作人員根據(jù)利用人的證件介紹，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借卷手續(xù)，并限期歸還。檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常檢查長期外借檔案的管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
3、通過提供檔案史料書籍，滿足利用者的需要
檔案利用者可根據(jù)檔案工作人員提供的大事記、年鑒、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、案例匯編、圖冊(cè)、圖集等各種檔案史料書籍，滿足利用者的需要。
（二）檔案提供利用的幾種主要方法
1、檔案閱覽服務(wù)
檔案閱覽服務(wù)，是檔案館（室）在特定的場(chǎng)所，建立閱覽室，向有關(guān)檔案利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。對(duì)接待對(duì)象、閱卷范圍、閱卷要求與手續(xù)，以及其他相關(guān)事項(xiàng)，都應(yīng)作出較明確的規(guī)定。
2、檔案的外借服務(wù)
檔案外借服務(wù)，是檔案館（室）為滿足黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、司法部門所需要的檔案原件作為證據(jù)的特殊需求，暫時(shí)將檔案借出館（室）使用的一種服務(wù)方式。
對(duì)于外借服務(wù)必須建立健全制度，特別是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作證據(jù)的特殊情況下，才可將檔案原件借出館（室）外使用；對(duì)外借出的檔案不宜過長，以免遺失、失密與泄密；借出檔案時(shí)，應(yīng)履行嚴(yán)格的手續(xù)，并注明借出檔案資料的冊(cè)數(shù)；歸還檔案時(shí)，檔案人員必須認(rèn)真點(diǎn)清，并在借閱登記簿上注銷。
3、檔案展覽服務(wù)
檔案展覽服務(wù)，一般是檔案收藏部門按照一定的主題和專題，為利用者提供有代表性的、典型的圖片檔案信息資料。以原始性、真實(shí)性和形象鮮明見長，起到生動(dòng)的宣傳教育作用。檔案的展出以原件、復(fù)印件、圖片、等方式，系統(tǒng)地揭示和介紹本館（室）藏檔案的內(nèi)容與成分，是一種具體的服務(wù)方式。
通過對(duì)檔案的展覽，不僅促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)利用，充分顯示了檔案在各項(xiàng)工作中的積極作用。
總之，檔案的提供利用工作，是檔案館（室）工作的重要組成部分。只有把收藏的檔案更好地服務(wù)于黨的工作、司法工作以及社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，才能夠保證檔案工作的持續(xù)發(fā)展，才能夠充分發(fā)揮檔案提供利用工作的作用。
作者單位:濟(jì)南鐵路運(yùn)輸中級(jí)法院
二00四年五月
濟(jì)南市天橋區(qū)南北丹鳳街5號(hào)
郵編：250031 |